文書探し３０秒以内で 鹿島市が管理ルール統一/佐賀のニュース :佐賀新聞の情報コミュニティサイト ひびの鹿島市が文書管理のルールを全庁で統一、文書探しの時間短縮や整理整頓に成果を挙げている。文書はすべて共有化、増えるごとに仕分けや分類方法を見直す。机上には私物を置かず、退庁時にはパソコンも片付ける徹底ぶりだ。 １０年前に文書管理業務を東京のＮＰＯ法人に委託、年に２回程度の講習を受けながら手法を学んだ。 文書管理ルールの特徴は、個別フォルダごとに関連付けてまとめる「積み上げ方式」。資料を作成したら紙のフォルダーに入れて共通の棚に収納。書類が増えれば仕切りを入れ、中分類や大分類して序列化する。年度内に作成した文書は１番上、昨年度の文書は２番目など棚に収めるルールもあり、保存文書以外は毎年廃棄する。 机上に私物は禁物。引き出し使用も文具や書籍、個人資料などの区分がある。作成途中の文書などは共通の棚に保管する。 ルール統一で文書探しも簡単になり、文書を探す時間を測った”試験”では、職員１７人が平均１
