以前、Tさんと話していた時にこちらからした質問がずっと引っかかっていました。その質問とは、 「どうしたら意志が強くなりますか？」 です。「どうしたら筋肉を増強できますか？」なら比較的かんたんに答えられますが（筋トレをするとか、タイミング良くプロテインを飲むとか）、意志については「やるしかないだろ！」的な精神論になりがちで、具体的に例えば「意志を強くするための5つのコツ」のようなTPOVの形にできずにいました。 で、今日の時点で言えることは、「意志が弱い」とは、 今やるべきことを今やらずに過ごしてしまうこと あたりではないかと思っています。逆に言えば「意志が強い」とは、 今やるべきことを今やること という行動そのものを指している、と考えられます。そのためには、「今やるべきこと」が明確になっており、それを実行するために必要な時間を確保し、それ以外のことは徹底して排除する習慣が定着している必要が

これだけでは初めて読んだ方には意味不明と思いますので、改めて簡単におさらいしながら考えてみます。 ●Gmailの構造 スターとラベルというのはGmailの機能のことを指しています。いずれもメールに対して付与できる印のことです。 スターは、クリックするとONになり、もう一度クリックするとOFFになります。ラベルは、予め自分で設定しておいた名前群をプルダウンから選んで適用あるいは解除するものです。 ラベルは、従来のメールソフトが備えていたフォルダに代替される仕組みと言えるでしょう。フォルダは、メールを「従」としてとらえる前提ですが、ラベルは、メールを「主」としてとらえます。 言い換えれば、フォルダ管理はメールを複製しない限りメールとの関係は一対一になりますが、ラベル管理は、多対一になります。フォルダ管理の悩みの種の1つは、複数のフォルダに所属しうるメールの扱いでした。ラベル管理はこの悩みを解消

夜、スポーツ新聞でその日の野球やサッカーの試合結果をスコアボードの数字を追いながら、今日のハイライトシーンを反芻するように、その日一日の仕事を振り返るためのツールとして「勝ち負け表」をご紹介したのですが、もう少し掘り下げてみます。 「勝ち負け表」は、仕事を【勝ち仕事】と【負け仕事】の2つに分けることで、自分がやりたい仕事ができたかどうか、すなわち仕事を楽しくできたかどうかを振り返るのですが、実際にやってみると同じ仕事でもやり方によっては【負け仕事】になってしまうことがあることに気づきます。 例えば、僕自身が今日の仕事で感じたことは「メール返信」がとてもしんどく、いわゆる“やっつけ仕事”になってしまっていたなぁ、ということです。メールの返信については、「メールの返信タイム」というエントリーで以下のように書きました。 1日に2回ないし3回の「メールの返事を書くための時間」（返信タイム）を決めて

「最近、仕事はどうですか？　前回は企画を８本抱えていたとうかがっていましたが…」 「いやぁ、相変わらず忙しいです。今は９本同時に進めてます」 「増えてるじゃないですか！」 「まぁ、全部が同じフェーズにあるわけじゃないので、やりくりして何とかうまくやってます」 「うーん、大変ですねー。今の仕事で、特にこれは何とかしたいっ！と思ってらっしゃることは何ですか？」 「そうですねー。仕事が多すぎて、いつも終わらないんですけど、これを何とかしたいですね」 「何で終わらないんですか？」 「意志が弱いんでしょうかね」 「どうしたら意志が強くなりますか？」 「うーん…。意志を鍛える方法がわからない！（笑）」 「じゃぁ、意志が弱いという以外の原因を考えてみましょうか。終わらない、ということはそもそも終わらせようと考えている仕事の量が多すぎるということはないですか？」 「…」 「たぶん、毎朝『タスクリスト』なり

改めて気づいたのは、タスク管理ツールという「司令塔」を中心に仕事を進めているということでした。1つ作業が終わるごとに終了時刻を入力し、次にやるべき作業を確認のうえ、開始時刻を入力して、再び作業に入る、というピストン運動が見て取れます。 この感覚というのは、要するにゲーム感覚に近いのだと思います。 「ゲーム感覚」については、以前も「気が進まない仕事対策」で仕事をやりたくなる仕掛け作りという捉え方でまとめているところですが、さらに一歩進んで、仕事をゲームにしてしまうくらいの試みがつづられているのが以下の記事です。 Geek to Live: Turn To Do’s into game play テトリスでブロックを一気に消す、スーパーマリオブラザースで大量のコインをかき集める、など、ゲームをやっていて感じる爽快感をそのまま仕事にも取り入れれば、きっと楽しく、しかも効率よく仕事を片付けることが

以前、橋本大也さんのブログで紹介されていた、デスクトップのスクリーンショットを定期保存してくれるソフトを試してみました。 昨日の午後はずっとデスクワークだったため、5時間弱（12:46〜17:20）ほどの一部始終を1分刻みにキャプチャしてみました。274分なので274枚のキャプチャ画像ができました。 ●やっていて感じたこと 基本的に一人で仕事をしているのですが、1分ごとに自分がやっていることがキャプチャされているかと思うと監視されているような気分になって、良い意味でプレッシャーになりました。なるべく無駄なことをしないようにしようという抑制が働きます（例えば、mixi渉猟とか意味もなくメールチェックとか…）。 ●60倍速で見て初めて見えてくること 1分刻みのため、コンビニの監視カメラのようにぎこちない動きではあるのですが、ちょうど5時間弱の一部始終を60倍速で見ているような感覚です。 例えば

ここ数年考えてきたことをまとめればいいとわかっていても、さまざまな思考の断片を一冊の本へと構造化させるには膨大な集中の時間を要する。そのことは、書き始める前から想像がついていた。私の場合、日々の仕事の制約から、ほとんど人に会わずに一つのことに集中できるのは長くても5週間である。そこで、5週間精一杯ベストを尽くし、それでもまとまらなければ仕方ないと腹をくくり、毎朝午前3時に起床し、原則として午前中いっぱいを集中の時間に充てた。全部書き終えたときはふらふらだったし、今振り返るとその5週間についての記憶が曖昧である。そんなふうにしてこの本はできあがった。 報告書の作成に6時間から8時間を要するとする。しかし1日に2回、15分ずつを3週間充てても無駄である。得られるものは、いたずら書きにすぎない。ドアにカギをかけ、電話線を抜き、まとめて数時間取り組んで初めて、下書きの手前のもの、つまりゼロ号案が得

ドラッカーは『プロフェッショナルの条件』で以下のように述べています。 われわれは、どのように時間を過ごしたかを、記憶に頼って知ることはできない。 ときどき、自分が時間をどう使っていると思うかを記憶自慢の人にメモしてもらい、そのメモを何週間か何か月かしまっておいてもらう。その間、実際に時間の記録をとらせる。彼らが思っていた時間の使い方と実際の記録は似ていたためしがない。 ある会社の会長は、時間を大きく3つに分けていると自分では思っていた。3分の1は幹部との時間、あとの3分の1は大切な客との時間、残り3分の1は地域活動のための時間だった。6週間にわたって記録をつけてもらったところ、これら3つの活動はいずれに対しても、ほとんど時間を使っていないことがわかった。それらは、割くべきであると考えられていた時間にすぎなかった。例によって都合のよい記憶なるものが、実際にそれらの仕事に時間を使っているように

かかった時間を平均すると67分。ちなみに、かかった時間は紹介するためにプログラムコードを書いたり、画面をキャプチャしてgifに変換したり、といった純粋にテキストを書く以外の時間も含んでいます（特に2/28(火)のエントリはほとんどがコードを書く時間だったと思います）。 こうして見ると、時間帯はほとんど夜で、おそらく追われるように書いていたのだろうと想像できます。そして、かかった時間が短くても満足度の高いものがあります。短い時間で満足のいくエントリが書ければそれに越したことはありませんから、そういうエントリはどういう共通点があるのかを探ってみます。 ★が４つ（５つが最高）ついたエントリー４つを読み返してみたところ、 １．参考になる本やサイトからの引用が含まれている ２．ところどころにリスト形式でポイントがまとめられている ３．内容の流れが一直線で完結している という３つがポイントになりそうで

昨日の「見える化」につられて最近のブログにかけている時間を計算してみました。 現在５本のブログ（一部は非公開日記）をほぼ毎日更新しています。 １．シゴタノ（平日のみ） ２．格言日記（毎日） ３．なぜろーぐ（平日のみ） ４．mixi日記（月～土） ５．４行日記（毎日） mixi日記は友人のみ公開、４行日記は内容を書いて自分宛てにメールを送る形で、それぞれ書いています。 こうして並べてみると５つというのは我ながら多いと思っています。でも減らすのは簡単ですが、減らして浮いた時間に何かを始めるという前提でなければ、結果として減らした分の時間は有効に活用されないと思うのです。 このあたりは「やめるコツ」で以下のように書いた通りです。 いろいろなコトを始めまくっていくと、いずれやりきれずにあふれていくコトが出てきます。今年も早くも10日がたちましたが、すでにあふれたいくつかのコトは止むを得ず止めました

現在書店に並んでいる日経ビジネスアソシエの3月21日号の特集テーマは「見える化」。昨日の「タスクを“色別”する」とシンクロするところが多いため、少し深掘りしてみます。 「見える化」とは、文字通り目に見えるような状態にすることを指します。複雑な構造をもった対象をシンプルなパーツに分解し、把握しやすくします。 特集のトビラページにはこうあります。 もともと「見える化」は、トヨタ自動車で発祥したとされる言葉で、製造現場など“組織”の見えないものを見えるようにし、創造性や生産効率を引き上げる手法を指す。実は、この手法はビジネスパーソン“個人”の知的生産レベルの向上にも役立つ。 ということで、様々な分野の識者・専門家による記事が並んでいます。それぞれについては取り上げませんが、ざっと読んだうえで気になったポイントをまとめると以下のようになります。 １．ゴールとなる「ありたい姿」を描く ２．１に近づく

タスクの数が増えてくると見通しが悪くなります。例えば、今後どんなタスクが控えているのかを知る場合などに視認性が落ちます。 そこで、タスクの行をProjectによって色分けするようにしてみます。 色分けをするタイミングは、並び替えをしたときとしました。また、Project名を変更した場合も、そのイベントを拾って着色します。 Projectごとの塗り分けは、今回追加した「Project」シートにProject名と色を書いておけばその色が採用されます。ここに書かれていない（＝未登録の）Projectは標準（透明）になります。 1日の終わりに、ふと「今日はどんな仕事が多かったのだろう？」と思ったときに、色分けされていればビジュアルに把握できそうです。

タスクをリストアップして、それぞれのタスクに必要と思われる時間を割り当てて仕事をスタートしたとしても、途中で「これでは終わらない」という現実に直面することがあります。そんな場合は、それが分かった時点で改めてスケジュールを立て直す（リスケ）する必要があります。 昨日は、途中までしか書けなかったので、その続きを。 例えば、本日中に仕上げる予定だった「報告書作成」というタスクが完了しなかった場合、これを完了させる上で必要な作業を洗い出し、翌日以降に展開します。 右の図は、「Ａ社サイト構築」というタスクに2.5時間を割り当てていたものの、実際には3時間を投入しても当初想定していたような完了に辿り着けなかったことを表しています。 そこで、とりあえずこのタスクを複製したのがこの図の状態です。 次にやるべきことは、3時間をかけて消化できたのはどのような作業なのかを明らかにすること。続いて、完了に至るため

短期管理ツールがほとんど「備忘メモ」とニアリーイコールなのに対し、長期管理ツールはプロジェクト別にタスクを管理できるようにある程度の機能の作り込みがなされています。両者に欠けていて、シリアル管理ツールが備えている（備えさせたい）視点は、文字通りシーケンシャル管理です。 シーケンシャル管理とは、ファイルのシーケンシャル・アクセスをヒントに思いついたタスク管理のアイデアで、タスクの種類に関わらず時間軸に沿って一列に並べて、順番に処理していくためのものです。 この方法は一見スマートに見えますが、盲点があります。 それは、機械的であること。機械的であるが故に、生身の人間が取り組もうとするとどうしても綻びが出てしまうのです。どんなに完璧を指向しても、生身の人間にはおのずと限界があり、どこかで折り合いをつける必要性に迫られます。 どうしたら目標・時間の管理ができますか？（発言小町） もともと大胆でおお

会社の規模が大きくなってくると、いわゆるカンパニー制と呼ばれる、各事業部ごとの分権経営というスタイルを採る事例をよく耳にします。 タスク管理でも同様で、同時に進めているプロジェクトの数、あるいは同時に発生するタスクの数が1ケタである間は、何とか特別なツールなしで管理可能ですが、2ケタを越えた辺りから難しくなります。 タスク管理ツールのような仕組みを導入することのメリットは、複合によって生まれる利益を残しつつ、同時に発生する不利益をなるべく少なくするところにあります。 例えば、1人でやるより2人でやる方が作り出せるものの量が多くなったり、効率が良くなったりしますが、1人でやっていた時には必要のなかった役割分担を考えることや分配作業が発生します。2人ならたいした手間にはなりませんが、それが10人になると誰か1人がこの間接作業を一手に引き受けなければ回らなくなってしまいます。 とはいえ、最近では