増え続ける電子データ、なくならない紙文書。社内にある情報資産をどのように管理し、活用するかは大きな課題だ。電子記録や署名の分野で調査研究活動を行い、海外企業や行政機関の動向にも詳しい木村道弘氏に、ドキュメント管理の最新事例を聞いた。 紙、オフィス文書、電子メール、画像など、企業は日々さまざまな情報を生成している。特に電子データは情報技術の進展とともに急激に増加し、その管理が問題化している。 たとえば文書を保管するための共有ファイルサーバーがあっても、保管方法やファイル名の付け方などのルールが徹底されていない企業は多い。それではサーバー内が未整理のファイルで溢れかえるばかりか、類似文書が複数存在し、どれが最新版なのか判別がつかない。重要な文書が共有サーバーではなく誰かの個人ＰＣに保管されていることも……。 情報の管理がずさんだと、ファイルを探すのにムダな時間が発生するだけでなく、社内に存在す