議事録のプロ
システム構築の現場は，人と人とのコミュニケーションの場でもあり，ヒアリングや報告などさまざまな目的の会議がたくさん開かれる。そこで問題となるのが「議事録」だ。会議の議事録の取り方を観察していると，実に様々な流儀・方法を目にすることができる。 時々見かけるのが会議をすべて録音して，後日，誰かがほとんど1日費やして聞きなおしてすべて書き出すというもの。出来上がった議事録は数ページに及び，それを関係者に配ったとしても誰も見ようとはしない。それほどに冗長な議事録ではなくても，議題ごとに誰が何と言ったかについて克明に記述された議事録はよく目にする。 第一話で登場したIさんは要求定義ヒアリングのプロであるだけでなく，議事録のプロでもある。Iさんに「議事録の書き方はどうしたらいいか」と尋ねると，「決まったことだけ書いてください。それ以外は基本的にいらないといっていいでしょう」と言い切る。 会議の場では様
20名超の会議を必ず1時間で終わらせる“ライブドア流”会議術 - livedoor ディレクター Blog
こんにちは、livedoor Blog を担当しています佐々木です。 「livedoor Blog」プロジェクトの定例会議は、検討する議題が山積みで関係者も多く、いつも20名を超すスタッフが集まります。ですが、長時間の会議はデメリットしか生みませんので、“会議は週に1回1時間だけ”と制限を決めて、そのなかで効率的な会議の方法を試行錯誤しています。 そこで今回は、「アジェンダの作成方法」に焦点をあて、“ライブドア流”会議術の一端をご紹介したいと思います。 【01】アジェンダは前日のうちに関係者にメールする 会議で使用するアジェンダは、前日のうちに関係者にメールして目を通してもらい、補足がある場合には事前に受け付けます。 そうすることで、参加者が予習をするようになり、会議での話がスムースになります。また、アジェンダの内容によって「今回は欠席する」という判断がしやすくなるのもメリットで、参加して
会議での「先送り助け舟」が本当に迷惑な点について
私は基本的に会議はきらいだが、特にアジェンダがはっきりと決まっていない会議だとか、何も決定を下さない会議が大嫌いである。そんな中でも、もっとも許せないのが「提案を文書にする」「次のミーティングを設定する」などの一見建設的だが、実は単に意思決定を先延ばしすることを許容するだけの「助けにならない助け舟」である。 営業部長「こうなると選ぶ道はAかBしかありませんね」 社長 「そうは言っても色々と難しい面もある」 技術部長「ここで、決めるしかありませんね」 社長 「そんな簡単な話ではないだろう」 営業部長「そんな悠長なことを言っている暇はありません」 社長補佐「まあまあ。じゃあ、まずは営業部長に彼の提案を文書にしてもらうというのは、どうでしょう」 技術部長「文書にするって、今さんざん話したばかりで、もう分かっているじゃないか」 社長補佐「そうあわてずに。文書にしてもらえば見えてくることもありま
Martin Fowler's Bliki in Japanese - 朝会のパターン：立ってるだけじゃないよ
朝会（デイリー・スタンドアップ・ミーティング、デイリー・スクラム、デイリー・ハドル*1、朝のロールコール*2）を説明するのは簡単だ。チーム全員が毎日顔を合わせ、現在の状況を迅速に確認しあう。立ってやるのはミーティングの時間を短くするためだ。以上。 でもこれだけじゃあ、「良い朝会」と「悪い朝会」の微妙な違いは分からないだろう。 朝会の定義は非常に簡単なものなのに、 うまくいっていない朝会があって私はとても驚いた。 すぐに原因は分かったが、そのチームはそれが何なのか分かっていなかった。 朝会の基本原則と詳細を意識していなかったのだ。 そのために朝会の問題について診断や解決がなされていなかったわけだ。 良い朝会を経験した人たちは、 うまくいってないときに何をすればいいかを知っている。 朝会に慣れていない人たちは、 うまくいってないときに何をすればいいかに気づかない。 「暗黙知なんだから、とにかく
小野和俊のブログ:私がシリコンバレーで学んだ5つの教訓
1. 会議を最適化する ミーティングのゴールを明確に設定する。 ミーティングの最後に必ず結論と ToDo を確認する。 ミーティングの回数をできるだけ少なくして時間もできるだけ短くする。 ミーティングのトピックごとに関係する人だけ集めて最少人数で議論を行う。 (途中であなたはこのトピックに関係ないから退席して良いです、と指示がでる) 会議を最適化することで労働時間中の実作業時間を最大化させ、労働時間全体を圧縮する。そして、早く帰る。 この体験は、その後自分が会社で会議をしていく上で大きく役立った。 XM(eXtreme Meeting)にも、この時の体験が直接的にも間接的にも影響を与えたと思う。 アドバイザーとしてプロジェクトに参加していたテクニカル・コンサルタントが、技術的に明らかに間違った発言をしたことがあった。 私を含む日本から来ていた何人かのメンバーは、あんな基本的なこともわかって
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