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タスク管理がうまくいかない理由の大半は、「タスク管理ツールを使えば、タスク管理がうまくできるようになる」と考え、自分なりのタスク管理運用ルールを作らなかったことによるものだと思います。 個人でタスク管理をする分には、なんとなくうまくいくこともあります。しかし、チームで運用するとたいてい失敗します。なぜなら、同じタスク管理ツールを使っていても、ひとりひとりの使い方が全然違うからです。 わたしは、Todoistでタスクの予定日時を入力するとき、タスクの締め切りではなく、タスクの実行予定日時を入力し、締め切りはコメントに記載します。そして、締め切りが近いタスクや、先延ばししたくないタスクは優先度を1にします。しかし、それはあくまでもわたしの使い方であり、チームで使う場合、他の人は違う使い方をしているかもしれません。 この記事では、チームでタスク管理ツールを運用すると場合、最低限どんなルールを決め
GTD、カンバン、アジャイル、プロジェクト管理など、広義での「タスク管理」手法ってたくさんありますよね。 Todoistは、その中でもGTDという、とても有名な方法にのっとって作られています。 この記事では、Todoistなどのタスク管理アプリで、タスクやTodoの締め切りをじょうずに設定する方法をご紹介します。 タスクを細分化する でも、どのタスク管理手法でも共通して言えることは、「目標を明確にすること」と「タスクを最小単位まで細分化すること」「実行する予定日時をはっきり決めること」です。 日をまたぐほどの長時間のタスクは、たいてい子タスクに分解可能です。 そうでない場合、例えば、本の翻訳のように何百時間もずっと同じことをするタスクの場合は、そういう場合は、「タスクはひとつ1時間以内」と考えて、「翻訳1」「翻訳2」「翻訳3」のように、別々のタスクを作るか「翻訳」の予定日時を毎日13時など
「Todoistはシンプルだけど、ちょっと物足りない」という意見をたまに伺います。 なんとなくTodoistは機能が少なめなイメージがあるかもしれませんが、実はそんなことないんです。 Todoistには、あまり知られていない便利な機能がたくさんあります。 この記事では、それらの機能を一挙紹介します。 完了できないタスクを作り、セクション分けする方法 「* タスク」、「タスク: 」のように、「*」や「：」をつけると完了できないタスクを作ることができます。 完了できないタスクを親タスクにしたり、プロジェクト内でタスクを切り分けるセクションのように使うことができます。 プロジェクトのテンプレート タスク管理ツールは「いつするか」「忘れずにする」「頭を整理する」のには役立ちます。 しかし、「何をすべき」は「猫でもわかるプログラミング」「人間関係が楽になる本」などの本が役に立ちます。でも、本当に欲し
Todoistのフィルターが大きく進化しました。 新しいフィルターなら、担当者ごとにタスクを検索したり、〇〇以前に作成したタスク、自分がほかのメンバーにアサインしたタスクなどの検索もできます。 この記事では、従来のフィルターと新しいフィルター、実際の活用例をまとめてみました。ボリュームがある記事なので、ぜひ時間があるときにゆっくりご覧ください。 参照：「あとで読む」→積読をふせぐ、10秒で作る本当に後で読む読書管理法 | Todoist 公式ブログ Todoistのフィルタークエリ一覧 優先度で検索 日付や予定日時で検索 日付の検索（上級編） 担当者、メンバーで検索 その他のフィルター プロジェクトの検索 フィルターの文法 フィルターの例 今日のタスクで、所要時間が5分間のタスクを表示する 7日間以内のタスクで、特定のラベルがないタスクを探す 特定プロジェクトの、自分がメンバーにアサインし
いつも、Twitter、ブログ、サポートでお世話になっております。 Todoistで、日本市場を担当している早瀧です。Todoistでは、日本に関係するをすべて一人で行っています。この記事では、Todoistの実際の使用例をききたいという声を受け、私がTodoistをどう活用しているか紹介します。まずは自己紹介させてください。 自己紹介 リモートワークのフリーランス、ノマドとして確定申告時期以外は日本や海外を旅しながら働いています。 リモートワークとは在宅ワーク、テレワークの今風な言い方です。フリーランスなので、営業、会計、経営戦略から全部やる。退職金もないので資産運用も自分でしています。住所は神奈川の実家です。1年のうち大半を旅するので、わざわざアパートを借りるのも、お金がもったいし、何より不用心です。 Todoistでは、ソフトウェアの日本語訳、Twitter、広報（メディアへのプレ
スマートフォンやPCを使ったスケジュール管理・タスク管理するスタイルはすっかり定着しています。GoogleカレンダーやTodoistを利用している人ならばなおさらでしょう。 一方で、手帳も根強い人気があります。手書きならではの手軽さや自由度の高さ、また文房具としての楽しさは手帳ならではのものです。 今回は、この手帳とTooistを併用する方法を考えてみたいと思います。 このやり方の考え方の基本とメリット、そしてテクニックについて紹介しましょう。 手帳、アプリ（Todoist）それぞれのメリット まずは手帳のメリット。これは起動が速く、使い方の自由度が高いことにつきます。ひとつの手帳が、予定やタスク管理、ライフログ、ネタ帳、目標管理、計画立案などいろいろな目的に使えます。うまく使えばそのすべてを一冊でまかなうこともできます。 開いてすぐに書けるのでメモには最適です。 記入の物理的な面が限られ
お世話になります。 Todoistから大きな近況報告があります。 Todoistが10歳になりました。 そして、登録ユーザー数が1000万人を超えました！ ユーザーの皆様、Todoistについていつも記事を書いてくださっているメディアやブロガーの皆様、ツイッターでTodoistについてツイートしてくださっている皆様のお力がなければ、「10年」や「1000万」は達成しえない数字です。 本当にありがとうございます。 Todoist 10年の歩み 意外と思われるかもしれませんが、Todostは狭義でのスタートアップ企業ではありません。広義のスタートアップ企業は単純に「新しい会社」なのですが、狭義でのスタートアップ企業は、ベンチャー投資家の投資を受けて起業した会社のことです。 Todoistは、投資家の資金提供を受けていません、完全無借金経営です。 また、生まれもシリコンバレーはではありません。チ
世界中でもっとも人気のあるタスク管理手法のひとつが「GTD（Getting Things Done）」です。この手法は2001年に、デビッドアレン氏により出版されて以来、数多くの関連書籍が出版されるほど、多くの人に信頼されています。 時間管理やタスク管理でもっとも大切なことは手軽であることです。複雑なシステムを構築してタスク管理術と称しても、時間がかかったり、複雑すぎて運用ができなれけば本末転倒です。わたしは手帳術やエクセルなど、さまざまなタスク管理ツールを試しましたが、ややこしさと時間が障害になり、結局続いたものはひとつもありませんでした、Todoistに出会うまでは・・・。 この記事ではTodoist（有料版）を使ったシンプルなタスク管理の方法をご紹介します。またGTDのかんたんな説明をします。もし、GTDという単語を聞いたことがない人も、タスク管理をしたことがないという人も、安心して
タスク管理・時間管理の本には必ず「作業時間の見積もり」と「作業時間の集計」の重要性が書かれています。 作業時間を見積もらないと、自分のキャパシティ以上のタスクを抱えて毎日残業＋終電になったり、仕事の締め切りを過ぎたり・・と悲惨なことになりかねません。 作業時間の集計をしないと、作業時間の見積もりが「感覚だより」になってしまい、正確に見積もりができません。 Todoist以外にもクライアントを抱えるフリーランスの私にとって、作業時間の見積もりは死活問題です。そんな私が「予算1か月1000円以内で、現状もっとも優れたツール」と断言できるのが、TodoistプレミアムとTogglプレミアムの組み合わせです。 TogglとTodoistの組み合わせなら、ワンクリックで作業時間を集計できる TogglプラグインとTodoistウェブ TogglのChromeプラグインをインストールし、Todoist
タスク管理術、手帳術、時間管理術、GTD、問題解決、論理的思考など、本屋さんに行くと様々な切り口の実用書がたくさんあります。 そういった本を読み、知識を身に着け、効率的に仕事を行うために準備や工夫をすることは大事なことです。しかし、「完璧なタスク管理」にこだわり、毎日の1時間も2時間も手帳やTodoistとにらめっこしたら本末転倒です。 そこで、ユーザーがTodoistを使う時間を減らすために、タスクの予定日時を決めるサポートする秘書AI「スマートスケジュール」を導入しました。 TodoistのAIは、タスクごとにおススメの予定日時をお知らせします。例えば、「トイレットペーパーを買う」というタスクが予定日時を過ぎてしまったら、「かんたんリスケジュール」ボタンをクリックすると、AIが自動的に新しい予定日時を決めます。 秘書AIの仕組み スマートスケジュールの以下の要素を参考に、あなたの予定を
英語の「Productivity」は直訳すると生産性です。しかし、英語のProductは日本語の「生産」よりも多くの意味があります。例えば「reproduction」は繁殖のような意味あるし、「 I’m a product of my environment（環境が私を形成した）」という慣用句のように「結果として出来上がった物」のような意味あります。また「Producing happiness（幸せを生み出す）」という表現もできます。「Productivity」は単に仕事の生産性だけでなく、幸せ・価値・勉強の成果・筋トレの成果・生活水準の向上など、あらゆることについての「生産性」を意味します。 「ライフハック」とは、この生産性を高めるための生活の知恵です。多くはきちんと大学で研究で成果が検証されています。優れたライフハック術は、生活や仕事の生産性を向上し、収入だけでなく、自分や大切な人の幸
人生を向上させるために身につけたい「心がけ」があります。 たとえば、「字を丁寧に書く」「よく噛んで食べる」「レジでお礼を言う」などです。 この「心がけ」、通常のタスクのように一度実行すればそれで完了とはなりません。身につけるためには、何度も読み、行動にうつし、無意識のうちにやってしまうくらいまで自分にインストールしていく必要があります。 これを達成するためにTodoistの活用をおすすめします。 その方法をご紹介しましょう。 Todoistで「心がけ」を身につける方法 次のような流れで「心がけ」を身につけていきます。 「心がけ」プロジェクトを作り、身につけたい「心がけ」をタスクにする 毎日リピートを設定する 優先度1を設定する iPhoneのリマインダーで確実に読む 一日の終わりにできたか確認して完了する 1.「心がけ」プロジェクトを作り、身につけたい「心がけ」をタスクにする 「心がけ」専
タスク管理、プロジェクト管理、Todoリストの印象は何ですか？ ライフハックや自己啓発、生産性や仕事効率化系のブログや本を読む人なら、「生活の一部」、「必須ツール」と答えるでしょう。そうでない場合、「よくわからないけど難しそう」と漠然とした拒否感、「よくわからないけど、わたしはいいや」という漠然とした無関心、「意識高い系（笑）」という皮肉な揶揄が、一般的な反応ではないでしょうか？ タスク管理は誰もが使える、使うべき タスク管理の本はたくさんあります。しかし、ほとんどの本はビジネスマン向けに書かれています。Amazonで検索すると「一流の」「仕事ができる」などキャッチコピーがついた本がたくさん見つります。実際に、タスク管理は「仕事をバリバリこなす情報強者が、さらに生産性を高めるツール」になってしまっている、と私は感じます。 しかし、タスク管理は、ビジネスマンだけのものではありません。じつは、
Todoistの目標の一つに、「なるべくユーザーがTodoistを操作する時間を短くする」があります。タスク管理やTodoリストの作成をどんなにがんばっても夢や目標を実現することはできません。夢や目標を実現するのに必要なのは、タスクやTodoを実際にこなすことであり、それらを管理・整理することではないからです。タスク管理をする時間を短くし、動く時間を長くするほど、夢や目標が近くなります。 そのため、Todoistの開発チームはいつも「どうすればクリックやタップの回数を減らせるか」、「どうすればページの移動を減らせるか」、「どうすれば読み込み時間などの待ち時間を短くできるか」考え、良い方法があれば、どんどんTodoistをアップデートしています。 そして・・・・。 新しくなったiOS、「iOS 10」とApple Watchに合わせて、Todoistも新しくなりました。 新しくなったウィジェ
タスク管理の基本は「緊急性と重要性が高いタスクを優先すること」と、多くの本やブログに書かれています。実際に多くのTodoistユーザーも、締め切りが近いタスクや、より重要な仕事の優先度を上げたり、予定日時を早めにしているでしょう。 でも、実際には「やる気が起きない」「仕事に集中できない」「眠い」「うるさい」など、どうしても予定通りにタスクを実行できない時があります。私は天気が悪かったり、気温が急激に変化するだけで集中力がめちゃくちゃ下がります。 タスク管理は、「気分」と「計画」のバランスです。気分だけに任せると、重要なタスクを先延ばしして後で後悔することになります。しかし、計画に沿って仕事をしようとすると、効率が上がらなかったり、必要以上にストレスが溜まります。 この記事では、気分と計画のバランスをとる方法を紹介します。 Todoistで気分に合わせたフィルターを作る 私はTodoistで
@ayagane @todoistJP やること全部Todoistに登録して進行するわけですねw｢ドリンクを注文する｣｢乾杯する｣めんどくさいw — koh (@koh_izuremo) June 14, 2016 先日、こんな会話をツイッターでしました。 こういうのは間違ったタスク管理ツールの使い方だと誰でもわかります。 この使い方がなぜ間違っているか、5分以内にこたえられますか？ 5分以内に答えられないということは、タスク管理の基礎を理解できていないだと思います。初心者が最初に覚える基礎は、小手先のテクニックよりもずっと大事です。 というわけで、この記事では「飲み会のタスク管理」を例に、タスク管理の基礎をおさらいします。 間違い1:苦なく覚えられることをタスク管理する そもそもタスク管理ツールは、頭が用事を忘れても用事を忘れずに実行するためのシステムなんです。お酒の注文のように、すぐに
マルチタスクは生産性を40%下げる？速く正確に仕事を終わらせるための、9つのシングルタスクのヒント（後編） Masaharu Hayataki 様より 2016-06-07 ライフハック この記事では、『 マルチタスクは生産性を40%下げる？速く正確に仕事を終わらせるための、9つのシングルタスクのヒント 』の後編です。 全編では、マルチタスクの弊害と、シングルタスクのメリット、そしてシングルタスクを実際に習慣化するための下の4つヒントのうち、最初の二つを紹介しました。この記事では、最後の二つを紹介します。 集中力を低下する誘惑や外的刺激を減らす。 シングルタスクを前提とした予定を立てる。 避けられない邪魔の上手な扱い方を学ぶ マルチタスクに陥ってしまったとき、早くシングルタスクに軌道修正する。 避けられない「邪魔」の上手な扱い方を学ぶ どんなに計画を立てるのが上手でも、どんなに誘惑を断
マルチタスクが生産性を下げるという研究結果はいくらでもあります。もはや、たばこの吸いすぎが健康に悪いと同じくらい、マルチタスクの弊害は明らかです。 ぱっと例をだすと・・・ 「一つ以上のことに集中しようとすると集中力が40%下がる。これは徹夜明けとほぼ同じ集中力だ」。（Microsoft Research） 「企業の従業員は平均2.1時間、外的な影響により集中力を下げている。週に10時間以上、つまり月曜日から木曜日はフルに働き、金曜日は何もしていないと同じことだ。」（Business Insider） 「仕事で働く人は、10.5分毎に集中力を阻害されている。」（Fastcompany.com） メールや電話で集中力を阻害された従業員は、平均してIQが10下がる。（BBC） しかし、悪いニュースばかりではありません。Yast.comによると、集中力低下要因の23%はメールや電話など仕事によって
Todoistを使い始めたはいいけれど、タスクマネジメントを学んだことがないから、いまいち使い方がわからない、という方もいるのではないでしょうか？Todoist日本語ブログとtwitterでは、しばらく初心者向けのタスク管理講座を行います。 タスク管理の基本はタスクの切り分け タスク管理の基本は優先順位の設定です。優先順位を「その時いる場所で、その時持っている物で、その時できることをする」ことを基準にすると、タスクを効率的に運用できます。このタスクの背景を「文脈（コンテキスト）」といいます。タスク管理を勉強したことがない人は、まず文脈でタスクを分類から始めてみましょう。 タスクを実行する場所 例えば、家でやること、会社でやること、実家に帰ったときにやること、学校でやること、移動中にやること、特定のショッピングセンターで買うものです。 移動中にできるタスクは会社でもできますが、会社でできるタ
皆さまはタスク管理・予定管理・手帳術、GTDなどの本を何冊ぐらい読みましたか？私はTodoistで働き始めてから、すでに10冊近く読みました。 残念ながら（？）、タスク管理の本は内容がどれも似たり寄ったりです。例えば、目標を明確化する、タスクを細分化する、時間を見積もるとかは、ほぼすべての本に書かれています。しかし、私はこれらの原則をほとんど無視しています。 未体験のプロジェクトは計画が立てられない GTDやタスク管理の本には、「作業時間を見積もる」ことが重要だとされています。 しかし、私は時間の見積もりをほとんどしません。作業時間や作業工程が事前にわからないからです。フリーランスとしてスキルをあげるために、どんどん新しいプロジェクトに挑戦しているため、時間の見積もりや具体的な作業一覧を作れるほどその分野の知識がないのです。また、単純に面倒くさいです。 「タスクの細分化」も、GTDの重要な
Slackユーザーの皆さま、お待たせしました。 ついにSlackとTodoistが連携します！ 本日から、SlackのチャネルやダイレクトメッセージからTodoistにタスクを追加できるようになりました。チャット中にいちいちTodoistを開かずとも、会話の中のタスクを自然にTodoistに追加できます。 例えば、あなたの同僚がSlackに書き込んだとき、 「/Todoist 商店街でケーキを受け取る 午後6時 @用事 @緊急」とあなたのダイレクトメッセージに書き込みます。すると、Todoistに同じ内容のタスクができます。もちろん、予定日時やラベルの設定もすべて自動です。 連携の設定方法 まず、https://todoist.com/slack/beginを開きます。 Slackボタンを押します。 Todoistと連携するSlackのチームを選びます。 Authorize（認証）ボタンを
大手の書店が少なくなってきつつある現代。図書館で貸し出されるのは電子書籍になり、領収書はメールに添付されたり、確定申告もオンラインで済ませるようになりました。身近なところだとスケジュールをスマホのリマインダーで思い出すことが当然になってきており、デジタル化はもはや常識になりつつあります。 次々と新たなテクノロジーが台頭することによって便利な世の中になり、古いテクノロジーは過去の産物へとどんどん追いやられています。しかしなぜ、それでも「紙」は世界で生産性を高めるツールとして未だに高い地位を保っているのでしょうか。 紙とデジタルのハイブリッド方式で生産性を高めよう Todoistの開発者であるイゴール氏によると、デジタルは紙にはないメリットを明確にあたえてくれるけれども、デジタルよりも紙のほうがあらゆる点で生産性が高い、と述べています。そこで今回は、紙とデジタルツールの双方を駆使した、仕事が捗
Windows 10の公式アプリがWindowsストアに登場します。昨年の11月にプレビュー版を公開して以来、世界中で12000人以上のユーザーがアプリを試用し、フィードバックを下さいました。TodoistのWindowsアプリ開発チームは、それを受け、Windows史上最高のタスク管理ツールを開発しました。テストユーザーの皆さま、本当にありがとうございます。皆さまの協力なしでは、Windowsアプリは実現しませんでした。 TodoistのWindowsチームは、触った瞬間に直感で操作できる「万人受け」さと、自分好みにカスタマイズができる「パーソナル」さを併せ持ったアプリを実現するために、頑固な職人ごとく、さまざまな工夫を凝らしました。ぜひ、実際に使ってお確かめください。 Todoist Windows10公式アプリをダウンロード Windowsフォンでも、ミニノートでも、大画面液晶でも使
すべてのタスクをTodoistに入力した「すべてのタスクをTodoistに入れたはいいものの・・・何から手を付ければいいのやら・・・」 タスク管理がつらい理由はこれですか？ご安心ください。Todoistはその対処法をちゃんと用意しています。フィルター機能を使えば、百のタスクも万のタスクも、明鏡止水の境地でこなせます。 そもそも、なぜタスクが多すぎるとタスク管理が難しくなるのでしょう？それは、一度に処理しなければいけない情報量が、脳が一度に処理できる数を超えてしまうからです。認知心理学では、情報を一時的に保ちながら操作できるのは同時に7±2と言われています。そのため、一度に表示されるタスクの数が9を超えてしまうと、もう脳はまともに処理できません。つまり、一度に表示・整理するタスクを7±2にすれば、脳が「難しい！嫌だ！やりたくない！」と感じず、スムーズにタスク管理ができます。それを実現するのが
Todoistが日本で広まったのはここ数年ですが、じつは開発が始まったのはほぼ10年前です。そのころのTodoistは、iTunesストアにもなかったし、ウェブサイトもありませんでした。Todoistの開発者、Amirがたった一人で作り、たった一人で使っていたからです。 Todoistは、つまり「より効率的に、よりストレスなくタスク管理をするにはどうすればいいか」を10年間を考えて続けてきました。Todoistが開発される以前も含めると、開発者のAmirが「タスク管理の本質」を考え続けた期間は15年にも20年にも及びます。 この記事では、タスク管理の求道者、Amirが長年のタスク管理キャリアの中で、いらないものをそぎ落とし、極限まで効率的にタスク管理を運用するGTD（Getting Things Done）手法を紹介します。 Amirはこの手法で下の成果を上げています。 Todoistの創
仕事ができる人は時間の使い方が上手です。「今すべきこと」と「後ですべきこと」をきちんと分けています。そして、「後ですべきこと」を本当に後でします。 「後で読む」は、はてなブックマークの人気タグのひとつですし、Pocketのような「あとで読む」アプリもたくさんあります。 しかし、「後で読む」は「読まない」になりがちです。どんな仕事も家事も毎日ちょっとずつ勉強が必要です。この記事では「後で読む」を本当に実行するためのテクニックを紹介します。 そもそも、なぜ今ではなく、後で読むのか？ すべきことには、今すべきことと後ですべきことがあります。締め切りが１時間以内のことは今すべきことです。極限状態まで空腹なら今食べるべきです。自分が仕事をしないと他の人が仕事を始められないなら、今すべきです。 今すべきタスクは、そのタスク自体が緊急か、そのタスクをしないと他の緊急タスクが始められなものです。言いかえる
今日は、いつもとちょっと変わったお知らせがあります。Todoistをカンバン方式で使えるWindows10アプリが登場しました。 Todoistの特徴といえば、階層化ができるプロジェクトとタスク、白と赤を基調したシンプルな配色、上から下に流れるタスクですね。一方で、多くのユーザーから「カンバン方式でタスクを表示したい」、「ガントチャートで表示したい」などのメッセージはサポートチームに寄せられます。そこで、TodoistのWindowsチームが、なんと趣味で開発を始めました。そして、生まれたのがTodoistのメンバーによる非公式のTodoistアプリ、カンバン方式でTodoistを表示するWindows10アプリです。 ちなみに、Todoist Windows10アプリは、公開されているTodoist APIで作られました。そのため、その気になれば、Todoistの従業員でなくても、誰でも
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