最強のライフハックは紙とペン──。自分で印刷して使えるツール、「ライフハックテンプレート」シリーズの第2弾です。印刷して使ってもらえることを想定して作っています。ペンを片手にご活用ください。 「ToDoが多すぎて何からやったらいいのかわからなくなる……」「ずいぶん作業をしたけれども仕事が片付いている気がしない……」 そうした悩みをお持ちの方にお勧めしたいのが、「バブルマップ型ToDo管理シート」です。日々のToDoをバブルで描いていく手法です。バブルの大きさはそのタスクから受けるストレスの大きさで表します。つまり、いや～な感じのするToDoは大きなバブル、すぐに片付けられそうなToDoは小さなバブルを描いていくわけです。 ToDoをバブルで表すことで、「どのToDoを片付ければすっきりするのか」が一目瞭然です。また大きなタスクの一部が完了したら、バブルの一部を塗りつぶすことにより、達成感を

最強のライフハックは紙とペン──。自分で印刷して使えるツール、「ライフハックテンプレート」シリーズの提供をスタートしました。印刷して使ってもらえることを想定して作っています。ペンを片手にご活用ください。 「このToDoがリストからなかなか消えない……」という思いをしたことはないでしょうか。ToDoリストは便利ですが、やるべきことが終わって初めて消すことができるため、大きなタスクがリストに居座り続けることもしばしばです。 そこで「プログレスバー付ToDoリスト」はいかがでしょうか。ToDo項目の横に0％～100％までの進捗を示すプログレスバーを付けてみました。進捗度合いを「見える化」することにより、大きなタスクでも少しずつ達成している様子を把握することができ、モチベーションが上がります。 またチームで使えば、どのタスクがどこまで進んでいるか、どこが問題となっているかも一目瞭然です。進捗ミーテ

ToDoリストを「未処理作業の山」にしないためのコツは、ロボットのようにできるタスクにして、自分に命令することだ。 ToDoリストに「済」の印を付けることほど、気持ちのいいものはない。やった！　終わった！　ミッション完了！　だがToDoリストから1つの項目も消さずに丸1日、あるいは1週間放っておくのは実にたやすい。どうしてそうなるのだろう？　ToDoリストは仕事の進め方の指針になることもあるし、大量に積み重なった未処理の時限爆弾となり、自分とその生産性のなさを責め立てることもある。すべてはToDoリストの書き方次第だ。 ToDoリストは、「ボスを演じる自分」から「アシスタントを演じる自分」への指示一覧だと考えるべきだ。コンピュータプログラムと同様に、指示が明確で具体的で、簡単に実行できるのなら十全だ。そうでなければ、不安や先送り、自己嫌悪といった望ましからざる結果になる。今日は作業をきわめ

Google Gearsを使うことで、Remember The Milkがオフライン動作可能に。タスク操作のほとんどのほか、検索もオフラインで動作する。 Googleが5月31日に発表した「Google Gears」（5月31日の記事参照）を活用したサイトが早くも登場した。ToDo管理を行えるWebアプリケーション「Remember The Milk」（RTM）は、Google Gearsを使い、オフライン状態でもタスクの管理を行える改善を行った。 オフラインの状態でも、タスクリストの閲覧や、新規タスクやノートの追加、編集、タグの追加や締め切りの変更など、ほとんどの機能が利用できる。さらにタスクリスト内の検索でさえ、オフラインで動作する。 RTMを開いた状態で、PCがオフラインになると自動的にオフラインモードに移行する。また、画面上部のアカウント名脇にあるグリーンの矢印をクリックすることで

紙の手帳かオンラインカレンダーか──。そんなふうに悩むのは止めて、再来年の予定も入れられるというオンラインカレンダーの魅力に、リマインダーを組み合わせると？ 持っているPCが壊れてしまったが、保証期間はいつまで？ 今借りている部屋の更新はいつだろう？ あれパスポートっていつまで有効？──こうした2年とか3年のスパンの予定は、なかなか記録しておくのが難しい。手帳も壁掛けカレンダーもほとんどは1年分しかなくて、中期の予定を管理するには向かないからだ。 世の中には「10年手帳」なんていうものもあるのだが、こちらの目的はむしろ、「使い切れば自分史の完成」「10年間を振り返って達成感に浸る」といった使い方。未来を管理して活用するというのとはちょっと違う。 そこで便利なのがオンラインのカレンダーサービスだ。 1　まずかなり未来の予定でもリマインダーを設定できる。仮に将来そのカレンダーサービスを使わなく

毎回同じような作業になるルーティンワーク。そこに自分の時間がどれだけ取られているのか――。“慣れの罠”を回避する「ToDoリストタイマー術」をご紹介します。 これまで2回にわたり、ルーティンワークを処理する上で、ToDoリストをリマインダーとして、またはマニュアルとして活用する方法をご紹介しました（関連記事その1／その2）。今回は「慣れの罠」についてお話しましょう。 ルーティンワークを毎回処理し続ける上で陥りがちなのが「慣れの罠」です。もちろん、ルーティンワークを繰り返して回数こなし、慣れることは非常に重要ですが、ある程度慣れてしまうと、ついそれ以上の効率化をすることに怠けがちになります。 とはいえ、毎回毎回同じことを処理する必要があるのがルーティンワーク。そこに自分の時間がどれだけ取られているか――ということは、もっと意識してもいいのではないかと思います。 そこで今回は、筆者がルーティン

ToDoリストにタスク名だけを箇条書きするのも方法だが、プラスアルファの要素を使えば仕事を効率化できることも。この機会にToDoリストのオプション機能を見直してみよう。 前回、ルーティンワークの効率化の方法で、ToDoリストに作業マニュアルを入力すると言う方法をご紹介しました（12月6日の記事参照）。ただ、せっかくPCベースのToDoリストを使うのであれば、単純にToDoリストに手順を書いておくだけではなく、作業によっては様々な機能を活用することができます。 そこで、今回はToDoリストに作業マニュアルを入力する際に、デジタルならではのメリットを活かす使い方を、3つほどご紹介したいと思います。 デジタルならではのメリットを最大限活用する「マニュアルとしてのToDoリスト」 ハイパーリンクでマニュアル化、作業を自動化しよう 本文欄に必要な情報をまとめてしまおう 成果物をToDoに添付してしま

ToDo管理ツールとして「Remember The Milk」のようなオンラインサービスが人気だ。しかし「ToDoをオンラインに置きたくない」場合もあるだろう。PC上で動く無料のToDo管理ソフト「CASTPAD」「gljakal's ToDo」「MyLifeOrganized」を紹介する。 ToDo管理ツールとして「Remember The Milk」や「check*pad」のようなオンラインのサービスが人気だ（11月29日の記事参照）。オンラインサービスは、会社・自宅・携帯から同じToDoを参照できる、使っているPCが突然故障してもToDoデータに影響がないなどのメリットがある。 反面、常に1台のPCを使っている場合や、ネットに常時接続していない環境、ToDoの機密性が高いためオンラインに置きたくない場合などもあるだろう。 そんなときは、ローカルPC上で動くソフトウェアを使うのがお勧め

ToDo管理で軽視されがちなルーティンワークですが、本当にそれでいいのでしょうか？　仕事全体の効率化のために、まずはルーティンワークの効率化を考えてみます。 いくつかのToDoリストについてご紹介しましたが（11月29日の記事参照）、今回から具体的にデジタルのToDoリストを使う際のコツをいくつかご紹介していきたいと思います。 今回取り上げるのは、週や月の決まった日に作業が発生する「ルーティンワーク」の効率化です。 例えば、月末の経費清算から毎週実施するメールマガジンの作成、はたまた何かの記念日のプレゼント購入まで。私たちの仕事や生活の中には、数多くの繰り返しの作業が発生しています。にもかかわらず、こうした繰り返しの作業（つまりルーティンワーク）は、ToDo管理において軽視されがちのようです。でも、本当にそれでいいのでしょうか？ そこで、今回はそんな繰り返し作業、ルーティンワークをToDo

ひとくちにToDoリストといっても、使い方はさまざま。今回はシーン別に各種ToDoリストをご紹介する。文末には国内外のサービスやソフトを厳選したリストも掲載した。 前回、Outlookを例にToDoリストの活用法をご紹介しました。 ただ、OutlookのようなPIMソフトといわれる個人情報管理ソフトにおいては、メールやアドレス帳などの機能が中心に開発されている場合が多く、ToDoリストはおまけ的な扱いです。実際には「使いづらい」というケースも少なくありません。 ちょっとしたメモ程度であればツールにこだわらなくてもいいかもしれません。しかし、複数のプロジェクトに参加していたり、プライベートから仕事まで幅広い作業を整理して管理したい時には、使い勝手の悪いツールだと作業の管理が破綻しやすくなるものです。 そこで今回は、ToDoリストを中心に仕事をこなす時に便利なツールを、ケース別にご紹介していき

ToDoという日本では馴染みのない単語を使っているせいか、予定表のおまけの機能のように思っている人が意外に多いようです。実際にToDoリストを使っては見たものの、なんだか知らないうちに忘れてしまう人や、どうもうまく使いこなすことができずに結局紙のメモや付箋紙に戻ってしまった人もいるかもしれません。 でも、そんなToDoリストも、実は使い方のコツさえ覚えてしまえば、強力な仕事の管理ツールになります。そこで、今回から何回かに分けて、ToDoリストを使うときの基本的なコンセプトをご紹介したいと思います。まずは、ToDoリストの「締め切り」の要素に焦点を当ててみましょう。 「締め切りを守る人」と言われるようになる――3つのテクニック 締切日を前倒しに設定する――カレンダー的思考との決別 作業の締め切りを分割する――要素ごとにToDoを管理 締め切りのたびに編集する――デジタルツールのメリットを活用