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【中小企業のIT活用術 Vol.5】文書管理で企業はもっと強くなる!(後編) | RBB TODAY
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【中小企業のIT活用術 Vol.5】文書管理で企業はもっと強くなる!(後編) | RBB TODAY
前回は、文書管理のライフサイクル上の「発生」と「管理」のフェーズについて紹介した。今回は、セキュ... 前回は、文書管理のライフサイクル上の「発生」と「管理」のフェーズについて紹介した。今回は、セキュアな管理や省スペースが求められる「保存」、環境への配慮も重要な「廃棄」についてみていきたい。 特に、「保存」については最近、オフィスから背の高いキャビネットが排除される傾向にある。これは東日本大震災でキャビネットが倒れるなど社員の怪我につながったり、脱出経路をふさいだことがあったためだ。これを一歩進める形で、書類の電子化に踏み切る企業も増えているそうだ。 ■「保存」の見直しで月額100万円のコストダウンに成功 文書を電子化したとしても紙が完全になくなるわけではない。使用頻度が少ないが、法定保存期間があるために捨てられない書類などもあり、これらは原本を保存することになる。この場合には、そのコストを考えるのが重要だ。フロア内でキャビネットを設置しているスペースは、坪単価でいくらかかっているのか。中に