ITmedia Biz.ID：「キミ、ちょっとこれ頼むよ」に毅然と返答できる「自分時間予約術」
この場合、9時間が今週予定以外の仕事にかけることができる時間と言うことになります。少なくとも9時間未満の仕事であれば、急な割り込み仕事が入ってきても対応できるわけです。この時間を把握しておくのと把握しておかないのでは、急な仕事やアポイントを依頼したときの返答が変わってきます。 例えば今週の時間が明らかに余裕がないのが分かっているのであれば、あいまいに引き受けることなく断れるでしょうし、「今週は忙しいので来週なら対応可能です」と具体的に延期できるでしょう。 ある作業を依頼した上司が新たな仕事を重ねて依頼してきたのであれば、「その仕事をやるには、前に頼まれた仕事は来週になるかもしれません」と警告することも可能でしょう。要は自分の仕事を、会社の予算のように配分してしまえばいいのです。そうすることで、少なくとも自分の時間については“予約”できるのです。 作業時間をカレンダーに書き込んでしまおう 作
ITmedia Biz.ID：ルーティンワークから効率化するToDoリストテクニック
ToDo管理で軽視されがちなルーティンワークですが、本当にそれでいいのでしょうか？ 仕事全体の効率化のために、まずはルーティンワークの効率化を考えてみます。 いくつかのToDoリストについてご紹介しましたが（11月29日の記事参照）、今回から具体的にデジタルのToDoリストを使う際のコツをいくつかご紹介していきたいと思います。 今回取り上げるのは、週や月の決まった日に作業が発生する「ルーティンワーク」の効率化です。 例えば、月末の経費清算から毎週実施するメールマガジンの作成、はたまた何かの記念日のプレゼント購入まで。私たちの仕事や生活の中には、数多くの繰り返しの作業が発生しています。にもかかわらず、こうした繰り返しの作業（つまりルーティンワーク）は、ToDo管理において軽視されがちのようです。でも、本当にそれでいいのでしょうか？ そこで、今回はそんな繰り返し作業、ルーティンワークをToDo
ITmedia Biz.ID：Wikiを使ってプロジェクトの進捗管理【解決編】
Wikiをうまく活用すれば、プロジェクトの進捗管理表として利用できます。進捗管理者を別途置かなくても、リーダーもメンバーも、各々が参照、記入が可能です。 プロジェクト全体の進捗を把握する上では、Wikiの中の1つのページさえ見ていればOK、という状態を作ることが望ましいといえます。これはリーダーにとってはもちろんですが、メンバーにとっても自分の進捗に加えて、自分が参画しているプロジェクトの状況を把握することで、安心して仕事に取り組むことができます。あるいは、ほかの人のペースにキャッチアップするための指針にもなるでしょう。 これは、戦争において、各部隊が司令官と同じ視点で戦局を見られるようなものです。前線に身を置きながらも、常に全体が見えている状況です。この状態を作ることで、各部隊の行動にムダやムラが少なくなるはずです。 参照項目と更新項目 とはいえ、すべての情報をメンバー全員が更新するのは
同時進行するタスクの“迎撃体制”【理論編】
1つの仕事だけやっていればいいというのは今は昔。複数の仕事を同時進行するのが当たり前になってきています。こんな状況を乗り切るためには、どのような“迎撃体制”を組んでいけばいいのでしょうか 今回の課題：種類の異なる大量のタスクをうまくさばく 状況説明：業務内容にもよりますが、今や、朝から晩までひたすら1つの仕事だけに関わっていれば済むという状況は一変し、多くの人が当たり前のように複数の案件なりプロジェクトなりを抱えて、それらを同時進行させているのが現状ではないでしょうか。 そして、それぞれの仕事は社内外の関係者のタスクと密接にリンクしており、取り組む順番を間違えると時間のロスにつながったり、二度手間を生み出したり、といったリスクをはらんでいます。 「気づいたら明日が提出期限だった！」と前日に気づいて慌てたり、「例の件、どうなってますか？」という先方からの問い合わせがあってようやく「思い出す」
今日の教訓を明日に活かすには？【解決編】
この中で特に役に立つのが「所感」です。すべてのタスクについて書く必要はないのですが、作業を終えるたびに、以下のような自問を通して、引き出すようにします。 想定していなかった作業は何か？ 想定以上にかかった作業は何か？ 想定以下の時間でできた作業は何か？ 可能な限り、タスクが1つ終わるたびに記録することを習慣化したほうがよいでしょう。いくつかのタスクを終えてから記録をするのでは、「思い出す」という時間が余計にかかってしまうからです。タスクが終わった直後であれば、記憶は新鮮ですから、結果として少ない手間で記録することができます。 もちろん、紙に書き出したり、Excelに入力したりしていくという方法でもいいのですが、要件に挙げた通り「少ない手間で」記録するためには、専用のツールを使った方が負担も少なくなり、長続きしやすくなります。 作業記録ツールを活用する 作業記録ツールとして今回は「SlimT
ITmedia Biz.ID：「すべての情報をデジタル化」日本経済新聞社・関口和一さん
約8000枚の名刺、8年分のメモ、10年分の写真をデジタル化 紙の書類をほとんどすべてデジタル化するのが関口流仕事術の特徴。愛用のノートPCに名刺や取材メモのデータを保存する。名刺のスキャニングは当たり前で、すでに6000～8000枚のデータが格納されている。 取材メモにはA4のコピー用紙を四つ折りにしたものを使う。メモを書いた後は、そのままスキャンし、PDFにして保存する。「1998年からの取材メモをPDFなどの画像ファイルとして保存している」というから驚きだ。A4のコピー用紙を1枚ずつ使うのは、手帳やメモ帳だと1枚1枚をスキャニングするのが面倒だから――というわけだ。 なお、A4のコピー用紙を四つ折りにするのは野口悠紀雄氏の「超」整理法から学んだ。四つ折りのメモ用紙は普段いわゆる“野口手帳”に挟んでおり、この手帳を下敷きにしてメモを取るのが取材スタイルだ。 もちろん取材先で撮影したデジ
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