これでOK！Evernoteで図書館を効率的に使う方法
図書館に行き本を借りるとき、目の前にズラリとならぶ書架と並べられている大量の本を前にすると、何を借りてよいか分からなくなり手が止まってしまうことはありませんか？ 読みたい本は沢山あるにもかかわらず、返却までの期間と読書に費やせる時間を考えると、実際に借りられる冊数は限られます。 目の前にある大量の情報の中から、本当に読みたい本、今の自分に必要な本を選ぶのは意外と難しいのです。 ■前回の記事 前回の記事では、本棚に埋れてしまいがちな既読本を、効率用読み返す方法について紹介しました。 これでスッキリ！Evernoteを使って本棚に埋もれた本を読み返す習慣を作る – このまま一生β版 今回は同じ要領で、図書館の本をデータベース化する方法。それを通して図書館の本を効率よく借り出す方法について紹介します。 ■準備するもの 前回の記事で紹介したとおり、事前にEvernoteやメディアマーカーのアカウン
Nozbeの使い方~その13(Evernoteに続きDropBoxとの連携)
タスク管理のツールとしてNozbeが魅力的なのは、外部サービスとの連携機能があります。 例えばNozbeとEvernoteを連携させることで作業に必要な資料をNozbe側から閲覧できるのは、タスクを実行する際に「資料を揃える」というアクションが一つ減らせることに繋がります。 今回、iPhoneアプリのアップデートで、DropBoxとの連携が可能となり、その可能性が更に広がりました。 それでは、簡単にバージョンアップの内容と、アプリがどのような動きをするか紹介したいと思います。 今回のアップデートの内容です。DropBoxへのアクセスについて説明されてますね。 まずはEnglishという名称のプロジェクトを作ってみました。 画面真ん中のメニューに、DropBoxのアイコンが追加されています。 そのアイコンをクリックすると、DropBoxへの認証画面が出てきます。 登録しているメールアドレスと
Nozbeの使い方~その12(社内ミーティングの実践方法)
個人的な業務効率化も必要ですが、それ以上に大切なのが一緒に仕事をするチーム全体での効率化を図ることです。 その方法は色々ありますが、先ずは皆でＧＴＤをワークフローに取り入れ、作業の漏れや、重大なミスを防げるようにしたいと考えています。 ＧＴＤ普及の方法として、チームメンバーに原点である「ストレスフリーの整理術」を読んでもらいました。そして実践するツールとしてNozbeを使ってもらっています。 これは、ＧＴＤの思想に基づき設計されたツールを使用することで、ＧＴＤの思想を型から学んでもらおうという意図がありました。 そのためにも、ＧＴＤの思想はなかなか理解できないにせよ、Nozbeだけは便利だと感じてもらう必要があります。 そこで実際に行なっているのが、Nozbeのタスクリスト印刷機能を使った社内ミーティングです。 Nozbeの使い方~その6(紙に印刷すると便利) チーム内で設計の打合せを行う
タスク管理(ＧＴＤ)のツールを秘書で擬人化してみた
■OutLook 秘書の中ではかなりのお局様、タスク管理よりは、メッセージの伝達、アドレス管理、スケジュール管理が主な仕事。 GTDはあまり理解出来てなく、細かなタスク管理と言うより、大まかなプロジェクト管理と、そのスケジュール管理が得意である。 どちらかと言うとマネジメントを主体とするマネージャー向きの秘書である。 プライベートのタスクを管理をお願いすると凄く嫌な顔をされ、無理にお願いするとゴチャゴチャにされてしまう。他にも色々なスキルを持っているが、それゆえ若干メタボ気味である。 ■手帳 高校を卒業したばかりの新米秘書。きちんと教えてあげれば何でも憶えてくれ、自分の好きなように育てることが出来る。 出身校によりその能力に個人差があるが、モレスクール、ほぼ高校、フランクリン学園の卒業生は特に人気が高い。 リマインドは苦手で、こちらから聞かないとスケジュールやタスクの内容は教えてくれない。
次の行動(Next Action)
Nozbeでは作成したタスクリストの中から「次に行動するアクション」を選択することが出来ます。これは大量のタスクリストの中から、今あなたが「今」実行出来るタスクのみを表示させる事で、他のタスクやプロジェクトに意識が削がれること無く、目の前の作業に集中するためです。 どの様なタスクが「次の行動」になりますか？ 以下の条件になった場合、タスクが自動的に「次の行動」となり★マークが付きます。 1.期限の過ぎたタスク 2.実行日が今日になっているタスク 条件の1、2をまとめて説明します。 タスクに実行予定日を入力した時点で★マークを付いてなくても、日付が変わり、そのタスクの実行日になると自動的に★マークが付き、そのタスクが次の行動(NextAction)となります。 これは、今日実行すべき次の行動(NextAction)リストの中に、今日実行しないNextActionが混じるのを避けるのに役立ちま
プロジェクト
プロジェクトを並べ替えるには？ 順番を変えるには、プロジェクトをドラッグして好きな所にドロップして下さい。 なぜNozbeではサブプロジェクトを作れないのですか？ サブプロジェクトを作ることで生じる混乱を避けるため、Nozbeではラベルによるプロジェクトの階層管理を行います。 Nozbeの使い方~その3(ラベルとコンテキストの使い分け) サブプロジェクトの代わりにラベルをより効果的に使うには、どうすればいいですか？ 同じグループのプロジェクトには同じラベルを付けるようにしましょう。 例えばプライベート関連のプロジェクトに「家」という名称のラベルを付けるとします。 次にその「家」という名称のラベルをクリックすると、「家」というラベルの付いたプロジェクトだけが表示されます。 同じように「会社」というラベルをクリックすると、仕事関連のプロジェクトが表示されます。 週次レビューを行う際には、このよ
作業の効率化を突き詰めたら机からマウスが無くなった
■マウスが無い仕事机 左手を効率的に使う事で、日常的に行っているpcの操作をどこまで早く、効率的に行う事が出来るかを突き詰めた結果がこの仕事机です。 見て頂ければわかるように、私の机にはマウスがありません。 マウスの代わりとして使っているのが、ワコムのペンタブレットBambooと、Belkinの左手入力ツールです。 この組み合わせになってからもう一年以上経ちますが、一日中PCの操作を行う事で生じていた、慢性的な右手の痛み（腱鞘炎？）が無くなりました。 仕事の内容が設計なので、ほぼ一日中CADを使って図面を書いているのですが、その作業の中で真ん中のホイールボタンを使った図面の拡大縮小を行う頻度が半端なく多いのですね。 その操作による負担は私の右手だけでなく、マウスにもかかり、早いときには半年に一度くらいのペースでマウスも壊れてました。ホイールボタンがスカスカになったり、ゴワゴワになるんですよ
ストレスフリーを実現するため毎朝確実にレビューしているタスクリスト
■Nozbeのタスクリスト Nozbeのタスクリストの中で、リピート設定を行い、毎朝仕事を始める前、確実にレビュー・実行しているものがあります。 具体的にはこの様なリストになります。 inboxの整理 My Teamの確認 タスクレビュー その他事務連絡等 作業日報記入 メールチェック・返信 交通費精算 出張精算 手帳の内容確認 名刺の整理 デスクトップの整理 机周りの片付け スケジューラー確認・登録 掲示板チェック 最初は数個でしたが、使っているうちに少しずつ増えてて、今ではこの量になりました。 ■何がストレスになっているか？ GTDを実践する事でストレスフリーを実現すると言われています。 確かに色々な心配事や雑多なToDoなどが常に頭の中にフワフワ浮いていると相当なストレスになるでしょう。 ですので、GTDの基本的なフローに従い、頭の中の気になる事を全て収集し、処理し、整理するだけでも
Nozbeの使い方~その9(ブックマークレット機能でGmail との連携が完璧になった)
Nozbeのアップデートで追加されたブックマークレットが思いのほか便利なので使い方、設定方法について紹介します。 ■ブックマークを使う場面 通常ブックマーク機能を使う場面として考えられるのは、たとえばWebブラウジングをしている最中、何か面白い情報に出会った時、そのページを忘れないようメモしておきたい時でしょう。 これまでは単純にブラウザのブックマークへ追加したり、ソーシャルブックマークに追加していました。 最近ではEvernoteにクリップし、タグをつけて管理していましたね。 このような、ブックマークへページを追加するのは、そのページが自分にとってなにか興味をそそるものであり、後で読む、もしくは今後生じる作業に向けた情報収集が主な目的だと思います。 ここで紹介するNozbeのブックマークレットをどの様な場面で使うかと言うと、その閲覧したページを見て、何か次のアクションを起こす、起こしたい
Nozbeの使い方~その10(意外と便利なワンクリック)
タスクレビューを行う際に知っておくと便利な機能を一つ紹介します。 Nozbeはこういった細かいところ、ユーザーの痒い所に手が届いている感じがとても好きですね。 例えばタスクレビューを行う際は、各プロジェクトをクリックし、そこに入っているタスクリストを確認します。そして、今日実行するタスクについては☆を付けたり、逆に消したりしながらレビューの作業をすすめます。 その際ちょっと面倒なのが、その度、各プロジェクトをクリックして行く作業です。 ＰＣにインストールして使用するアプリではないため、その作業の度にサーバーとのデータ通信やブラウザの画面描画で若干の時間がかかります。 細かい所ですが、このような微妙なタイムラグってアプリを使用する際の精神的なネックになるんですよね。 ここで知っておくと便利なのはこの機能。以下の状態でラベルの上のプロジェクトの部分をクリックすると このように、そのプロジェクト
仕事術だけではどどまらないＧＴＤのもう一つの側面
■ＧＴＤによって変わった一つの事 仕事術としてのGTDを実践する過程で、自分の内面が大きく変わった事がひとつあります。 たいした話ではないのですが、何か気になること、問題が起きた時、起きそうな時、それに対して「それは何か？」という問いかけが出来るようになった事です。 ■ＧＴＤ前の自分 生活の中で生じる色々な問題、特に人間関係に関わるようなことは、少し気になったとしてもついつい先送りにしがちです。 その問題を解決するのに必要な労力、気力よりも、時間が解決してくれることを願った現状維持を選択し問題を先送りにすることで、取り返しのつかない失敗をすることが良くありました。 仕事でもそうでした。何か気になることがあっても、問題が明らかになり、それを方向修正するための時間や労力が生じるのが嫌で、目を背けてしまう。 結局は、どうしようもない時期になって重い腰をあげチェックしてみると、案の定間違いが発覚し
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