Gmailのスーパースターを使って対応が必要なメールをモード別に分けて整理する | シゴタノ！
Gmailをメインのメーラーにして久しいですが、どんなメーラーを使っていても避けて通れないのがメールの整理です。 ここで言う「メールの整理」とは、受信トレイに届いているメールを1通ずつ開封して中身を確認する、いわゆる「メールチェック」の次のステップです。 多くの人はこの2つをシームレスに行っているかと思いますが、この2つは作業負荷という意味ではモードの異なるものです。 「メールの整理」は「メールチェック」とこれに続く「メールの対応」の間に位置する、郵便局でいえば仕分けの役割を担います。 ●メールチェック ↓ ●メールの整理 ↓ ●メールの対応 適切に仕分けをしておくことで、その後の対応の負荷を下げ、スピードを上げることができます。 一言で対応といってもさまざまですが、僕の場合は次の4つに分類できました。 対応が必要なメールの4分類 要返信（返信したらアーカイブ） 要処理（完了したらアーカイ
一人ブレストにおける発想法の4つの型 | シゴタノ！
ひと口にアイデアと言っても、それを生み出すための方法は一つではありません。古今東西さまざまな発想法が生み出され、そして改良を加えられています。 あまりにもたくさんの発想法が存在するので、これからそれを学ぼうと考えている人にはややとっつきにくい印象を受けるかも知れません。しかし、眺めてみるとこういった発想法はいくつかの分類に分けることができます。ある種の「型」がそこには存在しているといってよいでしょう。 今回はアイデアを生み出す方法を４つの型に分類し、それぞれの発想法についても紹介したいと思います。 深める ある種の物事について、突き詰めて考えていくのが「深める」です。一時的な思いつきをそのまま使うのではなく、「そもそもこれは一体何を意味するのか」といった本質的な問いかけをするのがこの型です。実際的なアイデアよりも、問題提起について考えるときに使われることが多いでしょう。 代表的な発想法とし
ブログを書く上で知っておきたい文章の心得 | シゴタノ！
この本の中で「理科系の仕事の文章」を書くときの心得として以下の二つがあげられています。 (a)主題について述べるべき事実と意見を十分に精査し、 (b)それらを、事実と意見とを峻別しながら、順序よく、明快・簡潔に記述する これらをもう少しくだいてみると、 内容を説明するうえで過不足がない記述を行う 事実と意見を区別する 読みやすい文章を書く この３つの点なります。 それぞれ詳しく見ていきましょう。 内容を説明するうえで過不足がない記述を行う 簡潔かつ的を射た文章。それが目指すべき文章の形です。しかしながら、これは「こう書けばよい」と汎用的な事例を示せるものではありません。なぜならば、読む人によって「簡潔」のレベルが変わってくるからです。 この心得は、こう言い換えられると思います。 「書き出す前に、誰に何を伝えるのか明確にする」 これがはっきりしていないと過不足の判断が下せません。 仕事術につ
スピードアップに効く！Google Chrome Extension 厳選14本＋1 | シゴタノ！
少し出遅れの感がありますが、2週間ほど実際に使い続けてみて「これなら仕事に役に立つかな」と思えたChrome Extensionをご紹介。いずれも「むしろ仕事の邪魔になるかも」あるいは「意味ないかも」と思えたものは自分でも無効化もしくはアンインストールしたので、「ちょっと便利」程度のものは入っていません。 また、以下の堀さんのエントリーで紹介済みのものも入っていません。 » Mac 版 Chrome で作業を大幅加速！ 必須の 8 個の拡張機能 1．Go Extensions 拡張機能一覧ページ（chrome://extensions/）へのショートカット。 » Extensionをいろいろ試したいなら最初に入れるべきExtension。 2．LinkOpenNewTab クリックしたリンクが異なるドメインの場合は、新規タブで開く。 » 新規タブで開くかと思いきや、表示中のタブに上書きされ
Dropbox であんなアプリも、こんなアプリも同期できる！ | シゴタノ！
▼編集後記： いよいよ iPhone 情報整理術の出版まで１週間となりました。でもこの本、実は「iPhone だけ」の使い方ではなくて、iPhone と今回紹介した Dropbox の連携、iPhone とさまざまなウェブサービスの連携といった、「iPhone を中心とした生活の作り方」を書いています。 共著者の佐々木さんと話していて、 iPhone 本というよりも、ライフハック本ですよね。 といわれたくらいです。 発売当初は不調と噂された iPhone ですが、すでに日本だけで 200 万台が利用されているという報告もされています。ますます手のひらのデジタル・オフィス端末として重要性が増してくる iPhone の指南書として利用していただければ幸いです。
シゴタノ！ - 交渉で相手にYESと言わせるための９つのポイント
1．交渉の30分前にはスタンバイできている状態にする 2．譲れないポイントと折れてもいいポイントを紙に書いておく 3．相手の言い分をメモする 4．相手に話す余地を与える 5．追い詰められても即答しない 6．相手の譲歩を見逃さない 7．相手に「交渉を楽しむ幅」を提供する 8．相手に決断の「呼び水」を提供する 9．お互いに合意できそうな部分から話し始める 『3000人のユダヤ人にYESと言わせた技術』より 1．交渉の30分前にはスタンバイできている状態にする ギリギリまで書類の見直しに追われていては「大丈夫かなぁ…」と不安になりがち。そこで、30分前にすべての準備を完了し、あとは「何もしない時間」としてリラックスして過ごすようにします。 2．「譲れないポイント」と「折れてもいいポイント」を紙に書いておく 自分では十分にわかっているつもりでも、相手の話に説得力があると「まぁ、いいかな」と折れてし
シゴタノ！ - 「やって見せてあげる」ためのツール3種
デスクトップを録画するためのツールは、最近になって、新しいツールのマニュアルを用意する目的で、非常によく使われるようになってきました。 文章で説明したり、口頭で伝えるのに比べ、操作の実録は、一度録画しておけば視覚的・直感的に理解できるうえ、何度でも、誰もが理解できるといったように、メリットがたくさんあります。 Screencast-o-Matic このツールは、録画、ローカルファイルへの変換、オンライン上での動画共有など、デスクトップ録画にまつわる一通りのことを、すべてオンラインツールだけで済ませられるというメリットがあります。 一方で、立ち上がりに少々時間がかかったり、時々Firefoxがフリーズするようなこともありました。あくまでも私の環境においてですが、至れり尽くせりなツールには、時々生じることかと思います。 JING このJINGも、スクリーンキャプチャとスクリーンキャストの両方が
読書管理ツール2.0 | シゴタノ！
読書管理ツールとして、アマゾンのウィッシュリストを活用していたのですが、翌日のまとめエントリーにいただいたコメントで知ってすぐに試し、速攻で乗り換えたのがこのツール。 Socialtunes ▼日々更新中です。 まとめエントリーでもご紹介した以下の3つの観点でチェックしてみます。 1．新しい本の登録が簡単か？ 2．カテゴリーの付け替え（今、次、いつか）が簡単か？ 3．思いついたコメントの記入ができるか？ 1．新しい本の登録 ブックマークレットがあるので、アマゾンでチェックしたページはワンクリックでSocialtunesで表示させることができます。登録するにはそこからさらにワンクリックする必要がありますが、この程度の手間なら許容範囲でしょう。 ただし、複数の本をまとめて登録する機能はないようです。 2．カテゴリーの付け替え アマゾンのウィッシュリストと同様に、複数の本についてまとめて処理する
シゴタノ！ - 聞き手を惹きつけるプレゼン術
プレゼンの目的は様々だと思いますが、目に見えている余計な「肉」をそぎ落としたあとに残る「骨組み」に目を向けてみると、以下のような骨格が浮かび上がります。 1．プレゼンをする自分とはいったい何者なのか？（Who） 2．自分はそのプレゼンで何を伝えたいと考えているのか？（What） 3．このプレゼンは誰に向けられたものか？（Target） 4．このプレゼンを聞き終えると何が得られるか？（Fruit） 5．プレゼンをする背景にはどのような事情があるのか？（BackGround） 6．プレゼンの屋台骨を支える原則は何か？（Principle） 7．この原則を現実に適用する方法とは？（How） 8．方法を実践するうえで参考になる事例とは？（Good Example） 9．方法を実践するうえで避けるべき事例とは？（Bad Example） ほかにも要素はあろうかと思いますが、これだけあれば骨格として、
シゴタノ！ - 読み手の負担を最小化するメールの書き方
Tips for Mastering E-mail Overload 受信トレイに山のように届くメールをいかにして効率よくさばくか、という技術的な話はそれこそ山ほどありますが、結局自分一人ががんばっても“山”そのものを動かすことはできません。 そもそも、メールは気安く送ることができるために、コスト負担構造が逆転している、すなわち書き手よりも読み手にとって重荷になっていると、書かれています。 ●メールが登場する以前は、送り手にコストがかかっていた ●連絡文を書く、切手を貼る、投函する、といった手間、 ●送り先の数に応じて嵩む郵送料、 ●それゆえ、おのずと送り先を厳選していた そして、 ●メールの登場とともに、これらの送り手のコストが格段に下がり、 ●ちょっとした思いつきや衝動でメールを送れるようになった ●しかも、一度に数十人の同僚に送り届けることができる ●自分ができる、ということはみんな
困ったら、人間関係を気持ちよくする方向に | シゴタノ！
By: Yutaka Tsutano – CC BY 2.0 「仕事から逃げたくなった時に効く！気持ちを切り換える30の方法」をチャンキングするシリーズ。 今回は最終回として、最後の5つめのカタマリとサマリー。 5．人間関係を気持ちよくする方向に （14）忙しいのに、同僚から話しかけられる時 → 「今度聞くね！」と言う。 （27）休日や深夜に上司や取引先から仕事の電話がかかってきた時 → 話をちゃんと聞く 「今忙しいから後にしてくれ！」的な対応をしたり、「こんな夜遅くに、あるいは休日なのに！」という態度をあらわにせず、笑顔で愛想良く、というポリシーです。 話しかけたり、休日や深夜に電話をする側としても、当然「申し訳ない」という気持ちはあるはずなので、そこをくみ取った上で、やんわりと対応するわけです。アソシエ本文には「『今は仕事の時間じゃない』と怒ったり、カリカリしてオフタイムを台無しにした
困ったら、自分の良いように受け止める | シゴタノ！
（9）顧客から注文が殺到してさばききれなくなった時 → うれしい悲鳴を上げて、頑張る （25）自分だけが忙しくて周りの人がラクをしているように思える時 → ヨソはヨソ、ウチはウチ （26）周りの人は忙しそうなのに自分だけがヒマな時 → デキる人はヒマである ちょっと強引ですが3つをまとめました。 仕事が短時間に集中することがありますが、そのような時にげんなりするのではなく、それだけ自分が必要とされているのだ（実際にはそうでなかったとしても）、とポジティブに受け止めることは、精神衛生上、そして自分を守る上で必要なことだと考えています。 「どうして自分だけ…」とひがみ始めるとキリがありません。 とはいえ、これだけですと根性論・精神論っぽくなってしまいそうなので、ちょっと工夫の余地を探ってみます。例えば、「短期間に仕事が集中する」ような、平時とは異なる状況に直面した時というのは、めったにないチャ
続・作業記録をIMでつけてみる | シゴタノ！
以前書いた「作業記録をIMでつけてみる」というエントリーで紹介した、文字通り、作業記録にインスタントメッセンジャー（IM）を活用するという方法ですが、その後も試行錯誤を重ねて、ある程度うまく回り始めたのでご紹介。 パッと何かを思いついたときに、何も考えずに予め開けておいたチャットウィンドウに書き込んでENTERキーを押す、という“軽さ”がこの方法の最大の強みなのですが、全体のプロセスを見渡したときに、残した作業記録を読み返して仕事に活用する、というフェーズでもたつきがありました。 その理由は「メッセンジャーのログを開く」という操作が“特別”だからでしょう。毎日のことなので、なるべく手間や手数は減らしたいと思っているので、目的があるとは言え、わざわざ新しい操作を習慣として取り入れなければならないのでは継続性の面でマイナスです。 そんなことを考えながら、いろいろなIMで試行錯誤を重ねていたので
作業記録をつけざるをえない仕組み | シゴタノ！
毎日の作業記録をつけ続ける上では、 1．パッと思いついたときに、 2．サッと入力ができて、 3．カッと一箇所に記録される、 という3点が、記録ツールに求められる要件だと考えていますが、これに加えて、 4．誰にでもすぐに使える という要求もあるでしょう。 前回は、作業記録ツールとしてインスタントメッセンジャー（IM）であるGoogle talkを取り上げましたが、ここでご紹介した使い方を実践するにはGmailのアカウントが必要です（※）。 そういう意味では最初の3つの条件は満たしているものの4つめはNG、ということになります。 そこで別の方法を考えてみます。 これまでは、IMにしても、リアルタイムロギングにしても、テキストファイルに自動的にタイムスタンプが入れる方法（エントリー末尾参照）にしても、「作業記録をつけるぞ」という強い意志と意識が必要でした。 それをうまく習慣化ができれば良いのです
可もなく不可もないパターンを多く持つ | シゴタノ！
朝、起きて顔を洗って身支度を始めたつもりが、ふと気づくとまだベッドの中にいる、つまり夢の中で起きたつもりになっている、ということがあります。当然、この直後に慌ててベッドを飛び出すことになるわけですが、「夢」というのは時々ものすごくリアルに感じられることがあり、夢の中にもかかわらず感情が大いに動かされます。 悲しい夢を見た時には、夢の中で本当に悲しい気持ちになります。そして夢の中での“体験”が覚醒した後も余韻として感情に残り、起きた後になんだか悲しい気分になっているわけです。夢は、起きた途端にフッと消えてしまうこともありますし、しばらく残っているもののいつの間にか消えてしまうこともあります。そして、いつまでたっても記憶からぬぐい去れない夢もあります。 内容を覚えている夢なら良いのですが、内容は忘れたのに気持ちだけ残っていると非常に不可解な気持ちで一日を始めることになります。例えば、ハッピーな
同じ失敗を繰り返さないようにするための習慣 | シゴタノ！
昨日に引き続き、また日経ビジネスアソシエの1月17日号ですが、この号の特集は「あなたの潜在力を開花させる?見抜く技術」。 これを読むと、仕事をする時に自分が無意識にこの「見抜く技術」というものを使っていることに気づきます。また、紹介されている「ダメな例」を読みながら、「あぁ、確かにやっちゃってる…」という自分の失敗を思い出して身につまされることも。 では、どうすれば「見抜く技術」を仕事に活かすことができるのでしょうか。 メタ認知とは 特集ページの冒頭部分より。 「物事を正しく予測するためには、対象について豊富な知識や経験を持っていることが不可欠だが、それに加えて、自分自身を分析する力も同様に必要だ」と解説するのは、認知心理学を専門とする筑波大学の海保博之教授だ。 視界が悪くなる「サングラス」をかけていたら、たとえ目の前にせっかく宝物があっても正しく認識できず、みすみすチャンスを逃してしまう
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