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大量のメールに振り回されてはいませんか――。Gmailのコンセプトを参考に、非Gmailユーザーも手軽に使える「メールに振り回されないテクニック」を紹介します。 今や、ビジネスにおいても必須のツールとなったメール。顧客とのやり取りから、社内の連絡まで、ほとんどメールで行っているという人も増えてきていると思います。1日に受け取るメールの数が数百通という人も珍しくありません。いかに大量のメールを効率よく処理するか――が、現代のビジネスマンに必須のスキルといってよいでしょう。 ところが意外に、メールソフトをデフォルトの設定のまま使っている、という人がまだまだ多くいるようです。そこで今回はそんな方に、大量のメールを効率よく処理する基本テクニックをご紹介したいと思います。 特に大量のメールを処理するという視点で、コンセプトがはっきりしているメールサービスとしてお勧めなのが、Googleが提供している
リスト形式というのは身の回りでもよく目にしますし、仕事をしていれば箇条書きのチェックリストを作ったり手順を整理したりするというシーンが少なくないでしょう。比較的なじみ深いフォーマットといえるでしょう。 この形式の良い点は、文字通り1項目に1内容というシンプルながらもフォーマットが決まっているところにあります。逆に悪い点としては、量が増えてくるとリストが長くなり、項目間の関連性や構造が見えづらくなってくることでしょう。 本当は関連性が強いにも関わらずリスト上で離れた位置にあれば、それを見落としてしまいがちです。また、関連性というのは常に1対1であるばかりでなく、1対多であったり多対多であることもあるため、これを表現し構造として把握する上ではリスト形式では難しくなるわけです。 ここまで書いてきたところを図にまとめてみました。 この図を眺めると、「メモを集める」「メモを整理する」という大きな2つ
GTDのフローチャートは分かったが、それぞれがどのような意味を持っているのか実感するのは難しいものです。今回は、“机”を例にGTDのプロセスをイメージしてみましょう。 何かの概念を学ぶときには、全体のイメージを最初につかむとその後の学習が容易になります。GTDも同様です。今回はGTDの全体像をつかむために図を用いながら、それぞれのプロセスが何をやっているか、なぜそれが必要か、を説明していきます。 GTDを始める前に、それぞれのステップではこういうことをやればいいのね──、とざっとイメージをつかむのにお役立てください。 GTDの5つのステップ さて、最初にGTDの基本である5つのプロセスをおさらいしておきましょう。それぞれ次のとおりになります。前回の図も参照してください。 収集 処理 整理 レビュー 実行 ただこういわれても、なぜこれをこの順番で行わなくてはいけないのか、分かりにくいのも事実
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