【ケーススタディー】～達人たちの文章術（1） (最強の書類術)：NBonline(日経ビジネス...
社内文書はA3用紙1枚に簡潔にまとめる。日経ビジネスアソシエ 2004年11月16日号特集で紹介したトヨタ自動車の不文律だ。最強企業に伝わるビジネス文書術だけに、「どのように書くのか知りたい」という反響が多かったこの文書術について、元トヨタ役員秘書で同社の社内研修も指導していた石井住枝さんに聞いた。 最も一般的なトヨタ流A3文書では、具体的目標を設定するために、「現状把握」と「要因解析」によって現在の問題点を洗い出す。その上で、問題解決のための「対策」を練り、具体的な「実行スケジュール」まで策定して結びとなる。 この書式に合わせて、日経ビジネスアソシエ記者が「編集部の出稿時のムダを省く取り組み」をまとめたのが下の文書である。これを石井さんに見てもらったところ、大量の「ダメ」が出た。石井さんが改善の余地ありと指摘した個所には1つの共通点がある。記者が何気なく書いた「（各編集部員が）まとまった
ダメな文章に共通する3つの問題点に注意：日経ビジネスオンライン
■若手の文章はココがダメ！ 1 何を伝えようとしているのかハッキリと分からない 2 「私はこう思う」という書き手の思いだけを書いた言い切りの文章が多い。その理由が分からないため、説得力がない 3 意味が曖昧な言葉を気軽に使いすぎ ■正確に伝わる文章を書く4つのポイント 1 伝えたいことを明確に 依頼文なのか返答なのか、読み手に何を求めるのか、書き始める前に深く考えよう 2 過不足のない構成に 自分の考えを書くだけでは相手に納得してもらえない。提示した事柄に対しての論証を書くべきだ。文書の種類によっては、結論から述べるのではなく、背景分析から始めたり、起承転結の構成にした方がいい場合もある。目的に合わせた構成を 3 理解しやすい表現を選ぶ 文芸作品を書くわけではない。味のある文体を目指すのではなく、理解してもらいやすい表現にする 4 曖昧な言葉を使わない 複数の意味を持つ言葉を不用意に使って
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