非定型文書の整理整頓でナレッジベースの構築を。非定型文書は、その性格ゆえに整理や活用が進んでいない、管理のためにシステムを導入したが失敗したということが聞かれます。ここでは、非定型文書とは何か、その活用にいたる整理方法を考えてみます。 ■定型業務とは？ パターンが確立している業務で標準的な手順に従って決定される活動です。例えば以下に示す請求書発行業務は、請求先や、品物、金額が変わっても同じ手順で業務を進めることが出来ます。 例：請求書発行業務 ①締め日に管理部門が請求するべき案件を確認。 ②管理部が請求書を作成。 ③営業担当者が確認。 ④管理部が請求書を発送。 この業務では「請求書」という定型文書が発行されます。定型文書もパターン化されており、同じフォーマットで作成され、部分的な文字の修正などで作成することができるため、システムから発行される場合が多いです。 コンピュータが得意とする分野で、情報システム化が進んでいます。 ■非定型業務
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