同時進行するタスクの“迎撃体制”【理論編】
1つの仕事だけやっていればいいというのは今は昔。複数の仕事を同時進行するのが当たり前になってきています。こんな状況を乗り切るためには、どのような“迎撃体制”を組んでいけばいいのでしょうか 今回の課題：種類の異なる大量のタスクをうまくさばく 状況説明：業務内容にもよりますが、今や、朝から晩までひたすら1つの仕事だけに関わっていれば済むという状況は一変し、多くの人が当たり前のように複数の案件なりプロジェクトなりを抱えて、それらを同時進行させているのが現状ではないでしょうか。 そして、それぞれの仕事は社内外の関係者のタスクと密接にリンクしており、取り組む順番を間違えると時間のロスにつながったり、二度手間を生み出したり、といったリスクをはらんでいます。 「気づいたら明日が提出期限だった！」と前日に気づいて慌てたり、「例の件、どうなってますか？」という先方からの問い合わせがあってようやく「思い出す」
メールが溜まりまくって困る【理論編】
あなたのメールボックス、満杯になっていませんか？ メルマガに仕事の重要なメールが埋もれて、見逃したことのある人は、この記事を読んで対策しましょう。 今回の課題：メールを溜めないようにうまく処理する 状況説明：毎日の仕事を進める上でメールが欠かせなくなって久しいですね。送る立場では相手が不在や多忙でも気にせず要件を“差し込む”ことができたり、複数の人に同時に送ることができたり、記録として残るなど、便利な面があります。一方、受ける立場に立つと、日々大量に押し寄せるメールをいかに効率よくさばくか、というのっぴきならない課題を突きつけられることになります。 これに加えて、メルマガや情報系のメール、あるいはメーリングリストなど業務上のやり取りとは別に届くメールもあり、間接的であれ仕事に役に立つ内容であるだけに購読をやめることもできず、かと言って量の多さに読み切れずに溜まる一方で悩ましい、という課題も
ITmedia Biz.ID：仕事が思うようにはかどらない日があって困る【理論編】
「何で今日は仕事がはかどらないんだろう」「今日は乗らないなぁ」と思ったことはないでしょうか。そんな日の対策法をお教えします。 今回の課題：仕事が思うようにはかどらない日対策 状況説明：いつもは何の問題もなくできる仕事なのに今日に限ってはかどらない、あるいは前回うまくいった方法でやっているのに、今回はやたらと手こずる、ということがあります。自分でも原因が明らかな場合もありますが（例えば、二日酔いや寝不足、あるいは心配事があるなど）、自分ではどうにもできないことが障害となっていたり、さっぱり原因不明だったりということもあるでしょう。 やろうと思ってもできないのであれば、やり方を変えるしかありません。ということで「やり方を変える」ためのやり方を考えてみます。 コツ：やり方を変えてみる 毎日の仕事のほとんどは、すでに一度以上やったことがある作業の組み合わせであり、それらをいかに効率よく反復するかが
ルーチンワークが溜まって困る【理論編】
「月末は何かと忙しい」と感じたことはありますか？ これら溜めてしまうとやっかいなルーチンワークを効率よくかたづけるための考え方をお話しします。 今回の課題：ルーチンワークを効率よく片付ける 状況説明：「月末は何かと忙しい」「決算月はバタバタする」という“ぼやき”が会話に登場することがあります。これは、通常の営業日とは異なる仕事が一時期に大量に発生することが原因と考えられます。 例えば、交通費をはじめとする経費の精算、月例レポート作成やそのためのデータ集め、あるいは（これは経理部門に限られるかもしれませんが）請求書の発行や入金確認および経理システムへの入金入力といった、1つ1つはちょっとした作業ながらも、量がかさむとかなりの労力を必要とするタスクに追われるわけです。 このように、溜めてしまうとやっかいなルーチンワークを効率よく片付けるためにはどうすればいいでしょうか。 コツ：最適頻度を見極め
ITmedia Biz.ID：机の上が常に書類や文房具やガジェット類で散らかっていて困る（理論編）
放っておくとビジネスパーソンの机は書類やら本やらで散らかる一方。ひと思いに掃除をしてもいいですが、いつの間にか机がきれいになる方法、教えます。 今回の課題：机の上の整理がつかない 状況説明：散らかした覚えはないのに、ふと気づくと散らかっているのが机の上です。「すぐ対応しなきゃ！」ということで机の上の一番見えやすいところに置いた書類がすでに何週間もほったらかしになっていたりします。書類以外にも、書籍や雑誌、文房具や食玩などなど、オフィスは机を占拠するモノには事欠きません。 そんな机の上には、もはやキーボードを辛うじて置けるスペースとマウスを動かせる余地しか残っておらず、それが当たり前の状態になり、もはや「片付ける」という考え方さえ机の上のカオスに飲み込まれてしまいます。 おそらく、このような状況を誰しもよしとはしないでしょう。よしとしないのに整理が進まないのはなぜでしょうか。そして整理できる
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