米Microsoftは8月19日、大量の電子メールをさばく手助けをするための実験的プログラムをOffice Labsサイトで公開した。 この「Email Prioritizer」はOutlook 2007のアドイン。独自のアルゴリズムに基づいて、受信したメールの重要度を判断し、重要度を0～3個の星マークで表す。手動で重要度を調整することも可能だ。これにより、重要なメールを優先的に処理できるようになると開発者は話している。また、仕事に集中できるように一時的に電子メールの受信を止める「Do Not Disturb」ボタンも付いている。受信停止の期間は10分～4時間から選べる。

「1日が48時間だったら」などと妄想するビジネスパーソンは少なくない。時間は有限なのだから、大事に使うほかない。だらだら時間を浪費せず、早めの行動を身に付けるための工夫を紹介しよう。 1日の時間は24時間。時間に追われるビジネスパーソンは「1日が48時間、少なくとも36時間だったら」などと妄想するが「1日は24時間」――悲しいけどこれが現実なのよね――なのである。 さて、時間が増やせないのであれば、時間を無駄にしないことが重要だ。増産できなければ有効活用するしかないのである。例えば、仕事や授業に遅れないよう腕時計の時刻を進めている人もいるのではないだろうか。これだって、だらだら時間を浪費しないための工夫といえそうだ。今回は「腕時計ではなく日ごろよく使うPCで、確認できる時刻を進めてしまおう」という工夫なのである。 PCに表示する時刻を正確にするために、Windows XPでもインターネット

時間を無駄なく使うにはタイマーを使う方法が有用です。しかしタイマーをセットするには、仕事の所用時間を把握していなければなりません。自分の「マイペース」と「ハイペース」それぞれの所用時間を知る方法を紹介します。 前回はタイマーを使うことで、時間を無駄なく使うための方法をご紹介しました（仕事のためのタイマーの選び方はこちら）。 タイマーをセットできるということは、次の条件を満たしていることになります。 目の前の仕事の所要時間（＝見通し）を具体的な数字で把握している この条件が満たされていなければ、タイマーを仕事に活かすことはできません。さらに、タイマーのカウントダウンが始まれば、刻々と時間が過ぎていくのを目の当たりにできますから、いやが上にも仕事のスピードを上げざるを得なくなります。 もちろん、タイマーをセットしてもしなくても「時間が刻々と過ぎていっている」という現実は変わりません。でも、タイ

電話や同僚、部下からの質問で、作業が中断して集中力が途切れるという経験は、誰しもがあることでしょう。仕事の中断を避けるだけでなく、中断をうまく生かす方法も考えましょう。 同じ仕事でも、一定時間集中して取り組むことができた場合と、小刻みに中断が入った場合とでは効率が異なります。せっかく集中して取り組んでいても、途中で話しかけられたり、電話に対応したりといった中断があると、元の作業に戻る際に何をやっていたかを思い出すという手間と時間が発生するからです。 この問題については、以前も「作業を中断させない「長篠メソッド」【理論編】」（2006年10月5日の記事参照）で取り上げました。この記事では、「長篠メソッド」という方法をご紹介しましたが、ポイントは以下の3つの状況（モード）を意識し、それぞれのモードに適した仕事を行うようにスケジュールを立てることです。 弾を撃つ時（＝仕事に取り組んでいる時） 弾

複数の仕事を同時進行させるだけではなく、1つの仕事も細切れの時間で作業しなくてはならないのが、現代のビジネスマンだ。戦国時代の「長篠メソッド」に解決策を見る。 今回の課題：作業を中断させられてもすぐに元の作業に戻れるようにする 状況説明：前回は、「タスクの性質に合わせて最適な時間帯に固める」ということで、取り組もうとしているタスクに対して自分がそのタスクにふさわしいモードになれる時間帯を選ぶといい、というアイデアをご紹介しました。 とは言え、せっかく集中したい午前中に会議が入ったり外出の予定が続いたりと、なかなか自分の思うように時間を取れないこともあります。また、作業途中で急に呼び出されたり、込み入った電話の対応に追われたりすると、元の作業に復帰するのに余計な時間がかかってしまうこともあるでしょう。 このような、自分の意志とは無関係に時間を分断された場合でも、うまく対応できるようにするには

「いつもお世話になっております。IT商事のヒロシです」みたいな挨拶文を、毎回手入力で呪文のように打ち込んでいませんか？ 前回、ノリオ課長から、営業マンとのコミュニケーション方法を見直すように指示されたヒロシ主任。一日を作業記録をもとに振り返りながら、状況によってメールと電話をどう使い分けるかについて考えています。 ヒロシ主任　えーと、作業記録によると、先週は82本の電話をしていたんだな……。えー、多い!!　さすがにしすぎだな。ノリオ課長が言ってたように、メールで済ませられるものは済ませて、少しでもデスクワークの時間を増やさなくっちゃだな。ブツブツ……。 マサヨシ課長　どうしたのかね？ ヒロシ主任　あ、課長。実は先日のノリオプロジェクトのミーティングで、ノリオ課長からかくかくしかじかで。 マサヨシ課長　なるほど。確かにキミは電話の回数が多いな。いつ見てもだいたい電話しているというイメージがあ

「月末は何かと忙しい」と感じたことはありますか？ これら溜めてしまうとやっかいなルーチンワークを効率よくかたづけるための考え方をお話しします。 今回の課題：ルーチンワークを効率よく片付ける 状況説明：「月末は何かと忙しい」「決算月はバタバタする」という“ぼやき”が会話に登場することがあります。これは、通常の営業日とは異なる仕事が一時期に大量に発生することが原因と考えられます。 例えば、交通費をはじめとする経費の精算、月例レポート作成やそのためのデータ集め、あるいは（これは経理部門に限られるかもしれませんが）請求書の発行や入金確認および経理システムへの入金入力といった、1つ1つはちょっとした作業ながらも、量がかさむとかなりの労力を必要とするタスクに追われるわけです。 このように、溜めてしまうとやっかいなルーチンワークを効率よく片付けるためにはどうすればいいでしょうか。 コツ：最適頻度を見極め