今回は前回の続きで、KPIの内容についてお話します。 KPIって何だ？ 次のようなことを耳にしたことがあるでしょう。「⁠率」「⁠件数」「⁠回数」「⁠リードタイム（LT⁠）⁠」などに代表される定量的な物差しです（表⁠）⁠。会社によって呼称が違ったり、種類もたくさんありますので、あくまでも一例です。 表　KPIの例 品質管理部門では“⁠歩留り率⁠”⁠、製造部門では“⁠不良発生率⁠”や“⁠設備稼働率⁠”⁠、人事部門では“⁠社員定着率⁠”（これは言い換えれば“⁠離職率⁠”の裏返し⁠）⁠、営業部門では“⁠成約率⁠”や“⁠達成率⁠”⁠、資材部門では“⁠欠品率⁠”などです。コールセンターでは“⁠電話応答率“⁠”などを物差しにしている会社も多く見られます。

前回までで、“⁠現象⁠”→“⁠問題⁠”→“⁠原因⁠”→“⁠解決策…らしきもの⁠”で到達しています。もちろん、まだ「これだ！」という解決策の決定打には至っていません。 同時に、コンサルティング会社や専門家がこの業務分析に出しゃばり過ぎると、無関心を助長し、当事者意識が希薄となり、他人に依存することから抜けられなくなります。アナログ的な作業と場を通じて「自分たちでやる」ことが重要です。専門家は「やらせるのではなく一緒にやる」というスタンスが重要であることを書きました。 第10回では、解決策をタスクへ分解することを中心に、KPIの設定までお話します。 改善は部門単位で行うか？業務の一連の流れで行うか？ 業務分析をどのような単位で行うかによって変わりますが、たとえば、部門単位で行う場合は、同じ業務を行う人のグループ単位、または個人で解決策を考えることになります。 一方、業務の一連の流れで見る場合は

打ち合わせって不思議な仕事 打ち合わせ、打ち合わせ……オイラの手帳にはやたらと打ち合わせという文字が書かれている。ほとんどが現実的な仕事に結びつかず終わることが多いのだけれど。 会議と打ち合わせは違う。ざっくりと分ければ、オイラの中で会議というのは同じ会社、事務所のスタッフによるミーティング。打ち合わせは他社の方とのやり取り。 ま、当たり前か。 前にも書いたかもしれないけれど、オイラは会議が苦手。でも、打ち合わせは嫌いではない。親戚の家に遊びに行くような感覚。いや、遊びではないんだけどね。 同じ職場の人たち（家族？）との話はどうしてもマンネリが続き、新しいことを生み出すことが難しくなってしまう。 「何か意見とかアイデアとかあるかなあ？　特集の企画とか。」 シ～～～ン……。 あの沈黙には正直、耐えられない。 大学時代の必修、座禅講義を思い出す。オイラが入った大学は入学してから気付いたのだが仏

おおよその業務改善の目的・目標などが定まり、改善の対象範囲・部門、初期の中核（コア）メンバーも決まったら、次にやることは業務の実態はどうなっているのか、つまり「己を知る」ということです。 最初に、ドキュメントがちゃんとあるかを調べます。ここで言うドキュメントとは、“⁠規程⁠”“⁠マニュアル⁠”などです。ないところは少ないでしょうが、これが後々、業務改善を進めていくと、意外な鍵になる場合が少なくありません。 規程を調べる まず規程ですが、押さえておくべきなのは、 「業務分掌に関する規程」 「組織に関する規程」 「決裁権限に関する規程」 の3つです。規程はほかにもありますが、最低限、この3つが初期段階では重要です。この3つは、企業によっては1つの規程に取りまとめられていたり、「⁠決裁、権限に関する規程」は「稟議規程」などのほかの規程に包括されている場合もあります。 「業務分掌」には、一般に部門

改善対象範囲を決めることはナンセンス 業務改善は、部門ごとにこじんまりと始める場合もあれば、部門全体、あるいは全社的に大掛かりに取り組む場合もあり、様々です。 本来、業務改善に「対象範囲を定める」という考え方はナンセンスだと考えています。その理由は2つあります。 まず、この段階では、なんとなく「業務改善をやるぞ～」と改善の狼煙が上がっているだけで、きちんと現状調査や業務分析を終えているわけではありません。つまり、どこが問題なのかわかっていない段階で対象を絞ることに意味がないというのが1つの理由です。2つ目の理由は、最初に対象を限定してしまうと、そこだけしかやらなくなることです。仕事は自部門だけで完結するものは意外と少なく、必ず、前工程と後工程が存在します。実際に改善が進んでいくと、前工程の業務から改善を行わないと、後工程だけでは改善の限界が見えてくることが多くあります。前工程の業務改善がな

連載第2回では、 業務改善のやらされ感をなくすためには“⁠気づきのプロセス⁠”と“⁠自分が困るプロセス⁠”を改善活動のプロセスの中に組み込むことが必要であること 効果を出していくためには箱モノの「ハード」と、魂の「ソフト」の両方のアプローチを取ることが必要であること を書きました。そして、 改善のグランドデザインを中核メンバーでしっかり練り上げ、改善目的のぶれない軸として共有することで、確固たる改善活動にしていく という話をしました。 第3回では、目的や目標をどのように定めるかを考えていきましょう！ 参加することに意義がある……では困る これまで2回にわたる連載の中で、「⁠活動」という言葉を何回か使っていることに気づきましたか？ 活動という言葉は実に都合の良い単語で、「⁠企業活動」から学生の「部活動」のように幅広く用いられます。後の回で詳しく述べますが、業務改善は「部活動」のような位置付け

連載の最終回はメモアプリの紹介ではありません。今回は、メモすることについての筆者の考えを説明し、この連載を締めさせていただきたいと思います。 「多メモアプリ派」というあり方 文房具が好きな筆者が共感した書籍に、『⁠文房具を楽しく使う[ノート・手帳編]』（⁠和田哲哉 著、ハヤカワ・ノンフィクション文庫）という本があります。この中で和田氏は「多ノート派」というあり方を提案しています。 同じ時期に二冊以上のノートを並行して使う人、そういった人たちを私は「多ノート派」と呼称しています。（⁠略）動機づけを明確にしつつ上手にノートを分冊する使いかた、またそういった使いこなしをする人を「多ノート派」と呼んでみました。 『文房具を楽しく使う[ノート・手帳編]』96-97頁 この「多ノート派」と同じように、筆者はAndroidメモアプリにおいて「多メモアプリ派」という考え方をしています。 Androidケー

3月11日、東北地方を中心とする巨大な地震がありました。原発も心配です。毎日自分にできることを考えますが、鹿児島に住んでいる筆者にできることはとりあえず募金ぐらいです。そして、この連載を最後まできちんと執筆することでしょうか。 今回は、今まで紹介した他に筆者がよく使っているメモアプリを3つ取り上げます。瞬間日記、mNote、そしてトリカゴメモです。どれも個性的で機能的なメモアプリです。 瞬間日記～書きたい気になる日記アプリ 瞬間日記はその名の通り日記アプリです。iPhoneアプリにもあります。UIデザインがよくて使って心地よいメモアプリです。どんどん日記を書きたくなることでしょう。使って楽しくないと日記は続きませんよね。画像を添付して写真日記にすることも可能です。カレンダー表示もできます。女子うけがよさそうなアプリになっています。 図1　ヘッダ、フッタ部の色は自由に設定可能 パスコード（暗

今回はtwiccaというTwitterクライアントアプリを紹介します。twiccaはメモアプリと言い難いかもしれません。しかし、「⁠思いついたことをメモして公開する＝ツイートする」という意味では、それも一種のメモアプリと言えるのではないでしょうか。そこで筆者が愛用しているtwiccaを通じて、メモツールとしてのTwitterを考えてみたいと思います。 twicca～個性的かつ高機能なTwitterクライアントアプリ twiccaはAndroid用Twitterクライアントアプリです。日本語で表示されるため、設定もしやすいです。HT-03A購入以降すぐtwiccaと出会ってのめり込み今では生活の一部となっているため、今回は客観的に語ることが難しいかもしれません。好きになって結婚した妻を客観的に語ることができないようなものでしょうか。筆者にとってtwiccaはHT-03Aのキラーアプリです。

普段私たちが思いつくことは、具体的なアクションを必要とするタスク（ToDo）であることも多いでしょう。その場合は、直接スケジュールやToDoを管理するアプリに入力してしまった方が手っ取り早いはずです。 そこで今回は、厳密にはメモアプリとは言えませんが、カレンダーアプリ「ジョルテ」とToDo管理アプリ「ToDoid」を紹介します。そして、その両者を活用したシンプルなGTDについて述べてみたいと思います。 ジョルテ〜使いやすいUIのカレンダー ジョルテは使いやすいカレンダーアプリ、システム手帳アプリです。国産アプリで日本語表示もでき、UIがわかりやすいため、ほとんど説明不要で直感的に使うことができます。 また、Googleカレンダーとの同期が可能です。これは本当に便利で、インターネット接続されたパソコンがある時はGoogleカレンダーに予定を入力すれば、ジョルテでも確認可能になり、スケジュール

今回は、Catch Notesというメモアプリを紹介します。Catch Notesは、ざっくり言えばEvernoteのようなアプリです。しかし、筆者にとってはEvernoteより使いやすいメモアプリで、HT-03AではCatch Notesをメインに使っています。 図1　Catch Notesのメイン画面 ポップなメモアプリ Catch Notesの特徴の第一は動作の軽さが挙げられるでしょう。まず、アプリの起動が速いのがいいですね。筆者はせっかちな性格で、アプリの起動やメモの参照にもたもたするとストレスを感じます。Catch Notesは非力なHT-03Aでもストレスを感じさせない動作の軽さです。 アプリがサクサク動くかはメモアプリ選択のうえで重要な要素です。筆者が必要とする情報はテキスト中心なので、高機能なメモアプリよりシンプルでサクサク動くメモアプリの方が使いやすいのです。それがEve

最初に紹介するAndroidメモアプリは、EBt for Android（以下「EBt⁠」⁠）です。EBtは、連載にあたってまず紹介したいと思ったメモアプリで、筆者はザウルスSL-C1000というPDAを使っていた頃から愛用しています[1]⁠。 リンクという思想 EBtは個性的なメモアプリです。メモを作成し、作成したメモ同士をリンクしていく、そして必要なメモを探すにはリンクをたどるというのが基本的な使い方になります。検索やタグという方法を使わないのがおもしろいところです。ただし、それもあってEBtのおもしろさに気づくには若干慣れが必要かもしれません。 作者さんがEBtを利用して、EBtのマニュアルを公開しています。インストールする前にEBtがどのような感じなのか、リンクとはどういうことなのかを実感することができるページになっています。 EBtの一番の特徴はリンク機能です。ここに作者さんの思

みなさん、お久しぶりです。以前「アナログツールでライフハック」という連載をしたアキヅキダイスケと申します。今回はアナログツールではなく、デジタルツールの連載をすることとなりました。よろしくお願いします。 私が使っているメインのデジタルツールは、AndroidケータイのHT-03Aです。そのAndroidには様々なアプリケーション（以下「アプリ⁠」⁠）があり、それらはAndroidマーケットなどからダウンロードしてインストールすることができます。その中でもメモするためのアプリ（以下「メモアプリ⁠」⁠）をこの連載では紹介していきます。 そして、ただメモアプリを紹介するだけではなく、メモをする楽しさ、メモの効用といったことを様々な話題とリンクさせながら言及していく予定です。連載タイトルに「ライフハック」とあるのは、そのような意味を込めてのことです。 たとえば、メモアプリの範囲も広くとらえて、ツイ

どう対処するかは決めた。それからそれから？ さて、前回の処理ステップでは、気になること、つまり『物』をどう対処するかを決めるまで行いました。Inboxリストを見てください。どの『物』をどうするかは、色分けやマーキングされているでしょう。ですが、このままでは、わかりにくくて使いづらいです。整理ステップでは、未整理のInboxを使える状態、つまり一目みて何をどうしたらよいかわかるようにして、実行しやすくするための準備を行います。 整理ステップは何のため？ 先ほども言いましたが、整理ステップは、これからあなたが実行しやすいように準備するためのステップです。具体的には、Inboxの中身を処理ステップで決めたリスト別に分類します。 例えば、片付いていない机の上というのは、カオスです。カオスな机の前で、「⁠ホチキスどこだっけ？」と、ごそごそ探している人を見かけることは多いです。一方、整理整頓された机は

「次は何をするんだっけ？」「⁠あれ？何か調べ物をするつもりだったと思うんだけど、何だっけ？」このような瞬間的な記憶喪失に陥ったことはないでしょうか。 脳は記憶の装置だと思われがちですが、この装置は意外に思い通りに動いてくれない不完全な仕組みをもっています。GTDの提唱者David Allenも著書で例に示していた通り、「⁠懐中電灯の電池が切れていることに気づくのは、お店で電池の前を歩いているときではなく、いつも電灯をつけようと思ったとき」なのです。 未来にやりたいと思っていることは、なるべくこの不完全な装置の外に、リストのなかに移し替えて「リストの中で生きる」方が全体の能率は高まります。 こうしたToDoリストはふだん多くの人が作っていると思いますが、今回はこうしたリスト作りの落とし穴、そしてふだんあまり耳にしないと思われる便利なリストについてご紹介したいと思います。 ToDoリスト おつ

前回の前編である「43Tabs～PoIC機能拡張」では、PoICのシステムについての拡張性について考えてみましたが、後編である今回は、5mm方眼罫の情報カードに特化している、PoICのプラットフォームの拡張性について書いてみたいと思います。つまり、徹頭徹尾アナログのシステムであるPoICの考え方を、デジタルデバイス上でどのようにして展開していくことが出来るのか、ということを考えてみます。 デジタルデバイスとPoIC EBt liteとは EBt lite（以下、単にEBtと表記する）は、シャープ株式会社が販売するPDA（Personal Digital Assistant）である、「Linux Zaurus」上で動作する「メモツール」です。 すべてのメモを、容易に相互リンクさせることができるということが、EBtの最大の特徴になっています。一方から他方にリンクを貼ることで、自動的に相互にリン

アナログツールについての連載は今回で終わりです。 最後に筆者の現在のアナログツールの実践状況を説明し、またこれがなければ連載を続けられなかったであろう、ザウルスSL-C1000について触れようと思います。 Hipster PDA＋トラベラーズノート～平日仕事モード 平日は仕事モードで、きっちりしたシステムが必要です。というわけで、筆者はスケジュール管理＋GTD＋ユビキタス・キャプチャーを実践しています。 アナログツールとしては、Hipster PDAでシンプルなGTD（ZTD）をやり、トラベラーズノートで、スケジュール管理とユビキタス・キャプチャーをやっています。 職場に着くとまずパソコンの電源を入れます。パソコンが起動している間に、トラベラーズノートで今日のスケジュールを確認します。次に、Hipster PDAで、プロジェクトやNext Actionを確認します。その頃にはパソコンも立ち

この連載で今まで紹介してきたアナログツールの中に、カレンダーが無かったことに気づいてる方もいるかと思います。筆者が使っているHipster PDA、モレスキン、モレスキン・メモポケッツと、どれもスケジュールを管理するカレンダーを備えていません。筆者は現在、スケジュール管理をトラベラーズノートという手帳で行っています。 今回は、モレスキンとの比較などを交えながら、トラベラーズノートを紹介します。 トラベラーズノートというノート＝手帳 トラベラーズノートは、（⁠株）デザインフィルが、ミドリというブランドで販売している「ノート＝手帳」です。タイ製の、柔らかい革一枚で、ノート型のリフィルを包むようなシンプルな仕組みとなっています。リフィルとは、21cm×11cmのA5変形ノートです。罫線、無地、方眼などのノートをはじめ、日記、ダイアリーなどもあります。リフィルをはさんだ本体は、細いゴムバンドを横に

前回モレスキンを使ってユビキタス・キャプチャーを実践するということをお話しました。ユビキタス・キャプチャーはZTDの習慣のひとつですが、ここでは、モレスキンでGTDそのものを実践することを考えてみます。 ここで使うのがモレスキン・メモポケッツという、数あるモレスキンのラインアップの中でも、一風変わったツールです。 モレスキン・メモポケッツとロディア モレスキン・メモポケッツは閉じた状態だと、モレスキンのノートと見た目は変わりませんが、ゴムバンドを開くと中は6つのポケットに分かれています。モレスキンのノートの最後についている、ポケットだけで構成されていると言えば分かりやすいでしょう。ノート部分は一切ありません。そのためノートタイプと比べて本体は非常に軽く感じます。 大きさはノートと同じくラージサイズ、ポケットサイズの2種類ありますが、筆者はモバイル性を考えてポケットサイズ（14cm×9cm）

PoICの最初の壁 第2回目はPoICの始め方と続けるための工夫、そして若干の失敗についてお話しします。 PoICを始めるにはカードをひたすら書き、ドックに貯めること以外ありません。何故なら、PoICでは、カード情報が一定量以上になって初めて見えてくるものがあるからです。その初期においては、質よりもまず量をとにかく優先することになります。 PoIC考案者であるHawk氏はコレクト社のMDF製のカードボックスを、カードを蓄積するためのドックとして使用しています。このカードボックスひとつで情報カードがおよそ1000枚は収納できるそうです。やはり、このカードボックスひとつが満たされるほどのカードが蓄積されなければ、PoICの本領は発揮されないのだと思います。 しかし、それだけの量が貯まる間、ただひたすらカードを書き続けるのは非常に苦痛です。 1000枚貯まるまでカードを書き続けることが続くのだろ