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“未来週報”で重要な仕事を中断させない――「作業予告術」
「頼まれ仕事ばかりでは自分の仕事が進みません」。自分がより重要な仕事をこなすためにも、上司が優先度を適切に決められるようにするためにも「作業予告術」を実践してみましょう。 前回、急な割り込み仕事を断るための「自分時間予約術」をご紹介しました（1月17日の記事参照）。割り込む仕事が単発でたまにならこの方法で大丈夫かもしれませんが、次から次へと仕事を頼まれてしまって「キリがない」と感じている人もいるかもしれません。 仕事ができると思われている人は、その分いろんな人が頼ってくるものですし、こちらの状態を考えずに自分の仕事を最優先で割り込ませてくる人はどんな職場にもいるはず。そこで今回は、割り込み仕事を断るのではなく、無理な割り込み仕事を頼まれにくい環境にするためのテクニックをご紹介したいと思います。 仕事を抱え込みすぎないための作業予告術 現在抱えている仕事のリストを公開してしまう その週にやる
第9回 会議に頼り過ぎない会議術
会議ですべてを決めようとすると、インターネット時代のスピードについて行けなくなることがしばしばあります。「会議で合意を取ること自体が目的化」し始めたら要注意。では、どのような解決法があるのでしょうか。 世の中には、会議が長くなるばかりで何も生み出せない組織が多くあるといいます。小田原評定や、「会議は踊る、されど進まず」のウィーン会議に代表されるように、長く続く会議で問題が打開されることはほとんどありません。 例えば、会議室では、問題を打開するための仮説が「ああかもしれない」「こうかもしれない」と次々と出されます。仮説の上に仮説を積み重ねていくような議論が繰り返されますが、根本の仮説が正しいのか誰も分からないので、結局のところ誰も確信をもって判断を下すことはできません。ここで必要なのは、仮説の巨塔を積み上げることではなく、仮説を検証する具体的な手を打つことです。会議はそこでおしまい。あとは仮
メンバーのやる気とタスクを一元管理する【解決編】
プロジェクトリーダーが求める情報、メンバーが求める情報。普通、進捗ミーティングを行って確認するわけですが、Wikiをうまく活用すれば、手間をかけることなく情報共有が可能です。 例えば「戦争」というプロジェクトにおいては、本部にいる指揮官と、前線で戦う各部隊という2つの立場があります。指揮官にとっては、各部隊に対して適切な指示をするための判断材料として、以下のような情報が必要となります。 自軍の戦略（目的） 全体の戦況（背景） 各部隊の状況（制約） これらの情報を活用して、あるいは組み合わせて、各部隊ごとに具体的な戦術という形で指示を出すわけです。 一方、各部隊にとっては、目の前で行われている戦闘において、どう戦うかを決めるためには、以下の情報が必要です。 指揮官から指示として与えられた戦術（目標） 目の前の戦況（足場） 他の部隊の戦況（連携点） これらの情報は、具体的な戦闘をする上での指針
ITmedia Biz.ID：Whatを見つけて、今いる会社でオンリーワンの自分になる (1-3)
まず1つ目は、入社した「きっかけ」です。自由主義の社会ですから、皆さんが街を歩いていて、いきなり拉致されて今の会社に入れられたわけではありませんね。「気が付いたら入っていた」ということはなく、必ず入社したきっかけがあるはずです。 「ぜひ、こんなことをやりたいから」「インターネット関連で、勢いのあるところで、ぜひ働きたかったから」と、ポジティブなきっかけもあれば、「やっぱ、おれにはこれしかないよな？」「やっぱり、こうなっちゃうかぁ」というような、ややネガティブなものもあります。もしくは、「前の会社が、どうしても嫌だったから」という人もいますね。 人間の基本的な行動の原則は、苦痛を避けるか、快を求めるかしかありません。「前の会社の苦痛を避ける」というきっかけの人もいれば、「今のところは悪くはないんだけど、新しいほうが快になるかもしれない」「出版業界も悪くはなかったんだけど、Webというもっと活
判断＆行動の基準「What」を明確にする
価値観というのは「自分らしさ」といってもいいのですが、「自分にとって、何が大事？」と考えたときに出てくるものです。 例えば、野球が大好きなAさんとBさんの２人に、「どうして野球が好きなの？」と聞いたとします。Aさんは「自分がヒットを打ったら、みんなに褒められた。自分がやったことで認められるのがうれしいから好き」と答えました。一方、Bさんは「難しい球を打つのが好きだから」と答えました。「認められること」が大事な人もいれば、「難題にチャレンジすること」が好きな人もいます。これが、AさんとBさんの価値観です。 例えば、Aさんの場合、大好きな野球の選手にはなれなくても、入った会社で自分がやったことをよく認められることで、うまくやっていけることでしょう。難題解決が好きなBさんの場合、もし入った会社がつまらないと感じていたとしたら、ちょっとチャレンジングな仕事（＝難題）を与えられると、やる気が出てきま
GmailでGTDを実践する
あなたの受信トレイはスッキリしてますか？ ここでは、受信トレイをメールの保管場所ではなく、処理待ちトレイにし、済んだメールはアーカイブして空にする事に専念します。受信メール＝タスク（仕事）という考えで、受信トレイをすっきりさせると、タスクも済むという発想。メールはアーカイブしても後から検索できます。達成感が目で見える上に仕事の流れもスムーズで余裕が生まれ、創造性を発揮しやすいのが特長です。 受信トレイは全タスクの受取窓口。仕事の入口は一箇所が基本。全てのメールやタスクはGmailに集約しましょう。 まず届いたメールに対して、その場で60秒で機械的に処理できるタスクはすぐ実行します。簡単な調べ物、読むだけの物、すぐ返せる返事など。後回しにすれば5分も10分もかかってしまう性質です。そして完了したらアーカイブして見えなくしましょう。キーボードショートカットを有効にしていると「y」キーだけで良い
ITmedia Biz.ID：フォルダに色やマークをつけて管理する
大量のフォルダの見分けが付かなくて困ったことはないだろうか。こうした場合、フォルダに色やマークをつけ、視覚的に見分けがつくようにすると便利だ。 フォルダが増えすぎると、見分けが付かなくて困るようになる。例えば、業務で携わっているプロジェクトごとにひとつのフォルダがあったとして、プロジェクトの数が増えれば増えるほど、フォルダの名前で区別するのが億劫になってくる。また、終了したプロジェクト、現在進行中のプロジェクトの見分けがつかないのは非常に不便だ。 終了したプロジェクトだけを別フォルダに移動させたり、もしくはフォルダ名の最初にアンダーバーをつけてソートするといった方法もあるが、いずれの場合もファイルへのパスが変わってしまい、アプリケーションの「最近開いたファイル」の履歴からファイルを呼び出せなくなってしまう。なにかよい方法はないものだろうか。 こうした場合に便利なのが、フォルダに色やマークを
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