■タスク管理を円滑に進める5つのフェーズ GTDには大きく以下の5フェーズがあります。 収集 処理 整理 レビュー 実行 と、言われてもよく分からないと思いますので、一つずつ見ていきましょう。 収集 収集のフェーズでは電子メールや口頭で頼まれた事のメモ、Webで見かけた気になるイベント情報のクリップデータなど、様々な形式で存在する「気になる事」「やるべき事」を集めてくるフェーズです。また、メモやメールといった形で記録が残っている場合は良いのですが、どこにも記録がなく、自分の頭の中にだけ「気になる事」「やるべき事」が存在する場合もあるため、こういった物も一旦全て紙などに書き出す必要があります。 まずは自分にとってのInboxは何か（メール、メモ、EVERNOTEなど）を把握し、「収集」のフェーズではそれらInboxを一つずつ洗っていきましょう。 処理 処理のフェーズでは収集してきた情報に対し

前回の記事で次の様な記述をしたところ・・・ Future Tasks StartDate（開始日、着手日）が「Tommorow」以降のタスクの表示非表示にするフィルタです。チェックを入れることで「Tommorow」以降のタスクを表示することができます。 私の場合は締め切りに限らず「次にやること」だと思ったタスクに星をつけ「Stared」ビューを「次にやることリスト」として利用しています。毎日やるルーチンタスクにチェックを入れた場合、開始日/締切日が「Tommorow」になって再度タスクが「次にやることリスト」に復活してしまうのですが、この「Future Tasks」でフィルタリングしておけば、こういったタスクをリストに表示せずにおくことができます。 Twitterで次の様なコメントを頂きました。 そんなわけで、今回はリクエスト（？）にお答えして、知っていると便利なStartDateの使い方

2006年の４月20日に大橋悦夫さんが、「見える化」したら「見えなくする化」という記事を書いていらっしゃいます。 注意力をコントロールするために、必要ないメールは「見えなく」しましょうという趣旨です。 １．「今」必要のないメールは「見えなくする化」 ２．「今」集中すべきメールは「見える化」 シゴタノ！ —    「見える化」したら「見えなくする化」 表示・非表示を上手にコントロールできるかどうかは、タスク管理のキモです。Toodledoではそのための様々なやり方が用意されていますが、今回は「スマートフォルダ」つまり「保存された検索」の作り方を紹介しましょう。 「午前中のタスクリスト」はどう作る？ 私は朝４時に起床しています。自分のその日の成功・不成功を決める１つの指標となるのが、お昼までに仕事の大半を終えられるかどうかです。 お昼というのは私にとってはすでに１日の半ばを過ぎていますから、心

新刊『「ひとり時間」で、すべてがうまく回りだす！』を出版してから、時間術・手帳術についての取材・質問をいただくことが増えました。特に色分けして見える化する手法について聞かれることが多いです。 私は、ToDoリストやスケジュールはデジタル管理ではなく、『朝活手帳』に手書きで、4色ボールペンで色分けして記入し、管理しています。 色分けは次の通りで、記入するタスクは全て、この4色のいずれかに分類しています。 赤：種まき（緊急でないけれど重要なこと。具体的には家族や親友、メンターなど自分にとって大事な人との予定） 緑：食いぶち（緊急で重要なこと。具体的には仕事に関わること） 青：日課（緊急だけど重要でないこと。具体的には通院、家の掃除、ネイル、美容院など、環境を整えるために必要な日々のルーチン作業） 黒：思いつき（緊急でも重要でもないこと。具体的には自分でなくてもできることや、やりたくないけれど業

私が担当する第5回では表のカスタマイズについて取り上げましたので、今回はToodledoのタスク管理の中核を為す「Folder」と「Context」について触れていきたいと思います。 ■タスクをFolderとContextで立体的に管理する Folderとは？ フォルダはタスクを分類して管理するための入れ物です。Toodledoのフォルダは用途がアーカイブすることが可能ですので、GTD（Getting Things Done）でいうところのプロジェクトの単位で作成してもよいでしょう。 私の場合、Folderを「仕事」や「家庭」、「サークル活動」といった自分が担っている役割ごとに設定しています。 Contextとは？ コンテキストという言葉はを直訳すると「文脈」になるのですが、タスク管理ツールの管理情報に「文脈」というのはいささかイメージしづらいと思いますので、ここでは「状況」とお考えくださ

いいネタを思いついたけど、ブログに書く時間がない──。 そんな時はEvernoteに下書きとして書いておいて、あとでブログにまとめるという使い方をしている方もいるでしょう。 僕自身もよくやりますが、これを繰り返しているとネタばかりがむやみに増えていくことになります。「ネタを思いつく」スピードの方が、それを「ブログにまとめる」スピードよりも断然速いからです。 さらに、「要するに言いたいのはこれだけなんだけど、それを言うための背景情報や経緯を書くのが少し手間だなぁ…」ということもあり、ますます「ブログにまとめる」ことの負荷が高くなっていきます（いまお読みいただいているこの段落前後がまさに「背景情報や経緯」に当たります）。 大事なことは、言いたいこと・伝えたいことをとにかく早く外に出すこと。 そうすることで、感想がもらえたり、関連情報が手に入ったりすることが期待できるからです。 そうしたフィード

これからしばらくの間、金曜日の北真也さんと共同連載で「Toodledoの使い方」を続けていきます。 第１回目は「どうしてずっとToodledoを使うようになったのか？」について短くまとめます。 Toodledoは当たり前のことがほぼ当たり前にやれる 私がToodledoを愛用している理由は、Evernoteを愛用しているのと同じ理由です。タスク管理する上でやりたいと思うことのほぼすべてができるからです。 デジタルノートならできて当たり前のこと。Evernoteならそれができます。タスク管理ツールならやれて当たり前のこと。Toodledoならそれがやれます。当たり前にできそうなことが、当たり前にやれるツールというのは、実はめったにありません。 当たり前のことをほぼ当たり前にできるツールとして、私に思いつくのはToodledoでなければRemember The Milk ともう一つがNozbe

不思議な拝み屋ノキバ ここは東京某所ST電気第一ソリューション事業部。 クーラーが切れて纏わり付くような暑さの中、焼かれるような焦燥感に駆られながら中ベック君は嫌な汗をかいていた。 あれは3日前のこと・・ 〜〜〜 ベック君：これぐらいの作業ならちょろいもんですよ！任せてください！ オオハシ部長：そうかい？最近仕事いっぱい抱えてるみたいだけど？無理しないでね。 ベック君：任せてください！新人時代の僕とは違うところをお見せしますよ。 〜〜〜 新人時代と変わらずベック君の見通しは甘かった。 オオハシ部長から引き受けた仕事が終わらないばかりか、タスクがどんどんと積み上がり、終わりが見えなくなっていた。「もうダメだ・・絶対に終わらない・・・」 ベック君の心の中は絶望感でみっしりと満たされていった。色々なことを引き受けていった結果、結局どれも中途半端になってしまう。ベック君はそんな自分に心底嫌気がさし

BT001で日刊シ！について取り上げましたが、言うまでもなく読む本すべてを日刊シ！で取り上げるわけではありません。 「おもしろそう」ということで感情を動かされて本を読み始めるわけですが、そこには「この本はブログのネタになるだろうか？」という視点が常にあります。 「ブログのネタになる」とは僕にとっては次の2つの条件が満たされる時です。 その本の中に自分が絡める要素がある その結果、自分の考えを後押ししてくれる 自分が絡める要素がある、というのは言い換えれば、自分がこれまでに意を込めてやってきたことと関わりがある、ということです。僕自身に関していえば、仕事術に関する本ならたいていこの条件に当てはまります。 読みながら、 「おぉ、自分と似たようなことをやっている人がいる！」 という共感をする時と、 「えぇ～、これよりもっと効率がいい方法もあるのに～。でも…」 という異論がある時とがあります。 実

※本日より「ブログトーク」というシリーズを始めます。今回は第1回です。 昨年11月より「日刊シ！」というブログを始めました（※現在は非公開）。平日毎日更新で、エントリーは次の3つのパートから成ります。 本の引用 「やめる」 「始める」 例えば、以下はある日のエントリー。 冒頭に引用、その後に「やめる」と「始める」が続きます。紹介した本のリンクが最後に付きますが、これだけです。 引用の入力から記事のアップまでに要する時間は10分。これまでに190本書いてきて、引用部分が長い場合は最長16分という時がありましたが、おおむね10分かそれ以下で収まっています。 どんなにがんばっても6分は切れないというのが現状です。もちろん、本を読んだり線を引いたりといった時間は含みません。 ポイントは引用の入力時間をいかに短くするか。最初はブックストッパーを駆使して本を見ながら入力していましたが、本とモニターを交

つい先日の6月18日、なんかすっげーいっぱい人が集まるすっげーイベント「DPUB3」というものに参加して参りました。 すっげー会いたい人がいっぱい参加するイベントで、それはもう、これでもかというくらいドキドキワクワクしながら参加してまいりました。 会いたい人にはだいたい会えて、そしてお話し出来て、だいたいは満足なのですが、やはりそうは言いつつも反省点なども多々あったわけであります。 その中で最も大きなものが、会えたのはいいけど、むしろ会えたうれしさで緊張して話が続かん！ということ。 前々から気がついてはいたのですが、話するのとか全然うまくも何ともないので、ここは一つワタクシが大好きなリストを活用して、この問題を解決しなければと思った次第です。 思いついたらリストに追加 「人に会って話せない問題」の大きな原因は、その場では中々話したいことが思い出せないという事。 そして、リストラブでありつつ

ST海賊団、会戦す 時は19世紀初頭。 カリブ海に浮かぶ名もなき小島の沖合500mにその船はいた。 船の名前は「STマリア号」 オオハシ船長率いるST海賊団の旗艦である。 STマリア号の船出から２週間。 すでに新鮮な食料は底をついていた。 ラシタ航海士がたてた航海計画は嵐という想定内のアクシデントによって最悪のパターンであるプランCへとシフトしていた。 ベック君：あの島で食料を調達できなければ、しばらく肉の塩漬けしかないから、死ぬ気で狩りしてきてね。 ごりゅ殿：りょーかい。メンドウだけど、腹減るのはもっとやだからね。 ラシタ航海士：たしかあの島にはフルーツが・・ ラシタ航海士が説明を始めたその瞬間、轟音と共にSTマリア号に大きな衝撃が走った。 オオハシ船長：敵襲だ！全員第一種戦闘配備につけ！ オオハシ船長の号令の元、全員が持ち場につく。ベック君は戦闘能力に乏しいため、見張り台に上ってラシタ