Microsoft Listsでタスク管理が変わる！Excel時代との違いを実感【今日のワークハック】 | ライフハッカー・ジャパン
“段取り八分仕事二分” と言われるように、ほとんどの業務は、事前の段取りと準備でほぼ決まるもの。 秘書のように常にサポートしてくれる人がいれば別ですが、“段取りを記憶に頼って仕事をこなす” 人がチーム内や得意先に多いと、綱渡り状態での仕事をする羽目になってしまいます。 「Microsoft Lists」は、まさに綱渡りをしているチームリーダーはもちろん、効率的にタスクをこなしたい全てのビジネスパーソンがチェックしておくべき業務サポートツールです。 今日のワークハック：もうExcelとToDoリストで業務管理しなくていい、「Microsoft Lists」があればねScreenshot: 田中宏和 via Microsoft ListsMicrosoft SharePointを利用している人にとっては、すでにおなじみの「Lists」。これは、ネットワーク越しに共同作業したり、プロジェクトを運
「この仕事、本当にやるべき？」が分かる――タスク“処理前”チェックリスト
1：自分にとって本当に大切なことを実現するためのタスクか？ これはタスクの目的に関する一番重要な問いかけである。「本当に大切なこと」は何だろうか？ 家族と幸せに過ごす、会社が大きくなって従業員も豊かになる、自分の作ったサービスで世の中に貢献する――などいろんな「大切なこと」があるだろう。 ここでぜひ考えたいのは「そのタスクは将来、大切なことを実現するために本当に必要なことなのか？」という自分自身への質問だ。どんなに簡単な仕事であっても、この問いかけにNoであれば本来やるべきではない。逆にYesであれば、どんなに些細（ささい）な業務であっても必ずやり遂げなければならない。間接的、直接的、あるいは短期に、長期に、そのタスクが「大切なこと」につながっているかどうかをチェックしたい。 2：どこまでやれば完了か、期限と目標レベルは具体的か？ これはあいまいなタスクを管理リストに入れないということだ。
「プロジェクトの同時進行で頭がごちゃごちゃ」を解決するのだ
大橋さん、佐々木さん、複数のプロジェクトが同時進行しているときのタスク管理で、何かいいやり方はないでしょうか。タスクシートにすべてのタスクを脈絡なく登録していくと、タスクの数が多くなりすぎて、各タスクがどのプロジェクトにひもづいているか把握しにくいのですが……。 そうですね。例えば、タスクの内容が「A4用の封筒を買う」といった単独で完結するタスクばかりであれば、タスクシート1本で管理するのが理想です。しかし、プレゼンの企画から資料集め、資料の整理、PowerPointでスライド作成といった一連の流れがあるタスクの場合は、「資料の整理」だけタスクシートに記入していても、そのタスクにどう取り組むべきなのか流れが見えにくくなることがあります。 また、タスクシートのタスクが、 プレゼンテーションの資料の整理 デスクの引き出しの掃除 住所ラベル作成 といった感じに時系列で並んで、脈絡なく次々にやって
“リフィル”追加でGoogleカレンダーと同期 ジャストのタスク管理ソフト、月300円から
ジャストシステムは4月21日、無償のテンプレートファイルを追加することで、見た目をさまざまに切り替えられるタスク管理ソフト「xfy Planner（エクスファイ・プランナー）」を発売した。直販Webサイト「Just Myshop」にて販売し、価格は月額版が1カ月当たり300円、1年版が3360円。30日間の無償試用版も提供する。対応OSはWindows XP／Vista。 タスクリスト（左）やガントチャート（右）など、入力したデータをリフィルによって切り替えて表示する。1つのリフィルに入力した情報はすべてのリフィルに反映されるため、例えばタスクリストで仕事に締め切り日を設定すると、ガントチャートにも締切日情報が追加される仕組みだ xfy Plannerは、日々のToDoチェックや進捗管理、アイデアメモなどを行えるタスク管理ソフト。「リフィル」と呼ばれるテンプレートファイルを使って、インタフ
はてなの進行管理「あしか」も使える ジャストのタスク管理ソフト最新版
ジャストシステムのタスク管理ソフト「xfy Planner」がバージョンアップ。タスクリストやスケジューラ、ガントチャートがさらに使いやすくなった。動作速度も最大110％高速化したという。 ジャストシステムは10月29日、無償のテンプレートファイルを追加することで、見た目をさまざまに切り替えられるタスク管理ソフト「xfy Planner（エクスファイ・プランナー）」の最新版を公開した。利用料は月額300円で、無償で30日間使用できる試用版も用意している。対応OSはWindows Vista／XP／7。 xfy Plannerは、日々のToDoチェックや進捗管理、アイデアメモなどを行えるタスク管理ソフト。「リフィル」と呼ばれるテンプレートファイルを使って、インタフェースをさまざまに切り替えられるのが特徴だ。タスクリスト、ガントチャート、スケジューラといった基本的なリフィルは標準搭載しており、
賢く「タスク分散」する
仕事術に刺激を求めながら、生産効率も上げていきたいという理由から、「7つの習慣」「GTD」「ライフハック」「情報整理術」など、次々に新しい方法を試すこと自体は、悪いことではありません。しかし一方で、次のような悩みを持つ方もいらっしゃるようです。 ビジネスパーソンの気になる疑問 最近のライフハックやGTD特集に啓発されて、色々なツールやノートなどを試しているうちに、あちこちにタスクが分散されてしまって、不安になってきました。何かに統一したいのですが、例えばGmailで処理すべきものを、MOLESKINEに書き写したりはできません。どうしたらタスクを一元管理できますか？ この連載でも繰り返しお伝えしていることですが、何もかもを1つだけのツールに一元管理しようなどというのは、およそ現実的ではありません。「あらゆるタスクはメールで管理すべきだ」という主張をする人もいますが、外出先で、メールにどうし
仕事の優先度が付けられない人へ――「時刻表示のないスケジューラ」のススメ
ジャストシステムの「山積みスケジューラ」は、スケジューラなのに時刻表示ができない。だが、そこがポイントなのだ。万人向けではないが、ハマる人はハマる――そんなタスク管理ツールである。 スケジュールやタスクをどうやって管理するかというのは、ビジネスパーソンにとって永遠の課題だ。一般には、以下のようなやり方が望ましいとされている。 タスクには締め切り時間を設けよう きちんと優先順位をつけよう 長時間かかる大きなタスクは、短時間で済む小さなタスクに分解しよう ……分かっている。こうした手法が効果的だということは、分かってはいるのだ。しかし実際に習慣化するとなると、これがなかなか難しい。なぜか。 将来の忙しさを見越してちょうどいい時期に締め切りを設定するのも、優先順位を決めたそばから新規タスクが割り込んでくるのも、タスク分解にかかる一手間も、どれもけっこう煩わしいものだからだ。 こうして、結局は紙か
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