【連載】自己管理マニアのEXCEL活用法 (1) あるフリーライターのTODO表〜仕事をパンクさせないEXCELスケジューリング | パソコン | マイコミジャーナル
日々いくつもの仕事を同時にこなしていくなら、TODOやスケジュール管理は欠かせない。人によって、システム手帳に予定を書いたり、オンラインのスケジュールソフトを使ったり、はたまた、ディスプレイ周りに付箋紙を貼って対応したりと、管理の方法は様々だろう。みなそれぞれの良さがあると思うが、僕はあえて「EXCELでのTODO&スケジュール管理こそが最強だ!」と叫びたい。いや、叫ぶ。 当連載では、僕が自作した表を元に、仕事管理に役立つEXCELの活用法を紹介していきたい。フリーライターという職業に特化した構成になってはいるが、少し項目名などを変えれば、他の職業でも役立つはずだ。 システム手帳の柔軟性とデジタルならではの自動性がひとつに! フリーライターというのは、基本的に複数の雑誌に記事を書かなければ食べていけない。僕も未熟者ながら、今は10誌以上の編集部に出入りさせてもらっている。そこでたくさん仕事
Googleカレンダーの“入学”から“卒業”までの3つのステップ【チュートリアル編】
カレンダーツールをうまく使いこなすことで、大量に押し寄せる仕事をうまくさばくことができるようになります。とはいえ、カレンダーツールは文字通り単なるツールに過ぎません。カレンダーツールに限らず、どんなに優れたツールであっても、その使い方に習熟していなければ、その真価を発揮することは困難でしょう。 今回は、Googleカレンダーを例に、カレンダーツールの使い方を次の3つのステップに沿ってご紹介します。 始める 使う 使われる（いい意味で） 1．カレンダーを使い始める 新しいツールを使い始めることは、新しい習慣を取り入れることを意味しますから、なかなか一筋縄ではいかないものです。それまでの習慣が邪魔をするからです。そこで、まずは1週間だけやってみるという前提で取りかかるようにします。 手始めに、手元にある手帳やタスクリストなどに書かれているアポイントやルーティンワークについて、直近1週間分だけを
宴の支度 (3) 小さな変化からすべては始まる。「プロ」と「アマ」の１３の違い | Lifehacking.jp
あすなろ BLOG カンファレンスに寄せられた質問の３番目に「ライフハックを続けるコツ」というものがあります。 当日も詳しい話をするチャンスはあると思いますが、これと関連して、ぜひ書いておきたいと思ったエピソードがあります。私がライフハックに出会う以前に、その準備をしてくれた一枚のポスターのことです。 もう５年も前のことです。論文は一つもかけていない、博士号ももっていない、事務作業ばかりが降り積もる仕事で途方にくれていた頃、当時働いていた大学の事務室に入ったときに、そのポスターがありました。 あまりのインパクトに思わず事務室の人に聞かずにはいられませんでした。 「これ、なんですか？」 「出入りの会社の社長さんがおいていったのよ、すごいでしょう」 「…コピーさせてください」 それは、真っ白な紙に太い明朝体で書かれた「プロとアマの違い」１３箇条というものでした。 プロ アマ 人間的成長を求め続
新人におくる、怠惰な社会人になるための７の方法 : ロケスタ社長日記
はじめに なんだか会社のほうに新人さんが何人も入ってきて、いろいろ教育したりすることが多くなりました。 で、僕はいつも「怠惰な社会人を目指そう~」といっています。 新人さんは努力や気合いがありすぎて、無駄が多かったりするのですね。また上司もそういうのを好んだりするので、なおさらがんばっちゃいます。 というわけで、いかに怠惰に過ごすかを意識的に考えたほうが、ほどよかったりするのではないかと思っています。 以下、まとめ 1:やたらと努力でカバーしない 新人は割と「がんばります！」という宣言をして無駄な仕事までがんばってしまったりします。 その姿勢はそれはそれですばらしいのですが、努力に頼るとつらくなったときに一気にダメになるので、できるだけ努力をしないですむようにしましょう。 たとえば単純作業などをすごくがんばる人がいるのですが、結構無駄が多い。たとえば100箇所の誤字があるテキストを、いちい
ぐずぐずログと、自分への話し方を変える習慣 | Lifehacking.jp
仕事の先送りを防止するための実践的な習慣について書いた The Now Habit。昨日の内容は、仕事を先送りするのは、なにも怠惰だからではなく、むしろ「仕事を完璧にこなしたい」という理想とのギャップが生みだした心の自己防衛本能だという話でした。 こうした状態になることを防ぐために、心に安全ネットを作って気を楽にしないといけないわけですが、そのためにまず最初は自分の時間の使い方、とくにどういうときに仕事の先送りをしているのかを正確に知る必要があります。 今日はこのちょっとユニークな procrastination log について。また、自分の言葉を変えることで最初の安全ネットを作る話についてご紹介します。 ぐずぐずログで、自分のくせを知る 仕事をしなければいけないのにぐずぐずと先送りをしているときには何が起こっているのか？ どういうときに自分はそういう状態に陥りやすいのか？ これを知るた
The Now Habit (1) 仕事を先送りしてしまうのは、怠惰だからではない | Lif...
英語では「仕事を先送りする」「ぐずぐずしていて手をつけられない」ことを procrastination という、たった一つの単語で言い表せます。わかってはいるけど、どうしても手が付けられないという状態はどこでも同じようにあるものらしいですね。 仕事に手を付けられずにぐずぐずしているときは、誰だってべつに気分がよいわけではないでしょう。むしろ「自分はなんて駄目なんだ」と自分を責める気持ちのほうが強いはずです。 それでは何で私たちは仕事を先送りしてしまうのか。このテーマについて実践的な対処方法を書いた心理学者 Neil Fiore の The Now Habit という本が、43Folders 経由でこれを知って以来、私の愛読書です。 これから５回にわけて、この本についてご紹介しますが、実際には紹介しきれないテクニックや実例が本には満載されていますので、興味のある人はぜひ原書を当たってみてくだ
あなたが「成功」できていない１０の理由 | Lifehacking.jp
10 Reasons You Aren’t Achieving Success | Lifehack.org 私は「成功者」ではありません。私ほど理解が遅く、物事を遠回りしている行っている人間もいないのではないかと自分では考えています。だからこそ、こんなブログを立ち上げてまでも、自分を変えたいと切実に願っています。 たとえば、私は研究をする上でのツールもやたらとそろえて、研究で使うプログラミングの技術もそこそこありましたし、加えて英語が達者でしたので、教授も周囲の人も私がさっさと英語論文を書きまくるだろうと考えていたようです。実際には、最初の論文を書くために普通の人の２倍の年月がかかりました。 たった4ページの論文に七転八倒し、それを投稿したときでさえ、私はそれが受理されると自分で信じてはいませんでした。運良くその論文が受理されたとき、私は力が抜けて椅子にへたり込み「なんだ…自分は論文が書
ITmedia Biz.ID：A4用紙を手軽に三つ折りする方法
送り状や納品書、請求書など、A4用紙を均等に三つ折りするのはなかなか難しいものだ。今回は、こうしたA4用紙を手軽に三つ折りする方法を紹介しよう。 キレイに折ろうと思ってもなかなか一筋縄ではいかないのが、A4用紙の三つ折りである。半分に折る二つ折りや、さらにそれを半分に折ればいい四つ折りとは異なり、何も基準がないところで1辺を3等分しろというのだから、これはもうキッチリ分けろというほうがムリだ。 とはいえ、A4三つ折りサイズ用の封筒（長形3号）なるものが存在するくらいだから、ビジネスの現場で送り状や納品書、請求書など各種書類を三つ折りにする作業は避けて通れない。だが、以下の方法を使えば、誰でも簡単に三つ折りを完成させることができるのだ。 ちなみに三つ折りは、内側に谷折りする「巻三つ折り」と外側に山折りする「外三つ折り」がある。巻三つ折りは内側に折るため、一番内側の折りは長さを短くしてやる必要
Geek to Live：「できる」ToDoリストの作り方 - ITmedia Biz.ID
ToDoリストを「未処理作業の山」にしないためのコツは、ロボットのようにできるタスクにして、自分に命令することだ。 ToDoリストに「済」の印を付けることほど、気持ちのいいものはない。やった！ 終わった！ ミッション完了！ だがToDoリストから1つの項目も消さずに丸1日、あるいは1週間放っておくのは実にたやすい。どうしてそうなるのだろう？ ToDoリストは仕事の進め方の指針になることもあるし、大量に積み重なった未処理の時限爆弾となり、自分とその生産性のなさを責め立てることもある。すべてはToDoリストの書き方次第だ。 ToDoリストは、「ボスを演じる自分」から「アシスタントを演じる自分」への指示一覧だと考えるべきだ。コンピュータプログラムと同様に、指示が明確で具体的で、簡単に実行できるのなら十全だ。そうでなければ、不安や先送り、自己嫌悪といった望ましからざる結果になる。今日は作業をきわめ
はじめてのGTD - ITmedia Biz.ID
ストレスフリーの仕事術、GTD。海外のナレッジワーカーには常識になりつつあるこの仕事術、あなたはもう試してみましたか？ 今回の特集では、「GTDって何？」という人から、GTDを始めたいのだけど……という人まで、その理論と実践の方法を分かりやすく解説していきます。 →Getting Things Done（GTD）まとめページはこちら GTDとは何か？ GTDとは米国のコンサルタント、David Allenさんの著書、「Getting Things Done」のことを指します。この本で紹介されている理論が今、注目を集めているのです。さてこのGTDとはどういったものでしょうか？ 一言でいうと「ナレッジワーカーのための仕事術」です。 知識社会の仕事はますます複雑になってきています。「どこまでやったら終わりなのか」がはっきりしない上に、スピードが要求され、しかも降ってくる仕事の量は増えるばかりです
ITmedia Biz.ID：GTDで使えるデジタルツール──Gmail
普段からGmailを使っている方に最適──。Gmailのラベルやフィルタを活用して、GTDを実践する方法を紹介します。 GTDの提唱者、ディビッド・アレンさんのホームページにて、Gmailを使ってGTDを実践する手法が紹介されていました。Gmailが提供するラベルやフィルタといった機能をGTD的に使う方法です。 GTDを実践するにはどのようなツールを使っても良いのですが、普段からGmailを使っている方は参考にされてみてはいかがでしょうか。 Taking Gmail beyond email GmailでGTDを実践する方法 Gmailには「ラベル」という便利な機能が搭載されていますが、GTDツールとして実践するには次のように考えます。 「ラベル」はToDoリスト。 ラベルに分類されたメールが、それぞれのToDo項目。 GTDではやりたいことをいくつかのリストに分けて管理しますが、それらの
ITmedia Biz.ID：ノートをうまく取るためのツール
“紙の”ノートの取り方の工夫について紹介。また、自分専用のカスタムノートを作って、PDFとしてダウンロードできるサービスも紹介する。（Lifehacker） 【この記事は、2006年4月14日付で米ブログメディア「Lifehacker」に掲載された記事を翻訳したものです。】 好むと好まざるとにかかわらず、人生は会議の連続だ――状況確認のためのミーティング、プランニングのための電話会議、ブレーンストーミングのための集まり、そして会議のための会議もある。だが、全員が会議室を去った後、どのようなアクションが取られたかも、会議と同等かそれ以上に重要なことだ。 ビジネス会議であれ大学の講義であれカンファレンスであれ、効率よくノートを取ることは、プロジェクトを動かし、キャリアと知識を積み上げていく上で不可欠のスキルだ。今回は、筆者のお気に入りのノートの取り方を紹介する。自分のニーズにあったカスタムノー
ITmedia Biz.ID：「締め切りを守る人」と言われるようになる――ToDoリスト3つのワザ
ToDoという日本では馴染みのない単語を使っているせいか、予定表のおまけの機能のように思っている人が意外に多いようです。実際にToDoリストを使っては見たものの、なんだか知らないうちに忘れてしまう人や、どうもうまく使いこなすことができずに結局紙のメモや付箋紙に戻ってしまった人もいるかもしれません。 でも、そんなToDoリストも、実は使い方のコツさえ覚えてしまえば、強力な仕事の管理ツールになります。そこで、今回から何回かに分けて、ToDoリストを使うときの基本的なコンセプトをご紹介したいと思います。まずは、ToDoリストの「締め切り」の要素に焦点を当ててみましょう。 「締め切りを守る人」と言われるようになる――3つのテクニック 締切日を前倒しに設定する――カレンダー的思考との決別 作業の締め切りを分割する――要素ごとにToDoを管理 締め切りのたびに編集する――デジタルツールのメリットを活用
ITmedia Biz.ID：新人諸君に告ぐ――まずはノートを買おう
アイデアが出ない――。そんな悩みを抱えているビジネスパーソンは少なくありません。1984年からアイデアをノートに付け始めて以来、現在26万件以上のアイデアノートに綴っているアイデアマラソン研究所の樋口健夫所長がビジネスに役立つアイデア発想法をお届けします。 編集部より 突然のひらめきがビジネスチャンスにつながることはよくあります。成功した人たちは、素晴らしいアイデアばかりが思い浮かのでしょうか。たいていは違います。ボツになった無数のアイデアの中に、宝石のようなアイデアが埋まっているものなのです。では、そんなアイデアをどのように見つけるのでしょう――。 1984年からアイデアをノートに付け始めて以来、現在26万件以上のアイデアを300冊以上のノートに綴っているのは、アイデアマラソン研究所の樋口健夫所長。世界各国を飛び回る商社マンだった樋口さんが世界に通用するビジネスパーソン必読のアイデア発想
ITmedia Biz.ID：デジタルワークスタイルの視点
デジタルワークスタイルの視点： 見たい英語ビデオブログを探すための3つのサイト 前回はネット事情を勉強するためのビデオブログをご紹介しました。今回はビデオブログそのものというより、そういったブログを探すためのサイトをご紹介します。（01/16） デジタルワークスタイルの視点： 3つの海外ビデオブログで英語と最新ネット事情の両方を学ぶ 日本でも大きな反響を呼んだ「iPod touch」。もう手に入れたでしょうか？ ビデオが見られたりしますが、意外とビデオコンテンツがなかったりします。そこで、英語と最新ネット事情を両方とも勉強できる海外のビデオブログやビデオポッドキャスティングをご紹介しましょう。（12/12） デジタルワークスタイルの視点： 会ってみたい人にいつか会うための方法 「いつかこの人に直接会って話を聞いてみたい！」――。尊敬している経営者や起業家、人生に大きな影響を与えた本の著者、
ITmedia Biz.ID：“1人プロジェクトマネジメント”に取り組んでみよう
チームで働く場合の仕事管理術である「プロジェクトマネジメント」。実は、プロジェクトのリーダーではなくとも“マネジメント”できるのです。自分自身の仕事管理をチーム全体に広げてみませんか。 ここしばらくToDoリストを使った個人の締切管理や仕事管理の話を紹介してきました。 目の前にある仕事こそが重要――作業に集中する3つの「居留守術」 “未来週報”で重要な仕事を中断させない――「作業予告術」 「キミ、ちょっとこれ頼むよ」に毅然と返答できる「自分時間予約術」 ですが当然のことながら、会社の仕事のうち1人で完結するものはほとんどないはず。組織で仕事をしている限り、社内であれば同じ部署や他部署のメンバーと連携することも多いでしょうし、独立している人であっても社外パートナーや顧客と一緒に仕事をすることが増えています。 そんな中、自分1人だけ「ライフハックの鬼」を気取って、担当分の仕事だけをきっちり片付
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