面倒な事務処理の筆頭である交通費精算。しかし非接触IC乗車券を使えば、いつ、どこからどこまで電車に乗って、いくらかかったかが一覧で確認できる。 どんなビジネスパーソンも毎月必ず行わなくてはならない事務作業。それが交通費に代表される精算処理だ。何月何日に、どこの駅からどこの駅まで乗って、いくらだった……。外出が多い職種の人なら、うんざりするくらい面倒な作業のはず。 昔は、その都度、全部ノートに付けておこう──という生真面目なやりかたが実は最も効率が良かったわけだが、ITの進歩の甲斐あって、最近は簡単に交通費精算を行うことができるようになった。 SuicaとPASMOの利用履歴を使う 首都圏では、JR東日本のSuicaと私鉄や地下鉄・バス向けのPASMOの相互利用が可能になっており、1枚の非接触ICカードでほとんどの交通機関が利用できる（誠の記事参照）。そして、いずれの場合も乗車記録はサーバに

「斎藤健二」をご存知だろうか。「知っている」という方はITmediaの熱心な読者かもしれない。ITmediaがまだ「ZDNet Japan」と呼ばれていたころ、「ZDNet Mobile」を立ち上げ、携帯電話の動向を追う日本有数のニュースサイトに育て上げた。その後、記事の署名が「斎藤健二，ZDNet/JAPAN」から「斎藤健二，ITmedia」に変わり、2006年6月には国内初となる仕事術を中心としたLifeHack系情報サイトとして本誌「Biz.ID」を立ち上げた。 今回で17回目の「達人の仕事術」では、ITmediaとともに成長してきた男・斎藤健二編集長にフォーカスを当てる。 “データ持ち運び原理主義”ゆえのノートPC使い 2006年6月27日にBiz.IDがオープンして以来（正確にはオープンする前から）、斎藤編集長が終日席に座って仕事をしていることはほとんどない。取材に同行したり、会

不動産物件の情報に表示されている「駅から徒歩○分」を信じて実際に歩いてみたところ、それより多くの時間がかかった経験はないだろうか。徒歩3分と書かれているのに5分かかったり、徒歩10分と書かれているのに十数分かかったりすることは決して珍しくない。 実はこれ、不動産公正取引協議会の規約によって「80メートル＝1分」と定められており、どの不動産業者もこの数値を基準にしている。実際に歩いた道の長さの合計が400メートルであれば徒歩5分、800メートルであれば徒歩10分と表示されるわけだ。実際に歩くとプラスアルファの時間がかかるのは、これらの時間の中に、信号などで足止めを食ったり、坂道などで歩く速度が落ちることが考慮されていないのが原因である。 さて本題だが、この「80メートル＝1分（時速4.8キロ）」を応用すれば、歩いた時間から道路距離を算出したり、地図上の直線距離から徒歩移動時間を算出できる。例

約8000枚の名刺、8年分のメモ、10年分の写真をデジタル化 紙の書類をほとんどすべてデジタル化するのが関口流仕事術の特徴。愛用のノートPCに名刺や取材メモのデータを保存する。名刺のスキャニングは当たり前で、すでに6000～8000枚のデータが格納されている。 取材メモにはA4のコピー用紙を四つ折りにしたものを使う。メモを書いた後は、そのままスキャンし、PDFにして保存する。「1998年からの取材メモをPDFなどの画像ファイルとして保存している」というから驚きだ。A4のコピー用紙を1枚ずつ使うのは、手帳やメモ帳だと1枚1枚をスキャニングするのが面倒だから――というわけだ。 なお、A4のコピー用紙を四つ折りにするのは野口悠紀雄氏の「超」整理法から学んだ。四つ折りのメモ用紙は普段いわゆる“野口手帳”に挟んでおり、この手帳を下敷きにしてメモを取るのが取材スタイルだ。 もちろん取材先で撮影したデジ

マニュアル化の際には、その作業を4つに分類し、マニュアル化することで効果の上がる作業を洗い出します。そしてさらに、その作業が“前倒し”できるものかどうかで絞り込みます。 前回は、業務のマニュアル化に取り組むことによって、次のようなメリットが得られる、と書きました（4月4日の記事参照）。 新メンバーにお願いすることで、オリエンテーションになる 既存メンバーにとっては、仕事を見直すきっかけになる つまり、マニュアル化はゴールではなく「業務を見直す」というより大きなゴールに近づくための手段になるわけです。 今回はさらに一歩進めて、実際にマニュアル化に推し進めていく上で起こりがちな問題を考えていきます。具体的には次のような問題です。 マニュアル化の対象となる業務の量が多すぎる つまり、マニュアルというドキュメントを作る前段階として、マニュアル化の対象となる業務を取捨選択する必要があるわけです。 作

新メンバーが入っていたとき、どんな仕事をしてもらいますか？ チームの仕事内容を教え込むのなら、もう一歩進んで、チームのマニュアルを整備してもらうのも手です。 4月に入り、人事異動や新入社員の配属によって新しいメンバーを迎えるチームも少なくないでしょう。チームには、多かれ少なかれチーム独自のローカルルールがあり、これを新しいメンバーにいかに早く身につけてもらうかは常に課題といえます。 ローカルルールには次のようなものがあります。 チーム内で運用しているメーリングリストやWikiといったITツールの使い方 定例ミーティングで使用する進捗報告資料のフォーマット 打ち合わせ議事録のフォーマット メールのテンプレート 各種チェックリスト いずれも、その目的と使い方に習熟しておくことで、個々人が仕事をしやすくなるのはもちろん、チーム全体としても無駄な作業が減り、パフォーマンスが上がるという効果が期待で

“考える仕事”は、時間をかけたからといって先に進むとは限らないもの。エンドレスになりがちな考える仕事を、計画的に進めるための方法を2つ紹介します。 仕事には大きく分けて「考える仕事」と「手を動かす仕事」の2つがあります。「手を動かす仕事」が、やればやっただけの成果が目に見えて積み上がっていく仕事なのに対して、「考える仕事」は、時間をかけたからといってその分だけ前に進むとは限らない仕事です。 「手を動かす仕事」については、習熟すればするほど精度の高い見通しが立てられるようになります。一方、「考える仕事」は、習熟しても、いったいどれぐらいの時間を取ればいいのかがさっぱり見当がつかないということがままあります（そもそも「考える仕事」における習熟とは何を指すのかの基準もあいまいです）。 そうなると、とりあえず時間を確保しても、その時間内に終わるかどうかが分からないので、常に不安と背中合わせというこ

GTDの特徴の1つに、「2分ルール」があります。これは「2分でできることは今やっちゃいましょう」というものです。このルールが身についてくると、「この仕事は2分でできるだろうか？」と常に考えられるようになります。そうなると目の前の細かい仕事は、ぱぱっと片付ける癖がついてきます。 2分でできることも「やるべきこと」リストに加えていったらリストが膨大になってしまいます。そうなるとそれだけでなんとなく気が重くなってきます。「2分」を意識することで、抱えるべき「やること」リストはなるべくスリム化しておきましょう。 今ならできるGTD 「将来の目標」は「日々の仕事」の中にあり デビッド・アレンさんは「日々の仕事を片付けられないと、将来の目標など見えてこない」と言います。日々仕事に追われていたりストレスにさらされていると将来のビジョンは描きにくくなります。(2008/12/31) GTDでつまずきやすい

時間をどう使うかの原則を定めたならば、ここから脱線しないように時間割という枠による“防波堤”を築いてしまうのです。 ちなみに上記の時間割は、中身はフィクションですが枠自体は筆者が日々使っているものです。45分の「タスクタイム」と15分の「休憩タイム」をワンセットにして、このセットを1日に9セット回しています。 会議など動かせない予定や、自分で決めた勉強時間などで先に枠（＝優先枠）を埋めてしまい、残った枠（＝一般枠）で仕事をやりくりせざるを得ないようにするわけです。あらかじめ分かっている会議の時間を“天引き”するのはもちろん、仕事によって押し流されがちな勉強時間を先に“引き当て”てしまうことで、残り時間を強く意識することができるようになります。 アポイントを入れる際にも、「その時間帯は勉強時間なので」という理由で（このように相手に伝えるかどうかはともかく）、自分の時間をコントロールできるよう

シゴトツールの導入で成功するには、速効で効果が出るツールを選ぶよりも、“習熟ツール”を選ぶことが大切です。一見遠回りなこの方法の利点は何でしょう。 シゴトハック研究所では、仕事の効率アップとクオリティアップを支援するためのツールや具体的な方法論であるシゴトハックを紹介しています。特にツールについては、使えばすぐに効果が出る“速効ツール”よりも、ある程度使い慣れることでその真価を発揮する“習熟ツール”に注力しています。 この「使い慣れる」には次の2つの側面があります。 時間をかけてトレーニングを積む 勘どころを押さえて効率よく使う 「使い慣れる」と聞くと、どうしても1のような「時間がかかる」あるいは「手間がかかる」といったイメージを抱いてしまうかもしれません。仕事は常にスピードが求められますから、導入したその日からすぐに効果を発揮してほしい、という要求があるのは当然といえるでしょう。それゆえ

チーム全員の状況をリーダーが詳細に把握するのは無理があります。「ペア・スクリプト」を作成して、それをリーダーが読むことで、短時間で効率的にチームの進捗を把握できるようになります。 チーム全体の進捗状況を把握し、メンバーに対して的確な指示を出すことはリーダーに求められる役割の1つといえます。 とはいえ、すべてのメンバーの状況を誰か1人のリーダーがすべて把握しようとするのは無理があります。そこで、「ペア・スケジューリング」（6月15日の記事参照）という相互管理システムを導入することになるわけですが、これによって管理できるのはあくまでペアのメンバー2人の進捗であって、チームの進捗をリーダーが管理することが必要な場合もあるでしょう。 メンバーに「ペア・スクリプト」を作成してもらう 前回は、自分の仕事の実績をもとに「予定表のスクリプト」を作成する、という方法をご紹介しました（6月15日の記事参照）。

仕事のうまいやり方を考え出すためには、観察を通じて“原則”をあぶり出すことが重要です。具体的にうまくいったやり方を抽象化してコツをつかんでいきましょう。 同じ1つの仕事であってもその進め方は無数にあります。状況に応じて最適なやり方を選ぶのはもちろん、人のよってもさまざまな基準がありますから、「これが最適なやり方だ」という1つのやり方に絞り込むことにはあまり意味がありません。 ここで考えるべきことは、自分自身にとって、どのようなやり方が一番しっくり来るのか、です。たとえほかの人から「それは効率が悪い」と言われたとしても、そのやり方で自分なりに「うまくいく」という実感が得られていたり、自他ともに満足のいく成果が出せていたりすれば、問題はないわけです。 このような「自分なりにしっくりと来るやり方」を考え出すためには、その過程でさまざまなやり方を試しながらも、最後は自分ならではの工夫を盛り込む必要

この中で特に役に立つのが「所感」です。すべてのタスクについて書く必要はないのですが、作業を終えるたびに、以下のような自問を通して、引き出すようにします。 想定していなかった作業は何か？ 想定以上にかかった作業は何か？ 想定以下の時間でできた作業は何か？ 可能な限り、タスクが1つ終わるたびに記録することを習慣化したほうがよいでしょう。いくつかのタスクを終えてから記録をするのでは、「思い出す」という時間が余計にかかってしまうからです。タスクが終わった直後であれば、記憶は新鮮ですから、結果として少ない手間で記録することができます。 もちろん、紙に書き出したり、Excelに入力したりしていくという方法でもいいのですが、要件に挙げた通り「少ない手間で」記録するためには、専用のツールを使った方が負担も少なくなり、長続きしやすくなります。 作業記録ツールを活用する 作業記録ツールとして今回は「SlimT

ライフハックの基本である“習慣化”。今回は毎日新しいハックを考えて自分の習慣にしていくための方法を考えます。 良いと思って始めた取り組みでも、それがすぐに効果を現すものでなければ、忙しい毎日の中に埋もれていってしまうものです。 そこで、「一人でできないことは同志を募って始めてみる」でもご紹介したように、同じような思いを持っている人同士で一緒に始めるのが継続させるうえでは有効な方法だといえます。 今回は、この方法の実践例の1つとして、メーリングリストを活用して「シゴトハック」をシェアするアイデアをご紹介します。 「自分にとっては当たり前」でも投稿する 業務において、同じチーム内で情報交換や共有のためにメーリングリストを開設しているという方は少なくないでしょう。もはや当たり前のことですが、全員に漏れなく情報を送り届けることができるため、便利である反面、長く使っていると、どうしても投稿が特定の人

宇宙空間で使えるボールペンを開発したNASAと、鉛筆で済ましたソ連。実はここに、仕事のレパートリーを広げるヒントが隠されています。 【問題編】では「仕事のレパートリーを広げる」という課題が設定されましたが、そもそも、 「仕事のレパートリーが広い」とはどういう状態でしょうか？ 「仕事のレパートリーが広い人」とはどんな人でしょうか？ まずは、この2つの疑問について考えてみます。「仕事のレパートリーが広い」とは、同じことをするのにも複数の方法を持っており、より適切な方法を選択することができる──という状態を指すと考えられます。従って、「仕事のレパートリーが広い人」は、そのようなことができる人、ということになります。 では、「仕事のレパートリーが広い人」になるためには、どうすればよいでしょうか。 人は便利なものを求める すぐに思いつく一番手っ取り早い方法は、すでに多くの方も実践されていると思います

以上、全部で25本ありますが（理論編または解決編のみ）、それぞれの回で「コツ」として掲げている内容をまとめてみると、以下のようなポイントが浮かび上がります。 現実世界の「仕組み」を目の前の仕事に当てはめてみる それまでの考え方、捉え方をシフトする 既存の物同士を組み合わせる さらに、この3つを1つに凝縮するとすれば、 複雑な課題をシンプルな形に変換する ということになるでしょう。では、なぜ「シンプルな形」を指向するのでしょうか？ 「シンプルな形」がもたらすもの 電気や燃料など動力源さえあれば、決められた通りに動き続けることができる機械と違い、私たち人間は、動力源である食事や睡眠などが十分に摂れていても、決められた通りに動き続けられるとは限りません。 そこには、機械には持ち得ない「好き嫌い」や「気まぐれ」といった不確定要因があるためだと考えられます。一方、人間には、機械には決して真似のできな

新たにページを追加するよりも、すでにあるページを編集（更新）する方が多い──という点でブログとは異なるWikiならではの使われ方が浮かび上がります。 livedoorウィキには、ユーザー単位で閲覧および編集を制限する機能が付いており、特定のユーザー同士で情報をシェアするという使い方が簡単にできるようになっています。そして、閲覧制限をかけているWikiは徐々に増えているそうです。 例えば、過去3カ月間に更新されたWikiのうちの40％は閲覧制限がかかったWikiで、過去1カ月に限定すると43％、過去1週間になると45％、といった具合に増加傾向にあるようです。これは、「個人用のメモ帳として使われているのではないか」とのことでした。 2．なぜWikiを？ そもそも、ほかのポータルサイトでは提供していないWikiのサービスをなぜ始めたのかは気になるところです。livedoorウィキ担当の眞子裕介氏

Wikiをうまく活用すれば、プロジェクトの進捗管理表として利用できます。進捗管理者を別途置かなくても、リーダーもメンバーも、各々が参照、記入が可能です。 プロジェクト全体の進捗を把握する上では、Wikiの中の1つのページさえ見ていればOK、という状態を作ることが望ましいといえます。これはリーダーにとってはもちろんですが、メンバーにとっても自分の進捗に加えて、自分が参画しているプロジェクトの状況を把握することで、安心して仕事に取り組むことができます。あるいは、ほかの人のペースにキャッチアップするための指針にもなるでしょう。 これは、戦争において、各部隊が司令官と同じ視点で戦局を見られるようなものです。前線に身を置きながらも、常に全体が見えている状況です。この状態を作ることで、各部隊の行動にムダやムラが少なくなるはずです。 参照項目と更新項目 とはいえ、すべての情報をメンバー全員が更新するのは

プロジェクトリーダーが求める情報、メンバーが求める情報。普通、進捗ミーティングを行って確認するわけですが、Wikiをうまく活用すれば、手間をかけることなく情報共有が可能です。 例えば「戦争」というプロジェクトにおいては、本部にいる指揮官と、前線で戦う各部隊という2つの立場があります。指揮官にとっては、各部隊に対して適切な指示をするための判断材料として、以下のような情報が必要となります。 自軍の戦略（目的） 全体の戦況（背景） 各部隊の状況（制約） これらの情報を活用して、あるいは組み合わせて、各部隊ごとに具体的な戦術という形で指示を出すわけです。 一方、各部隊にとっては、目の前で行われている戦闘において、どう戦うかを決めるためには、以下の情報が必要です。 指揮官から指示として与えられた戦術（目標） 目の前の戦況（足場） 他の部隊の戦況（連携点） これらの情報は、具体的な戦闘をする上での指針

この場合、9時間が今週予定以外の仕事にかけることができる時間と言うことになります。少なくとも9時間未満の仕事であれば、急な割り込み仕事が入ってきても対応できるわけです。この時間を把握しておくのと把握しておかないのでは、急な仕事やアポイントを依頼したときの返答が変わってきます。 例えば今週の時間が明らかに余裕がないのが分かっているのであれば、あいまいに引き受けることなく断れるでしょうし、「今週は忙しいので来週なら対応可能です」と具体的に延期できるでしょう。 ある作業を依頼した上司が新たな仕事を重ねて依頼してきたのであれば、「その仕事をやるには、前に頼まれた仕事は来週になるかもしれません」と警告することも可能でしょう。要は自分の仕事を、会社の予算のように配分してしまえばいいのです。そうすることで、少なくとも自分の時間については“予約”できるのです。 作業時間をカレンダーに書き込んでしまおう 作