一方、Wさんの最初の「気になること」は「○○社の提案書を書く」でした。これについては次の図のようになり、きちんと時間をとって書きたいので「カレンダー」へ転記することになりました。 ここでWさんからは質問がありました。「提案書を書く、というのは『次にとるべきアクション』リストに行ってもいいような気もしますし、今やったみたいに特定の日付の作業として『カレンダー』に書いてもいいように思うのですが、どちらがいいのでしょう？」 GTD歴が長い筆者としてはの答えは、「どちらでもいい」です。ここで重要なのはどれかのリストに必ず入っていることです。極論をいえば、直感でどちらかを選んでもらってかまいません。 カレンダーに入れるか、「次にとるべきアクション」リストに入れるか、その違いは見直しの頻度でしかありません。GTDではカレンダーは一日に最低1回確認しますし、「次にとるべきアクション」リストは空き時間がで

さて頭の中の「気になること」をすべて書き出したあとは、それぞれをしかるべきリストへ転記していくことになります。ここでの作業は一見煩雑に見えますが、慣れてしまえば1つの項目につき、10秒程度で済ませることができます。 まずは慣れるために、2、3個について実際にやってみましょう。右の図のようなフローチャートに沿って処理していきます。 Mさんの最初の「気になること」は「後輩におごる」でした。これについて次のような質問をしていきます。 それはやる必要があるか？ やる必要がない場合、いつかやるのか、それともやらないのか？ 次にとるべきアクションは1つか？ そのアクションが1つの場合、二分以内にできるか？ そのアクションが2分以内にできない場合、自分がやるのがベストか？ 自分でやるべきアクションだった場合、特定の日付にやるべきか？ それとも次にできた空き時間のときに片付けるべきか？ 「後輩におごる」の

最初にGTDを行うときに一番大切なのがこのステップです。頭の中に「やりかけの仕事」がある状態では、すっきりした頭で効率的に作業できません。まずは頭の中の「やりかけの仕事」をすべて書き出してしまいましょう。 それでは作業開始です。最低でも1時間はやっていただきます。WさんもMさんも心なしか緊張気味です。 かりかりと書き始めるお二人。なお、このステップでは紙の使い方は自由ですが、ステップ2で書かれた項目を上から片付けていくので箇条書きで書いていったほうが使い勝手がいいです。 見ているとWさんは無意識に矢印を使ったり、グループ分けをしていたのでリスト形式で書いてもらうように指示します。 しかし15分もするとペンが止まってしまいます。A4の紙に最低でも5枚分は書いてください、と指示していたのですが、1枚目の半分程度ですでに行き詰ってしまったようです。 途中、Wさんから「仕事とプライベートがまざって