[ 、略して ZTD。GTD の欠点を簡単なメソッドで乗り越えてゆくための手法の提唱です。 GTD にかわる新システムだというと、なんだかうさんくさく聞こえてしまいそうですが、著者の意図は必ずしも 「GTD をやめて私の ZTD にすれば良い」と言ってるだけではなく、GTD の理想を追い求めるための成長ステップを示すのが狙いのようです。 Zen Habits が指摘する GTD の欠点と、それを段階的に補うための成長プロセスについてブログからかいつまんで紹介します。 GTD の欠点（？） Zen Habits の著者は GTD のシステムがもついくつかの問題点を指摘しています。それらは、 タスクのオーガナイズに力をかけすぎていて、本当に仕事を「する」部分がおろそかになりがち GTD のシステムを作り上げるまでに無駄な労力がかかりすぎるのと、維持するための労力も半端じゃない 長期的な目標形成

新年度にむけた自分の GTD システムの再構築シリーズ「ToDo 篇」。ずいぶんと回りくどく書いてきたのですが、まとめると「ToDo には実行可能なアクションだけをいれること」、「容赦なくアップデートを行うこと」、「プロジェクトリストと混同しないこと」ということになるかと思います。これで ToDo リストの役割と、何を入れるべきではないかという心構えが自分なりに明確になってきました。 最後に、見直したあとのコンテキストと、実際の ToDo リストの紹介です。 事件は「現場」で起きている 私にとって GTD が楽しいのは、「いまできること」だけに集中できるシステムを可能にしてくれる点です。そのためには非常に明確なコンテキスト、つまり「現場」のすみわけを行うことが絶対条件です。 私はプロジェクトリストをOmni Outliner Pro で管理しています。Win / Mac の互換性を考えると

昨日まで ToDo リストについて考えてきて、さて次はコンテキストについて書き始めようかと思ったところで、どうしてもこれを書かないことは先に進めない悩ましい問題を思い出してしまいました。それは GTD でいうところのプロジェクト・リストと、ToDo リストが放っておくと混じり合ってしまうという悩みです。 GTD でいうところの「プロジェクト」とは「２つ以上のアクションをともなう作業」です。たとえば「会議の予定を決める」というタスクであっても、1. 参加者全員の予定と議題の確認、2. 部屋の予約, 3. 連絡メールの作成と送信、というステップに分かれている以上、それはプロジェクトであると考えます。この場合、「会議の予定決め」はプロジェクトリストにいれて忘れないようにしつつ、ToDo には実際の行動、たとえば「会議の議題と予定について A, B, C さんに電話」という明確なアクションをいれて

[ は簡単にまとめるなら、Inbox に入るべきものが ToDo の中に入っていてはいけないという話です。 Inbox は頭のなかの考え事を取り出しておくためのものですので、考えが深まっていない、モヤモヤとした状態の思考の断片が降り積もってゆくのは仕方がないのですが、ToDo リストはアクションを作り出してゆく「現場」なのですから、常にアップデートされた、その場に最適なものが入っている必要があります。 さて、ToDo リストに入れてはいけないものについて考えてみたので、今日はアップデートの仕方について読んだり考えたことをまとめてみました。 ToDo リストに忍び込む、じつは実行できないタスク ToDo リストには、いま、ここで実行できる重要なタスクが入っているのが理想的ですが、実際はいつまでたっても実行できないタスクが混ざり込んでシステムによけいな負荷がかかりがちです。 その代表例として*

[ ToDo といえば、「やろうと思っていること」のリストなのだから、思いついたことをなんでも入れていくメモなのだろうと思っていました。 ところが、43folders の古い記事を読んでいて、必ずしもそうではないということがわかってきた気がします。 いま実行できないことや、まだ考えがすすんでいないモヤモヤとしたことが ToDo に入っていたところで、「仕事が進まない」「進んだ気がしない」というストレスが増えるばかりです。 そんな「ToDo リストにいれてはいけないもの」について読んだり、自分で考えたことをまとめてみました。 「いま」「ここで」できることしか書かない 職場で開いた ToDo リストに「牛乳を買って帰ること」と書いてあっても、何もできません。ToDo は現状を前に進めるために次々とアクションを生み出す「現場」であるべきなのに、ToDo リストの前で立ち止まってしまいます。 ここ

[ 昨日のエントリまででまとめた朝のプロセスはたった４ステップですので、非常に単純明快なようにみえます。だというのに、それでもこのステップの順序を間違えてメール処理の途中で手近な雑用から初めてしまうことがしょっちゅうあります。 しばらくするとプロセスが体にしみこんできますが、それまでは自分で作った「自分ワークフロー」を印刷して目で追いながら実行する方が無難なようです。 自分に指示を与える できあがってみるとなんの変哲もないプロセスの羅列で多少前後しても問題はなさそうですが、これまでの経験では、順序を入れ替えたり、前のステップに戻ろうとすると結局全体の作業が長引く傾向がみられました。不思議なもので、これほど簡単な流れ作業でも、その作業が体にしみこんでいないうちに頭で思い出そうとすると余計な工程をいれてしまったり、別の作業をなし崩しに始めてしまい、むしろ作業効率はおちてしまうんですね。 そこで

朝の儀式だけで長々と書き過ぎですが、ここまでの順序はいろいろと考えた末にこのように収まってきました。朝の脳みそはまっさらな状態ですので、まず 1) スケジュールを参照して近い未来についての情報を思い出します。これで空き時間についての目安がイメージできます。次に 2) メールを見て、新しいスケジュールや懸案事項が生じていないかを確認します。次に、3) inbox を処理して、やりかけの仕事はなんであったかを思い出しつつ、いらないものを排除します。ここまでは基本的に手を動かしたりしていましたが、最後は頭の中だけで行う作業でありながら、一番重要なステップ、つまり優先タスクの定義です。 ６つのタスク 小山龍介氏の “TIME HACKS!” でも紹介されていましたが、アイビー・リーの 25000ドルの提案という簡単な方法で ToDo を整理しています。それは： 前の日に、明日やるべきことを６つ書き

を行いましたが、そうきたら次は実際に机の上に溜まっている雑多なものを処理してゆくステップです。GTD 本に従って、ここでは「処理」という言葉を「仕事に実際に手をつける」という意味ではなく、「これについては何をすべきなのか = アクションはあるのか」を定義するという意味で使っています。 たとえば読みかけの資料が散乱していた時には、「これは近い将来読むのか」を判断して、1) 読むならそれ専用のフォルダーへ、2) 読まないでしまっておくなら保管場所へ、3) 捨てるならゴミ箱へ、という判断だけを行います。これがその資料を「処理した」ことになります。実際に読み始めたら負け、という真剣なひととき。それが inbox 処理です。前回同様、まったくの自己流ですがなにかの参考になれば幸いです。 Inbox 処理 を参照していただくのがよいと思います。 私の inbox は ASKUL で数千円で買ったもので

[ 毎朝仕事に出てきて、マックを立ち上げて机の前に座り、スケジュール帳を見たりメールを見て昨日までやっていた仕事を思い出してゆくひとときは、なんだか頭の中もブートしているような気がします。 新年度に向けた GTD プロセスの見直しでまず手をつけたのはこうした朝の習慣です。いたって常識的なことばかりですが、１年たつうちにルールが曖昧になっていたワークフローをもう一度定義し直しました。参考になれば幸いです。 1. スケジュールの確認 まず、Covey 手帳か Google Calendar を調べ、向こう一週間の「締め切り」「人との約束」「会議・ミーティング等」をおさらいします。この時点で「ああ、金曜日は出張だからそろそろ新幹線の予約をしておこう」と考えたとしても、この場ではやりません。目の前のロディア・メモに「16日、新幹線」のようにアクションを起こすためのトリガーだけをささっとメモします。

Getting Things Done (GTD) for Scientists 43folders経由で読みました。自分も科学者ですけど、GTD を「多次元の ToDo リスト」と捉えているのは面白いですね。 Learn to Finish Conversations Well シナジー効果を生み出す「５分間セッション」を提唱している Rosa Say の投稿から、「会話を上手に終える方法」について。上司の立場の人が部下の話を５分間聞く習慣をつけることがこの「５分間セッション」のミソなのですが、その会話の終わり方について書いています。参考になったのは「次回までのお互いのコミットメントを確認してから会話を終える」という点です。 だらだらと雑談モードに入るのも楽しいものですが、会話の目的が果たされたと実感を感じるには「じゃあ、次までにこれをやっておこうか。僕はこれをやっておく」と約束を作って

年度末進行がたけなわで、いつもはそれほど忙しくない研究職の自分も雑用が通常の３倍くらいになっています。花粉症で頭がぼうっとなっていて Productivity も下がりっぱなしですが、恒例（と言ってもまだ２年目）の GTD 総復習の時期がやって参りました。 いつの間にかたまっていた、アクション付けのされていない雑多な書類、物品、フォルダーの類いを一斉に見直して、処理しきれないものは「後で手を付ける」という箱に封印しています。それと同時に、いったん Hipster PDA も新しいものにして、形だけでも新年度を前倒しで始めようとしています。 また、これが一番大事なのですが、あいまいになりつつあった自分ルールをもう一度再確認して、効率の良いワークフローに再実装しています。これから数週間、試していることをいくつかのエントリに分けて書いてゆくことにします。今日は作りかけの Hipster PDA

CNN.com の記事に David Allen と GTD についてのまとめの記事が載っていました。People you should know 「あなたが知っているべき人」のコーナーでの紹介で、彼の人となりや、GTD が（Geek ではなく）一般の人にはどう紹介されるのかが読み取れてなかなか興味深いです。 意外な経歴 David Allen が 35 歳までに 35 種類の職種を渡り歩き、ある意味「大きくなったら何がしたいのかわからなかった」と書いてあるのも意外な話です。 ただ、アメリカ思想史の学位を持っているということは、この国のプラグマティズムの歴史背景などについても深い洞察をもっているはずで、それがアメリカをどのように発展させてきたか、そしてこれからもそれをどう応用できるかについては考えを持っておられると考えるのが妥当でしょう。 ウィキペディアによればプラグマティズムが広い意味で

どんなに完璧なシステムにも、多少の遊びの部分が必要です。完璧な整理術や、仕事管理術を実践しようとすると、手段が目的にとってかわってしまいます。GTD では「仕事を片付ける」ことを最優先にして、一週間のうちに頭のなかにたまってくる雑念は、毎日朝一番か、一週間に一度かき集めることをします。こうすることで、管理術をゆるやかに状況に適応させたり、仕事の遠近感が付けられるようになります。 Weekly Review 毎週、できれば金曜日の仕事を終える１〜２時間前を、この Weekly Review のための時間にとっておくことは、GTD の維持のためには必要不可欠です。できればこうした時間をあらかじめ「自分とのアポイント」としてスケジュールしておき、そのあいだは誰も邪魔をすることがないようにしておくのがいいでしょう。 Weekly Review を始めるにあたって、一週間の間に机の周辺にたまってしま

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正直に言いますが、私は GTD を維持するのに今まで何度も失敗しています。私がいまやっている研究者という仕事は暇なときは暇ですが、時折急に忙しくなることがあります。そんなときにこそ GTD には機能してほしいのに、きまって Inbox はあふれ、プロジェクトリストの更新は滞り、ToDo に何も書かれなくなって頭がパンクしそうになるのです。 本来、こうした状況を避けるために Weekly Review を行うのですが、レビューに割り当てた金曜日の夕方までに頭がパンクしている、いや、そもそも忙しすぎて金曜日の午後は使えない、なんてことがままあります。「GTD はスケールしない」と一部の人に言われるゆえんです。 43folders の対談で、David Allen は GTD のこうした欠点を認めた上で、「GTD は失敗しやすいが、失敗したところからすぐに復帰できるという長所もある」と言ってます

[ Moleskine ノートに日々のすべてを書くようになってから３年が経ちますが、そのあいだに、ずいぶんとノートもたまってきました。 私は通常はポケットサイズの罫線つきの Moleskine Ruled Notebook を利用しています。 特別な使い方はなにもしておらず、192 ページのノートの最初の 2 ページを目次にして、ページの下の部分にページ番号を書き込むようにしているだけです。目次には特に覚えておきたいできごとや、大きなイベントなどを書き込むようにしています。 最初は一冊のノートが埋まるのに５ヶ月ほどかかりましたが、見たこと、聞いたこと、感じたことのすべてをここにダンプするのに慣れてくると、３ヶ月で一冊ほどのスピードで安定してくるようになりました。 Moleskine にタイトルを与える ノートが増えてくるとどれが最初のノートで、どれが次のノートかわからなくなってきましたので

私の小学校には当時習字の得意な校長先生がいて、卒業してゆく子供一人一人に好きな言葉を聞き、その言葉を色紙に書いて贈ってくれました。 当時から気が散りやすく、勉強なんてまるで手に付かない子供だった私は、別に好きでもなかったのですが、自分への戒めもこめて次の四字を選んで書いていただいたのでした。 一心不乱。 その色紙を毎日目にして勉強ができるようになったのならそれこそ美談なのですが、そんなことは全然なく、何十年か経った今でも足りない集中力をかき集めて日々を過ごしている気がします。 集中力を一時的にでもブーストするためのハックはいくつもありますが、そのときに応じて使い分けることでなんとかやり過ごしている感があります。今日紹介するのはそんなハックのうちの一つ。あとそのとき使用するタイマーもいくつか紹介します。 一時間を 48分:12分 に分ける The Power of 48 minutes など

iGTD、Omni Outliner、Omni Focus のようなデジタルなタスクマネージメントに慣れてしまうと、コンピュータの前に座っている限りはタスクをすいすいと加えることが出来るので便利なのですが、いったんコンピュータから離れると頭の中に思いついたタスクやプロジェクトが行き場をなくして困ったことはありませんか？ そんなとき手帳にユビキタス・キャプチャーを行ったり、Hipster PDA で情報をささっとメモすると便利です。Hipster PDA は単にインデックス・カードを束にして持ち歩き、思いついたタスクをそこに書き留めてゆくという手法です。外出先から戻ったら、書き込んだ紙の束は inbox に投げ込んで、あとでしかるべき時にデジタルなツールと「シンク」してしまうという考え方の上に成り立っています。 ただ、いつも感じていたのは、白紙のインデックス・カードは自由度が高いので気ままに