シゴタノ！ - 読み手の負担を最小化するメールの書き方
Tips for Mastering E-mail Overload 受信トレイに山のように届くメールをいかにして効率よくさばくか、という技術的な話はそれこそ山ほどありますが、結局自分一人ががんばっても“山”そのものを動かすことはできません。 そもそも、メールは気安く送ることができるために、コスト負担構造が逆転している、すなわち書き手よりも読み手にとって重荷になっていると、書かれています。 ●メールが登場する以前は、送り手にコストがかかっていた ●連絡文を書く、切手を貼る、投函する、といった手間、 ●送り先の数に応じて嵩む郵送料、 ●それゆえ、おのずと送り先を厳選していた そして、 ●メールの登場とともに、これらの送り手のコストが格段に下がり、 ●ちょっとした思いつきや衝動でメールを送れるようになった ●しかも、一度に数十人の同僚に送り届けることができる ●自分ができる、ということはみんな
デスクトップ上のショートカットからメールを送る
新規にメールを作成する場合、もし宛名が固定しているようであれば、デスクトップ上にショートカットを作っておくと便利だ。 GTDのタスクをメールの本文に書いて、自分宛に送る習慣のある人は多いだろう。「特定のアドレスに対し、自分のPCから定型のメールを送る」というシチュエーションは、ほかにもありそうだ。例えば事務所のPCから外回りの社員にメールで伝言を送ったり、帰宅前に自宅の家族にメールするなど、探せばいくらでも出てくる。 こうした場合、その都度メールソフトの新規作成をクリックして新しい送信画面を開くのが一般的だが、もっと直感的な方法もある。それは、デスクトップ上に該当のメールアドレス宛のショートカットを作成しておき、それをダブルクリックしてメールソフトを立ち上げるというものだ。 この方法であれば、テンプレートを使わなくとも、あらかじめ送信先が入力された状態でメールの新規作成画面が立ち上がるので
メール受信箱を空にする方法
受信したメッセージを3つのフォルダに分類することで、メールをうまく管理できるようになった。（Lifehacker） 【この記事は、2006年6月21日付で米ブログメディア「Lifehacker」に掲載された記事を翻訳したものです。】 後から後から、どんどん受信箱にたまっていく電子メール。これを毎日きちんと管理するのは不可能な作業のように思われるかもしれない。筆者はちょっと前まで、トピック別、送信者別、プロジェクト別、緊急度別など、そのとき重要と思われたテーマに応じて、メールソフトの中にたくさんのフォルダを作ってメッセージを仕分けしていた。 受信箱に届いたすべてのメッセージを、その日のうちに注意深く、関連すると思われるフォルダにドラッグ＆ドロップするのに多くの時間を費やした。だがしばらく経ち、フォルダの数が増え過ぎた結果、全く使えないシステムになってしまった。フォルダの作成と仕分けに多くの労
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