保管？ 保存？ 紙文書の使い分け管理術「保管」と「保存」の違いを簡単にいうと、「保管」はよく使う文書ファイルを事務室内で管理している状態をいう。 一方「保存」は、あまり使われなくなった文書ファイルまたは法的要求などから、何年間かとっておかなければならない文書ファイルを文書庫などで集中的に管理している状態である。 バーティカル式とバインダー式――2つの「保管」法を使い分ける 文書を検索しやすいように整理／保管するファイル方法は大別すると2つある。 1つはバーティカル（垂直）方式と呼ばれるもので、紙挟みの書類フォルダを使って共通性のある文書を小まとめにし、キャビネットの引き出しや、ファイルボックスに立てて並べるやり方。 フォルダに文書をファイルする場合は、とじ込まないことが原則となる。とじ込まないことで取り出しやすく、戻しやすく、小まめに捨てやすいという利点がある。 もう1つの方式が簿冊式と呼ばれるもので、バインダーやパイプファイ
