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Excelを使った作成は手順書のここに気をつけたい Excelを使っての手順書やマニュアル等の作成も比較的よく見かけます。こういった使い方を見るたびに「Excelは本当に何でもできる」と思える瞬間でもあります。 「何でもかんでもExcelで対応する」ということは賛否両論ありますが、Excelで作らねばならないとき、どんな点に注意をしたほうが良いかという点について説明したいと思います。 なぜExcelで作るのか 「文書管理」という意味では、Excelと比べるとWordあるいはパワーポイントのほうが適していると思います。 とりわけ自部署内で管理するレベルの文書の場合、どんなソフトで管理するかは、良い悪いは抜きにして、私の感覚では、その職場の文化で決まる気がします。 もう少し突っ込めば、「初回作成時にたまたまExcelでやってしまった」、「上司がExcelのほうをより理解していた」という些細なこ

ご参考までに・・少なくとも弊社の思い出せる限り関数に関しては、「Excelのバグだから動かない」は、一度も経験がありません。 ということは、関数にエラーがあるとき・・それは何らかのミスである(あった)ということになります。 エラー(トラブル)対処の基本は「問題(原因)の切り分け」Excelや関数に限った話ではありませんが、Excelを使っていて何らかのトラブルが発生した場合に、原因を絞っていく過程が必要になります。 そういう意味において、もし下記に挙げている内容でも解決できない場合でも、少しずつ的を絞って原因を追っていくことをお勧めします。 なお、ここで挙げている内容は基本的にどの関数でも当てはまるだろう点です。それぞれの関数独自のエラーの場合はここでは示していない点に注意してください。 エラーには大きく2つあるすでに別記事(VLOOKUP関数が思うように使えない場合)でも書いていますが、

CSVをExcelで開くと文字が化けている CSVファイルは、通常Excelと関連付けされていて、通常のブックと変わらない形で見ることができるはずですが、特定のCSVファイルにおいてなぜか文字化けしてしまうことがあります。 ここでは、このような場合の対処方法について説明します。 CSVファイルは「Excelで見ると」文字化けしているものもありますね・・ 当ページの内容をお試しになる際は、念のためにCSVファイルのコピーをお使いくださいませ。。 文字化けの対処方法でも解決できない時 ここで挙げている対処方法は2つですが、いずれの場合も後述する「文字コード」が原因の場合です。 したがって、ここでの対処方法でも見れない(文字化けが発生する)場合は、別の原因があることが考えられます。 文字化け解消方1：メモ帳でCSVファイルの「再保存」で文字コードを変える 文字化けしているCSVファイルに入力され

ExcelとAccessって何か似てないか？ 「ExcelとAccessの何が違うのか全然わからない」 これは、はるか昔に私自身が悩んだ言葉です。どれくらい前かは忘れましたが・・(笑) ExcelとAccessは、「データを管理する」という意味では似たような機能を有しています。 が、管理側から言えば、Accessのほうが勝手が良い反面、入力の方法等で制約や条件が厳しいのですね。 当ページでは、具体的な技術というよりもExcel側目線に沿ってAccessとの「表面的」、「機能的」な違いを説明したいと思います。 とは言うものの、技術的な話も出たりしますし、やや誇張して説明する内容もあったりします。 いずれにしても全てを語るのはできないのでその一端を説明したいと思います。 「シート(Excel)」と「テーブル(Access)」の違い Accessには、「テーブル」以外にも、「クエリ」、「レポート

引き継ぎ業務では必須！Excelファイルのやり取り 先日、あるクライアント様からのご依頼で今回の記事の主題である「シート分析」をお願いされました。 弊社の場合は、「1案件」としてお引き受けしていますが、会社に在籍していても部署移動、業務引き継ぎ等で「初めて見るExcelファイル」の作業取り掛からざるを得ない状況と言うのは良くある話だと思います。 自分自身にとって真新しい作業は魅力的に映る場合もあれば、「けっこうきつっ！」的な場合もあると思います。 ちなみに冒頭で受け取った案件は後者でしたが。。。 今回はExcelファイルの内容を解読すること、特に関数や数式部分について考えてみたいと思います。 とはいえ、シートの内容は無限で説明できることは限られていますが・・うーむ、できるだけ考えてみます。。 作り込まれたシートを解読することは、実は難解である場合もそこそこ多い 私自身の経験から言えば、個人

VLOOKUPとは一体何？何が便利なの？ Excelではたくさんの関数を利用することができますが、なかでもVLOOKUPは本サイトでもいくつか説明しているように使い始めこそ難しいかもしれませんが、慣れるととても便利な関数です。 そこで今回はVLOOKUP関数のどこが便利なのかを見ていきたいと思います。「VLOOKUP関数がイマイチわからない」という方は本ページも参考にしてください。 VLOOKUP関数とは簡単に言うと「拡張型」検索機能 VLOOKUPは簡単に言えば、検索機能です。ただし検索と言えば、Excelでは検索の関数としてCOUNT系の関数がいくつかあります。VLOOKUPがこれらの関数と一線を画すのは、ただの検索ではなく、左右の動きを伴う拡張型の検索であるという点です。 従い、VLOOKUPは通常の検索プラスアルファが付いた機能と言えます(※COUNTIFなどの関数も感覚的にはVL

見た目だけでは判断しにくい全角と半角 みなさん、こんにちは。あべっきぃです。 弊社で行っている業務の中には、Excelに入力されているセルの値(文字)で、全角と半角を識別する作業が発生することがあります。頻繁ではないのですが、、、 そこで今回は、その際にできるだけ簡単に全半角を判断する方法を見つけた方法ありましたのでご紹介したいと思います。 (※実際には作業した事例が少ないため、今回の方法で漏れているパターンがある可能性にもご注意ください) 「文字」には2種類の見え方、数え方がある 「このセルの文字は何文字ある？」 このような質問をされると、普通に「１文字、２文字・・」と数えていけばよいのじゃないの？と思う方も多くいらっしゃると思います。 実はコンピュータの世界ではこのような数え方だとうまくいかないケースもあるんですね。 それが全角と半角文字の違いです。 普段の作業ではほとんど意識すること

VLOOKUP関数で「1個の検索条件」では足りないとき・・ ある表から必要なデータを取り出すとき、どうしても検索条件が1個では都合が悪い時がありませんか？ 「複数の条件でVLOOKUPしたい・・」 このような条件をVLOOKUP関数を使って対応します。なお、使用する関数はVLOOKUPのみです。 すでに他の記事などでも書いておりますが、私の経験上では、VLOOKUP関数が使えることは、「仕事でExcelが使える人」と見ている職場も多いかと思います。 今回当ページで紹介する内容は、すぐに使うことがないかもしれませんが、頭の片隅においておくことで、一歩先を行く？レベルかも知れませんね(笑)。 「VLOOKUP関数のみ」で複数条件に対応する 今回の説明では、かんたんな表を使います。 「営業所」、「担当者」の2つをVLOOKUPの検索条件とします。 では、この表を使って、説明していきたいと思います

CSVファイルとExcelファイルの違いは何か CSVファイルとは何でしょうか？通常はダブルクリックするとExcelで開けるし、見た感じもExcelファイルと変わらないです。「だったらExcelファイルでいいじゃないの？」と思ってしまうのももっともです。 今回はCSVとExcelの違いについて少し触れてみたいと思います。 「なんでExcelで送ってくれないの？」と思ってしまうとき 作業者から見ると、「CSVとか言われてもExcelと同じなんだし、だったら最初からExcelで送ってほしい」というのはとても理解できます。そもそもExcelで作業するならばCSVという存在は余計なものかもしれません。 ただし、この要望の答えは(一般的には)「最終的にExcelで使う場合でもCSVでないとダメ」なのです。 (そしてこの答えへの納得の為にはCSVファイルの理解も必要となったりします) CSVとExce

VLOOKUP関数のエラーは確認が面倒・・ VLOOKUP関数は、Excelの中では良く使われる関数の1つだと思いますが、SUM関数やIF関数などと比べると少し敷居が高いかもしれません。 SUMやIFでは基本的には、1つ(あるいは複数)のセルを「点と点、あるいは直線的に扱う」のに対して、VLOOKUP関数の場合は、「縦と横の動きが加わり、表全体が対象範囲」となります。 「このような動きだからこそ」と思いますが、設定する引数も4個と割と多い方だと思います。 この便利なVLOOKUP関数は、その守備範囲と引数の多さ故なのか、エラーになるとその原因究明と解決が面倒なケースがよくあります。 そこで、今回はVLOOKUP関数を使っていて、エラーなどで「期待している結果にならなかった」とき、どの辺りを確認すべきかなどについて説明します。 ※当ページは以前に公開した内容を大刷新しました(現在の知見を含め

Excel(のみ)で表や挿入した図形を画像として保存する Excelで作成した表や図形を「画像として保存したい」という場合、これまでもペイントのようなソフト経由でも保存することはできました。 しかし、、「Excel単独で保存する」方法もあります。 この方法だと表だけでなく、自分で作った図形(オートシェイプ)なども画像として保存することが可能です。 今回は、Excelに書いた表等をツールを使わずに画像として保存する方法を紹介します。なお、ただしExcelのバージョンが2003以下ではできません。 Excel表を画像ファイル化した画像一覧 画像フォーマットは上記のようにJPG、PNGなどの作成が可能です。 また、WordやPowerPoint経由で行うという別の方法もあります。こちらの方がより簡単に保存できる説明を末尾の方で書いています。興味ある方はそちらも見てください。 作業上の注意について

当ページでお伝えしたいことは、回収方法によってフォーマットが決まるということですね。 この点はExcelで回収と集計作業を考慮したときに、非常に大きなポイントになります。 特にExcelのマクロ機能を使った集計を考えている場合には、この使い分けは後の作業効率を大きく左右します。 ちなみに、冒頭のアンケートイメージの画像は、「データとして回収」と「紙媒体として回収」のどちらを考えて作ったのか分かりますでしょうか？ これは、アンケート結果を紙媒体として回収することを目的に作成しているんですね。 「紙回答」と「データ回答」の回収以降の違いアンケート作成にかける時間では、「紙回収を目的としたフォーマットの方が短く」てすみますね。 要は、簡単と思います(笑)。 ■例2：Excelアンケートの質問 上記の内容はごく一般的な質問事項です。このファイルを印刷せず敢えてExcelの上で回答してもらう場合は下

Excelで関数だけを使って進捗管理表を作る 日常の業務では、現在の案件状況、作業状況、お客様対応状況、従業員管理など・・例えば定例ミーティングで現時点の作業状況を報告するというのはよくあるお話だと思います。 このようなとき、案件や作業の進捗管理システムなるものがあるとよいのですが、Excelベースで作るとなると、時として入力、そして、その管理自体が面倒になるケースもあると思います。 そこで今回はExcelの関数だけを使って進捗管理表を作成してみたいと思います。 (これまでの内容を刷新しております) Excelの関数だけで進捗管理表を作成 以下で説明しているファイルはダウンロードできますので、ここで説明している内容をファイルを見ながら確認してもらえればと思います。 関数だけを使って進捗管理表を作成してみる ここではExcelの持つ関数を使って進捗管理表を作成してみます。 作りは非常にシンプ

PDFファイルに文字を入力することは意外と簡単 現在、インターネット上でPDFファイルを配布資料とする方法は一般的となっています。 PDFファイルによっては、PDFファイルを開くと入力フォームが用意されている場合もありますが、通常はWord、Excel、紙を元に作られていることが多く、PDFファイルに文字の入力ができません。 専用のソフトを購入することでPDFファイルに文字入力ができるようですが、ここではExcelを使って入力する方法を説明します。 タネは「図形を挿入して文字を入力する」だけ Excel上でPDFファイルへの文字入力はそれほど難しくありません。 むしろ図形を使ったことがあるならば簡単だと思います(笑)。 サンプルPDFダウンロード ただしメリット、デメリットもあるので状況に応じて使う必要があるかもしれません。 Excelがあれば入力できる(Adobe Acrobat Rea

簡単に言えば、作成したアンケートを「Excelのまま渡すのか」、「紙に印刷して渡すのか」のどちらにするか、です。 上記をどちらかで行うかによってアンケートの作り方を変えたほうがいい場合が多くあります。 詳しくはアンケートを作るときのフォーマットでご確認下さい。 ここでは前者の「Excelファイル(ブック)そのものにパソコン上から回答をもらう」を前提に作成しています。 参考：印刷前提で作成する場合：Excelの図形を使って簡単にアンケートを作成する Excel上で回答してもらうときのアンケート(用紙：シート)のポイント パソコン上で回答入力してもらうアンケートの場合、Excelの機能を利用し、セルなどに制限を掛けることができるのがメリットですね。 そのExcelでアンケートを作成する主なポイントは 特にアンケートの集計時におけるマクロ(VBA)を使えば、その集計にかかる処理時間は劇的に変わっ