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ブログで自分の日常を綴っている人であれ、小説家を目指す人であれ、文章を書く人にとって一番大切なことを思い出させてくれる記事を紹介しましょう。英紙『Guardian』の元編集者・Tim Radford氏がまとめた、「ジャーナリストのための25カ条」です。真剣に文章を書こうと思っている人たちに、明瞭なガイドラインを提供してくれます。文章を書く人にとって、何よりも大切なのは「読んでもらうこと」です。「記事を書いても、読んでもらえなければ意味はない」と、Radford氏は主張します。そのための最初の7カ条は、次のような内容です。 何かを書こうとする時、そこには何者にも代えがたい存在がある。それは、決して直に会うことはない「読者」だ。 誰のために書くのだろうか。取材に応じてくれた科学者のためではないし、大学時代の指導教授のためでもない。原稿をあっさりボツにした愚かな編集者のためでもない。パーティで出
ビジネスで交わされるメールには「型」があります。 書き出し、本題、結び。 その流れを一度身につけてしまえば、あとはその繰り返しです。 最初は堅苦しく、面倒に感じるかもしれませんが、いろいろな人とやりとりを重ねるうちに、次第に自分ならではの「型」が生まれてくることでしょう。 メールの文章の特徴は簡潔であることです。 伝わらないということを避けるためにも、結論を先に述べることが、ビジネスでは必要です。 簡潔に、結論、それから詳細を伝えましょう。 5W2H 一般的に使われている構成が「5W2H」の構成です。 What(主旨、結論) When(いつなのか?年月日および時間) Where(どこで、場所) Why(理由、原因) Who(誰?、人、物) How(どのように、状況、様子) How much(金額) これらを意識して書いてみることで簡潔に、要点をもらさず伝えることが可能になります
がちがちに堅い敬語は使わなくても、目上の人やお客様宛のメールはやはりある程度敬語を使って書くものだと思います。 よく お待ちしています。 とメールの文章にありますが、 これは お待ちしております。 と書くほうが丁寧できちんとした印象で伝わります。*1 × お待ちしています。 ○ お待ちしております。 × よろしくお願いします。 ○ よろしくお願いいたします。 × うかがわせていただきます。 ○ うかがいます。 × いかがいたしますか? ○ いかがなさいますか? × ご覧になられましたか? ○ ご覧になりましたか? × お目にかかりますか? ○ お会いになりますか? 細かいことですが、メールを受け取ったあと気にする方は気にされます。一通りおさえておくとよいかと思います。 また上から目線にならないように気をつけたいというのもあります。 例えば「特に問題ありません。」「別に構いません。」というの
「お世話になっております」、「了解しました」、「取り急ぎ、お礼まで」など、ビジネスメールでよく使用する言い回しの間違った使い方、正しい使い方など、ビジネスメールのワンランク上の作法を紹介します。 [ad#ad-2] 下記は、月刊誌「日経おとなのOFF 4月号 美しい日本語」で紹介されている「『美メール』の作法」から、特に気になった箇所をピックアップしてまとめたものです。 日経おとなの OFF 2011年 4月号(amazon) マナー以前のビジネスメールの常識 ワンランク上のビジネスメールの作法 シーン別のビジネスメールの作法 マナー以前のビジネスメールの常識 メールの件名は具体的に 内容が分かる具体的な件名にしましょう。 「こんにちは」「お願い」「なるはやで」は、ダメ。 返信メールの件名は変更しない 同じ議題であれば件名は変更せずに、「Re: 」を付加して返信しましょう。 議題を変更する
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