やりがいがない仕事の典型として「経費精算」がありますね。ここでは、筆者が経費精算を楽しくするために使っていたExcelのシートをご紹介しましょう。 対話編では、会議の議事録書きや経費精算といった、組織で仕事をしていく上ではなくすことのできない、それでいてやっていてもさほど楽しくない、どちらかといえば苦痛に感じられる仕事について、うまく乗り切るための考え方を議論しました。 これを受けて、本稿では、とりわけ「経費精算」を例に「できれば避けたい仕事を楽しくする方法」を考えてみます。 基本方針としては、「苦痛」と感じられる原因をつぶすことです。それは次の3つです。 一方的：やってもやらなくても自分には何のメリットもない 固定的：自分の意見やアイデアが受け入れられない 閉鎖的：がんばってやってもその仕事そのものが発展、成長するわけではない 一言でいえば、やりがいがない、ということになります。では、ど

ノートの書き写しは、テスト前の勉強法の中でも時間のかかる方法だ。しかし学生時代を振り返ると、筆者にとって本当に有効な学習方法は唯一これだけだった。今秋、8年ぶりに学生に戻って講義を受けることになった。来週にはノートにペンを走らせているはずの筆者だが、今度こそ完璧な戦略で臨むつもりだ。「コーネル大学式ノート作成法」を正しく実践するのだ。 コーネル式については、過去にもこの記事（7月24日の記事参照）やここで取り上げたが、今回は、学期を通して――書き写しすることなく――学習・参照がスムーズに行えるノートの取り方について詳しく見ていこう。 コーネル式にページをレイアウト コーネル式にのっとり、以下のようにノートを3つの領域に分割する。 ノート欄（右）には、受講中に講義の内容を書き取る。短文や単語で、後に自分が必要とするであろうファクトを書き取っていく。必要のない言葉はすべて省略する。箇条書きにす

ツバメノートとリュウドは11月4日、世界最小の大学ノート「ナイト・アンド・デイ ディンプル」を発表した。11月4日から銀座の文具店「五十音」にて、11月15日からはWebショップでも販売する。ページ数は30枚、60ページ。5冊セットで800円となっている。 ナイト・アンド・デイ ディンプル（NADD）は、70ミリ×31ミリとほぼFRISKサイズの大学ノート。サイズは小さいが、表紙も中の紙（フールス紙）もツバメノートの大学ノートと同じ素材を使用し、大学ノートと同様のミシン縫い糸綴じ方式で作られている。黒い背表紙も、大学ノートと同じイメージだ。 ページは5ミリ方眼。方眼のメモで有名なロディアよりも薄い色を使用し升目が主張し過ぎない。また、升目の印刷には水性インクを使用し、万年筆のインクをはじかない工夫もされている。 切り取りのためのミシン目や、同梱（どうこん）され自由に張れる背見出しも、持ち歩

付せんには、大きく2つ、メモを書き込んで張り付ける用途と、目印やインデックスとしての用途がある。 目印付せんのオススメはポスト・イットの「シンパック」 私の場合、付せんを目印として使う場合が多く、以前にも、張り替えのできるインデックスとしての利便性については述べたが、使う枚数が一番多いのは、書籍や資料の気になった部分や、後で参照の必要があるところに目印として張っておくこと。 目印として使用する場合は、やはり紙ではなくフィルム状の付せんだ。書類からはみ出した部分は丈夫で破れにくく、耳以外の部分は張り付けるとほとんど見えなくなるので、コピーなどの邪魔をしない。調べ物をしているときなどは必須の便利アイテムである。 この場合、気になったところや思いついたときに張るわけだから、たいてい張りたい時は突然やってくる。付せんはメモ帳と同じく、思いつきを捕まえる道具。思いついた瞬間に取り出せるかどうかがキモ

大事なプレゼンが迫ってドキドキ。さて、どうしましょう。 「IBD, Investor's Business Daily」では伝わる話し方の14ポイントを紹介しています。下記にて、内容を紹介していきますので、ぜひとも次のプレゼンにお役立て下さいな。 では、まずはじめの4つから。 1)　敵を知るべし 『The Fine Art of Big Talk』の著者で、コミュニケーションコーチのDebra Fine氏は、自分のスピーチの内容を完全に把握しようと言っています。そうすれば、予期せぬことが起きた時にもひるまずに、即興で話を進めることができるのだそうです。 2)　あくまで自然体で 『Presentation to Win』の著者Jerry Weissman氏は、「プレゼンテーションを演じてはいけない」と言います。自然体で、聴衆の反応を楽しみましょう。 3)　声を出して練習しましょう 前述のWe

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あなたが男性でも女性でも、十代の頃といえば、程度の差はあれ、親との距離がなんとなくできてはいませんでしたか？　将来自分が親になったらその頃はもっと上手くやるはず、と思ったかもしれませんが、今の年齢のあなたが、十代のとき親にどうしてほしかったかを覚えているでしょうか？ 元記事のBayAreaParentでは、母娘の関係について書かれていますが、 結婚してないし、子供いないし、関係ないや、と読むのをやめようとしたアナタ、待ってください。恋人、会社の同僚との関係でも応用できる方法なんですよ。読んでみてくださいね。 1） 文句を言う前に一旦考えましょう。 彼女が何かしたいと言ってきたとき、頭ごなしにダメと否定せずに、Yesと言うか、譲歩できるような提案をしましょう。ただしその提案には相手にとってのリスクが伴わないというのが前提です。 気になる残りの10Tipsは、以下にて。 2） いつでも彼女が相

それはこの間言ったじゃないか！　重要なことは必ず会議で周知徹底しているし、部下もメモしている様子。質問も特にないので、部下にも伝わっているはずだが、現実には伝わっていない。どうして伝わらないのだろうか。 先日お会いしたマネージャーの方から、研修中に質問を受けました。 「私は部下に対して、必要なことをきちんと伝えているつもりだ。なのに、部下はまるで私の話を聞いていなかったかのように、理解してくれていない。いったいどうしたらいいのだろうか」 一緒に参加されていたマネージャーの方たちは、みなさん同じような経験があるようで、そうだそうだとうなずいて聞いていました。どうやら、日常業務の中で、かなりの方たちが、 それはこの間言ったじゃないか！ と、口には出さずとも、部下に対してこんな思いをしているご経験があるようです。 そこで私は、いったいどういった形でその必要なことを伝えているのかを尋ねました。する

前回の記事では火災が起きた詳細をお伝えしましたが、本当に大変なのはその後です。というわけで、火災が起きたらその後、一体何が起きるのか、何をするべきなのかをまとめてみようと思います。一生の内で必ず何度か遭遇するお葬式とは違い、保険会社の人によると「火事になる確率は一生に一度ではなく、300年に一度の確率」とのことで、滅多に遭遇することがない、あるいは遭遇したくない種類のイベントなので、知っているようで知らないことが多いはずです。 詳細は以下から。 ■消火中 火事が起きて119に電話、消防車が来て消火中であってもいろいろな作業が待っています。まず消防隊員に炎上している建物に普段は誰がいるかを報告します。同一の住居に住んでいる全員を消火中は外に退避させるためです。 次にその建物の責任者を特定します。アパートやマンションであれば家主ですし、それ以外であればその住居の建築主、今回であれば会社の建物な

現代人は常に時間に追われており、日々、仕事や勉学などで忙しいわけですが、やはり自分が自由に使える時間は必要です。自由な時間があれば、好きなことや趣味、あるいはもっと自分の人生を有意義にすることすら可能になるはずです。 というわけで、あなたに自由な時間を取り戻す20の方法を以下にメモしておきますので、参考にして自由な時間を作っておきましょう。 Reclaim Your Time: 20 Great Ways to Find More Free Time | Zen Habits 1.休息を取ること 自分の生活を見直し、まずは1時間だけ自由な時間を持つことから始め、数時間、半日、そして丸一日休むためにはどうすべきかを考えるというわけです。また、何をして楽しみたいかを決め、何が自分の時間を奪っているのかを見極め、より多くの時間を作るために何を落とし、何を最小化するかを決めます。しかしこれらをする

ホワイトボードがなくちゃ会議にならない――そんな“ホワイトボード依存症”な人に朗報だ。ISOT 2008の欧文印刷ブースでお披露目された、ホワイトボードマーカー用方眼模造紙「消せる紙」（けせるし）である。 ホワイトボードがなくちゃ会議にならない――そんな“ホワイトボード依存症”な人がいる。 確かに、ミーティングのテーマをホワイトボードに書き出すだけでも議論を整理する効果があるし、下手な絵だって言葉だけの説明よりもグッと分かりやすくなるものだ。とはいえ、それなりに大きなホワイトボードを購入するとなると、5000円以上はする。それに持ち運びも難しいから、「いつでもどこでも会議したいし、ホワイトボードも使いたい」という欲張りな人の要望に、備え付けのホワイトボードでは応えられないのだ。 こうした要望に応えるのが、持ち運びできるホワイトボード。代表的なものは、2年前のISOT 2006で住友スリーエ

整理整頓に困るものはたくさんあるが、自宅においては衣類の整理が頭の痛い問題だ。この問題を、野口悠紀雄氏の「超」整理法を応用して解決してみよう。ポイントはハンガーだ。 私たちの日常で、整理整頓に困るものはたくさんあるが、衣類の整理は自宅において頭の痛い問題ではないだろうか？ ここにもビジネス書類の整理整頓の考え方を応用してみよう。ビジネス書類の整理法として最も有名なものの1つに野口悠紀雄氏が提唱する「野口式『超』整理法」があるが、その最も重要なポイントは下記の点である。 ポケット一つ原則（収納は1カ所にまとめる） 規格の統一（すべてを角形2号の封筒に入れて形をそろえる） 時間順（内容で分類せずに最近使用したものを左端に入れて常に時間順に並べる） これを応用してみよう。 ポケットは一つに、規格も統一 まずポケット一つ原則。衣類を分類して別々の引き出しに収納するのをやめ、パンツ・靴下・ネクタイ以

ビジネスは時間との戦いだ。仕事中は常にキビキビと行動するのがビジネスパーソンたるもの。だからこそ、家では誰にも気兼ねせずリラックスし、思う存分ゴロゴロしたい――。そんなささやかな幸せ作りをサポートするかもしれないグッズがある。 サンコーが販売する「うつぶせ状態のまま楽に過ごせる」クッション、「スーパーゴロ寝クッション」だ。ゴロ寝――甘美な響きを持つクッションの上でうつぶせになれば、体重がクッション全体にかかるため、長時間のPC作業や読書、携帯ゲーム機のプレイなども疲れにくいという。 サイズは800×490×245ミリメートル（幅×奥行き×高さ）、重さは3キログラム。価格は7980円。同社サイトでの通販および直営店で入手可能だ。 高さは245ミリから約375ミリまでの5段階。用途や使い心地によって調整できる。PCのキーボードを打つ際は高めの設定、本などを読む際は低めの設定がオススメらしい。ま

「たった300円……」。そうはいっても毎月かかる固定費は、積もり積もって大きな金額になるものです。改めて月々かかる費用をまとめませんか。 月額でかかっている固定費は、なんとなくそのままになりがちですが、節約できればそれ以降ずっと節約できるので大きな効果があります。 そこで月額固定費整理シートを使って、定期的に月々かかっている費用をまとめてみましょう。 まとめたら「本当にそれは必要か？」「ほかにもっと安い選択肢はないか？」を検討してみましょう。小額であっても、塵もつもれば山となります。きちんとすべてのものに対して検討してみましょう。思わぬ成果が得られるかもしれませんよ。

先送りの反対が前倒し。しかし「今やらなくてもいいことをやっている」という意識が自分にブレーキをかけてしまうものです。うまく自分を欺いて、うまく前倒しする方法とは？ 前回と前々回で次の2つの課題について考えてきました。 仕事のスピードを上げる（繰り返されるパターン見極める） 先送りで仕事の効率を上げる（先送りで“利ざや”を稼ぐ） この2つの共通点は、かかる時間を最適化しようとするアプローチであることです。仕事のパターンを見極めることで、力を入れるべきところとそうでないところとを明確に分け、エネルギーを浪費しないようにするわけです。 このことは、自転車のペダルをこぐときのことを想像してみると分かりやすいでしょう。走り始めは、力いっぱいこぐ必要がありますが、ある程度スピードが出てくればペダルは軽くなりますから、力を抜いても支障はありません。むしろ、スピードに任せてこがずにおく方が無駄なエネルギー

毎日くたくたになって帰っているのに、仕事が遅れている。そう感じているのなら、ささいなことで時間を無駄にしてしまっているのかもしれない。そんなときに役に立つ方法を紹介する。 毎晩のようにくたくたになって帰っているのに、やらなければならない仕事が何もかも遅れている――たとえオフィスで10時間過ごしていても――のなら、仕事時間を無駄にしてしまっているということだ。つまらない用事を持ち込み、大事なことから集中力を奪う会議や電子メール、割り込み、同僚との雑談に時間を取られてしまうことはあまりにたやすい。だがちょっと頭を使えば、達成感とともにオフィスを去ることは可能だ。仕事時間を取り戻すときが来たら、作業に集中し、気を散らさないようにし、作業負荷を減らして、身軽に、自由に、やり遂げた気分で帰れるようにする簡単な戦略が幾つかある。 10. （締め切りを設けるために）ランチまたはディナーの約束をする 子持

そもそも先送りとは何でしょうか。いうまでもなく、今やるべき仕事を未来に延期することです。つまり、後回しです。いうなれば、時間の後払いをしていることになります。 金銭の取引には、都度払い（現金払い）と後払いの2種類がありますが、時間の使い方についても都度払い（その場ですぐにやる）と後払い（先送り）があるわけです。 お金の場合は、金額によってはカード払いや分割払いなどの「後払い」を選択することで手元に現金を残しておく（＝急な出費に備える）ことができます。同様に、時間についても必要に応じて「後払い」を選択することで、時間をうまく使うことができるのです。金額にかかわらず何でもかんでも現金払いをするのは現実的ではありませんが、このことは時間についても当てはまります。すべての作業を「時間の都度払い」で、すなわちすぐにその場で取りかかっていたのでは、効率は上がらないでしょう。 ではどうすればいいでしょう

今回は視点を少し変えてあらためてこの問題に取り組んでみます。 仕事のスピードを上げようと思えば、真っ先にするべきことは、考えたり迷ったりする時間を減らすことです。例えば車を運転する場合、せっかくスピードに乗って走っていても、道を間違えたり迷ったりすれば、元来た道を戻ったり「リルート」することになり、時間のロスを生んでしまいます。カーナビが便利なのは、こうしたロスを最小化してくれるからでしょう。常に「ゴールまでの一本道」をガイドしてくれるのです。 仕事においても、その日の仕事をすべて終えるための「一本道」をいかに見いだし、ここから外れないように走り続けるかがトータルでのスピードアップを実現する上では欠かせません。 では、仕事において考えたり迷ったりする時間が発生するのはなぜでしょうか？　次の3つの理由が考えられます。 時間が空くと手順を忘れてしまう（月の1回しかしない作業など） 手順が複雑な

春の朝。暖かな陽気に誘われて、布団から抜け出すのもついおっくうになってしまうものですね。でも後で絶対後悔するのが二度寝です。 朝の二度寝ほど幸せなものはありません。起きなくちゃ、と分かっていても、ついついうつらうつらしてしまう人も多いはず。 しかしそのツケは起床後にやってきます。「今日はあれしなくちゃいけないんだった！」と緊急性の高いToDoを思い出してしまうこともしばしばです。 そこで二度寝防止シートを作ってみました。「朝起きたら、これは絶対やらなくちゃ！」というToDoを書き出しておき、枕元においておきます。具体的なToDoを前にすれば、「寝てる場合じゃない！」ときっと思えることでしょう。