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“文書が上手いと言わせる”5つのテクニック(前編)
前回は，坂本に“仕事に役立つ7つの科目”について説明しました。坂本は，はじめての部下である藤井と揉めていました。その理由は，藤井の文書力に関することでした。 坂本は，藤井の書いた文書は「分かりにくく，バランスが悪い」と指摘しましたが，藤井はそれを受け入れず，坂本に反感を持ちました。藤井も坂本も負けん気が強いので，次第に2人の雰囲気は悪くなっていきました。 そこで，私は坂本を呼んで話を聞き，彼に 「部下にはもっと具体的に課題を指摘し，納得してもらえるように論理的に説明しなくてはならない」 「上司と部下は仕事が上手くいくようなルールを共有化しなくてはらない」 「上司は“仕事に役立つ科目”を体系化し，それを部下に責任を持って伝えなければならない」 という話をし，坂本に上司の役割，責任についてアドバイスしたのです。 さて，今回は，藤井の文書をどう添削していけばよいかを坂本に教えた際のエピソードを紹
5分で人を育てる技術 (26)“文書が上手いと言わせる”5つのテクニック(後編)
前回は説得力のある読みやすい文書添削に必要なノウハウとして，“5つのテクニック”とその他の考慮点を説明し，チェックポイント表に整理したものをご紹介しました。 (1)構造化(ストラクチャー) 同じテーマの話をグループにして，適切に項番を振ってタイトリングしているか。⇒(EX:(1)先方の要望，(2)先方の意見，(3)当方の所感(読み)，(4)今後の予定など) 適切にレイヤ（階層）をもっているか。⇒(EX: (1)概要⇒(2)詳細，(1)大項目⇒中項目⇒小項目 など) (2)事実と意見の分離 事実と意見が正しく分離されているか。 事実は客観的で反論の余地がないか。 (3)主張のルール 主張が明確か。分かりやすいか。 主張には根拠があるか。 根拠が明確か (4)主語(主体)の明確さ 主語(主体)が明確か。 (5)省略の正確さ 省略されすぎて，わかりにくくないか。⇒（文書を書くことになった事項の主
5分で人を育てる技術 (25)“文書が上手いと言わせる”5つのテクニック(中篇)：芦屋広太一つ...
・先方より，当方が提示した処理画面の操作性が問題なので，見直してほしいとの要望があった。 ・上記については，当方にて検討することで了承いただいた。 ・また，先方から，社内の情報提供に使いたいので，弊社が提供するシステムの機能と画面イメージをメールで送ってほしいとの要望があった。 ・上記については，後日メールする旨返事をした。 ・東氏より，当方のシステムを使ってみたが，非常に分かりやすいとの感想があった。弊社のシステムは特に問題ないのではないかと思われる。 ・戸塚氏からは，上司に説明したところ，テストについてもよろしくお願いしたいとの指示があったとの話があった。 ・これに対し，当方からは，一緒に相談しましょうと回答した。 ・次回の打ち合わせは来週の水曜日くらいとの話になったが，その日は東氏の都合が悪いかも知れないとの話になり，結局，その場では決められなかったため，後日調整しましょうという話に
【ケーススタディー】～達人たちの文章術（1） (最強の書類術)：NBonline(日経ビジネス...
社内文書はA3用紙1枚に簡潔にまとめる。日経ビジネスアソシエ 2004年11月16日号特集で紹介したトヨタ自動車の不文律だ。最強企業に伝わるビジネス文書術だけに、「どのように書くのか知りたい」という反響が多かったこの文書術について、元トヨタ役員秘書で同社の社内研修も指導していた石井住枝さんに聞いた。 最も一般的なトヨタ流A3文書では、具体的目標を設定するために、「現状把握」と「要因解析」によって現在の問題点を洗い出す。その上で、問題解決のための「対策」を練り、具体的な「実行スケジュール」まで策定して結びとなる。 この書式に合わせて、日経ビジネスアソシエ記者が「編集部の出稿時のムダを省く取り組み」をまとめたのが下の文書である。これを石井さんに見てもらったところ、大量の「ダメ」が出た。石井さんが改善の余地ありと指摘した個所には1つの共通点がある。記者が何気なく書いた「（各編集部員が）まとまった
ビジネス文章の課題は「構成、表現、敬語」：日経ビジネスオンライン
あなたはビジネス文章に自信があるだろうか。 報告書や提案書、企画書、メールなどの巧拙は仕事の成果に直結する。その大切さは誰もが認識しているはずだ。ところが、いざキーボードに向かうと、書き上げることに必死で、文章によるコミュニケーションの原則を忘れてしまう。 いま一度「書く技術」をチェックしよう。基本を身につけ、毎日の報告書やメールで訓練を積めば、「デキる」と一目置かれる文章が書けるようになる。 文／佐藤留美、富岡修、長崎隆司、福田純子、三木いずみ 写真／厚川千恵子、いずもとけい、稲垣純也、乾芳江、北山宏一、鈴木愛子、中野和志、本多晃子、吉田明弘 イラスト／小山瑞江 扉写真：Hummer / Getty Images
他人を説得するための文章術 (5)顧客が嫌がる文書
前回は，私が添削で指摘した内容のうち，約半分が「説明に問題あり（説明不足・意味不明）」であることを紹介しました。 ・指摘項目表 人間は意識して文書を書かないと「説明不足や説明漏れ」になることが多いこと，「なぜ，説明不足になるのか」もあわせてお話ししました。今回は，これらをもう少し詳しく説明します。 顧客が"嫌がる"文書 表の『A説明に問題あり。（説明不足・意味不明）』の内訳を見ると， の2つがそれぞれ9で，多くの割合を占めていることが分かります。上記(2)と(3)のケースは今回のサンプルでも非常に多いのですが，私がいままで添削した文書の多くでもこの傾向は一致しています。 つまり，駄目な文書の原因の多くは，主張（何をしたいのか）と理由（なぜするのか）が弱いということです。これは，言い換えると主張や理由が「不明確である」か，「まったく説明できていない」ということなのですが，これは本人が思う以上
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