長期プロジェクトの管理に、「超」整理手帳を使う ：リレー連載・今日から始める手帳選び(8)： （1/3 ページ） 半年がかりのプロジェクトに携わることになり、数年ぶりに導入した紙の手帳。バーチカルタイプの「タイムデザイナー」と悩んだ末、選んだのは「超」整理手帳でした。目下実践中の“なんちゃってGTD”についてもご紹介します。 2007年が始まり、もうすぐ1カ月近く経とうとしています。去年の暮れに買った新しい手帳の使い勝手はどうですか？ もしかすると「もうあまり使っていない……」という方もいらっしゃるかもしれません。 数年続いた「Webスケジューラ＋携帯」というスケジュール管理方法に別れを告げ（2006年11月の記事参照）、昨年の12月から使い始めたのが「『超』整理手帳」。使っているうちに気になる点も出てきていますが、そこは先達の知恵をお借りしたり、グッズを購入したりしながら快適に使っていま

仕事のための時間、家族のための時間、自分のための時間の理想の割合は？　簡単なチャートを描いてみるといい。（Lifehacker） 忙しい人は年がら年中、「1日はなんでこんなに短いの？」とぼやいている。日々の狂騒の中、波にのまれた流木のように、あっちへこっちへと簡単に流される。時間と関心を注がなければならない仕事を山ほど抱えて右往左往。だが、自分の時間を本当はどのように使いたいかを知っているのは自分だけだ。日々の時間を自分でコントロールし、注意深くスケジュールを組み、自分の価値観と目標に沿って意識的に活動内容（とタイムリミット）を選ぶことは、あなたにもできる。 多くの場合にいえることだが、バランスの取れた理想のスケジュールを組むベストな出発点は、それを「書き出す」ことだ。自分の「タイムマップ」を作れば、それは1日の活動内容を自分の目標に近づけて調整する助けとなる。 自分の理想のタイムマップを

締め切りではなく経過日数を通知するのが特徴の目標管理ツール「CountUpRSS」。「ゆるいプレッシャーを自分にかけたい人」向けだという。さっそく試してみた。 「締め切りまであと○日だ」「納品まで時間がないぞ」などなど、社会人は常に時間との勝負だ。締め切りがあるからこそ、緊張感のあるいい仕事ができるケースもあるが、プレッシャーに押しつぶされそうになることも少なくない。 最近、サービスをスタートした目標管理ツール「CountUpRSS」は、プロジェクトを入力すると入力してから何日経過したかを毎日RSSフィードで教えてくれる。「締め切りまであと何日」という通念をひっくり返した逆転の発想だ。

問題編にもあったように、「今はまだ余裕があるので大丈夫だろう」と思って引き受けたものの、後になって予想外に自分の仕事が忙しくなり、身動きが取れなくなってしまうことがあります。こういったことを防ぐにはどうすればいいでしょうか。長期的な視点と短期的な視点の2つに分けて考えてみます。 長期的な視点でのスケジューリングを見誤れば、冒頭に書いたような思わぬピンチに見舞われることになります。一方、短期的な視点でのスケジューリングにおいては、途中で考え込んだり、当初は想定していなかった作業を発生させてしまうことなどにより、同様に危機的状況を招くでしょう。 いずれも「見通しの甘さ」という一言で整理できますが、その対策については視点ごとに異なってきます。 期間 対策 長期的な視点での対策

例えば、こうなればいいと思っていたのに、ああなってしまったり、こうなっちゃダメだと思っていたのに、そうなってしまったり……。というようなことがよくありますが、皆さんは現在の自分の状況についてどう思っているでしょうか？　良いことも悪いことも、自分が引き寄せていると思いますか？　それともやむを得ずそうなってしまったと思っていますか？ この「目標実現の7ステップ」は、自分で自分の人生の舵を取るつもりでやってみてください。自分でやりたいことを決めて、それに向けて行動していきましょう。 ステップ0──ワクワクした気持ちで目標をたくさん書き出す ステップ1──フォーカス＆タイムリミット ステップ2──感情のアクセルを踏む ステップ3──心のブレーキをはずす ステップ4──五感を使いこなす ステップ5──情熱を湧き起こす ステップ6──やりたくてたまらない行動 ステップ7──絶対にあきらめない！ ステッ

段取りとは何か──。それは、リミット（制約）を基準にしてリソース（材料）を最適に配分することです。今回は、この配分をどう考えていけばいいか検討します。 前回は「やっつけ仕事」をしないようにするために、走り出す前にきちんと段取りを考える方法をご紹介しました。具体的には、スケジュールに“山”と“谷”を作る、すなわち、2つの異なる性格の仕事を交互に行うことで、自分を飽きさせないようにする、というものでした。 こうすることで、やみくもに仕事を押し進めるのではなく、長い目で仕事を俯瞰しつつ、地に足の着いた仕事の進め方ができるようになります。 今回は、これをさらに一歩進めます。一日のスケジュールを考える際に浮かぶことが多い、以下の疑問について考えながら、一日の仕事の見通しを正確に把握する方法をご紹介します。 本当に今日中にやり切れるのか？ どのタスクは何時までに終えないといけないのか？ どのタスクが何

締め切りが迫るまで仕事に手が付けられない。いつも勢いで仕事をするため、大きな仕事だと息切れする──。こんな課題を解消するには、どんな“段取り”をすればいいのでしょうか。 【問題編】で、「勢いだけでは大きな仕事は乗り切れない」という話が出てきたように、勢いに任せて片っ端から仕事に取りかかっていくよりも、きちんと見通しをつけた上で、確実に仕事をこなしていきたい──と誰しもが思うものです。さもないと、締め切りに追われて「やっつけ仕事」をせざるを得なくなってしまうからです。 そもそも「やっつけ仕事」とはどんな仕事でしょうか？　それは、山登りに例えれば、登頂ルートを地図で確認した上で臨むのではなく、何も見ずにいきなり登り始めるような取り組み方といえるでしょう。やみくもに登っていくのでは時間の見通しが立たず、ペース配分や持って行く食糧の量が決められませんから、遭難のリスクが高まります。 「やっつけ仕事

「頼まれ仕事ばかりでは自分の仕事が進みません」。自分がより重要な仕事をこなすためにも、上司が優先度を適切に決められるようにするためにも「作業予告術」を実践してみましょう。 前回、急な割り込み仕事を断るための「自分時間予約術」をご紹介しました（1月17日の記事参照）。割り込む仕事が単発でたまにならこの方法で大丈夫かもしれませんが、次から次へと仕事を頼まれてしまって「キリがない」と感じている人もいるかもしれません。 仕事ができると思われている人は、その分いろんな人が頼ってくるものですし、こちらの状態を考えずに自分の仕事を最優先で割り込ませてくる人はどんな職場にもいるはず。そこで今回は、割り込み仕事を断るのではなく、無理な割り込み仕事を頼まれにくい環境にするためのテクニックをご紹介したいと思います。 仕事を抱え込みすぎないための作業予告術 現在抱えている仕事のリストを公開してしまう その週にやる

この場合、9時間が今週予定以外の仕事にかけることができる時間と言うことになります。少なくとも9時間未満の仕事であれば、急な割り込み仕事が入ってきても対応できるわけです。この時間を把握しておくのと把握しておかないのでは、急な仕事やアポイントを依頼したときの返答が変わってきます。 例えば今週の時間が明らかに余裕がないのが分かっているのであれば、あいまいに引き受けることなく断れるでしょうし、「今週は忙しいので来週なら対応可能です」と具体的に延期できるでしょう。 ある作業を依頼した上司が新たな仕事を重ねて依頼してきたのであれば、「その仕事をやるには、前に頼まれた仕事は来週になるかもしれません」と警告することも可能でしょう。要は自分の仕事を、会社の予算のように配分してしまえばいいのです。そうすることで、少なくとも自分の時間については“予約”できるのです。 作業時間をカレンダーに書き込んでしまおう 作

いよいよ新しい年が始まりましたが、皆さんは2007年の目標はすでに立てたでしょうか？　ToDoリストを活用すれば、1月の決意を1年間忘れずに過ごせるはずです。 「自分の会社は年度単位だから1月は関係ない」とか「年末年始もろくに休まず仕事をしていたからそれどころではない」という声もちらほら聞こえてきそうですが、やはり1月は新しい1年のスタートとして年間の目標を立てるにはちょうど良い時期です。 2月以降だとなかなかそういう気分にもなりませんから、ぜひこの1月に時間をとって、2007年1年間の目標を立ててみることをお勧めします。具体的な目標を立てるにあたっては本誌記事の「決意コーチング2007」も参考にしてみてください。 とはいえ、年始に目標は立ててみたものの、気がついたらそんなことはすっかり忘れてしまい、1年があっという間に終わってしまって何も目標を達成できなかった――ということも良くあるパタ

前回、ノリオ課長から作業記録をつけるように指示されたヒロシ主任とタカフミ君。1週間ほど作業記録を続けてみた2人が気づいたこととは？ 前週に引き続き、ノリオプロジェクトの週次進捗ミーティングの現場から──。 ノリオ課長　1週間たったけど、作業記録のほうはその後どうだね？ ヒロシ主任　いやーこうして記録をつけてみると、意外と何もしてない時間ってけっこうあるものです！　いったいこの30分間に自分は何をしていたのか、と……。 タカフミ君　僕の場合は、メール読んでる時間がすごい多いことが分かりました。まぁ、薄々気づいていましたけどねー。 ノリオ課長　そうか。今週はちゃんと終えられそうなのかな？ タカフミ君　この1週間を振り返ると、メールチェックの時間がかなり長いようなので減らしたいと思っているのですが、業務に直結する内容も多くて、例えばけっこう多いのがExcelの使い方とかちょっとしたコツみたいなの

今回の課題：使途不明時間をなくす 状況説明：忙しく仕事をしていて、ふと我に返った時に「この1時間、自分は具体的に何と何をしていたんだろう？」という疑問にぶつかることがあります。例えば、想定外のトラブル発生によりメール返信や電話応対に追われてしまい、追われるままに時間が過ぎてしまう、という状況です。 もちろん、トラブルは想定しきれるものではないですし、このような対応を求められることもありますので、「このような状況をいかに防ぐか」ではなく、「このような状況をいかに冷静に乗り切るか」というアプローチで考えてみます。 人間ですので、ある程度の忙しさになってくると“勢い”というものが生まれます。“勢い”があると、それがない時には到底できないようなことがいとも簡単にできてしまいます。 これは仕事を押し進める上では有効ではありますが、“勢い”のどさくさにまぎれて本来しようと思っていたタスクが後回しになっ

仕事がスケジュールから遅れていますが、どのくらいの時間がかかるか見積もれないタカフミ君。ノリオ課長はExcelを使った仕事の見積もり法を伝授しますが……。 ヒロシ主任とタカフミ君は組織上はマサヨシ課長の下で仕事をしているのですが、現在ノリオ課長が推進している部門横断の新規事業プロジェクトにはメンバーとしてこの2人も名を連ねています。自部門の業務をこなしつつ“ノリオプロジェクト”の仕事も並行して進めなければならず、ヒロシ主任もタカフミ君もヒーヒー言っています。 良いと思ったことは前例がなくてもガシガシ進めていく“やり手”のマサヨシ課長とは対照的に、ノリオ課長は一言で言えば浪花節的リーダーシップで部下の心を掴んでいます。ノリオ課長を慕う若い社員も少なくありませんが、担当部署は赤字にあえいでいます。そんなこともあり、今回の新規事業にかけるノリオ課長の意気込みは並々ならぬものがあるようです。 今日

日々の仕事を細かく区切って、タスク管理。ヒロシ主任は作業リストを作り始めましたが、果たしてうまくいくでしょうか。 ヒロシ主任は、2週間前の失敗について振り返っています。 ヒロシ主任　なぜ前回はマサヨシ課長に迷惑を掛けてしまったんだろう？　自分で抱え込んでしまって人に振れなかったのはなぜか？　心理的に抵抗がある？　うーん、これは慣れていくしかないな……。じゃぁ、人に振るためにはタスクが大きすぎる？　あぁ、そうだな。これを何とかすればいいんだ。そういえばマサヨシ課長は、やるべきタスクを洗い出して、作業リストを作ればいいって言ってたっけ。よし、まずは作業リストを作ろう！ ということでいま目の前にある隔週開催の営業会議資料の作成という仕事についての作業リストを作り始めます。 ヒロシ主任　人に振るには作業をなるべく小さな単位に分けた方がいいな。えーと、まずは……。 ほどなくして作業リストを完成させた

仕事を確実にこなすにはスケジュールを立てること──。しかしスケジュールはどんな単位で立てるべきなのでしょうか。そしてどんなことに注意すればいいのでしょうか。 人によってやり方はさまざまかと思いますが、今回は、以下のような手順でスケジュールを立てることを前提に説明します。 その日にやるべきタスクをリストアップする 着手する順番に沿ってリストを並び替える リストの先頭から順にタスクを片付けていく リストの順番通りにタスクを片付けていけるのが理想ですが、現実にはなかなかうまくいかないものです。なぜうまくいかないのか、そして、うまくいくようにするためにはどうしたらいいでしょうか。 コツ：タスクを「目に見える成果物」を作る作業に変換する 予定通りに進めることができない理由としては、以下のような要因が考えられます。 1つめのタスクが終わらないうちに別のタスクの作業をやってしまう どこまで進んでいるかが

大きな仕事は小さな仕事に分解し、グループ分け。そして仕事全体のプロセスを把握しましょう。理論編で学んだことを、実際の仕事現場に当てはめてみると……。 理論編では立てたスケジュールを守る方法を学びました。それでは、これを実際の仕事現場に当てはめてみましょう。 ある晩のIT商事──営業資料を作る ヒロシ主任は、IT商事に転職して3年目。元は腕利きの銀行マンで、営業は得意ながら資料作りや企画書作成などのデスクワークがあまり得意ではなく、毎日夜遅くまで残業して何とかしのいでいるのが悩み。 今日は、上司のマサヨシ課長から指示された営業会議の資料作りに取りかかっていますが、難航しているようです。 マサヨシ課長　ヒロシ君、資料のほうはどうかね？ ヒロシ主任　あ、課長！ すいません、ちょっとまだ時間がかかりそうなんです…… マサヨシ課長　明日の朝イチの会議で使う資料だから、私も今日のうちに確認しておきたい

知的作業に携わるビジネスパーソンがぶつかる“仕事の悩み”。こんな悩みを仕事術の研究家、大橋悦夫が楽しく解決します。 今回の課題：立てたスケジュールが守れない 状況説明：立てたスケジュールに狂いが生じることはよくあることですが、もはや取り返しがつかないくらいの遅れが発生してしまうと、先に進むことはもちろん、後に引くこともできなくなります。 このような状況に陥ると「少しでも前に進めなくては」というプレッシャーから、スケジュールを立てずにとにかく目の前にあることを片付けようとします。こうしてスケジュールを立てている時間があったら、1つでも先に進めようという鬼気迫る状況が生まれるのですが、これでは長続きしませんし、いつ終わるのかの見通しが立たないため、うまくいきません。 では、どうしたらいいでしょうか。 コツ：大きな仕事を小さな仕事に分解し、グループ分けをする 仕事は大きく以下の2つに分けられます