前回では、考えをカードに書き出してそれをグループ化していく、というKJ法の中心的なプロセスを紹介しました。 もしかしたら、このグループ化が一番難しい作業と言えるかもしれません。ある程度慣れていないと違和感を感じることもあるでしょう。また、進め方について勘違いしている場合もあります。 今回は、グループ化を進める手順を確認してみましょう。 大まかには カードを拡げる 吟味する グループを作る グループ名を見出す この４つです。 カードを並べ、それを吟味する 一番最初の手順は、カードを拡げることです。机の上（あるいはそれに準じる広いスペース）にカードを並べていきます。一応確認しておきますが、この場合のカードは、情報カードでも、その辺の紙切れでも、付箋でも問題ありません。一つ一つが独立して操作できるものであればなんでもOKです。 そうして並べたカードを「吟味」していきます。『発想法』では以下の通り

今回からはToodledoで“どんな風に”タスク管理をすれば良いかという感触をつかんで頂くべく、GTD（Getting Things Done）という情報管理の手法をベースに一連の流れを説明していきたいと思います。 シゴタノ！ —    Toodledoの使い方　第17回　GTD的にToodledoを使う～概要と概念 という流れを受けて、私の方では大橋悦夫さんのTaskChuteによるタスク管理術を、Toodledoではどう実践すればいいかの説明にしていきたいと思います。 北さんがこの連載の火曜日を担当してくださっているので、私の方は北さんの連載に合わせる形をとります。本連載をお読みいただいている方には、私と北さんの連載を対照するように読んでいただければ、Toodledoに関する理解が一気に深まるでしょう。 ところで「TaskChute（タスクシュート）」って何？ シゴタノ！の読者さんなら

30年ちょっと生きてきておりますが、ワタクシこれまでまともに「オフィスソフト」とかを使ったことがありませんでした。最近はマックでiWorkていう「Office」に相当するものを買って、色々といじる機会も出来てきたのですが、なんていうかこーいうのって色々スゴイですね。 基本的に単純な「テキストエディタ」しか使ったことなかったのですが、この歳になってようやく、Pages（Wordみたいなもん）すげーとかNumbers（Excellみたいなもん）すげーとか、本当に今更ながらしみじみと感じ入っております。 こういうことやりたいよなー、って事を思ってやろうとすると、だいたい出来る。 その中でも一番感動した「すげー」てのが、Keynote（PowerPointみたいなもん）のちょっとした機能。 実にちょっとしたことなのですが、このちょっとしたことがあるおかげですんげー使いやすい。 そんな機能をちょこっ

■タスク管理を円滑に進める5つのフェーズ GTDには大きく以下の5フェーズがあります。 収集 処理 整理 レビュー 実行 と、言われてもよく分からないと思いますので、一つずつ見ていきましょう。 収集 収集のフェーズでは電子メールや口頭で頼まれた事のメモ、Webで見かけた気になるイベント情報のクリップデータなど、様々な形式で存在する「気になる事」「やるべき事」を集めてくるフェーズです。また、メモやメールといった形で記録が残っている場合は良いのですが、どこにも記録がなく、自分の頭の中にだけ「気になる事」「やるべき事」が存在する場合もあるため、こういった物も一旦全て紙などに書き出す必要があります。 まずは自分にとってのInboxは何か（メール、メモ、EVERNOTEなど）を把握し、「収集」のフェーズではそれらInboxを一つずつ洗っていきましょう。 処理 処理のフェーズでは収集してきた情報に対し

Instramで「#沖縄」タグのついた最新20件の写真を表示してます。「ウェブサービス」を作るというのは、僕にとって未知の領域でしたが、タスクを1つ1つ細分化することで、ゴールがより明確になり作業もスムーズに行えるようになりました。 もっと大きいプロジェクトに着手する場合は見積もり時間やContextなど詳細に設定する場合もあるのですが、今回は1日で出来そうだったので特に見積もり時間を気にせず作業に没頭しました。 たとえ小さいプロジェクトに取り掛かる際でも頭の中のみで計画をたてるより、Nozbeなどのアプリケーションを使う方が遙かに作業がはかどります。 人間が記憶していられる事は自分たちが思ってるよりも少ないので、途中で進捗状況も把握しづらいですし、タスク個々を忘れてしまう可能性もあります。コンピュータに任せられるところは任せて、僕らにしかできない部分に集中する方が効率的です。 以上でシゴ

表題の通り10月30日にセミナーでちょこっとお話させてもらうことになりました。場所は大阪、テーマは「伝え方」についてです。 私以外にも二名の方がトークされます。 ※詳しくは下記リンク。 スタートとしてのブログ 今のところ「物書き」として生活していますが、前職は本とはまったく関係ない仕事をしていました。何か本と関係があることと言えば「ブロガー」であったことぐらいです。 そのブログも特に人気ブログといったわけではありません。ごく普通の（つまりアルファではない）ブログです。それでも2009年から2年近くこのシゴタノ！で書かせていただいたり、あるいは2010年の最初の書籍の出版があったりと、「物書き」への道のりがそのブログから徐々に生まれてきたことも確かです。 ブログを続ければ物書きになれるか？ これについては、さすがにYesと断定することはできません。もしそうであれば、世の中は物の書き手で溢れか

今回は、番外編です。 「11/12(土) TaskChute（タスクシュート）の始め方から使いこなし方まですべて解説します」でエントリされているとおり、セミナー開催にあわせTaskChute2の発表がありますので、Toodledoの「タスクシュート式」を簡単にご紹介しようと思います。 現在、私が「タスクシュート式」に仕事を進める上で、ブラッシュアップを心がけているのが以下２点です。 向こう一週間のタスクを全部把握するためにDailyはほぼ全廃。かわりにWeeklyに設定し直しています アクションモードを設定して仕事の流れを加速するために、新たにGoalを利用しています このエントリではまず、上記２点について詳しく解説していきます。 向こう一週間のタスクを全部把握するためにDailyはほぼ全廃。かわりにWeeklyに設定し直しています TaskChuteでは、「今日一日にやることになっている

TaskChute Begins 1998年の夏、僕自身が会社員時代だったとある日に、必要に迫られて作ったExcelシートが始まりでした。 当初は抱えているすべての仕事を管理するための単なるリストでしたが、そこから数式や条件付き書式など、Excelの機能をフル活用して日々のタスク管理や上司への作業報告を手間なく行えるように改良を加えていきました。 次第に、Excelの標準機能だけでは飽き足らなくなり、Excelのマクロ言語であるVBAの勉強を始めます（大村あつしさんの本は片っ端から読んでいました）。 勉強するそばから自分のExcelシートで試していき、タスクの並び替えや繰り返しタスクの設定などの機能を付加。単なるExcelシートだったのが、徐々にタスク管理ツールへと変貌を遂げていきます。 2000年の春に退職し、フリーランスになりましたが、引き続きこのExcelシートで仕事の管理をし続けま

前回に引き続きKJ法についてです。 KJ法というと「カードを使う」イメージが強いかもしれませんが、それ自身は本質的な特徴ではありません。 KJ法のプロセスにおいて本質的とも言えるのが、発想をボトムアップで組み立てて行く、という点です。 『発想法』の中ではKJ法を行う前に、ブレスト（ブレインストーミング）を実施せよ、とアドバイスされています。まず、ブレストありき。その結果から情報を構造化していくというアプローチが重要な意味を持っています。 二種類のアプローチ 発想法は大きく二つの方法論に分類できます。一つはトップダウン、もう一つがボトムアップです。 トップダウン的アプローチ トップダウン的アプローチは主題を分解していく方法です。 まず主題（テーマ）を設定します。その主題からいくつかの中テーマを導き出し、その中テーマからさらに小さいテーマへ、と細分化を進めていきます。 本の執筆に置き換えれば、

つい先日、本連載を一緒に進めている佐々木さんとタスク管理について話をする機会がありました。 その中で強く感じたのが、佐々木さんと私ではタスクそれ自体のとらえ方が全く異なり、それによってタスク管理手法も全く異なるというものでした。差異の詳細は別の機会に記事にしたいと思いますが、全く異なる2人のタスク管理手法を吸収してしまうToodledoというツールの懐の深さを実感した出来事でした。 第11回の最後に「次回はGTD」と書きましたが、今回佐々木さんと話す中でタスク管理について色々考えさせられることがありましたので、予定を変更して「管理におけるプロジェクトと実行におけるコンテキスト」と題してプロジェクトとコンテキストの使い方について今回と次回（第15回）の2回に分けて、私のやり方を例に取りあげてみたいと思います。 ＃きっと佐々木さんのやり方は佐々木さんが書いてくれるはず！ ■マスタータスクリスト

2006年の４月20日に大橋悦夫さんが、「見える化」したら「見えなくする化」という記事を書いていらっしゃいます。 注意力をコントロールするために、必要ないメールは「見えなく」しましょうという趣旨です。 １．「今」必要のないメールは「見えなくする化」 ２．「今」集中すべきメールは「見える化」 シゴタノ！ —    「見える化」したら「見えなくする化」 表示・非表示を上手にコントロールできるかどうかは、タスク管理のキモです。Toodledoではそのための様々なやり方が用意されていますが、今回は「スマートフォルダ」つまり「保存された検索」の作り方を紹介しましょう。 「午前中のタスクリスト」はどう作る？ 私は朝４時に起床しています。自分のその日の成功・不成功を決める１つの指標となるのが、お昼までに仕事の大半を終えられるかどうかです。 お昼というのは私にとってはすでに１日の半ばを過ぎていますから、心

“パワポを使う方はもちろんのこと、プレゼンをする必要がある方すべてに役立つサイトです”｜シゴタノ！パワポに「使われる」のではなく、パワポを「使いこなす」ためのオススメ書『いきなりスゴイ！ PowerPoint』 by @ikedachie http://t.co/Sm2pauVSat Sep 03 12:25:02 via HootSuiteしごたの shigotano

シゴタノ！でToodledoの使い方っていう連載が始まってたりしてますが、ワタクシはどうもToodledoというブラウザベースのツールが合わなかったみたいで、今はMacのOmniFocusというやつを使っております。 OmniFocus for Mac 1.9.2（￥6,900） 販売元: The Omni Group – The Omni Group（サイズ: 15.8 MB） Toodledoも実にいろんな事が出来るが故にヒジョーに複雑なツールなのですが、OmniFocusも負けず劣らず複雑なツールです。 ですが、じっくりいじればいじるほど、ホントすげーよく考えられてるなーって感心することしきりで、複雑であるが故の面白さとかを楽しめるようになってきました。 今回は、色々とOmniFocusをいじくり倒して、こいつぁ便利だ、って感じたところをいくつかご紹介したいと思います。 いらないもの

Toodledoの1つの欠点として、「タスクに取り組む順番」をキチッと決定できないと言われることがありますが、この問題は解決できます。 たとえばタスクを階層化し、サブタスクになっているタスクの順番は、ドラッグアンドドロップで変えることができます。ですから、順番にとことんこだわりたい方は、ダミーの親タスクを１つ作って、その中のタスクを好きな順番にしてしまうことが可能なのです。 さらに応用して、次のような考え方ができます。たとえば「午前中に」ないしは「打ち合わせ中に」あるいは「東京駅で」などのコンテクストの中に、３つか４つくらいの「親タスク」を作り、その下に「サブタスク」をぶら下げて順番を変えればいいのです。 親タスクの順番も、それが10までなら簡単に変えられます。そもそも１つのコンテクストに11以上の親タスクがあるのは非効率的ですから、10という数字は十分なものだと思います。 今回はその「親

色々といろんな「時間」を計って、ちゃんと記録しておいて、色々「仕事」とかに役立ててやるんだい、って思ってたのですが、気がついたらクソめんどくさくなってやらなくなってました。 メール送るのに何分かかったとか、そもそも何時から何時までなにやってたのか「きちんと」記録を残しておくとか、気がついたらツイッター見ててそのままダラダラと過ごしてしまうようなワタクシには、土台無理なお話しでありました。 とは言え、シゴタノなんていう「仕事」なブログに記事を書いているわけですから、一応それなりに仕事出来る人になりたいぜ、って気持ちは存在しております。 てことで、とりあえず難しいことはやめて、簡単なことからはじめてみました。 「大きな」仕事だけ何分かかったとか計測する いろんな「仕事」の記録を取っておけば、それを元に「次」は同じようなことがどのくらいの時間でできるのか見積もれたり、ちょっとずつ早くこなせるよう

前回は表の内容をカスタマイズする方法について取り上げました。 あなた好みの表を作ることができればToodledoでのタスク管理はかなり快適なものになりますが、今回紹介する「フィルタリング」機能を用いることでその快適度をさらに引き上げることができます。 今回はこのフィルタリング機能を完全図解してみたいと思います！ 今取り組むべきタスクに集中する 個人的に、フィルタリングの機能で最も有用だと思うのがこれから紹介する「タスクの状態」によるフィルタリングです。このフィルタリングを駆使することで、不要なタスクを消し込み今集中すべきタスクに集中することが可能となります。 Recently Completed Tasks 最近完了したタスクを表示する設定項目です。チェックを入れることで最近完了したタスクを表示することができます。１日分のタスクリストを抽出したときなどに、完了したタスクが見えているほうが達

文章を書く上で「わかりやすさ」を意識するのは大切なことです。これはブログに限らず、他の人に向けて書かれた文章であれば何であれ共通しているでしょう。 どれだけ頑張って書いても、読まれなければ意味はありません。そして、わかりにくい文章は（難解さが売りになる本を除いて）あまり読まれません。 読んでもらいたい、あるいは読んだ上で内容を知ってもらいたいと考えているならば、「わかりやすさ」は重要なファクターになってきます。 ※ドイツ哲学の古い翻訳本を開いてみると、難解な本を読むことの苦痛さが簡単に実感できます。 「わかりやすい」文章を構成している要素はたくさんあります。文の長短、文章の構成、使う言葉の選択、箇条書き・・・など一つ一つ列挙していけば教科書ができてしまいそうです。 それらをまとめてブログで紹介するのは難しいので、今回は一つ取っつきやすい方法を紹介しておきます。堅苦しい文章法を知らなくても、