GTDについてよく分からない、GTDを始めたのだけどここはどうなの？ といった、GTDに関してよく聞かれる質問をまとめました。ほかにもGTDについてご不明な点があれば、Biz.ID編集部までご連絡ください。 GTD全般について Q.　GTDとは何の略ですか？ A.　「Getting Things Done」の略です。「Getting Things Done」は海外で人気のストレスフリーの仕事術を提唱している書籍です。 Q.　GTDと今までの仕事術は何が違うの？ A.　GTDは従来までの時間管理手法ではなくて、エネルギーとアイディアを管理するための仕事術です。仕事を効率よくこなすことだけでなく、いかに「常に頭の中をすっきりさせておくか」に重点がおかれています。 Q.　GTDについてもっと知りたい A.　GTDをもっと詳しく学ぶには提唱者のDavid Allenさんの2冊の著書を読むとよいでし

独特な風合いの毛筆だが、墨をするのも面倒だし“お習字”のような格式ばった感じがして気が引ける。そんな時は、気軽に書ける毛筆タイプの筆ペンを使ってみよう。ちょっとしたメモでも印象深くなるだろう。 年賀状も大半がプリンタを使ったもので、毛筆を使う機会はどんどん少なくなっている。いまだ毛筆が幅をきかせているのは「のし」「祝儀袋」ぐらいだろうか――と思いきや、最近ではデパートで「のし」に名前を書いてもらうとPCの処理だったりするのだ。伝統の筆記具なのに寂しいと嘆く前に、日々の生活や仕事の中に筆ペンを使うことでコミュニケーションをより円滑にしていこうというのが今回の提案である。 “毛筆コミュニケーション”を筆ペンで 筆を使うことがほとんどなくなった一方で、筆ペンは今も健在である。しかも、最近では絵手紙ブームもあって、多色化され、ヒット商品になっているようだ。 筆者が初めて毛筆タイプの筆ペンを見つけた

新春、あいさつ回りに励んでおられるビジネスパーソンも多いのではないか。いざという時に名刺を切らして焦らないためには、予備の名刺を手帳などに分散しておくのが効果的だ。 たまに名刺に関する夢を見ることがある。会社の大事な得意先の担当者と名刺を交換しようとして、手持ちの名刺が1枚もないことに気づいて大いに焦る夢だ。「あれ？　ない？　ない！」と名刺入れの中をすみずみまで探してみたり、カバンの中をまさぐってみたりするものの、結局1枚も見つからない。夢の中とはいえ、なんとも居心地の悪いシーンである。 実際こうした話は現実にもある。わずか1枚の紙切れとはいえ、やはりビジネスの現場においてはその有無が致命的な結果につながる場合もある。重要な商談前には念には念を入れて手持ち枚数をチェックするべきだろう。 チェックすることに加えて有効なのが、手帳や定期入れ、財布など、よく持ち歩く品の中に名刺を少量ずつ分散させ

約8000枚の名刺、8年分のメモ、10年分の写真をデジタル化 紙の書類をほとんどすべてデジタル化するのが関口流仕事術の特徴。愛用のノートPCに名刺や取材メモのデータを保存する。名刺のスキャニングは当たり前で、すでに6000～8000枚のデータが格納されている。 取材メモにはA4のコピー用紙を四つ折りにしたものを使う。メモを書いた後は、そのままスキャンし、PDFにして保存する。「1998年からの取材メモをPDFなどの画像ファイルとして保存している」というから驚きだ。A4のコピー用紙を1枚ずつ使うのは、手帳やメモ帳だと1枚1枚をスキャニングするのが面倒だから――というわけだ。 なお、A4のコピー用紙を四つ折りにするのは野口悠紀雄氏の「超」整理法から学んだ。四つ折りのメモ用紙は普段いわゆる“野口手帳”に挟んでおり、この手帳を下敷きにしてメモを取るのが取材スタイルだ。 もちろん取材先で撮影したデジ

GTDってどういうものなのかは分かったが、では実践するにはどうすればいいのかイメージがわかない方もいるでしょう。今回は、GTD初めてのITmediaスタッフが、実際にチャレンジしてみます。 GTDってなんだか良さそうかも……と思っても、実際どうやるのかがわからないとなかなか行動は起こせないものです。そこで今回はITmediaの社員お二人にご協力いただき、GTDを実践してもらいました。GTDをどう実践すべきか、具体例を挙げつつ解説していきたいと思います。 また今回は「初回編」です。GTDは“一回行って終わり”、という手法ではありません。きちんと動かすには毎週の「週次レビュー」が必須です。この週次レビューの詳細については「週次レビュー編」（後日公開）にてご紹介していきます。 それでは早速順を追って解説していきましょう。途中、WさんとMさんからいただいた質問や、それぞれのステップを終えた感想など

社内資料に付けられた“名前”は複雑怪奇で、何に使うのかよく分からないものが多いもの。しかも誰も正式名称で呼ばない……となれば、名称に問題があるのです。 チームで仕事をしていれば、連絡や情報共有の目的でさまざまな社内資料が必要になります。特に、定期的に開催されるミーティングにおいては、チームとしての意志決定をスムーズに行うためにも、チームの活動実績を定点観測し、過去から現在までの変化を正確に把握しておく必要があります。 そのためには、毎回のミーティングにおいて、一定の方針や基準に沿って作られた会議資料があると便利です。「前月と比べて今月はどうか？」といった比較検討がしやすくなるからです。 こうして、資料の種類が増えてくると、それらを区別して正しく使い分けるための資料の名前が重要になってきます。要件としては次の2つがあります。 内容を過不足なく表すような名前であること 業務の目的に沿った名前で

マニュアル化の際には、その作業を4つに分類し、マニュアル化することで効果の上がる作業を洗い出します。そしてさらに、その作業が“前倒し”できるものかどうかで絞り込みます。 前回は、業務のマニュアル化に取り組むことによって、次のようなメリットが得られる、と書きました（4月4日の記事参照）。 新メンバーにお願いすることで、オリエンテーションになる 既存メンバーにとっては、仕事を見直すきっかけになる つまり、マニュアル化はゴールではなく「業務を見直す」というより大きなゴールに近づくための手段になるわけです。 今回はさらに一歩進めて、実際にマニュアル化に推し進めていく上で起こりがちな問題を考えていきます。具体的には次のような問題です。 マニュアル化の対象となる業務の量が多すぎる つまり、マニュアルというドキュメントを作る前段階として、マニュアル化の対象となる業務を取捨選択する必要があるわけです。 作

新メンバーが入っていたとき、どんな仕事をしてもらいますか？ チームの仕事内容を教え込むのなら、もう一歩進んで、チームのマニュアルを整備してもらうのも手です。 4月に入り、人事異動や新入社員の配属によって新しいメンバーを迎えるチームも少なくないでしょう。チームには、多かれ少なかれチーム独自のローカルルールがあり、これを新しいメンバーにいかに早く身につけてもらうかは常に課題といえます。 ローカルルールには次のようなものがあります。 チーム内で運用しているメーリングリストやWikiといったITツールの使い方 定例ミーティングで使用する進捗報告資料のフォーマット 打ち合わせ議事録のフォーマット メールのテンプレート 各種チェックリスト いずれも、その目的と使い方に習熟しておくことで、個々人が仕事をしやすくなるのはもちろん、チーム全体としても無駄な作業が減り、パフォーマンスが上がるという効果が期待で

「先延ばしを撃退する、5つのステップ」のファーストステップで参考にしたいのが、「ゼロベース思考」と「時間対価値思考」。しっかり学んで時間を活用しよう。 前回解説した「先延ばしを撃退」の「ステップ1」で参考にしてもらいたいのが「ゼロベース思考」です。よく、「授業料を払っちゃったから最後まで出なきゃ」とか、「いったん取り掛かったから終えなきゃ」というふうに考えます。でも場合によっては、最後までやるほうが労力や時間、お金がかかって無駄なときがあるんです。 「ゼロベース思考」とは、「今から開始するとして（お金を払っていなかったとして）、それでもやるかどうか」という発想の仕方です。 例えば、会社が300万円かけてプロジェクトを始めて、すでに2カ月、非常に悪戦苦闘しているとします。さらにこの後、1千万円くらいかかる。その割には、トントンか赤字で、あと半年間は時間を取られる。こうだとしたら、どうですか？

岡田有花さんは、京都大学を卒業した2003年にアイティメディアに入社。以後、同社の“IT戦士”として取材・執筆に活躍している。IT戦士というからには普通の女の子とはひと味違う。カメラなどの取材機材がかさばるため、カバンには化粧品が入っていないことも多い。化粧品の優先度はカメラ以下だというから、男性だって顔負けの立派な記者なのだ。 仕事は優先するといっても、四角四面の几帳面な性格ではない。「カバンの中は自分でもわからないくらい雑然としています」。実際、PCのなかにあるデータの管理も無頓着なほうで、厳密にフォルダ分けなどをするでもなく、ざっくばらんに保存する。データがどこにあるか、わからなくなってしまうことも少なくない。 そんな岡田さんのおすすめツールが「Googleデスクトップ」だ。Googleの各種サービスとも連携しており、使い勝手が良いため利用者も多い。岡田さんは、このGoogleデスク

“考える仕事”は、時間をかけたからといって先に進むとは限らないもの。エンドレスになりがちな考える仕事を、計画的に進めるための方法を2つ紹介します。 仕事には大きく分けて「考える仕事」と「手を動かす仕事」の2つがあります。「手を動かす仕事」が、やればやっただけの成果が目に見えて積み上がっていく仕事なのに対して、「考える仕事」は、時間をかけたからといってその分だけ前に進むとは限らない仕事です。 「手を動かす仕事」については、習熟すればするほど精度の高い見通しが立てられるようになります。一方、「考える仕事」は、習熟しても、いったいどれぐらいの時間を取ればいいのかがさっぱり見当がつかないということがままあります（そもそも「考える仕事」における習熟とは何を指すのかの基準もあいまいです）。 そうなると、とりあえず時間を確保しても、その時間内に終わるかどうかが分からないので、常に不安と背中合わせというこ

GTDの特徴の1つに、「2分ルール」があります。これは「2分でできることは今やっちゃいましょう」というものです。このルールが身についてくると、「この仕事は2分でできるだろうか？」と常に考えられるようになります。そうなると目の前の細かい仕事は、ぱぱっと片付ける癖がついてきます。 2分でできることも「やるべきこと」リストに加えていったらリストが膨大になってしまいます。そうなるとそれだけでなんとなく気が重くなってきます。「2分」を意識することで、抱えるべき「やること」リストはなるべくスリム化しておきましょう。 今ならできるGTD 「将来の目標」は「日々の仕事」の中にあり デビッド・アレンさんは「日々の仕事を片付けられないと、将来の目標など見えてこない」と言います。日々仕事に追われていたりストレスにさらされていると将来のビジョンは描きにくくなります。(2008/12/31) GTDでつまずきやすい

仕事が充実していると感じている人には、将来の目標を持って仕事している人が多い――ベネッセコーポレーションが25～35歳の男女を対象にした調査で、こんな結果が出た。 調査は今年1月、2500人を対象にネットで行い、仕事の充実度と就業形態、子ども時代の経験などとの関係を分析した。 就業形態を「正社員」「非正規社員」「自営・自由業」の3タイプに分けて仕事の充実度を尋ねた結果、「仕事が楽しい」と感じている人の割合は正社員で最も低く、54.6％。非正規社員（62.9％）、自由・自営業（62.1％）は6割を超えた。 正社員は「仕事量が多くて大変」と感じている人の割合が57.3％と他2形態より高いが、「仕事を通じて自分の能力が高まっている」とした人の割合も55.6％と他より高かった。「仕事にやりがいを感じる」と答えた人が最も多かったのは自営・自由業（58.3％）だった。

良い企画も、頭の中だけで考えていると抜け漏れが生じがち。紙に書き出していくという作業が重要です。ペーパーに落とすときのポイントを探ります。 前回は、成果を出し続ける仕組みを作るための方法として次の2つをご紹介しました。 「やり方」をまねるのではなく「考え方」をまねる ゴールから逆算する このうち、2つめの「ゴールから逆算する」というアプローチについてもう少し考えてみます。前回の記事では、ゴールありきで出発することによって余計な選択肢を減らすことができる、というメリットを挙げました。ゴールに近づく上で障害となる要素はもちろん、その後押しになり得ない要素を特定しやすくするわけです。 このようなことが可能になるということは、前提として、ゴールに至るまでのプロセスをシミュレーションしていることが考えられます。 例えば、1週間後に行われるプレゼンテーションの準備をしている場合を例に考えてみましょう。

時間割を作るのは1つの“方法”。その一階層上に上がって方法を作る“考え方”に目を向けてみましょう。ポイントはゴールからの逆算です。 前回と前々回では、自分で決めた原則を守りやすくするための「時間割」の概要と、時間割に沿って仕事を進めるための方法をご紹介しました。 「時間割」そのものは仕事をスムーズに、そしてストレス少なく進めるための仕組みの1つであり、手段といえます。となると「時間割」にこだわらなくても、自分にとってスムーズでストレスフリーな方法であれば、手段は問われないことになります。 そこで、今回は時間割からは少し離れて、その一階層上に位置する「仕組みを作る」方法について考えていきます。 「やり方」を真似るのではなく「考え方」を真似る 問題編で、マサヨシ課長は「誰かのいい方法をそのまま真似しない」という姿勢について言及しています。では、何を真似すればいいかといえば、方法の原点にある考え

ビジネスパーソンが常に向き合わなくてはいけない“ストレス”。ピースマインドのカウンセラーが、毎回関連した話題を分かりやすくお届けする。危険信号を見逃さず、常に心の健康を維持していこう。 Eさんとせっかち先輩 物静かで思慮深いEさん。職場でも物事にはじっくり取り組むタイプです。ところが2年先輩のせっかちさんは、何かとEさんの仕事に口を挟んできます。 「昨日上司から話があった件は、Aプランにしておけ」「お前のことを思っていってやっているんだぞ」。そうせっかち先輩にいわれると、EさんはBプランで進める予定だったにもかかわらず「多少の不都合があるだけだ、まあAプランでもいいか。先輩は私のことを思っていってくれているのだから、断るのも悪いしなぁ」と思ってしまいます。結果的に、いつもせっかち先輩の指示に従う形になっていました。 「従うもの」「従わせるもの」の関係が影響して、いつの間にかせっかち先輩の仕

ビジネスパーソンが常に向き合わなくてはいけない“ストレス”。ピースマインドのカウンセラーが、毎回関連した話題を分かりやすくお届けする。危険信号を見逃さず、常に心の健康を維持していこう。 目標設定の第1歩は 「僕には将来ゼネラルマネージャになりたい夢があって」。日本を代表するサッカーのゴールキーパー川口能活さんは、FCノアシェランに在籍当時、月刊誌『VS．』（光文社刊）のコペンハーゲンでの取材でそう語っています。 取材の中で川口さんは、ゼネラルマネージャという視点でサッカーをとらえるようになったことで、サッカーに対するスタンスが変わったと話しています。それまでのゴールキーパーとしての見方ではなく、ファンとチームの関係、行政の取り組み、監督の采配（さいはい）に関してなどトータルな見方をし、幅広くサッカーを体験することで多くを吸収するようになったと、ご自分の変化を語っていました。 あなたの視点は

時間をどう使うかの原則を定めたならば、ここから脱線しないように時間割という枠による“防波堤”を築いてしまうのです。 ちなみに上記の時間割は、中身はフィクションですが枠自体は筆者が日々使っているものです。45分の「タスクタイム」と15分の「休憩タイム」をワンセットにして、このセットを1日に9セット回しています。 会議など動かせない予定や、自分で決めた勉強時間などで先に枠（＝優先枠）を埋めてしまい、残った枠（＝一般枠）で仕事をやりくりせざるを得ないようにするわけです。あらかじめ分かっている会議の時間を“天引き”するのはもちろん、仕事によって押し流されがちな勉強時間を先に“引き当て”てしまうことで、残り時間を強く意識することができるようになります。 アポイントを入れる際にも、「その時間帯は勉強時間なので」という理由で（このように相手に伝えるかどうかはともかく）、自分の時間をコントロールできるよう

ビジネスパーソンが常に向き合わなくてはいけない“ストレス”。ピースマインドのカウンセラーが、毎回関連した話題を分かりやすくお届けする。危険信号を見逃さず、常に心の健康を維持していこう。 Dさんの失敗 Dさん（30代・男性）は上司のAさんから、プロジェクトの進ちょく状況について報告するようにと指示を受けました。Dさんは予定どおり進んでいるところと、進んでいないところの両方を報告しなければなりません。 Aさんは細かい数字にも厳しくチェックを入れる人なので、Dさんは数字上のミスがないように念を入れて報告書を作成しました。ところがDさんは、進んでいない部分を1つ記入せずに提出してしまったため、Aさんから厳しく指摘されることになりました。 Dさんはもう1つミスをしました。Aさんに報告書を電子メールで送信する際、誤ってBさんに送信してしまったのです。しかもBさんから連絡を受けるまで送信ミスに気付かず、