仕事のヒントとなるものを、その場で使える状態にしておく――。出張など長い移動時間は有効活用したいもの。そんな「移動書斎術」を実現する携帯「のり」とは。 通勤や出張などの移動中に新聞や週刊誌を読むという人は、多いのではないだろうか。かくいう私も東京で打ち合わせとなると、往復3時間ほどバスや電車の中となる。週刊誌や新聞は読み終わったら処分するが、切り抜いておきたい記事に出会ったらどうするか。 迷わず切り抜いて、コクヨのテープのり「ドットライナー」を使ってどんどんノートに貼り付ける。そのための小さいハサミとドットライナーは、常にかばんに入れてある。ハサミは、すでにどこで買ったか記憶にもないが、すこぶる切れ味がよく、ボディはコンパクトでありながら指を入れる部分はさほど窮屈でないのも使いやすい。もちろん、ハサミのような刃物を使うときには状況をわきまえた上で使いたい。 ドットライナーは、修正テープのよ

前回「モノのサイズをわかりやすく例える」でも取り上げたが、目の前に存在しないモノをについて他人に説明する時、一般に認知されているアイテムに例えて説明するのは、ビジネスシーンでは非常に効果的である。特に、今回取り上げる「モノの重さ」に関しては、そもそも重量というのが目では見えないだけに、例えることの重要性はサイズに比べさらに高いと言える。 仮に、従来機種よりも500グラム軽くなった新型のノートPCが発売になったとする。500グラムというのはノートPCにとっては相当な重さだが、日頃こうした数字に接していないと「500グラム軽くなりました」とだけ言われても、なかなかピンと来ない。 もしこれが「毎日持ち歩いている荷物が、500ミリリットルのペットボトル1本分軽くなります」と表現すれば、特にノートPCに詳しくないユーザーであっても、その違いを感覚的に理解できるはずだ。ましてや、日々ノートPCを持ち歩

SWOT分析 会社のビジネスの方向や製品ならびにマネジメントの面から診断したり、事業の可能性を検証したりするのに良く用いられるツールです。ITILでは、会社の概要を把握する段階や、ビジネスの方向とITサービスの方向の整合性が取れているかを判断するためのツールとして使用することが在ります。SWOTは以下の語の頭辞語です。 Strength： 強み Weakness： 弱み Opportunity： 機会 Threat： 脅威 この分析ツールですが、実は2種類存在するということをご存知でしたか。私自身は、実はこの分析方法が2種類あることは、つい2年前にわかった次第でした。ひとつは通常にSWOT分析といわれているものです。もうひとつもSWOT分析といわれているので混乱を招くことがあるのですが、区別するためには特に“クロスSWOT分析”と呼んでいます。大きな違いは、SWOT分析は仮説検証ツールとし

やっつけたい仕事を「橋」に誘い込んで、“一対一の戦い”に持ち込む。これを意識することで、「前倒し」を普段から実践し、さらには習慣化できるようになります。 コツ：自分にとって有利な状況に持ち込む 【問題編】でも触れた通り、今回は「前倒し仕事術」をテクニックではなく習慣として根付かせるためにはどうすればいいかについて考えてみます。 「先送り」の対極である、仕事を前倒しすることによって得られる効用の第一は、いうまでもなく「先送り」を防ぐことができるようになることです。「先送り」をしてしまう背景にはさまざまな事情があると思いますが、多くの場合、そうせざるを得ない状況に陥ったためだと考えられます。 例えば、予定外の飛び込み仕事に追われたために、当初の予定通りに仕事を進められなくなってしまう場合です。これは、単に時間が取られてしまうということだけでなく、精神的な面にも大きく影響を与えます。つまり「やる

“議事録ドリブン”を実行する上で、最初のチェックポイントは「会議のゴール」だ。今会議に参加しているあなた、この会議のゴールを知っていますか？ 今回説明するのは、議事録に書かれていなくてはいけない最初のポイント──会議のゴールです。もしあなたの参加する会議で、会議のゴールが何かを誰も最初に聞かないようならば、その会議の半分は失敗することでしょう。 プラクティス2──ゴールの共有（shared goals） まずは私の体験談から。私は、最初に入社したとあるスタートアップの会社で、入社2カ月でいきなりプロダクトマネージャを任されました。プロダクトマネージャは、関係各位との意見交換や調整が仕事のようなものです。開発と営業の双方から、山のような要望が私のところに投げられてきます。しかもまだ製品は発売されていないのです。 そういったテンテコ舞いの状況の中、私は当時の社長と会議をセッティングしました。彼

第2回GTD徹底研究会──「書き出し」と「分類」のポイントは？：ブロガーがGTDに挑戦！第2回、前半レポート Biz.ID主催、第2回めとなるGTD徹底研究会を開きました。今回は、「気になることの書き出し」→「分類」をしていただき、2週間後には週次レビューについてのディスカッションを行います。 さて、前回のGTD徹底研究会（8月24日の記事参照）に続き、第2回目を実施しました。今回は20名を超えるブロガーにGTDのステップを実際に行っていただきました。 なお、今回は前回と違い、2回シリーズでの実施です。今回はGTDのステップをとにかくやっていただき、2週間後にそれが定着しているかどうかを検証します。 具体的なGTDのステップは「GTDまとめ」を参考にしていただくことにして、今回のレポートでは、GTDを実践するうえで参加者がはまりやすかったポイントを説明します。 GTDの最初のステップはやは

ノートの書き写しは、テスト前の勉強法の中でも時間のかかる方法だ。しかし学生時代を振り返ると、筆者にとって本当に有効な学習方法は唯一これだけだった。今秋、8年ぶりに学生に戻って講義を受けることになった。来週にはノートにペンを走らせているはずの筆者だが、今度こそ完璧な戦略で臨むつもりだ。「コーネル大学式ノート作成法」を正しく実践するのだ。 コーネル式については、過去にもこの記事（7月24日の記事参照）やここで取り上げたが、今回は、学期を通して――書き写しすることなく――学習・参照がスムーズに行えるノートの取り方について詳しく見ていこう。 コーネル式にページをレイアウト コーネル式にのっとり、以下のようにノートを3つの領域に分割する。 ノート欄（右）には、受講中に講義の内容を書き取る。短文や単語で、後に自分が必要とするであろうファクトを書き取っていく。必要のない言葉はすべて省略する。箇条書きにす

ある日の晩。ヒロシ主任が出張先のホテルでちょっとした危機に直面しています。 ヒロシ主任　しまった！　明日のプレゼンで使う資料を持ってくるのを忘れた！　うわぁ、どうしよう。あ、そうだ、タカフミ君に相談してみよう。 ところ変わって、こちらはIT商事東京本社。 タカフミ君　はい、IT商事でございます！　あ、ヒロシ主任？　おつかれさまです。 ヒロシ主任　いやぁ、タカフミ君、忙しいところ申し訳ない、ちょっと相談があるんだけど……。 タカフミ君　どうしたんですか？ ヒロシ主任　実は、明日のプレゼンで使う資料、印刷だけして持ってくるのを忘れてしまったんだ。 タカフミ君　そうなんですか。プレゼンはいつですか？　え、明日の朝？　じゃぁ今から発送しても間に合わないですね。ちなみにファイルはどこに保存してあるんですか？ ヒロシ主任　グループウェアの共有フォルダにアップしてあるけど、今回の出張は一泊二日だったから

満を持して日本語化されたGoogleカレンダー。多彩なリマインダー機能も魅力の1つだ。基本設定から携帯メール宛の通知設定のやり方をご紹介しよう。 以前、ご紹介したリマインダーを使った遅刻防止のスケジュール管理術（6月27日の記事参照）。当時は、Googleカレンダーが日本語化されていなかったため、Yahoo!カレンダーとlivedoorカレンダーでのリマインダー活用法をご紹介した。今回、晴れて日本語化されたGoogleカレンダーのリマインダー機能に絞って見てみよう。 →もっと便利にGoogleカレンダーを使う方法はこちら →Googleカレンダーを初めて使う方はこちら なお、Google カレンダーはInternet Explorer 6.0、Firefox 1.0.7以降、Safari 2.0.3といったブラウザをサポート。利用するには事前にGoogleアカウントを登録する必要がある。

9月14日～20日にBiz.IDの記事にいただいたトラックバックやはてなブックマークを中心に、読者の方々からのフィードバックを紹介していきます。 日本語化されたGoogleカレンダーの使い方は？ 19日に日本語化と日本の携帯電話への対応がされ、より使いやすくなったGoogleカレンダー（昨日の記事）。読者のみなさんもいろいろ工夫して使っているようです。 Mac専用ですが、ブラウザなしでGoogleカレンダーを使える「Gcal.app」というソフトウェアがあるそうです。「日本語化されたGoogleカレンダーを使うなら Gcal.app が便利」で紹介されています。このブログの方は「Googleカレンダー + Gcal.app + iCal + iPodへのシンク」という形でスケジュールを管理しているそうです。 「Google カレンダーのリマインダー通知が予定ごとに２回できたらいいのに！」で

「マインドマップってどうよ？」と思って書いたレビューが1位と3位にランクインした。意外と使い心地もよく、調子に乗って読者バトンの結果もマインドマップにしてしまった（7位）。 その際、感じたことなのだが、マインドマップは不特定多数のコメントを“まとめる”には具合がよかったということだ。項目ごとに定量的な数値がハッキリと集計できた場合は、おそらくExcelなどの表計算ソフトを用いるほうが効率的かつキレイにまとめられるだろう。 一方、フォーマットをカッチリ決めずに思い思いのコメントを書いてもらった今回の読者バトンのような場合、マインドマップが便利だ。筆者の場合、まず親ノードから適当に子ノードをつなげ、皆さんのコメントからキーワードをひたすら入力した。そうしてできた子ノードや兄弟ノードを適宜組み合わせたのが以下の図になる。 「なんだかんだ言って大項目、中項目と項目立ててるじゃん。本当にひたすら入力

ミーティングで出たアイデアを発表するのに、どんなツールを使っていますか？ IT商事のヒロシ主任はマップ形式を使って会議の結果をまとめてみました。 今日はノリオプロジェクトの週次進捗ミーティングの日。今回はヒロシ主任がこれまでのミーティングで出たアイデアを企画書にまとめて発表することになっています。 ノリオ課長　ヒロシ主任、企画書の方はうまくできた？ ヒロシ主任　ハイ、タカフミ君に教えてもらった「MindManager」というソフトを使って作ってみました（9月14日の記事参照）。これから皆さんにお配りしますね。 そう言って、ヒロシ主任はメンバー全員に1枚ずつ資料を配ります。 ノリオ課長　おお、かなりきれいにまとまっているね。これ作るの大変だったんじゃない？ ヒロシ主任　それがですね、意外と使いやすくて、何というか直感的に「こうしたい！」と思った操作がちゃんとできる感じで、考えをまとめる作業に

仕事の場でますます使われるようになったPDFファイル。普通にフォルダに入れて管理している人がほとんどだろうが、実はiTunesを使えば、音楽ファイルと同じ扱いで管理できる。音楽ファイルのように、「ジャンル」－「アーティスト」－「アルバム」と階層を分けて整理でき、ファイルを一覧することもできて便利だ。 実は、アップルコンピュータのサイトでも解説されている通り、楽曲に付属する歌詞カードなどの印刷物を保存するための機能なのだが、もちろん音楽とは関係なく仕事で使うPDFファイルの整理にも使える。 PDFファイルをiTunesに登録するには、ドラッグ＆ドロップすればよい。ファイル名が「名前」としてそのまま登録される。ファイルを右クリックして、「プロパティ」を選べば、ジャンル、アーティスト名、アルバム名を登録できる。ジャンル名は、音楽のジャンルが多く登録されているが、「カスタム」を選べば、好きなジャン

ロジカルシンキングとコミュニケーションは、全く別のものだと思っていませんか？ マネージャーにとって不可欠なスキルであるこの2つの概略を考えてみましょう。 ロジカルシンキングとコミュニケーションというと全く別の2つのスキルだと思っていませんか？　それは大きな間違いです。この2つはセットで初めて威力を発揮するのです。共にマネジャーにとっては不可欠なスキルです。もっというと、優秀なマネジャーとはロジカルシンキングに長け、それを伝えられる人です。 “口がうまい人”になる前に コミュニケーションが上手な人は口がうまい人と思われていないでしょうか？　確かに、恥ずかしがりやで人前で話せない、あがり症で人前では頭が真っ白になってしまうという人は、自分の思いをうまく伝えられないかもしれません。それにはそれでトレーニングが必要でしょう。でも、必ずしも、口がうまい人、よくしゃべる人が相手に何かを伝えるのが上手な

今回の課題：書き残したメモを整理して活用する(2) 状況説明：前回は、「マップ形式で整理する」というアイデアについて、紹介のみに留まったため、今回はその特徴と実際について考えてみます。 コツ：マップ形式での整理を実践する 前回は、マップ形式で整理すると以下のようなメリットが得られると書きました。 複数の情報項目の間にある関連性や構造が浮かび上がってくるため、考えが進む 逆に、デメリットとして考えられることは、リスト形式のツールのように思いついた時に手軽に取りかかるのが難しいことでしょう。もちろん慣れてくれば取っつきやすくなるとは思いますが、「さぁ、整理しよう」という思い切り、あるいは勢いのようなものが必要となります。 マップ形式の特徴 まとめると以下の表のようになります。 特徴 リスト形式で収集される メリット マップ形式でメモを整理し始めると、あることに気づきます。それは、 「考える」の

9月7日～9月13日にBiz.IDの記事にいただいたトラックバックやはてなブックマークを中心に、読者の方々からのフィードバックを紹介していきます。 みなさんこんにちは。東京では、先週末は暑かったのに今週からは雨で急に涼しくなったりと、安定しない天気です。雨が降るときだけメールを受け取ったり、もっとシンプルに雨が降る日だけメールを受け取ったりすると、気候の変化に少しでも対応できるかもしれません。 無料のマインドマップツールを求めて 大量のメモをうまく整理できなくて困るシリーズでも紹介されていたマインドマップ。ここで紹介している「MindManager」をはじめとして、専用ソフトウェアもいくつか存在しますが、多くは有料です。「ちょっとだけ試してみたい」という場合に、無料のソフトウェアやオンラインのサービスがあると便利ですね。 オンラインでマインドマップを作成できるけれども、日本語の文字化け問題

2カ月前にGTDをはじめたITmediaスタッフのWさんとMさん。はじめての週次レビューも順調にこなすことができましたが、現在はどうでしょうか。「写真でわかるGTD」シリーズ最終回は、GTD導入から2カ月後の彼らの様子をリポートします。 「人を待つのが苦にならなくなった」（Wさんの場合） 比較的順調にGTDを実践できていたWさんに、まずはお話を伺いました。 「実は先週、週次レビューをサボってしまったんですよ」 いつもは土曜日の午前中に週次レビューをこなしていたWさん。先週もいつものように週次レビューをこなそうとしたらしいのですが、部屋の掃除をしていたらいつの間にか時間がなくなり、レビューをサボってしまったようです。 「週次レビューをサボったので、今週はすっきり感がなくて困りました。しょうがないので、週の途中に週次レビューをすることにしました。」 Wさんは週の途中にレビューすることで、なんと

ビジネスパーソンが常に向き合わなくてはいけない“ストレス”。ピースマインドのカウンセラーが、毎回関連した話題を分かりやすくお届けする。危険信号を見逃さず、常に心の健康を維持していこう。 私の外側の世界、内側の世界 「どうして上司は私のことを理解してくれないのか」「なぜ取引先は、困難な要求ばかり次々といってくるのか」「そんなこと、無理に決まっているだろう。少し考えれば分かるはずなのに！」 自分の周りにいるのが、配慮のない無理解な人ばかりに思えるときはありませんか。仕事がしにくいばかりでなく気持ちも沈み、意欲の低下が著しく、本来の自分の力が発揮できないと感じることでしょう。「私はこの仕事をやり遂げたいと思っているのに、他者や労働環境がそれを阻害する」。そう感じたとき、あなたはどのような言動を取るでしょうか。 ゲシュタルトセラピーでは、人の心と行動の不自由さの原因を「接触境界の機能不全」ととらえ

上司を説得したい、部下のモチベーションを上げたい、プレゼンを成功させたい、合コンで彼女のケータイ番号をゲットしたい……。これらを成功させるには、相手と自分の間に信頼関係を築くことだ。平本流コミュニケーションスキルを、状況別に紹介していきます。 よく、「コミュニケーションが全然とれていない／コミュニケーションがよくとれている」ということを言いますが、実はコミュニケーションがとれていないことはないのです。コミュニケーションは常に起こっている。ただ、それが自分の望むコミュニケーションかどうか、だけなのです。 コミュニケーションとは？ 例えば、「最近、部下と全然コミュニケーションとれていないよ。だって、1カ月に1回くらいしか飲みにいってないんだよ」と上司がいったとします。でも部下は、「十分コミュニケーションとれていますよ。1カ月に1回も飲みに付き合っているんですから」というかもしれない。つまり、コ

たくさんたくさん出てきたアイデア。しかしそれをまとめるのは一苦労です。アウトライン機能の利用から、ポスト・イット、そしてマインドマップツールを駆使してまとめてみると？ ヒロシ主任　うーん、まとまらないなぁ。。 ノリオ課長　どうしたんだい？ ヒロシ主任　いやぁ、次回のミーティング向けにこれまで出たアイデアを企画書に落とそうと思ってるんですけど、材料はたくさんあるんですが、うまくまとめられないんですよ。 ノリオ課長　どれどれ……。あぁ、Wordのアウトライン機能を使っているんだね。 ヒロシ主任　そうなんですよ。昔から資料を作るときはもっぱらこれを使っているんですけど、今回のように材料がたくさんあると整理するのが非常にホネなんです。 ノリオ課長　なるほど。そうしたら、ちょっとPCから離れてホワイトボードを使って整理してみようか。まず、大きめのポスト・イットを用意して、1枚に1つずつ材料となるアイ