どれをとっても日常的にある出来事だが、その原因について真剣に考えたことのある人は意外と少ないはず。「遅れた」という結果だけ受け止め、原因を究明しないと、そのツケは自分に回ってくることを認識すべきだ。 そもそも人間は時間に対して、あいまいな感覚しか持っていない。ヒトの体内時計は実は24時間ではなく、25時間周期であって、太陽光によってそれを毎日リセットしている。さらに、個人ごとで時間のとらえ方や感覚は異なる。また、同じ個人でも、年齢、体調、作業内容、時間帯などによって感じる時間の長さが変わる。忙しいベテランビジネスマンは、加齢＋仕事への集中という2つの要因で、より時間が短く感じるという。 例えば「そんなの5分もあればできるだろう！」と思っている作業を正確に計測してみるといい。たいがい思っているよりも時間がかかっているものだ。「手短にお願いします」と言って依頼したスピーチが、本当に手短だったこ

マサヨシ課長から「シゴトハック」を思いつくためのコツを解説された、ヒロシ主任とタカフミ君、そしてカホコさん（5月25日の記事参照）。さっそく自分たちでも、何か1つシゴトハックを作ってみようということで、アイデアを出し合っています。 タカフミ君　せっかくだから、明日からすぐに始められるくらいのものがいいですよね。 ヒロシ主任　そうだよね。あんまり凝った仕組みを作っても、作るだけでお腹いっぱいになってしまいそうだし。カホコさんは何かいいテーマはある？ カホコさん　そうですねー、やっぱりなんといっても時間管理じゃないでしょうか。 タカフミ君　あー、確かに！　時間管理は永遠の課題ですよね。 ヒロシ主任　同感。そういえば、以前も時間の見積もり方法についてノリオ課長にアドバイスをもらったりしたよね（2006年7月27日の記事参照）。 タカフミ君　あぁ、Excelを使って作業記録をつける方法ですね。 ヒ

この中で特に役に立つのが「所感」です。すべてのタスクについて書く必要はないのですが、作業を終えるたびに、以下のような自問を通して、引き出すようにします。 想定していなかった作業は何か？ 想定以上にかかった作業は何か？ 想定以下の時間でできた作業は何か？ 可能な限り、タスクが1つ終わるたびに記録することを習慣化したほうがよいでしょう。いくつかのタスクを終えてから記録をするのでは、「思い出す」という時間が余計にかかってしまうからです。タスクが終わった直後であれば、記憶は新鮮ですから、結果として少ない手間で記録することができます。 もちろん、紙に書き出したり、Excelに入力したりしていくという方法でもいいのですが、要件に挙げた通り「少ない手間で」記録するためには、専用のツールを使った方が負担も少なくなり、長続きしやすくなります。 作業記録ツールを活用する 作業記録ツールとして今回は「SlimT

段取りとは何か──。それは、リミット（制約）を基準にしてリソース（材料）を最適に配分することです。今回は、この配分をどう考えていけばいいか検討します。 前回は「やっつけ仕事」をしないようにするために、走り出す前にきちんと段取りを考える方法をご紹介しました。具体的には、スケジュールに“山”と“谷”を作る、すなわち、2つの異なる性格の仕事を交互に行うことで、自分を飽きさせないようにする、というものでした。 こうすることで、やみくもに仕事を押し進めるのではなく、長い目で仕事を俯瞰しつつ、地に足の着いた仕事の進め方ができるようになります。 今回は、これをさらに一歩進めます。一日のスケジュールを考える際に浮かぶことが多い、以下の疑問について考えながら、一日の仕事の見通しを正確に把握する方法をご紹介します。 本当に今日中にやり切れるのか？ どのタスクは何時までに終えないといけないのか？ どのタスクが何

毎回同じような作業になるルーティンワーク。そこに自分の時間がどれだけ取られているのか――。“慣れの罠”を回避する「ToDoリストタイマー術」をご紹介します。 これまで2回にわたり、ルーティンワークを処理する上で、ToDoリストをリマインダーとして、またはマニュアルとして活用する方法をご紹介しました（関連記事その1／その2）。今回は「慣れの罠」についてお話しましょう。 ルーティンワークを毎回処理し続ける上で陥りがちなのが「慣れの罠」です。もちろん、ルーティンワークを繰り返して回数こなし、慣れることは非常に重要ですが、ある程度慣れてしまうと、ついそれ以上の効率化をすることに怠けがちになります。 とはいえ、毎回毎回同じことを処理する必要があるのがルーティンワーク。そこに自分の時間がどれだけ取られているか――ということは、もっと意識してもいいのではないかと思います。 そこで今回は、筆者がルーティン

ToDo管理で軽視されがちなルーティンワークですが、本当にそれでいいのでしょうか？　仕事全体の効率化のために、まずはルーティンワークの効率化を考えてみます。 いくつかのToDoリストについてご紹介しましたが（11月29日の記事参照）、今回から具体的にデジタルのToDoリストを使う際のコツをいくつかご紹介していきたいと思います。 今回取り上げるのは、週や月の決まった日に作業が発生する「ルーティンワーク」の効率化です。 例えば、月末の経費清算から毎週実施するメールマガジンの作成、はたまた何かの記念日のプレゼント購入まで。私たちの仕事や生活の中には、数多くの繰り返しの作業が発生しています。にもかかわらず、こうした繰り返しの作業（つまりルーティンワーク）は、ToDo管理において軽視されがちのようです。でも、本当にそれでいいのでしょうか？ そこで、今回はそんな繰り返し作業、ルーティンワークをToDo