うまい！と言われる ビジネスeメール入門｜NTT Com 個人事業〜中小企業のお客さま Biz-IT「ビジネスIT化支援」サイト
ビジネスシーンでは、“うまい文章”が書けるだけでは、まだまだメール中級者。しかし“うまいメール”を書くのに必要なことは難しいことではなく、ちょっとした工夫だけなのです。今回は、メール上級者が実践している、ライバル達にちょっと差がつくビジネスメールのテクニックを解説します。 届いたメールを返信する。これはビジネスシーンで、日常何度も繰り返される行動です。その際に役立つのが何といってもメールの“返信”機能。新規にメールフォームを開いて返事を書くよりも手間がかからずアドレス間違いも防ぐことができ、さらに送られてきた文面を“引用”することが簡単にできるという利点があります。しかしこの“引用”機能には、いくつか気をつけなければならないポイントがあります。 まずほとんどのメールソフトは、返信ボタンを押すと自動的に「Original Message」というタイトルで送信者と受信者の情報やメールの件名
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例えば新聞などのように、行間がなく細かい文字がびっしり詰まっている文章をブラウザで読むとどうなるか……。紙上で読むより時間がかかるし、ストレスもたまるはずです。このように、モニター上の文字は非常に読みづらいもの。だから、オンライン上の文章と紙で書く文章とでは、読みやすいと感じる文章の構成は全く異なってくるのです。 今回はその違いを理解して、相手に“読みやすさ”を感じさせるメールの書き方を覚えましょう。 「1行30文字前後」、これはメールを書く上での鉄則と言ってもいいくらい重要なことです。ではなぜ30文字なのか、その理由は大きく分けて2つあります。 まず1つは“読みやすさ”。人の目で読む横書きの30文字という長さは、“ひとかたまり”として読むことができるちょうどいい分量なのです。それが40文字になると、左から右へと文章に合わせて視線を動かさなくてはいけなくなります。 例えば、30文字
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