たいていのトラブルは、日頃のちょっとした心がけの積み重ねで回避することができます。もちろん、用意周到とは別次元のとっさの判断が求められる緊急事態や自分ではどうにもならない災厄もあります。でも、こういったことは対策の立てようがありませんので、まずは確実にフォローできるところにエネルギーを注ぎ込みます。 例えば、 1．プリンタの用紙切れ 2．携帯電話の紛失 → アドレスデータ遺失＆流出 3．ハードディスクのクラッシュ 4．「迷惑メール」フォルダに大切なメールが紛れていた！ 5．伝票溜まりまくり → 経理に怒られる などなど、普段からやっておけば防ぐことができるトラブルばかりではないでしょうか。 1．プリンタの用紙切れ 週に1度、「プリンタの用紙補充」というリマインダーメールが届くようにしています（Yahoo!カレンダーの「繰り返し予定」で「週に1度」に設定）。プリンタが「用紙切れ」のメッセージ

Gmailでの要返信・要処理管理について、昨日書き忘れたことがありますので補足します。 ●「あとで読む」を活用する 最近リリースされたWebサービスですぐに使い始めて非常に重宝しているのが「あとで読む」。 詳しい説明はサイトをごらんいただくとして、重宝しているのは以下の理由によります。 1．現在見ているWebページをきっかけに思いついた「やりたいこと」を後回しにできる 2．「メールの返信タイム」のルーチンに組み込むことができる 普段から「はてなブックマーク」のブックマークレットを使って気になったWebページはクリップするようにしていますが、クリップしたページは後で見返さなければいずれ忘れてしまいます。 例えば、以下のようなシーンです。 1．「お、このエントリーは後でブログで取り上げよう」とクリップ 2．「へー、このソフト後で試してみよう」とクリップ 3．「この動画おもしろいからみんなにも教

前回、Tさんに「４行日記」をおすすめしたのですが、この週末にさっそく「４行ブログ」を始めて下さいました。 すでに金曜日、土曜日、日曜日、そして本日の4日分の記事がアップされています（この話はリアルタイムに進行しています）。 １．その日の仕事からトピックを1つ取り上げ【事実】、 ２．その中で気づいたことを記し【気づき】、 ３．その気づきを活かすとしたら今後どう行動すべきかを明文化し【教訓】、 ４．その教訓を実践している「ありたい自分」の姿を描く【宣言】、 という「４行日記」のフォーマットに忠実に従って書かれています。 「いやぁ、Tさん、すごいじゃないですか！」 「ありがとうございます。公開前提なので多少情報をボカしているところはありますが、このまま習慣化していければと思っています」 「ムリのない範囲で、気負わず気楽に続けてみてください」 「わかりました」 「遠からず、今日はしんどいなー、とい

今日はちょっとタスク管理ツールからは少し離れて、久々に先送り対策について。 仕事には、集中して取り組みたいものと、集中が途切れたときに一気に片付けたいものとがあります。企画書の作成やプレゼン資料の作成などは、集中して取り組みたいですし、書類への記入や定型的なメール対応などはある程度ためておき、時間を作って一気に片付けたいものです。 うまい具合にこの2種類の仕事をサンドイッチにしてスケジュールを組んでおけば、時間を有効に活用することができます。 ただ、問題は、「集中仕事」に没頭し過ぎて、細かい「一気仕事」たちが先送りされがちなこと。集中して取り組むべき仕事を小刻みに中断してまでやる必要はないものの、忘れずにそのための時間を確保して確実に片付けられるように仕組みレベルで体制を整えておくことは不可欠だと思います。仕組み化しておくことで、機械的にできるようになり、余計な神経およびストレスを使うこと

「自分がやったことを逐次記録することで、日々の生産性を上げる」と言われますが、その理由としてドラッカーは「時間を浪費する非生産的な活動を見つけ、排除していく」ことができるためとしています。 また、記録をすることで、実際の作業と、自分がそれをするのに必要な時間の組み合わせをストックとして持つことができます。このストックが多ければ多いほど見積もりが精緻になり、早い段階で完成形を人に伝えることができたり、トラブルを未然に防ぐことができるようになります。 とはいえ、実際のところ、忙しい仕事の合間に逐次記録を取っていくのは容易ではありません。ちょっと気を抜くとすぐに「あれ、もう１時間たっているけど何やっていたんだっけ？」という事態に直面します。 そこで、予め自分がやるべきタスクをリストアップしておき、可能な限りこのタスクリストに沿って仕事を進めていくことで、記録すべきは、 １．やったか、やらなかった

昨日に引き続き、第２位のご紹介です。 「やるべきことを習慣にするコツ」というエントリで初めて取り上げた『パフォーマンス・マネジメント』です。この本は「がんばれ社長」で紹介されおり、その紹介の仕方が「そそる」ものだったため購入に至りました（感謝）。 シゴタノを始めて以来、改めて習慣の大切さを感じていました。それでも「自分で習慣化してきちんと継続できていることって実はあまり多くない」ということに薄々気づいており、結局のところ「習慣を作るのは簡単だが、続けるのが難しい」という月並みなところに落ち着いてしまっていました。もちろん、「何も生み出さない」習慣はやめるべきですが、続けるべき習慣を無理なく楽しく続ける、というテーマを掲げたとき、まさにぴったりの本が『パフォーマンス・マネジメント』です。 ●やるべきことを習慣にするコツ 仕事も含め毎日の活動の大部分は習慣化された行動で占められています。習慣化

「継続は力なり」とよく言われますが、その続け方に注目してみます。 例えば、筋トレ。バーベルを決められた回数だけ上げ下げするのではなく、そのトレーニングで鍛えたい部位に意識を集中しながら行うことが大事だとされます。 とはいえ、他方で、意識しなくてもできるようになった方がよい習慣もあります。 毎朝その日の自分の予定を関係者にメールする、という習慣を以前ご紹介しました。 毎朝、仕事で関係している相手に以下のようなメールを送ります。 —- ●の時間帯はほぼ電話連絡が可能です。 ×の時間帯は電話連絡は難しいです。 ９：００?１２：３０　●オフィスで作業 １２：３０?１４：００　×移動＆昼食 １４：００?１６：３０　×客先打ち合わせ １６：３０?１９：３０　●オフィスで作業 １９：３０　　　　　　　●帰宅 —- もちろん、いつでも連絡が取れるようにしておければそれに越したことはありませんが、なかなかそ

日曜日に軽く風邪を引いて久々に長時間睡眠。短眠を心がけている身として睡眠時間が無駄に長くなるのはなるべく避けたいところですが、体調が思わしくないときには何も考えずに寝るに限る！　ということで久々に泥のように眠りました。飽きることがないこの娯楽、考えようによっては究極のエンタメです。 …まぁ、そんなことはともかく、今日はプロンプトとフェイディングについて。 何かを習慣づけようとするとき、人の持つ「工夫力」とでも言うべき特性を逆に利用してしまおう、というのが「習慣を定着させるコツ」でした。 例えば、筋トレ。本来は毎日とか週３回といった高頻度でやらないといけないようなものだと思いますが、あえて不定期にします。でも、一度離れて冷めてしまったやる気を再燃させるのは簡単ではありません（だからこそ挫折してしまう）。そこで、腹筋なり腕立て伏せなりをし終えたら、ご褒美として好きなお菓子を食べて良い、というこ

「毎日やろう！」と意気込んで始めた習慣で、１日でもできない日があると途端にめげてしまう、ということがあります。内容によりますが１日，２日程度なら取り返すことができても、３日分以上溜めてしまうともはや不可能になります。そもそもまとめてやっても意味がないものだったりするとなおさら。 例えば、毎日５km走る、という習慣の場合は、１日サボったら、次の日は10km走ればよいか、というとそうでもないような気がします。毎日走ることに意味がありそうなので。。 そう考えると、毎日続けないと面倒なことが起こるようにしておくと良さそうです。日々使っている自作のタスク管理ツールでは、毎日行うデイリータスク（このブログを書く、アイデア５分、４行日記、発声練習など）は、その日に完了すると、自動的に翌日にコピーされるようになっています。 こうすることで、翌日のタスクをリストアップする際に、これらデイリータスクを改めて入

毎日ブログを書いていますが、調子の良いときもあれば良くないときもあります。アイデアが溢れてきて書かずにいられないこともあれば、書くべきことがぜんぜん浮かばなかったり、書き始めても全部ボツにしてしまうこともあります（作家が原稿用紙をぐちゃぐちゃにしてポイするように）。 自分のコンディションに関わらず、一定のクオリティのブログ記事を書き続けるためにはどうすればよいか。そんなテーマについて書かれた記事をご紹介します。 Be A More Productive Blogger To be a productive content provider (blogger) you need to be organized, do your best to hold on to good ideas and know when to work and when to wait. 自分のクセや傾向を知り、こ

ワーク／ライフ・コンサルタントのパク・ジョアン・スックチャ氏による仕事を効率よく進めるための９つのコツをご紹介します（「仕事のスピードをアップさせるコツ」でも取り上げた日経ビジネスアソシエの特集記事より）。 １．作業にかかる時間を見積もる ２．「締め切り」を設定する ３．正しい時間帯を選択する ４．自分へのアポを取る ５．完璧主義に陥らない ６．「すきま時間」を活用する ７．メールや書類などの処理は一度に済ませる ８．「考える時間」を定期的に取る ９．仕事は前倒しにして進め、「すぐやる」習慣を身につける 上記のうち印象に残った３つを、これまでのシゴタノのエントリと比較しながら詳しく見てみます。 １．作業にかかる時間を見積もる 時間がどれくらいかかるわからないような作業は、いくつかのタスクに分解して、分解した個々のタスクごとに時間を見積もると良さそうです。例えば、レポート作成なら、 (1)資

ここのところ、早起き・睡眠関連のエントリが続いていますが、その１つ「睡眠時間を短くする１４のコツ＜前編＞」に「短眠化に役立つかもしれないWebサイト」ということで、momoseさんという方から下記のサイトをご紹介いただきました。 早起き生活 早起き生活のメインサービス「早起き日記」を使えば、自分の状態を把握しながら少しずつ生活を改善してゆくことができます。 起き上がってパソコンに向かい、Webサイトにアクセスするので、二度寝防止にも効果的です。 さらに、記録した起床時刻は、グラフとしてブログに貼り付けることもできます。 ということで、さっそくシゴタノにも貼り付けてみました（ページ右サイドにブロックを追加しています）。 以前「やるべきことを習慣にするコツ」というエントリほかでご紹介した『パフォーマンス・マネジメント』でも、繰り返しやりたくなる仕掛けを組み込むことの重要性が指摘されていました。

素敵で「なるほど」なエントリを見つけたのでご紹介します。 11 Tips to surviving a day job with your creativity intact （毎日の仕事を楽しくする１１のコツ） 1. Name your vision. 2. Set a creative goal that will keep you moving. 3. Begin the night before. 4. Get up early. 5. Design a morning ritual and do it every day. 6. Learn to do the Lifeboat Exercise. 7. Set a theme for the day. 8. Practice relevance. 9. Put on the headphones and crank up the

最近は習慣ねたばかり書いてますが、懲りずにまた書きます（習慣？）。 ▼最近の習慣ねた ・達成しやすい行動目標を立てるコツ → 肯定文で書く ・やるべきことを習慣にするコツ → 繰り返しやりたくなる仕掛けを組み込む ・習慣を継続させるための１０のコツ → そのゴールを常に意識する 習慣はそれが身につく（＝無意識にできるようになるくらい）まで繰り返す必要があります。なので、同時にたくさんの習慣を身に付けるのは難しい、ということになります。 そこで、ベンジャミン・フランクリンは、自分に必要な「徳」を習慣づけるために以下のように１つ１つ“各個撃破”で乗り切ったようです。 Knowledge/フランクリンの十三徳 私はこれらの徳がみな習慣になるようにしたいと思ったので、同時に全部を狙って注意を散漫にさせることはしないで、一定の期間どれか一つに注意を集中させ、その徳が修得できたら、その時初めて他の徳に

仕事においても生活においても、毎日の習慣が大切です。「心は行動となり、行動は習慣を生み、習慣は人格を作り、人格は人生を決する」という言葉がありますが、意識しなくても体が勝手に動く（＝行動できる）ように、プログラム化、すなわち習慣を根付かせることができれば、後に続く人格形成や人生改革にもつながっていきます。 でも、習慣を変えるのはたやすいことではありません。従来からある習慣が邪魔をするからです。 そこで、習慣を変えるコツとして、新たな習慣を“インストール”し、古い習慣を“アンインストール”するという記事をご紹介します。 Installing a new habit and breaking an old one そもそも習慣ってナニ？　というところから始まって、習慣を根付かせるためのノウハウや失敗しないためのコツなどが丁寧に解説されています。 What is a habit? Habits