容量オーバーで困らない、10年実践し続けているGmail整理術
特に仕事で利用しているメールの履歴は、10年程度は保存しておいたほうが良い。 何年も前に仕事を一緒にした方から久しぶりにオーダーが入ったときなど、古いメールのやり取りを確認できて良かったなんてことが往々にしてある。 極端な理由をあげるなら、商取引の時効は5年、民事で10年、不法行為責任に至っては20年だ。 容量の確保一方で、最近のメール利用環境は複数台のPCやスマートフォンで見れるようにしたほうが便利であるから、サーバーにメールを残したままにして利用するのが一般的だ。 例えばGmailのようなクラウド型サービスや、IMAP方式のメールサーバーを利用することになる。 残念ながらこれらのサービスの容量は有限であるから、例えばGmailなら15GB、メールサーバーならアカウントに割り当てられた数GB程度のメールしか保存することができない。 特にここ数年は、添付ファイルのサイズが大きくなる傾向にあ
Gmailの送信メールを自動転送して、外部メールアカウントの送信フォルダと同期する
Gmail以外の外部メールアドレスをGmailに連携して使用するととても便利だ。 Gmailに集約しておけば、すべてのメールをモバイルや自宅PCなどで簡単に確認することができる。 そして何よりもGmailの検索機能が優秀すぎて、もう普通のメーラーに戻ることができない。 外部メールアドレスの受信外部メールアドレス側でGmail宛の転送設定をすれば、Gmailでメールを読むことができる。 特にGmail側で設定しなければならないことは無いのだが、フィルタ機能をつかって、メールアドレスごとに違うラベルを貼り付ける程度のことはしておいた方が便利だろう。 なお、Gmailに外部メールアドレスのPOPやIMAPを設定し、Gmail側からプルすることも可能だ。 しかしGmailがプルするタイミングの問題でメールの到着が遅くなることがあるので、僕は外部メールアカウント側で転送設定し、Gmailへプッシュす
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