「ITエンジニアは文章を書くのが苦手だ」。こう言われることは少なくない。しかしシステムの機能仕様書や障害報告書など、ITエンジニアが書面で何かを説明する場面は多岐にわたる。そんなとき、ITの技術力がいくら高くても、相手に必要な情報を正しく伝えられなければ意味がない。 例えば、機能仕様書ならその機能はどういうものかを、専門知識が不十分な人でも分かるように説明しなければならない。また障害報告書なら、障害の内容や発生原因、対策の内容とその有効性について、関係者が納得するように説明する必要がある。相手を納得させる文章を書くことは、ITエンジニアの必須スキルである。 では、相手にうまく説明する文章を書くには、どのようにすればよいのか。端的にいうと、説明相手の立場や知識レベル、文章の作成目的に照らして「適切な情報」を選び、その情報を正確に、分かりやすく書いて、「適切に並べる」ようにすればよい。 ただし
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