エンジニアのための時間活用術、第5回です。 今回は前回に引き続き、「タスク管理」について掘り下げます。 前回は「タスク」に集中しましたので、今回は「管理」について。 前回は「タスク管理」を「タスク」と「管理」の2つのパーツに分けた上で「タスク」について書きました。 「タスク」とは、次の3つでした。 1．アクション 2．プロジェクト 3．習慣 今回は「タスク管理」の「管理」について見ていきます。 「管理」とは処理工程 まず、「管理」とは何をすることでしょうか。何をすれば「管理」をしたことになるでしょうか。 それを知る上で、ドラッカーの『プロフェッショナルの条件』という本の以下の一節がヒントになります。 私の観察によれば、成果をあげる者は仕事からスタートしない。 時間からスタートする。 計画からもスタートしない。 何に時間がとられているかを明らかにすることからスタートする。 次に、時間を管理す

文章を書こうと思っても、なかなか進まない。そんなことはよくありますね。 頭の中がうまくまとまらない。文章がつらつらと書けない。そういう症状は結構苦しいものです。 そういう苦しさこそが、完成する文章に価値を生むのだ、というストイックな姿勢もあるでしょうが、苦しみすぎてまったく完成しないのも本末転倒かもしれません。 なぜ、うまく書けないのか。書く材料がないわけではないのに、筆を進めることができないのか。そこにはいろいろな理由があるでしょうが、一つには、文章を完成させるためには複数の脳の働き（思考）が必要になるからという点があるでしょう。それらを一気に進めようとすると、どうしても負荷が高まります。 キッチンをイメージしてください。 材料の詰まった冷蔵庫があります。ピカピカに磨かれたガスコンロがあります。そのままの状態で、「よし、料理を始めよう」とコンロに火をつけてフライパンを温め始めたとしたらど

元旦のハチ公前交差点で人間観察していたら、20代くらいの男性が、スケッチブックを掲げてニヤニヤしながらキョロキョロしていた。 何が書いてあるのかと思って見てみたら、 明けましておめでとうございまーす!! 僕らにとって良い一年になりますように＼(^-^)／ と書かれている。これは何かの暗号なのだろうか？ 興味が湧いたので、傍らで待ち合わせでもするようなそぶりでチラチラと観察を開始。 「なぜこんなことをやっているのか？」 通行人のほとんどはスケッチブックと彼の顔とを交互にチラ見して、注視したことを後悔するかのように表情を硬くして通り過ぎていく。 この態度は、自分には無関係のバナー広告を目にしたときのそれに似ている。彼は日本でもっとも人の目が集まる一等地で自己発信をしていることになる。 しばらく眺めていると、何組かの外国人観光客が興味深げに寄ってきて写真を撮ったりする。彼は大喜びで親しげに肩を叩

短い文章なら、一日で書き上げられます。しかし、分量が多くなるとそうはいきません。執筆作業を積み重ねていくことが必要となります。 「10万字の原稿も、1文字打つところから」 とはよく言ったものですが（今私が作った言葉ですが）、やはりコツコツ続けることは欠かせません。 しかしながら、「コツコツ続けること」は、「新しい習慣を身につけること」と同義であり、それはつまり「思ったより簡単なことではない」ということも同時に意味します。 というわけで、今回は「いかにして大きな文章を仕上げるのか？」について考えてみましょう。 定期的に着手する メイソン・カリーの『天才たちの日課』を読んでいると、多くの偉大なクリエーターたちが、定型の日常を繰り返していることがわかります。 中には、「インスピレーションが湧いてきたときだけ仕事する」という、いわゆる天才肌なタイプもいますが、基本的にその数は少なく、毎日決まった時

8月5日(土)に予定している「たすくま『超』入門講座・2017年版」ですが、残席わずかとなってきました。 実は、兼ねてからの課題の１つとして、講師の佐々木・大橋いずれもがフリーランスであるがために、お伝えする事例が会社員の方々にとって参考になりにくい、というものがあります。 そこで、当日は「たすくま」を活用して「ほぼ残業なし」という成果を実現している会社員のＡさんをお招きし、実際にどのように日々「たすくま」を活用しているのか、会社員ならではの活用事例を根掘り葉掘りうかがうことにしました。 ＡさんはもともとはExcel版のTaskChuteを長年お使いでしたが、お仕事の関係でなかなかPCに向かう時間が取れなくなり、必然的にTaskChuteからも離れてしまっていたそうです。 そこで、タスクシュートのiPhone版である「たすくま」を使い始めたところ、「TaskChuteでやっていたことがほと

本日6月10日(土)に第71回となるタスク管理ワークショップ「タスクカフェ」を開催しました。2011年8月にスタートして以来、毎月欠かさず、71ヶ月間連続で開催し続けています。 今回のテーマは、「新しいプロジェクトをサッと始めて着実に進める方法」でした。 タスクカフェ講師の1人、佐々木正悟はこれまでに50冊以上の書籍を執筆していますが、一度たりとも原稿を落としたことがないと言います。つまり、締切に遅れることなく、1冊分の原稿を仕上げているのです。 これは、たとえて言うなら卒業論文を50回連続で期限までに提出しているようなものです。 書籍の執筆という仕事は、一冊ごとにそれぞれにテーマも背景も事情も異なる、言わば定型化しにくいプロジェクトです。もちろん、50回も繰り返していれば、その勘所は押さえられるがゆえに、初めて本を書くという人に比べて圧倒的に効率よくスピーディーに進められるということはあ

※多摩川台公園にて 以下の記事で、朝一番にその日の最短ルートとなる「今日のタスクリスト」を作ることについて、その考え方とやり方を書きました。 » 朝一番に取りかかる順番を決めたら、可能な限りこの順番に沿って仕事を進めるのが最短ルートになる 毎朝、その日に予定しているタスクすべてに目を通し、取りかかる順番に並び替えるようにしています。このタスクリストに沿って、上から順に書かれているタスクを1つとして飛ばすことなく実行していくと、その結果は「その日に予定しているタスクすべてをその日のうちに終えるための最短ルート」になります。 このリストをきちんと作ることができた日は、きわめて快調に、ストレス少なめに仕事を進めることができます。 …が、予定が流動的だったり、優先順位が付けがたいタスクが多いと、このリストを作るのに手間取り、作る時間が惜しく感じられるようになります。 ベストな“打順”をあれこれ考え

コンビニで見かけた、とあるポテトチップスのパッケージが気になり、その道のプロに「分析」を持ちかけてみたところ、「分析結果レポート」が上がってきました。その結果から、改めて「取りかかりのハードルを下げること」がすべてだ、と再認識させられました。 その道のプロとは、パーソナルトレーナーの安藤ひろゆきさんで、安藤さんによる「分析結果レポート」は以下の記事です。 » カロリーを気にせずに食べられるポテトチップスで罪悪感から解放される？ | パーソナルトレーナー安藤ひろゆきのブログ とにかく、取りかかりのハードルを下げる 「カロリーを気にせずに食べられるポテトチップス」というネーミングが極めて高い吸引力を生じさせているのですが、その吸引力の源は、「ポテトチップスといえば高カロリー」というイメージです。 このイメージを真っ向から否定してくるからこそ、「えっ！　気にしなくていいの？　ホント？」という意外

毎日欠かさず、その日の時間の使い方をふり返っています。具体的には使った時間を５つの“科目”にふり分けて、それぞれのバランスを以下のような簡易な棒グラフで眺める、というものです。 ↓これら５つの“科目”については以下の記事で書いています。 » 時間の使い方を考え続けてきた中での現時点のまとめ 改めて、時間の使い方の5分類を整理すると以下のようになります。 1．生産的な活動（収入に直結する仕事、いわゆる第一領域の時間） 2．投資的な活動（読書やランニングなど、いわゆる第二領域の時間） 3．回復的な活動（食事や睡眠、入浴や排泄など、いわゆる第三領域の時間） 4．享楽的な活動（映画や写真の整理など、いわゆる第四領域の時間） 5．空費的な活動（何もせずだらだらしている、いわゆる第四領域の時間） どの分類にも当てはまらないものもありますが、ここでは恣意的にいずれかの分類に当てはめることにします。 「5

タスクシュートには「軌道に乗ってくれば毎日、ほぼ現実的な内容としてのリストが上がってくるが、その軌道に乗せるまで、リストを組むこと自体に納得がいかない」という特徴があるようです。 あるようです、という変な言い方になってしまうのは、私は最初から納得づくで使っていたからです。 それでも、多くの人が指摘する「タスクシュートのリストには納得できない」という、特に使い始めのユーザーからの不満には、思い当たるところがあります。端的に言えば「リストがショボすぎる」のです。 「1日を使って、こんなにできることが少ないはずがない！」 と思うのです。私もタスクシュート以前には、似たようなことを、1日の終わりに頻繁に思いました。「今日一日、自分は一体、何をやっていたのか」と。 なぜそんな感想を何度も何度も持つような羽目になってしまうのか。よく言われる理由は、実は真の理由でではなく、あまり言われない「本当の原因」

シェアオフィスで休憩中に、同じくフリーランスの方と雑談していて、「本気出せば1時間で終わる仕事なのに、2時間たってもまだ終わっていない」問題が話題にのぼりました。 今回はこの問題の原因を分析したうえで、その対策を考えてみます。 まず、「本気出せば1時間で終わる仕事なのに、2時間たってもまだ終わっていない」問題とは、次のようなものです。 何をやればいいのかは分かっている 取りかかりさえすれば1時間で終わる でも、取りかかることなく「漂流」を続けてしまう ↓「漂流」問題については、以下の記事で詳しく書いています。 » 「漂流」の流れ着く先に

以下の記事を読んだのですが、紹介されている事例に触れてふと思い出したことがあります。それは「どうにも仕事をする気が起きない…」というときに仕事を別のあるものに置き換えてみる、というセルフチェック。 » 食後にすぐお腹が空いてしまう人にオススメのダイエット法をご紹介します！ 食後にすぐお腹が空いてしまう人にオススメのダイエット法をご紹介します！ まず、この記事の内容についてざっくりまとめます。 太る原因は「食べ過ぎ」の場合がほとんど 食べたばかりなのに「まだお腹がすいている」と感じてさらに何かを食べてしまう この「まだお腹がすいている」は、しかし「気のせい」である この「食べたい！」という衝動を抑える必要がある そこでおすすめなのがいま目の前にある食べたいものをブロッコリーに置き換えるという方法 目の前のものを食べる前に「今、目の前のものをブロッコリーに置き換えても食べたいと思うか？」と自問

GTDなどでネクストアクションといういわゆる「次にやることを明らかにする」という考え方が提唱されています。 これはもっともな考え方であり、今やるべきこと、そして次にやるべきことを明らかにできれば、それが正しいものである限り、仕事も生活もスムーズにいくだろう、とは言えます。 しかし、私はタスクシュートを使って仕事や生活がスムーズに回せるようになってみて、「次にやること」なんて簡単に明らかになるではないかと思うようになりました。 「今やってはいけないこと」を明らかにする たとえば朝起きて、次にやることは、顔を洗うことです。そして次にやることは、仕事が差し迫っていれば仕事をするべきです。でも寒さが差し迫っていれば、ストーブをつけることです。尿意が差し迫っていたら、トイレに行くことです。 「そんな差し迫ったことばかりやっていては、衝動や他人に振り回されてよろしくない」という異見はあります。たしかに

私はかなり長い間「昼前起き」型人間でした。しかも長眠派のため、けっこう早寝していたので、１日10時間くらい寝ていることもありました。 一説によるとアインシュタインは10時間近く寝ていたそうですので、長時間起きてれば生産的になれるなどというのはまったく当たらないと思いますが、諸事情から早起きして活動したい、いわゆる朝活せねばならないという人もあるでしょう。 » 長時間でたくさんの仕事をしてはいけない そういう方のためにも、早起きできるようになってから気づいた「早起きするために必要な７つのこと」をこちらにまとめておきます。 1．起床のタイミングは大事 2．起床時の気温はきわめて大事 3．起きてすぐに好きなことを少しはやること 4．コーヒー・紅茶の効果は人による 5．週に一度は疲れを取ること。ただし・・・ 6．起きられなくても罪悪感をもたない、寝不足のことをクヨクヨ悩まない 7．運動する 1．起

「24 TWENTY FOUR」という米国の人気ドラマがあります。 その名のとおり、24時間をリアルタイムに追っていくドラマで、出来事はすべて時間順に進行していきます。 通常のドラマや映画にありがちな、過去へのフラッシュバックや「それから半年後」のようなスキップがありません（唯一の例外として、現時点での最新シーズンであるシーズン9では「それから12時間後」というスキップがあります）。 テーマはテロリストとこれに対抗する政府機関との闘いなので、24時間きっかりでテロ事件を解決することになります。 24時間もあったら間延びしてしまうのではないか、と思いきや、次々と事件やトラブルが起こり、展開は非常にスピーディー。 1話あたり1時間分（放映時間としては45分）で、全24話から成るのですが、1話だけのつもりが、続きが気になるために、次々と観てしまいます。 タスク管理的にはとても悩ましいドラマです。

タスクシュートを使っている原稿を書いている最中に、電話がかかってきたとします。 すると、 10:10　原稿書き開始 10:33　原稿書き中断(割り込み処理) 10:33　電話対応開始 10:45　電話対応終了 10:45　原稿書き再開(割り込み前仕事の再開) このように処理するのが、きわめて当然の流れ、ということになるはずです。 タスクシュート、たすくまなら、もっとスマートに処理できますが、やっていることは上の流れであり、その記録です。これ以上にまともなやり方があるとは、私には思えません。 タスクシュートでは、忙しい現場で記録をつけていられないし、割り込みに処理できない、というお話をときどき持ちかけられるのですが、では、他のどんなやり方なら「割り込み処理」をよりよくやれるのか。 よく持ち出されるGTDという方法論もありますが、GTDがタスクシュートに比べて特に「割り込み処理」で優れていると

以前から「片づけ」と「時間管理」には多くの共通点があると感じていました。 たとえば、「片づけ」も「時間管理」も、 自分のためにやる 自分で工夫する余地が多分にある 「必要なときにきちんとできる」を目指す …ものです。 さらに、 自分のためにやる → 「やらねばならないこと」ではない 自分で工夫する余地が多分にある → 「答え」は１つではない 「必要なときにきちんとできる」を目指す → 常に完璧でなくてもOK ということが言えるかと思います。 「片づけ」については、きちんと片づいていると気分がいい、ということはあるでしょう。 でも、いつでも例外なく完璧に片づいていなければならない、というところまでいくと、行き過ぎな感じがします。 「時間管理をきちんと行なって、約束や締め切りをモレなく守る」についても同様です。 わかっちゃいるけど、なかなかできない問題 約束や締め切りを守ることは確かに「やらね

By: SuperCar-RoadTrip.fr – CC BY 2.0 月初に、月１回のルーチンタスクが固まっています。 月初は、１ヶ月分のあらゆるデータが締まるタイミングなので、これを一定のルールに従って整理・分類し、今後に活かすようにしているのです。 お金しかり、時間しかり、仕事しかりです。 もう何年も続けていますが、やってくる頻度は月に一度なので、やり方はけっこう忘れています。 とはいえ、さすがにまったく覚えていない、ということはありません。やり始めれば、思い出します。ただ、この「始めれば思い出す」に頼りたくないと僕は思っています。 もっと言えば、「始めても思い出せなかったらどうする？」という不安があります。 あるいは、「不完全にしか思い出せなかったらどうする？」という懸念もあります。 やっかいなことに、自分では「思い出せた」と思っていても、実は一部はモレており、そのモレに気づかな

By: ami harikoshi – CC BY 2.0 この連載では、たびたび「知的生産」という言葉が登場しています。 名著『知的生産の技術』から引いてみましょう。 知的生産というのは、頭をはたらかせて、なにかあたらしいことがら──情報──を、ひとにわかるかたちで提出することなのだ あたらしい情報を生み出すプロセス。それが知的生産です。 では、それとよく似た言葉である「知的生活」はどうでしょうか。この二つの言葉は、最初3文字まではまったく一緒ですし、なんとなく雰囲気も似ていますが、「生産」と「生活」はさすがに同じではありません。 そこには、どのような違いがあるのでしょうか。 知的生活とは何か？ 渡部昇一さんの『知的生活の方法』は現代でも読み継がれていますが、残念ながらその本には「知的生活とは何か？」という言葉の説明は出てきません。具体的なノウハウが盛りだくさんな分、多少脇に追いやられた

By: Tax Credits – CC BY 2.0 年収1100万円なのに貯金が出来ませんという男性に、本気でアドバイスをしてみた。という記事をたまたま見つけ、ふだん自分がいくらかムキになって述べていることと、雰囲気があまりに酷似しているので、ちょっと紹介しつつまた「持論」を述べさせていただきます。 質問をしている人はどこかに無駄があると信じ込んでいる。FPに限らず、お金を貯めることは無駄を削って支出を減らす事だと多くの人が思い込んでいる。 しかし、実際には「無駄な支出なんてない」というほかない。 年収1100万円なのに貯金が出来ませんという男性に、本気でアドバイスをしてみた。 私はもちろんファイナンシャル・プランナーではありませんし、お金のことは正直、わかりません。 でもこれは私がいつも「時間」についていっていることと、ほぼ同じです。 「ムダを削る」というのは、この記事のなかでも述べ