連載「議事録ドリブンで会議の効率アップ」で、プロジェクタを使った会議について紹介していますが、もっと「どこにでもあるもの」を使った方法がブログで紹介されていました。 1月も半ばとなり、みなさんそろそろ通常業務モードに戻った頃でしょうか。2007年2回目の「読者から見たBiz.ID」をお届けします。 「議事録ドリブン」な会議のために必要なものは？ 記事「会議が終わったときに議事録は完成してますか？」などで「議事録ドリブン」な会議について紹介しています。記事ではプロジェクタを使っていますが、ブログ「18 til i die」では「紙とホワイトボードとデジカメ」あるいは「紙2枚とコピー機」を使っているとのこと。 1枚の紙は客先で議論しているとき、自分のために書き込んでいく。もう1枚の紙またはホワイトボードは最後に自分とお客様のタスクを見せるために清書。さらに、デジカメまたはコピー機でそれを記録し

そもそも個人で情報は持たない──。議事録、そしてToDoは、共同所有する情報とすることで、会議の生産性を上げ、ToDoの実効性も増すようになります。 今回は情報共有の重要性について紹介します。普通いわれる情報共有は、「個人が持っている情報を組織に公開すること」を意味します。しかし、XM（エクストリームミーティング）では「そもそも個人では情報は持たない」ことを推奨しています。ここまでいうと、情報共有のイメージとは大分ずれていくので、共同所有（collective ownership）と呼ぶようにしましょう。 プラクティス12──議事録の共同所有（collective minutes ownership） 議事録ドリブン会議の方法をすでにお読みの皆さんなら、議事録を共同所有すべきなのは、もはや当たり前かもしれません。議事録は、いつでも誰でも、読んだり書いたりできなくてはなりません。 議事録ドリ

人は会議のために仕事をしているのではありません。会議で決めたこと（ToDo）を実行するためのシステムを持つことが、プロジェクトの成功には重要です。 前回は、会議の終わりに次回会議の議事録を書き始めることが重要で、「会議終了のホイッスルは次の会議の始まりだ」という話をしました。これにて、会議の仕方に関する一連のプラクティスは終わりになります。 しかし、人は会議のために仕事をしているわけではありません。会議で決まったことがきちんと実行されなくてはプロジェクト全体の成功につながりません。今回は、会議の視点ではなく、プロジェクトの視点に立って、会議で決まったことをどのようにして実行させるかについてお話します。 プラクティス10──ロギング＆トラッキング（logging and tracking） 会議では、さまざまなことが決まったことでしょう。特に「誰が」「いつまでに」「何を」するのかを決めたTo

“議事録ドリブン”を実行する上で、最初のチェックポイントは「会議のゴール」だ。今会議に参加しているあなた、この会議のゴールを知っていますか？ 今回説明するのは、議事録に書かれていなくてはいけない最初のポイント──会議のゴールです。もしあなたの参加する会議で、会議のゴールが何かを誰も最初に聞かないようならば、その会議の半分は失敗することでしょう。 プラクティス2──ゴールの共有（shared goals） まずは私の体験談から。私は、最初に入社したとあるスタートアップの会社で、入社2カ月でいきなりプロダクトマネージャを任されました。プロダクトマネージャは、関係各位との意見交換や調整が仕事のようなものです。開発と営業の双方から、山のような要望が私のところに投げられてきます。しかもまだ製品は発売されていないのです。 そういったテンテコ舞いの状況の中、私は当時の社長と会議をセッティングしました。彼

前回の記事では、「会議が迷走する」「会議が決まらない」「会議で決まったことが実行されない」「会議が長い」の四重苦のスパイラルが、多くの会議が共通に抱えている問題だと分析しました。 なぜ会議の生産性を上げたいのでしょうか。もう一度、胸に手をあてて考え直してください。それは、あなたのプロジェクトが何か素晴らしいことを達成したいからに違いありません。もしそうした気持ちをあなたや、あなたのプロジェクトのメンバーが持っていないのであれば、会議の生産性を上げて短時間で会議が終わっても、結局ほかのところで無駄が発生するだけのことでしょう。経営者や管理者は会議時間が長いことを嘆きますが、問題は本当に会議の時間が長いことなのでしょうか。会議の時間を短くしたくなるほど、社員がその仕事に熱心に取り組んでいないことがより問題なのかもしれません。 会議術によって改善できるのは、何かを達成したいと信じている人たちの気