士業はなんでもそうですが、書類のファイリングをちゃんとやることは特許事務所の重要業務です。万一、書類を紛失したりしようものならどえらい損害が発生し得ます。今回は、テックバイザーでやっているファイリング方法をご紹介します。 最大のポイントは、あらゆる紙の書類はすぐにScanSnapでスキャンして日付を付けてファイルサーバ(RAIDおよびクラウドでバックアップ)に保存するということです。ファイル名には必ずYYMMDD形式の日付を先頭に付けます。こうしておくとサーバ上でファイルがどこにあるかわからなくなった時でも日付をキーに探せますし、「2013年10月頃のはずなんだが..」なんて時でも”1310″をキーにすれば探せます。契約書や登録証のように万一オリジナルを破損すると大変なことになる書類は、ScanSnapではなく別のフラットベッドのスキャナーでスキャンします。 元の紙書類は、単なる通知に過ぎ