ITmedia Biz.ID：第5回 会議で「じゃあ、そういうことで……」と言ってないか？
議論が迷走する最も大きな原因は、1つのトピックを議論している最中に、いつの間にか別のトピックが話題になり、またしばらくすると別のトピックに飛び移るという“蝶々型”の議論になってしまうことです。 プラクティス5──一度に1つのトピック（one topic at a time） 1つのトピックで結論が出ていないのに別のトピックに移動しても、時間を消耗して憔悴感が残るだけになってしまいます。まず1つのトピックの結論が出るまで集中しましょう。 とはいえ、関係があるから別のトピックに移ってしまうわけですから、それを無視するわけにもいきません。相互に依存関係があるようなテーマのときは、複数の細かいトピックに分けて、最適な順番を考えてみましょう。いくら複雑なテーマを議論するときでも、「一度に1つのトピックを議論しなければならない」という原則を崩してはいけません。むしろ複雑だからこそ、単純な論点の積み重ね
モチベーションを高めたいなら達成すればいい ― ＠IT情報マネジメント
第3回目となる今回は、第1回「優秀なプロマネはメンタルな働きかけもうまい」で触れたゴールアライメントについて、もう少し詳しくお伝えしようと思います。さらに、プロジェクト成功には欠かせないメンバーのモチベーションを高めるためのポイントや、当たり前過ぎてやっているプロジェクト、組織がほとんどないけれど、実は絶大な効果がある“ルール”についてもお伝えしますので、ピンと来た方は最後までお付き合いください。今回もオムニバス形式でお届けします。 ばかばかしいほど簡単で大切なルール あらためていうまでもないことですが、プロジェクトや組織を運営していくためにはルールが必要です。会議運営のためのルールや、個別の作業を行う際のルール、あいさつのルールなどなど、組織によって本当にさまざまなルールがありますが、私が非常に強力な効果があると感じているのは「言葉遣いのルール」です。小学生じゃあるまいし！ と驚かれた方
「紙をめくる」ユニークなツール
前回、消しゴムを使った紙めくり技を紹介した。今回は、従来の指サックに代わるユニークな「紙めくりツール」をいくつかご紹介しよう。 前回、プラスチック消しゴムを使った紙めくりをご紹介したが、事務用品店に足を運べば、さまざまな「紙をめくる」ためのグッズが並んでいる。今回はそれらの中から、いくつかのユニークな製品をご紹介したい。 これまでの紙めくり用品といえば、指サックと相場が決まっていた。しかし指サックは決まったようにオレンジ色か、もしくは黄色がかったスケルトンカラーばかりで、どことなく野暮ったいイメージがあった。製造過程でゴム臭がきちんと処理されていない安価な品が出回り始めたことも、カッコ悪いと思われる要因になったように思う。 コクヨの「メクリンキャップ」は、従来にはなかったブルー・グリーン・ピンクといったカラーを用いた指サックだ。指先には通気性をよくするホールも空けられており、使っているうち
ITmedia Biz.ID：「締め切りを守る人」と言われるようになる――ToDoリスト3つのワザ
ToDoという日本では馴染みのない単語を使っているせいか、予定表のおまけの機能のように思っている人が意外に多いようです。実際にToDoリストを使っては見たものの、なんだか知らないうちに忘れてしまう人や、どうもうまく使いこなすことができずに結局紙のメモや付箋紙に戻ってしまった人もいるかもしれません。 でも、そんなToDoリストも、実は使い方のコツさえ覚えてしまえば、強力な仕事の管理ツールになります。そこで、今回から何回かに分けて、ToDoリストを使うときの基本的なコンセプトをご紹介したいと思います。まずは、ToDoリストの「締め切り」の要素に焦点を当ててみましょう。 「締め切りを守る人」と言われるようになる――3つのテクニック 締切日を前倒しに設定する――カレンダー的思考との決別 作業の締め切りを分割する――要素ごとにToDoを管理 締め切りのたびに編集する――デジタルツールのメリットを活用
モノの重さをわかりやすく例える
前回「モノのサイズをわかりやすく例える」でも取り上げたが、目の前に存在しないモノをについて他人に説明する時、一般に認知されているアイテムに例えて説明するのは、ビジネスシーンでは非常に効果的である。特に、今回取り上げる「モノの重さ」に関しては、そもそも重量というのが目では見えないだけに、例えることの重要性はサイズに比べさらに高いと言える。 仮に、従来機種よりも500グラム軽くなった新型のノートPCが発売になったとする。500グラムというのはノートPCにとっては相当な重さだが、日頃こうした数字に接していないと「500グラム軽くなりました」とだけ言われても、なかなかピンと来ない。 もしこれが「毎日持ち歩いている荷物が、500ミリリットルのペットボトル1本分軽くなります」と表現すれば、特にノートPCに詳しくないユーザーであっても、その違いを感覚的に理解できるはずだ。ましてや、日々ノートPCを持ち歩
ITmedia Biz.ID：レジで小銭をスムーズに支払う方法
ビジネス街のコンビニ、とくにお昼休み時間に混雑しているレジでは、スムーズな会計が求められる。今回は、小銭をなるべくスムーズに支払う方法を考えてみよう。 混雑しているコンビニのレジで会計する際、後ろに並ぶ人に配慮して処理時間を短くするのは1つのマナーといっていい。特にお昼休みの混雑する時間帯には、レジでの振込や宅配便発送を避けたり、また小銭をあらかじめ用意して釣銭のやり取りを極力減らすといった行為は“暗黙の了解”に近いものだと思われる。 しかし、店舗の性質や客層によっては、空気を読む客ばかりとは限らない。混雑しているスーパーのレジで、1円単位までピッタリ払おうとする客がレジの流れをせき止めてしまい、その背後でイライラした経験のある人は多いのではないか。社会学・行動学的に研究している方がいらっしゃれば、ぜひご一報いただきたい。 さて本題。レジでの会計の際、小銭をなるべくスムーズに支払うにはどう
IT担当者のための内部統制ガイド（5）IT業務処理統制の準備と対策のポイント
前回はIT全般統制対応の準備作業として、既存システムの棚卸しについて説明した。今回は、IT業務処理統制の準備作業について説明する。 金融庁は2008年度に導入する内部統制ルールについて、企業の規模や時価総額などに関係なく、東証マザーズなど新興株式市場などに上場するすべての企業に対して内部統制対応を一律適用する方針を固めたとのことです。 当初業界関係者は、企業規模の小さい企業や新興株式市場に対しては米国同様（米国での適用は約2割の大企業のみ）に、適用の先送りや猶予措置を設けるものと予測していたのですが、ライブドア事件やベンチャー企業による粉飾決算、不祥事による決算報告の修正が後を絶たないことより、行政側は厳しい姿勢で臨むことにしたと推測されます。 内部統制対応には、それなりの対策費用と作業負担が避けられません。米国のケースでは初年度における内部統制対応に必要なコストは数億円、作業時間も数万時
インターネット時代のお手軽英語勉強術――ライティング編
これまで3回に分けてネットを使った英語勉強術を紹介してきました。「読む」「聞く」「会話する」とくれば、最後は最も敷居の高い「書く」技術――すなわちライティングです。 外資系の企業や海外向けの部署にいる人でもない限り、滅多に使うことの無いのが英語のライティングです。情報を受け取る立場であれば、ブログを「読む」、ポッドキャスティングを「聞く」、ことができれば海外の情報についていくこともできますし、仮に海外出張や旅行をしたとしても、相手と「話す」ことができれば英語が書けなくてもそれほど苦労することはありません。 とはいえ、英語を書くことができれば、世界中の人とメールでコミュニケーションをとったり、情報発信することが可能になります。学ぶのは大変ですが、その分、挑戦する価値のある技術と言えるでしょう。今回は、そんな英語のライティングを勉強する方法を、ご紹介したいと思います。 →インターネット時代の英
ITmedia Biz.ID：インターネット時代のお手軽英語勉強術――リスニング編
英語は勉強したいけど、社会人だと仕事が忙しくて――。そんな人にオススメのインターネット“お手軽”英語勉強術。第2弾はスキ間の時間を活用したリスニング術をご紹介します。 前回は、ネット時代の英語勉強術として英語を「読む」リーディングの勉強術をご紹介しました（10月11日の記事参照）が、英語の習得で1番役に立つのはリスニング力です。相手の言うことを聞き取ることさえできれば、あとは「Yes」「No」や簡単な単語、身振り手振りで、何とかコミュニケーションをとることができるものです。これは海外旅行でもビジネスの現場でも同じではないでしょうか。 難しいのは、リスニング力は文法や単語力のように、学べばすぐ身に付くものではないことです。とにかく耳を慣らすことが重要で、ある程度の時間をかけて英語を聞き続けることが必要になるのがリスニングです。そのために苦手意識が強い人も多いのでしょう。 とはいえ、日々の仕事
ITmedia Biz.ID：講義ノートの取り方と復習のコツ
ノートの書き写しは、テスト前の勉強法の中でも時間のかかる方法だ。しかし学生時代を振り返ると、筆者にとって本当に有効な学習方法は唯一これだけだった。今秋、8年ぶりに学生に戻って講義を受けることになった。来週にはノートにペンを走らせているはずの筆者だが、今度こそ完璧な戦略で臨むつもりだ。「コーネル大学式ノート作成法」を正しく実践するのだ。 コーネル式については、過去にもこの記事（7月24日の記事参照）やここで取り上げたが、今回は、学期を通して――書き写しすることなく――学習・参照がスムーズに行えるノートの取り方について詳しく見ていこう。 コーネル式にページをレイアウト コーネル式にのっとり、以下のようにノートを3つの領域に分割する。 ノート欄（右）には、受講中に講義の内容を書き取る。短文や単語で、後に自分が必要とするであろうファクトを書き取っていく。必要のない言葉はすべて省略する。箇条書きにす
ITmedia Biz.ID：モノのサイズをわかりやすく例える
プレゼンや商談などで効果的に情報を伝達するには、何よりも分かりやすさが必須である。今回は「モノのサイズ」を効果的に伝えたい場合の表現を考えてみよう。 ビジネスシーンでは、常に受け手を意識した「分かりやすさ」が必須である。プレゼンテーションの配布資料1つをとっても、分かりにくい抽象的な内容では伝えたいことを相手に効果的には伝えられないはずだ。 →「コインやお札で長さを計る」はこちら 例えば、「モノのサイズ」を分かりやすく伝えたい場合について考えてみよう。仮にあなたがメーカーの営業マンで、まだサンプルすらできあがっていない新製品を紹介するために得意先を訪問したとする。そこで先方から製品のサイズを尋ねられた際、どのように説明するだろうか。 この時、手元の資料を見ながら「えー新製品のサイズはタテ10センチ、ヨコ15センチですね」と素直に寸法を答えているようでは、これは営業マン失格だ。相手はその新製
ITmedia Biz.ID：インターネット時代のお手軽英語勉強術――リーディング編
英語は勉強したいけど、社会人だと仕事が忙しくて勉強するヒマがない――。そんな人にオススメのインターネット“お手軽”英語勉強術をご紹介します。 英語は勉強したいけど、社会人だと仕事が忙しくて勉強するヒマがない――そんな風に思っている人も多いことでしょう。 最近はインターネットの普及によって英語のコンテンツは非常に手軽に入手できるようになっています。ひと昔前であれば、TIMESなどの海外雑誌や洋書など英語の文書は、ある程度お金を出して入手する必要がありましたが、今やインターネット経由で、無料でいくらでも良質なコンテンツに触れることができます。 これを英語学習に活かさない手はありません。そこで、今回から数回に分けて、インターネット時代ならではのお手軽ね英語勉強術をご紹介していきたいと思います。まずはもっとも手軽に始められる勉強法である、「英語を読む」リーディングの勉強法をご紹介します。 ネット時
ITmedia Biz.ID：作業中の邪魔に対応する方法【実践編】
作業中に突然の電話があったり、話しかけられたりして、終わった後、「あれ、僕は何をやろうとしていただっけ？」ということはありませんか。 こちらの回で、メール対応に追われて仕事が思うようにはかどらなくて困っていたタカフミ君ですが、今ではノリオ課長から授かった秘策、「午前中は会議室にこもってメールから離れた仕事に集中的に取り組む」を実践しています。 タカフミ君 ノリオ課長、このスタイルで仕事をするようになってからはメリハリがつくようになりましたよ。 ノリオ課長 へぇ、よかったじゃない。 タカフミ君 午前中に急ぎの仕事を終えてしまえるので、午後は余裕を持って問い合わせメールの対応ができてます。 ノリオ課長 まさに狙い通りだ。 タカフミ君 もう1つ、実際にやってみて気づいたんですが、一時期に比べて問い合わせメールが減ったんです。 ノリオ課長 おお、それはすごい。 タカフミ君 たぶん、今までみたいに即
仕事が思うようにはかどらない日があって困る【実践編】
仕事がどうもはかどらないタカフミ君。ノリオ課長が、授けた“仕事がはかどる策”とは、どんなものだったのでしょうか？ 前々回のノリオプロジェクトのミーティングの後の話。ノリオ課長はタカフミ君を個別に呼び出します。 ノリオ課長 忙しいところすまんね。 タカフミ君 いえ、全然いいっすよ。 ノリオ課長 さっきのミーティングで出た、メール対応に時間を取られてしまって困るという話だけど、具体的にはどんな感じなのかな？ タカフミ君 そうっすねー。とりあえず頼られるのは悪い気がしないんで、聞かれたらけっこう答えちゃうんですよねー。特に自分の知らないことを聞かれた時は、その場でネットで調べて答えることもあって、この時間ってのも馬鹿にならなくて。もちろん、自分でも分かってはいるんですけど。 ノリオ課長 そうか。で、今の時点で何か対策はあるかな？ タカフミ君 うーん……。学生時代からWebの仕事をしていて、まぁバ
ITmedia Biz.ID：コインやお札で長さを計る
「これって何センチ？」と、現物を前にして悩むシーンは案外多い。学生時代の机なら定規の1つくらい置いてあったものだが、ビジネスパーソンでも意外と常備していないのが定規だ。では、身の回りにあるもので、簡単にサイズを測ることはできないだろうか。 もっとも簡単なのがコインだ。1円玉の直径は、実はちょうど2センチ。複数ならべてあげれは“偶数センチ”の長さは測れる。書籍などの発送にしばしば使われるヤマト運輸のメール便は、厚みが2センチまでなので、1円玉で計ってあげると便利だ。 さらに小さいものを計るには、5円玉を使う。5円玉に空いている穴は直径5ミリ。複数ならべて──というわけにはいかないが、実際のものを通して、5ミリ以下かどうかは計ることができる。 紙幣も使ってみよう。ポピュラーな紙幣である千円札は長いほうの辺がちょうど15センチだ。2枚つなげれば30センチ、6枚つなげれば90センチ。和室に敷く畳の
CD／DVDの内容をすばやくリスト化してラベルに印刷する
CD-Rに含まれるファイル名をすべてラベル面に記述しておくと後々便利だが、1つずつ書いていくとなると手間がかかるもの。こうした作業を自動化するにはどうしたらいいだろうか。 業務データをCD-Rなどにバックアップする際、ラベルにはおおまかにしか記入していない場合が多いのではないだろうか。例えば「2006年10月アイティメディア経理データ」といった概要だけで、収録している全ファイル名をラベル面に記入しているケースはあまり見たことがない。 できることなら「出納帳.xls」「売上履歴.xls」といった個別のファイル名までCD-Rのレーベル面に書き記しておいたほうが、後々探し出しやすい。とはいっても、本来の業務の合間に、そういった細かいところまで手をかけるのはなかなか面倒だ。 こうした場合に便利なのが、CD／DVDのラベル印字に特化したカシオのディスクタイトルプリンタ「CW-E60」（7月18日の記
厚手のパンフレットも安心――「ハードクリアーファイル」
キングジムは、厚い冊子や資料などの整理・保管に適した「ハードクリアーファイル」を11月6日に発売する。サイズはA4タテ型で、とじ具がスティック式のものとリング式のものの2種類。スティック式で6ポケットのものが577円、12ポケットが945円、4穴リング式の「ハードクリアーファイル 差し替え式」は12ポケットで1155円。 これまでのクリアファイルは、1ポケットに数枚の用紙を収納するためのもので、厚みのある冊子などを入れると、ポケットが切れてしまう場合があった。 そこでハードクリアーファイルはポケットに、厚さ0.18ミリメートルと厚手で耐久性のあるポリプロピレンを採用。最大8ミリのマチを付けることで、厚い冊子や資料の収納に対応した。 ポケットの口は斜めにカットされているので、収納した冊子の取り出しがしやすい。またポケットにはフラップがつき、ファイルが逆さになった場合でも収納物の脱落を防げる。
名刺交換を無駄にしないための3つのポイント
ブログやSNSなどオンラインでの交流が充実すると同時に、イベントやセミナーなど直接出会う機会も増えています。リアルでの交流で行う名刺交換。とはいえ、次の機会に繋げるのは簡単ではありません。名刺交換の機会を無駄にしないためには――。 インターネットの普及により、ブログやSNSなどオンラインでの交流が非常に注目されていますが、オンラインが充実したことにより、イベントやセミナーから小規模なオフ会まで、直接出会う機会も実は増えていると言われています。 何しろ、インターネットを効果的に活用すれば、自分の興味のあるイベントやオフ会を手軽に検索、参加することができますし、ネットを通じて告知のコストも下がった結果、主催者も比較的気軽にイベントを開催できるようになりました。そのため、仕事以外の場でも名刺交換をする機会が増えてきた、という人も多いのではないでしょうか。 ただ、せっかくその場で名刺交換をしても、
ノートPCのバッテリ切れをできるだけ遅らす
先日はバッテリ切れであたふたしたY記者に、これといった助言もできず反省した。個人的には、1日がかりの取材には充電器やスペアバッテリを持っていくことにしている。とはいえ、そうした装備を忘れてしまったり、短いはずの取材が長くなってしまうこともある。 手元にあるのはこの1本のバッテリのみ――。そんな事態に陥った場合は、以下のように、いくつか暫定的な手段をとることにしている。 液晶ディスプレイのバックライトを最低レベルにする 無線LAN機能やPHS通信機能など、通信／ネットワーク関連機能をオフにする サウンドを切る 「電源オプション」でCPUのパフォーマンスを下げ、HDDを止める 余計なアプリケーションを全部落とす などだ。特に液晶ディスプレイのバックライトや通信機能は消費電力が大きい。この2つの機能を最小限またはオフにしただけで、残り10分程度だったバッテリの残り時間が30分程度まで利用できるよ
作業を中断させない「長篠メソッド」【理論編】
複数の仕事を同時進行させるだけではなく、1つの仕事も細切れの時間で作業しなくてはならないのが、現代のビジネスマンだ。戦国時代の「長篠メソッド」に解決策を見る。 今回の課題：作業を中断させられてもすぐに元の作業に戻れるようにする 状況説明：前回は、「タスクの性質に合わせて最適な時間帯に固める」ということで、取り組もうとしているタスクに対して自分がそのタスクにふさわしいモードになれる時間帯を選ぶといい、というアイデアをご紹介しました。 とは言え、せっかく集中したい午前中に会議が入ったり外出の予定が続いたりと、なかなか自分の思うように時間を取れないこともあります。また、作業途中で急に呼び出されたり、込み入った電話の対応に追われたりすると、元の作業に復帰するのに余計な時間がかかってしまうこともあるでしょう。 このような、自分の意志とは無関係に時間を分断された場合でも、うまく対応できるようにするには
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