これだけでは初めて読んだ方には意味不明と思いますので、改めて簡単におさらいしながら考えてみます。 ●Gmailの構造 スターとラベルというのはGmailの機能のことを指しています。いずれもメールに対して付与できる印のことです。 スターは、クリックするとONになり、もう一度クリックするとOFFになります。ラベルは、予め自分で設定しておいた名前群をプルダウンから選んで適用あるいは解除するものです。 ラベルは、従来のメールソフトが備えていたフォルダに代替される仕組みと言えるでしょう。フォルダは、メールを「従」としてとらえる前提ですが、ラベルは、メールを「主」としてとらえます。 言い換えれば、フォルダ管理はメールを複製しない限りメールとの関係は一対一になりますが、ラベル管理は、多対一になります。フォルダ管理の悩みの種の1つは、複数のフォルダに所属しうるメールの扱いでした。ラベル管理はこの悩みを解消

●『「手帳ブログ」のススメ』出版記念セミナーのお知らせ すでに聖幸さんにもご紹介いただいていますが、5/11(木)に出版記念イベントがあります。 『「手帳ブログ」のススメ』出版記念セミナー 仕事に活かすブログ術・入門編 日時：2006/5/11（木）19:00?20:30 場所：渋谷 参加費無料 あすなろBLOGを運営するパソナテックさん主催のイベントです。よろしければ是非！ ＃「ブログに興味があるエンジニアが対象」となっていますが、「気分はエンジニア！」という方でも参加OKとのことです。 さて、『「手帳ブログ」のススメ』の刊行から1週間がたちましたが、ありがたいことにあちこちのブログでご感想を頂戴しています。「なるほど！」というご指摘も多く、非常に参考になりましたので、こちらでご紹介させていただきます。 私も2年以上ブログを続けていますが非常に学ぶところが多いです。 先日、10年以上ブロ

「最近、仕事はどうですか？　前回は企画を８本抱えていたとうかがっていましたが…」 「いやぁ、相変わらず忙しいです。今は９本同時に進めてます」 「増えてるじゃないですか！」 「まぁ、全部が同じフェーズにあるわけじゃないので、やりくりして何とかうまくやってます」 「うーん、大変ですねー。今の仕事で、特にこれは何とかしたいっ！と思ってらっしゃることは何ですか？」 「そうですねー。仕事が多すぎて、いつも終わらないんですけど、これを何とかしたいですね」 「何で終わらないんですか？」 「意志が弱いんでしょうかね」 「どうしたら意志が強くなりますか？」 「うーん…。意志を鍛える方法がわからない！（笑）」 「じゃぁ、意志が弱いという以外の原因を考えてみましょうか。終わらない、ということはそもそも終わらせようと考えている仕事の量が多すぎるということはないですか？」 「…」 「たぶん、毎朝『タスクリスト』なり

攻められてから追放するという事後（リアクティブ）ではなく、事前（プロアクティブ）にしかるべき準備をして、迎え撃つくらいの体制を築きたいものです。 プロアクティブはリアクティブの残像です。 自分がこうなるだろうと思ってやったことは、「こうなるだろう」と思っているがゆえに何らかの結果を生み出すのですが、その結果に客観性を割り当てることはほとんど不可能です。なぜなら、視界から残像というバイアスを取り去ることができないからです。 「こうなるだろう」というある種の期待が伴わなければ身体は動かず、しかし、そう思うからこそ得られる結果は少なからず「こうなるだろう」の影響を免れることはできません。実際の結果が「こうなるだろう」からかけ離れたものになったとしても、そこから法則性を導きだそうとしたときに、基盤となるものが形式知化できない“残像”でしかないことに気づいてがく然とすることになります。 例えば、もの

「♪よーく考えよぉー　お金は大事だよぉー」というCMを見るたびに無意識に心の中でつぶやいている一言があります。それは、「お金より大事なものがあるだろー」。 ドラッカーの『プロフェッショナルの条件』の次のくだりを読むたびに、「時間も大事だよぉー」という歌声が聞こえてくるような気がしています。 成果をあげる者は、時間が制約要因であることを知っている。あらゆるプロセスにおいて、成果の限界を規定するものは、もっとも欠乏した資源である。それが時間である。時間は、借りたり、雇ったり、買ったりすることはできない。その供給は硬直的である。需要が大きくとも、供給は増加しない。価格もない。限界効用曲線もない。簡単に消滅する。蓄積もできない。永久に過ぎ去り、決して戻らない。したがって、時間は常に不足する。時間は他のもので代替できない。 他のあらゆる資源と比べたとき、時間という資源の際立った特徴は、放っておいても

少し前に勤めていた会社でご一緒していた方と数年ぶりにお会いしました。彼女は、ライターとして企業の発行するメルマガを書く仕事をしているのですが、当時はアルバイトとしてその会社に来ていました。自身はフリーランスとして、ほかにもライティングの仕事をしているようでした。 文章を書くのが何よりも好きという人で、現在はその「好き」という情熱と手腕を買われて、コンテンツ会社に誘われ、今はそこで働いている由。 いくら「好き」を仕事にできたとしても、フリーランスでいつづけるにはそれなりの覚悟が必要です。余程の売れっ子ライターでもない限り、待っていても仕事は来ないので、営業活動にも一定の時間を割かなければなりませんし、病気になれば途端に収入の道が閉ざされます。 そういったリスクと背中合わせになりながらでも「書く」ことにこだわり続けられるかどうか。 彼女自身は、会社勤めは自分には合わないと考え、フリーランスを貫

目の前に種々雑多な「やるべきこと」が大量に押し寄せてきている時の人間の反応は、 １．とりあえず「うわー」と叫ぶ（声に出すのはオプション） ２．すばやく優先順位をつけて１つ１つ片付ける ３．現実逃避する のいずれかでしょう（ほかにもあるかも知れませんが…）。どれが良いとか悪いとかではなく、自分がどういう反応を返してしまうのかを知っておくことが大事だと思っています。 ルールや原則を作っても、生身の人間としては、論理よりも感情が先立ってしまうため役に立たないことがあります。「ルールは破るためにある」「それは原則、これは例外」といった言い訳が成り立つのもこの理由によるものでしょう。 そこで、まず生身の部分、つまり反射的にそのように行動してしまう自分の傾向みたいなものを知り、それをあるべき形に変えていく、という二段階で考えてみます。 自分の行動を振り返ってみたところ、大量のタスクに直面したときの自分

ソフトウェア開発の分野で、リポジトリという言葉があります。この言葉を直訳ではなく、その実態をざっくりと日本語で表現するなら、適材適所、ということになるのかなぁ、と、この言葉を見るたびに思います。 あるべきモノがあるべき場所に格納されていて、適時に取り出すことができるという理想的な状態を体現しているのがリポジトリという仕組みだと考えるわけです。 仕事でも生活でも、こういう状態というのは志向されるべき状態であるのですが、その状態を作りだし、そして維持するためのコストがあまりにも高く、言い換えれば間接費が嵩んでさっぱり割が合わないということであれば、継続は困難でしょう。 そこで、人がそういうことをしなくても済むように、コンピュータが代わりにやってくれると非常に助かります。例えば、Googleのデスクトップ検索は、Webの閲覧履歴やメールやファイルといったコンピュータ内に散在しているデータを１つの

新しいタスクを追加・複製・削除する機能を追加しました。 １．タスク新規追加：選択している行の直前行に空行を追加する ２．タスク複製　　：選択している行の内容を複製する ３．選択タスク削除：選択している行全体を削除する タスク新規追加は、文字通りブランクの行を追加する機能です。 タスク複製機能は、右の図の上の表のように、「Ａ社サイト構築」というタスクに見積もり以上に時間をかけたものの、完了しなかった場合に、同一タスクとして複製し、仕切り直しをするケースを想定しています。 複製したタスクは開始・終了時刻以外はすべて複製されます。完了しなかったタスクをいくつかの小タスクに分割して、より現実的なスケジュールを立て直すような場合は、小タスクの数だけ複製を繰り返すと良いでしょう。 例えば、本日中に仕上げる予定だった「報告書作成」というタスクが完了しなかった場合、これを完了させる上で必要な作業を洗い出し

日付を変更するとき、特に先送りをするような場合は、何日後に送るのかを指定できると便利そうです。 というわけで、日付変更機能を追加してみました。 「スケジュール」グループに「日付変更」を追加しています。このメニューにはショートカットキーを割り当てていて、Ctrl＋Wキーでも代用できます（「Excelブックを閉じる」のショートカットを殺してしまいますが…）。 使い方は、日付の入力されているセルにカーソルを置いて実行するだけです。表示されるダイアログに新しい日付あるいは「ｎ日後」の「ｎ」を数字で入力します。 ▼ なお、1週間後や1ヶ月後、という指定もできるようにするために、以下のようなショートカットキャラクター（短縮文字？）も使えます（いずれも全角/半角、大文字/小文字の区別はありません）。 ●０：基準日に変更。 ●１：翌日。デフォルトの「翌日」のままでも翌日指定になります。 ●２：翌々日、2日

いろいろと“増床増築”を繰り返してきましたが、ここまでのところはすべてExcelの数式で実現しています。でも、使い勝手を考えるとそろそろ限界が見えてきたので、次回以降はマクロ（VBA）を活用してみます。 課題としては、 １．並び替えのキーになる連番の自動採番 ２．開始時刻・終了時刻をラクに入力するための機能 ３．日々のルーチンタスクの自動登録機能 などを今のところは考えています。 ソート機能は上記には掲げていなかったものの１を作っているついでに。 ファイルを開くとメニューに「スケジュール」というグループが作成され、そのサブメニューに「並び替え」が追加されています（マクロは「有効」にして下さいね）。 「並び替え」により、以下の処理が自動的に実行されます。 １．完了の記号・月日・節・連番の４つをキーに並び替え ２．連番を10番飛びで振り直す 例えば、下の図の状態で並び替えを実行すると、 下のよ

未来のタスク管理であると同時に、後から活用するための作業記録になるようにするための具体的な方法について考えてみます。 こちらでは、1日のタスクをリストアップし、タスクごとに時間を見積もり、実際にかかった時間を記録しました。 右の図は、仕事を終えた時点の様子です。 10時間の見積もりに対して、実際には13時間かかりました。余計にかかった３時間を分析してみると、セルに色を付けたタスクについて時間の見積もりが過少であったことが分かります。見積と実績とのギャップの大きさは、そのタスクに対する自分の習熟度を表しています。大きければ大きいほど不慣れであると考えられます。 当然、その日にやり終えることができずにやむを得ず翌日以降に先送りするタスクが出てきます。また、予定外のタスクを途中に挿入する事態も発生します。 順番としては、予定外の新たなタスクを追加し、その時間分だけ既存のタスクを後日に送ります。こ

引き続き、日経ビジネスアソシエの1月17日号の特集「あなたの潜在力を開花させる?見抜く技術」より。昨日は、メタ認知によって自分の推論や判断をシャープにしていけば、同じ失敗を繰り返さなくなる、という話でした。 そこで今日は、ちょっとクイズ。以下は特集ページに掲載されていた事例です。 上司の本音を見抜くポイント 「間違いない」という発言の裏には、実は同意を求める気持ちがある。 確信 しているのではなく、 不安 の裏返しだ。 「別にどちらでもいい」という上司は、本当は 強い希望 を持っているから要注意。 「今の若い者ときたら」という上司は一般論のふりをして、実は 個人攻撃 をしている。 いつも決まった居酒屋に行く上司は 安定志向 である。 部下の揚げ足を取る上司は、意外に、部下を 和ませようと しているのかもしれない。 カラオケでヒット曲ばかり歌う上司は、 褒め言葉 に弱い。 部下の本音を見抜く

今年はやけに年賀状の到着が遅かったり、届かなかったりしているようですが、それとは別に年々届く枚数が減ってきています。友だちが減っているわけではなく（多分）、紙の年賀状を出さなくなっている人が増えているのが原因です（そう信じたい）。 個人的には毎年惰性で書いているところがあるので、いつかはやめたいと思いつつも、手書きメッセージのパワーはやはり侮れないものがあってずるずると続いています。 面倒だからと言って手書きの個別メッセージをいっさい書かずに定型文面が印刷されただけの年賀状をそのまま出すのは、相手にとってインパクトゼロでほとんど意味も効果がない、という気がしています。書くほうは宛先を書くだけで済むのでラクですが、もらう方はあんまりうれしくないでしょう。「個別感」が出る年賀メールの方がまだましです。 一括でメールを送るにしても、相手に合わせて違うメッセージを差し込むこともソフトウェアで実現で

フリーランスでの仕事を始めてもうすぐ６年になります（途中１年だけ会社員を掛け持ちしていたので実質５年）。基本的には自宅の一部をオフィスにして仕事をしていますが、自宅の外にオフィスを持つための試行錯誤が続いています。 今までの試行錯誤は、 ・仕事仲間とマンションの一室（Studio仕様）をシェア ・ベンチャーを立ち上げた方のオフィスの一部を間借り ・カフェでまとまった原稿作成やプログラミング ・ホテルにこもって缶詰仕事 などなど、時と場合と必要に応じていろいろやってきましたが、いまだに「これだ」というスタイルが確立できていません。思い切って専用のオフィスを借りてしまうのが一番なのかも知れませんが、費用対効果の面であまり思わしくなく、また、自宅をオフィスにしている生活が長いこともあって、これと同等かそれ以上のインフラを新たに外に構築するコストや手間を考えるとゾッとするので、結局踏み切れずにいま

「軽率であることをおそれないでいこう」 （武沢信行） あなたの今年のモットーは何ですか？ 昨年、mott∞（モットー）というサイトを運営している方と知り合いました。サイトのコンセプトページにはこんなメッセージがあります。 「モットー、なに？」 あなたなら、何と答えるでしょうか。 そこにはあなたが究極的に求めているものが表れています。 自分らしく幸せに生きるために欠かせないもの＊＊＊＊＊ 自分のこころに目を向け、耳を傾け、全ての直感を研ぎ澄ませてください。 見てみてください。感じてください。 知ることは大きな変化をもたらします。 今年の僕のモットーは「ムダであろうと思えることならやってみる」ということに決めました。「ムダであろうと思えること」と「ムダである（と言い切れる）こと」とは違います。かなり。 「ムダであろうと思える」というからにはそこに判断が入っています。予測、推測、憶測含み。という

最近、企業が商品キャンペーンと連動したプロモーションブログを開設する事例が増えているようですが、なかなか成功事例と呼べるものは多くないような印象があります。 成功（≒存続または無事満了）事例としては、ビジネスブログ実践会でいろいろ（卸売業、サービス業、ネット通販、飲食業、メーカー）と紹介されていますが、失敗事例は以下を氷山の一角として無数にあるのだろうと思います。 ・FPN-ニュースコミュニティ- ソニーのブログは炎上するだけまだマシかも？ So-net blogに開設された『ウォークマン体験日記』が、炎上してオープン３日で閉鎖と言う出来事があったそうです。 なんでも、先日発売されたウォークマンAシリーズのプロモをかねた仕掛けだったようですが、プロが素人の振りをしていたのがあっさり見破られたとか。 そんな背景を念頭に、ビジネスブログをうまく活用するコツ。 ・How to Business-

・・・などというタイトルは多分にキャッチーなのですが、これも今回ご紹介するコツの１つです。 原題は“10 Killer Post Ideas”ということで、以下の10のコツが挙げられています。 １．ノウハウ ２．リスト ３．キャンペーン ４．インタビュー ５．レビュー ６．ケーススタディ ７．リサーチ ８．トレンド ９．エッジ 10．オープン それぞれについて簡単に。 ●１．ノウハウ 誰もが新しい知恵に飢えている。古いアイデアでもちょっとした工夫で斬新に変身。多くの人が抱えている課題にミートするようなコツ、特に自分がすでにやっていることならなおよし。 ●２．リスト リスト形式なら素早く読めて、すぐ取り込める。 ●３．キャンペーン 読者を引きつけ、参加を促すようなパッションが大切。 ●４．インタビュー その道のプロやあまり知られていない世界での達人に接点があれば是非。 ●５．レビュー 例えば