GTDの実践に欠かすことのできない「週次レビュー」。百式主宰の田口元氏が自らのチェックリストを紹介する。 「週次レビューが実践されていなければ、GTDは実践されていない」という名言（？）があるぐらい、GTDにとって週次レビューは重要です（実際の週次レビューについてはこちら）。 実際の週次レビューでは、1）頭の中の気になっていることを全部書き出し、2）すべてのリストを見直す――というプロセスになりますが、いったんそれが習慣化してくると、だんだんと工夫して自分だけのチェック項目を加えていきたくなります。新しい習慣を作ることは難しいですが、既に実践している習慣になにかを付け足していくのはそれほど難しいことではないからです。 ここでは個人的に週次レビューにどういったチェック項目を付け足しているのかをご紹介します。あなたも自分にとって使い勝手の良いチェックリストを作ってみてください。 筆者が週次レビ

中国の大手ソフトメーカー・キングソフト（金山軟件）の日本法人・キングソフトは9月21日、マイクロソフトの「Word」「Excel」「PowerPoint」と操作性やファイル互換性を最大限に近づけたという統合オフィスソフト「Kingsoft Office 2007」を発表した。11月1日からオープンβとして無償公開し、来年1月に製品版を4980円（税込み、以下同）ダウンロード方式のみで発売する。 ワープロソフト「Kingsoft Writer」、表計算ソフト「Kingsoft Spreadsheets」、プレゼンテーションソフト「Kingsoft Presentation」のセット。「価格はマイクロソフトOfficeの10分の1」（日本法人の広沢一郎社長）だが、MS Office製品の機能の約8割は利用できるという。 WordやExcel、PowerPointで作成した資料が、他社のオフィス

オンラインワープロサービスのWritelyが、18日から登録すればすぐに使えるようになった。Writelyは、無償でWordのように装飾した文書を作成できるのはもちろん、Web上のサービスであるため、他の人と共同で編集したり、作成した文書をWebにすぐ公開できることが大きなメリットだ。さっそく活用してみよう。 新規登録から新規文書の編集まで

auの「無期限くりこし」とは、基本使用料に含まれる無料通話分を無期限に繰り越すことができるというサービスである。月によっては、思ったよりも通話をしていなかったといった場合に重宝するプランだろう。もちろん、ドコモやボーダフォンにも繰り越しサービスは存在する。ドコモの場合は「2ヶ月くりこし」、ボーダフォンの場合は「自動くりこし」と呼んでおり、前者は2カ月、後者は1カ月分の無料通話を繰り越すことができる。しかし、同じ繰り越しでもその中身は微妙に異なっている。まずは以下の図を見てほしい。 ドコモの2ヶ月くりこしは無料通話分をパケット通信料にも使え、さらに使い切れなかった繰り越し分は家族と分け合うことができる。ただし、繰り越せるのは2カ月までだ。これに対し、auの無期限くりこしは期限は長いものの、家族と分け合うか無料通話を繰り越すかのどちらか一方しか選ぶことができない。また、パケット通信料の割引サー

「何で今日は仕事がはかどらないんだろう」「今日は乗らないなぁ」と思ったことはないでしょうか。そんな日の対策法をお教えします。 今回の課題：仕事が思うようにはかどらない日対策 状況説明：いつもは何の問題もなくできる仕事なのに今日に限ってはかどらない、あるいは前回うまくいった方法でやっているのに、今回はやたらと手こずる、ということがあります。自分でも原因が明らかな場合もありますが（例えば、二日酔いや寝不足、あるいは心配事があるなど）、自分ではどうにもできないことが障害となっていたり、さっぱり原因不明だったりということもあるでしょう。 やろうと思ってもできないのであれば、やり方を変えるしかありません。ということで「やり方を変える」ためのやり方を考えてみます。 コツ：やり方を変えてみる 毎日の仕事のほとんどは、すでに一度以上やったことがある作業の組み合わせであり、それらをいかに効率よく反復するかが

Firefoxブラウザに保存したブックマークやパスワードなどの情報を、自分のすべてのコンピュータで同期できるツール「Google Browser Sync」が公開された。 同ツールはインストールしたすべてのコンピュータでブックマーク、履歴、パスワード、cookieの同期が可能になる。ブラウザを閉じた時に開いていたタブとウィンドウを記憶して、それを再度開くことも可能。 インストールの過程でGoogleアカウントにログインする必要があるが、その後は各コンピュータで自動的に情報が同期される。ただ、Firefoxを起動するたびにBrowser Syncがアップデートされるため、Firefoxの起動に時間がかかるようになるという。 ブラウザはFirefox 1.5以上に対応しているが、Mozilla Suite、Internet Explorer、Operaには未対応。 一方、これまでβ版が公開され

ストレスフリーの仕事術「GTD」――。 その最初の難関は「収集」のプロセスです。「頭の中の『気になること』を吐き出すために、最低二時間は使ってください」と言われても困ってしまうかもしれません。実際、「GTDに挑戦したけれど、最初の30分で何も書けなくなって途中で投げ出してしまいました」――という人も多いようです。 そこで今回は収集のプロセスにおいて使える「トリガーリスト」をご紹介しましょう。トリガーリストの項目は「頭の中の気になることを思い出せてくれるであろう質問」になっています。このリストを横に置きつつ「書くことがなくなちゃったなぁ……」というときに参照すれば、きっと忘れていたことを思い出せることでしょう。 「収集」プロセスは落ち着いたカフェなどで行うとはかどるので、そのカフェに出かける際に印刷して持って行くとよいかもしれません。 GTDトリガーリスト 仕事のこと 現在抱えているプロジェ

“紙の”ノートの取り方の工夫について紹介。また、自分専用のカスタムノートを作って、PDFとしてダウンロードできるサービスも紹介する。（Lifehacker） 【この記事は、2006年4月14日付で米ブログメディア「Lifehacker」に掲載された記事を翻訳したものです。】 好むと好まざるとにかかわらず、人生は会議の連続だ――状況確認のためのミーティング、プランニングのための電話会議、ブレーンストーミングのための集まり、そして会議のための会議もある。だが、全員が会議室を去った後、どのようなアクションが取られたかも、会議と同等かそれ以上に重要なことだ。 ビジネス会議であれ大学の講義であれカンファレンスであれ、効率よくノートを取ることは、プロジェクトを動かし、キャリアと知識を積み上げていく上で不可欠のスキルだ。今回は、筆者のお気に入りのノートの取り方を紹介する。自分のニーズにあったカスタムノー

ファイルの整理をしている際「このファイルをひとつ上のフォルダに持って行きたい」ことはよくある。これを一発で操作する方法を紹介しよう。 マイドキュメント内のファイルを整理している際、「このファイルをひとつ上のフォルダに持って行きたい」ということは多い。ファイルを切り取ってから階層をひとつ上に切り替えてペーストしたり、あるいはエクスプローラ上でドラッグ＆ドロップするのが一般的だが、いちいちウィンドウを切り替えたりショートカットを使ったり、操作はなにかと煩雑だ。 こんな時は「一つ上のフォルダに、送ろ！」を使ってみよう。ソフト名の通り、ファイルをひとつ上の階層に移動させるだけのソフトだが、ファイル整理には絶大な効果を発揮するのだ。 使い方は簡単で、右クリックの「送る」メニューから、「一つ上のフォルダに送る」を選択するだけ。操作手順がぐっとシンプルになるだけでなく、ドラッグ＆ドロップ中に間違えて他の

ステップ4からは、行動が習慣になることを目指す。行動することが楽しくなる環境設定や、行動そのものと快・苦痛を結びつける方法、仕事に目盛りをつける、など、今すぐ活用できるヒントを紹介しよう。 ステップ1で本当にやるべきものを取り出し、ステップ2でネガティブな要因を取り除きました。そしてステップ3では、とにかく機械的に行動したわけですが、これだと無味乾燥です。ステップ4からは、習慣になるように、行動することが楽しくなるようにしていきます。 そのためには、4つのポイントがあります。まず1つ目は、「その行動ができる快適なセット＆セッティングを作る」ことです。セットは心の状態、セッティングは周りの状態を表します。 快適な心の状態と環境を作る 「言われたから、○時から○時までコレをやらなきゃいけない」というのだけでは無味乾燥で面白みがないので、自分が気持ちよく、楽しくできる心と周りの状態を作ります。好

ブロガーを招いて開催したGTD徹底研究会。初めてGTDに触れる方からのフィードバックを中心に、GTDでつまづく点や戸惑う点をまとめました。（GTDまとめページへ） 先日、ITmedia社の会議室をお借りしてGTD徹底研究会を開催しました（8月10日の記事参照）。10名ほどのブロガーの方にお集まりいただき、19時半から22時までGTDを実際に体験していただきました。 GTD歴5年強の筆者としては初心者がまずどこでつまずくか、何を疑問に思うかを知りたかったのですが、案の定、たくさんの発見がありました。ここではそれらをまとめてみましょう。GTDの実践を検討されている方の参考になれば幸いです。 「頭の中の気になること」を書き出すには何時間必要？ 今回のメインはGTDの最初の一歩、「頭の中の気になること」をすべて書き出すことでした。個人的に実践したときは3時間強かかった記憶がありますが、一般的にはど

先延ばし撃退法は、ここから実際に行動するステップ3に入る。携帯電話にも搭載されている身近な道具・タイマーを使った、時間管理のテクニックなどを紹介しよう。 ステップ3では、具体的な行動に入ります。それも、機械的に時間を決めて、即実行するようにします。思いたったら、即実行、「Just do it!（ただ、やれ！）」です。また、完璧主義を脱却するステップでもあります。 ステップ1からステップ3に直接進まず、ステップ2があるのには理由があります。「ただ、やれ」といわれて、それがしなければいけないことだと分かっていても、行動することと苦痛が結びついている場合には行動できません。ですので、ステップ2で、行動しないとどんなにつらくて、行動するとどんなに良いかを認識すると、ステップ3の「Just do it!」にスムーズに進むことができます。 タイマーを使って時間を管理する “機械的に時間を決めて、即実行

デスクトップ検索を活用することで、全くフォルダ分けをしないという整理法もありだ。しかし“何かに取り組む準備”をしたり、バックアップのことを考えるとフォルダ分けも重要だ。 【この記事は、2006年2月22日付で米ブログメディア「Lifehacker」に掲載された記事を翻訳したものです。】 前回（未翻訳）はファイルキャビネット、フォルダ、ラベルを使って紙の資料を整理する方法を紹介した。今回は、コンピュータの中にあるバーチャルな黄色いフォルダ、「マイドキュメント」の整理法を紹介する。 自分のファイル管理方法がうまく機能しているという人は、それでいい。だが、コンピュータのデスクトップ上にすぐファイルが散らばってしまうという人、細かく分類した奥の深い、複雑なフォルダ階層構造の中で、ファイルを管理するのに時間ばかり取られている人は、考えを改めよう。シンプルであれば、骨も折れない。シンプルながらフレキシ

仕事のための時間、家族のための時間、自分のための時間の理想の割合は？　簡単なチャートを描いてみるといい。（Lifehacker） 忙しい人は年がら年中、「1日はなんでこんなに短いの？」とぼやいている。日々の狂騒の中、波にのまれた流木のように、あっちへこっちへと簡単に流される。時間と関心を注がなければならない仕事を山ほど抱えて右往左往。だが、自分の時間を本当はどのように使いたいかを知っているのは自分だけだ。日々の時間を自分でコントロールし、注意深くスケジュールを組み、自分の価値観と目標に沿って意識的に活動内容（とタイムリミット）を選ぶことは、あなたにもできる。 多くの場合にいえることだが、バランスの取れた理想のスケジュールを組むベストな出発点は、それを「書き出す」ことだ。自分の「タイムマップ」を作れば、それは1日の活動内容を自分の目標に近づけて調整する助けとなる。 自分の理想のタイムマップを

「先延ばしを撃退する、5つのステップ」のファーストステップで参考にしたいのが、「ゼロベース思考」と「時間対価値思考」。しっかり学んで時間を活用しよう。 前回解説した「先延ばしを撃退」の「ステップ1」で参考にしてもらいたいのが「ゼロベース思考」です。よく、「授業料を払っちゃったから最後まで出なきゃ」とか、「いったん取り掛かったから終えなきゃ」というふうに考えます。でも場合によっては、最後までやるほうが労力や時間、お金がかかって無駄なときがあるんです。 「ゼロベース思考」とは、「今から開始するとして（お金を払っていなかったとして）、それでもやるかどうか」という発想の仕方です。 例えば、会社が300万円かけてプロジェクトを始めて、すでに2カ月、非常に悪戦苦闘しているとします。さらにこの後、1千万円くらいかかる。その割には、トントンか赤字で、あと半年間は時間を取られる。こうだとしたら、どうですか？

ブログなどの普及によって入手できる情報量が急増しています。そんな膨大な情報に惑わされないためのポイントをご紹介しましょう。 以前、「“情報を読まない”情報収集術――『未読RSS恐怖症』対策」（7月4日関連記事）というお話を紹介しましたが、インターネットやブログのおかげで手軽に入手できる情報量が急増した結果、逆に日々新しく生まれてくる情報についていけないのが心配という人が増えているようです。 何しろ、米Technoratiの調査によると、今や世界のブログ平均投稿数は1日160万件にものぼると言われています。日本語のブログは全体の31％とのことですので、日本語のブログだけでも毎日50万件前後の投稿があることになります。しかも、ブログの数は3年間で100倍の規模に膨れ上がるという驚異的な変化のスピードでしたから、この数年で私たちの情報処理能力が破綻して、日々の情報についていけないという悩みが増え