入れ替え可能なラベルをつけちゃいけないよというお話し：技術屋のためのドキュメント相談所：オルタナティブ・ブログ
専門的な情報を、立場の違う人に「分かるように説明する」のは難しいものです。このブログは「技術屋が説明書や提案書を分かりやすく書く」ために役に立つ情報をお届けします。 「長い文章を短く分解してラベル（見出し）をつける」ことは、説明上手になるためにも論理思考力を上げるためにも重要ですが、その際にとてもよくやってしまう失敗のひとつに、 入れ替え可能なラベルをつけてしまう というものがあります。 入れ替え可能なラベルとは？ たとえばこの内容は↓ ↓こんなふうに2番目と3番目のラベルを入れ替えてもそのまま通じてしまいますね。 この失敗、非常によくあります。こういう場合、もともと本文の情報をきちんと整理できていないことが多いですね。この例では下記のように、同じ種類の情報が別なラベルの下にバラバラに散らばっていました。こういう状態を見つけ出すサインとして、「入れ替え可能なラベルに注意」というのは役に立つ
書評：外資系コンサルのビジネス文書作成術：技術屋のためのドキュメント相談所：オルタナティブ・ブログ
専門的な情報を、立場の違う人に「分かるように説明する」のは難しいものです。このブログは「技術屋が説明書や提案書を分かりやすく書く」ために役に立つ情報をお届けします。 「外資系コンサルのビジネス文書作成術」（著者：吉澤潤特、東洋経済新報社刊）という本を読みました。 いやー、この本、間違いなく「名著」ですね。MS-Wordでビジネス文書を作る機会がある人なら一度は手に取って読んでみることをお勧めします。ひとまず「はじめに」だけでも目を通してみましょうか。 「外資系コンサルが扱う書類」と聞くと、PowerPointによるチャートやExcelの表を思い浮かべる読者も多いだろう。しかしビジネスを動かすベースはWordで作成した文書である。PowerPointやExcelはプロジェクトを加速させることはあっても、単体でビジネスを勧めることはない。これはコンサルティング業界に限らず、すべての業種業界で言
「シリーズ構成と文字数制限」つきで文章を書くトレーニング：技術屋のためのドキュメント相談所：オルタナティブ・ブログ
専門的な情報を、立場の違う人に「分かるように説明する」のは難しいものです。このブログは「技術屋が説明書や提案書を分かりやすく書く」ために役に立つ情報をお届けします。 ドキュメント・コンサルタントの開米です。 ときどきライターもしていまして、今回はその仕事を通じてこんなことを感じました。 「1つのテーマについて、一定の尺（文字数）の決まっているシリーズものの原稿を書くことは、文章力を上げるためのよいトレーニングになる」 ということです。文章力を上げたい方は試してみてはいかがでしょうか。 経緯を簡単に言うと、先日ある企業の広報誌向けに原稿を書く依頼を受けたのがきっかけです。分量は新書版換算で20ページほど。（ちなみに代筆の仕事なので僕の名前では出ません） この広報誌、見開き2ページ単位の読み切り構成が基本なので、ざっとこんな制限があります。 紙媒体なので、文字数をほぼ指定字数に合わせなければな
仕事の説明に使える「手段・働き・効果・目標」パターン：技術屋のためのドキュメント相談所：オルタナティブ・ブログ
専門的な情報を、立場の違う人に「分かるように説明する」のは難しいものです。このブログは「技術屋が説明書や提案書を分かりやすく書く」ために役に立つ情報をお届けします。 こんにちは。ドキュメント・コンサルタントの開米瑞浩です。複雑な文章をわかりやすく書き直す技術や、それを人前で話すプレゼンテーションの教育研修を行っています。 複雑な情報を分かりやすく書くための鍵になるのが「構造化」です。 「構造」というのは「同じパターンが繰り返し現れる」もの。だから、あるパターンを一度理解すると、二度目以降は「あ、これもあのパターンで書けばいい」とわかるので、短時間で応用が効きます。 そんなパターンのひとつで私がここ2年ほどよく使っているものに、「手段・働き・効果・目標」パターンというものがあります。これは次のような形で図解することができて、 「対象物」と「利用者」は省略することも多いので、それ以外の4語をつ
良いプレゼンテーションを作るための５項目：技術屋のためのドキュメント相談所：オルタナティブ・ブログ
専門的な情報を、立場の違う人に「分かるように説明する」のは難しいものです。このブログは「技術屋が説明書や提案書を分かりやすく書く」ために役に立つ情報をお届けします。 言うまでもありませんが、プレゼンテーションというのは、「他人に何かを伝える」活動です。 それをうまく行うために必要な要素を私は大まかに5つの側面から考えています。 「バックグラウンド」 で重要なのは、自分自身が問題を理解していること。よくわかっていない問題についてプレゼンしてもうまく行くはずがないので、事前に十分勉強しておくことが必要ということです。 そして、問題をよく理解していれば、言いたいことが出てくるはずです。たとえば「学校での体育活動に伴う事故事例を調べた結果、組体操は子供にやらせるには危険すぎる。やめさせなければならない」と思ったとしましょう。この場合、「事故事例を調べたこと」 が 問題への理解、「子供の安全を確保し
表紙に「目的」がわかる情報を含めておこう：技術屋のためのドキュメント相談所：オルタナティブ・ブログ
専門的な情報を、立場の違う人に「分かるように説明する」のは難しいものです。このブログは「技術屋が説明書や提案書を分かりやすく書く」ために役に立つ情報をお届けします。 難しい情報をわかりやすくする、ドキュメント・コンサルタントの開米です。 先日プレゼンテーション練習会を開催したところ、参加されたある研究者さんより、一般の人向けに講演をするためのコンテンツの作り方について私にご相談をいただきました。そこでいくつか改善提案をお答えしたのですが、その中には広く応用可能なポイントがいろいろとありましたので、本人の許諾を得ましてご紹介します。まず1つ目は、「表紙」に「目的」がわかる情報を含めておくと、印象が強くなりますよ、という話題です。 まずは、ご相談いただいたプレゼンテーション用スライドの表紙を見ると、こういうものでした。 ごてごてと飾り立てられていないシンプルな表紙は私もよく使うので個人的に好感
文章構造化ワーク：「まち・ひと・しごと創生法」：技術屋のためのドキュメント相談所：オルタナティブ・ブログ
専門的な情報を、立場の違う人に「分かるように説明する」のは難しいものです。このブログは「技術屋が説明書や提案書を分かりやすく書く」ために役に立つ情報をお届けします。 「複雑な情報をわかりやすく書けない」悩みを解決するドキュメント・コンサルタントの開米です。 今日はこんな文章を構造化してみましょう。 少子高齢化の進展に的確に対応し、人口の減少に歯止めをかけるとともに、東京圏への人口の過度の集中を是正し、それぞれの地域で住みよい環境を確保して、将来にわたって活力ある日本社会を維持していくために、まち・ひと・しごと創生（※）に関する施策を総合的かつ計画的に実施する。 出典はこちら → http://www.kantei.go.jp/jp/headline/chihou_sousei/pdf/siryou1.pdf ←「まち・ひと・しごと創生法の概要」という文書の「目的」欄の一文です。 140字も
文章構造化ワーク：SSIDとは：技術屋のためのドキュメント相談所：オルタナティブ・ブログ
専門的な情報を、立場の違う人に「分かるように説明する」のは難しいものです。このブログは「技術屋が説明書や提案書を分かりやすく書く」ために役に立つ情報をお届けします。 「複雑な情報をわかりやすく書けない」悩みを解決するドキュメント・コンサルタントの開米です。 今回は、無線LANで使われる「SSID」という用語についての説明文を見てみましょう。 【課題テキスト】 無線LANを利用する機器は、無線LANのアクセスポイントに対して名前の通り無線で接続しますが、接続可能な範囲にアクセスポイントが複数あることがあります。有線LANの場合は「有線」ですから接続先は物理的に配線がつながっている1ヶ所に限定されますが、無線の場合は配線がないため、複数のアクセスポイントのうちのどれに接続するかを選ぶ必要があります。SSIDはアクセスポイントに付与される名前のことで、無線LANを利用する機器の側でSSIDを指定
過度の単純化と分かりやすい演出が誤解を拡大させるワケ：技術屋のためのドキュメント相談所：オルタナティブ・ブログ
専門的な情報を、立場の違う人に「分かるように説明する」のは難しいものです。このブログは「技術屋が説明書や提案書を分かりやすく書く」ために役に立つ情報をお届けします。 こんにちは。ドキュメント・コンサルタントの開米です。 前回書いた「状況・しくみ・不都合・指示」のパターンを、前々回書いた「歯みがき指導」の件に関して応用してみましょう。 まず、小児歯科学会の提言をもとに、歯みがき指導に関する「状況～指示」の基本を確認すると、こうなります。 ↑これはいずれも大筋で正しいのですが、A4とB4の指示は矛盾するため、両方は実行できません。そこで、どちらがより現実的かという判断が必要になります。 ↑ということで、通常の食事をした場合にはB1は「当てはまらない」ので、A1～A4のほうを採用しよう、という判断が本来できるはずなのですが、「過度の単純化」があるとそれが難しくなります。たとえばこういうことです。
断水の注意書きを書き直す（４） 情報不足を補う：技術屋のためのドキュメント相談所：オルタナティブ・ブログ
専門的な情報を、立場の違う人に「分かるように説明する」のは難しいものです。このブログは「技術屋が説明書や提案書を分かりやすく書く」ために役に立つ情報をお届けします。 技術屋のためのドキュメント相談所・所長の開米です。 前回までで、「断水の注意書きを書き直す（１）」の内容を構造化して図に書くとこんなふうになりました。 単なる箇条書きのままよりも、こんな構造化をした後のほうが内容的に問題のある部分に気がつきやすいので、ここで 何から順番に書くかにはとことんこだわる。 注意には、理由も書いておくほうが記憶に残る。 という2点を意識して見直してみると・・・・ 「トイレ以外の水を先に出してください」というなら、それを先に書いておくべきでしょう。 そして、こうして順番を変えてみると、「トイレ以外の水を先に出せって・・・どうして？」と気になってきませんか？ わざわざそう順番を指示している以上、何か理由が
断水の注意書きを書き直す（３） 図解：技術屋のためのドキュメント相談所：オルタナティブ・ブログ
専門的な情報を、立場の違う人に「分かるように説明する」のは難しいものです。このブログは「技術屋が説明書や提案書を分かりやすく書く」ために役に立つ情報をお届けします。 技術屋のためのドキュメント相談所・所長の開米です。 「断水の注意書きを書き直す（１）」の例題、解説しておきます！ 前回書いたＭさんの解答通りで、注意事項を「断水開始前、断水中、断水終了後」に分けて書くのがよいと思われます。 なお、最初の出題では作業時間の情報を省略していましたが、せっかく時系列に書いたのであれば、時間帯も明示しておくとなお良いです。 特に重要な注意事項は、別扱いにして目立つように書いておくのもいい考えですね。 さて、もし100点満点で点数をつけると、最初の箇条書きは20点ぐらい、それを上記のバージョンまで持ち込めば80点ぐらいでしょう。 時間が無いときはこれで完成にして配布してしまってもほぼ問題ないと思いますが
断水の注意書きを書き直す（２） 読者解答：技術屋のためのドキュメント相談所：オルタナティブ・ブログ
専門的な情報を、立場の違う人に「分かるように説明する」のは難しいものです。このブログは「技術屋が説明書や提案書を分かりやすく書く」ために役に立つ情報をお届けします。 技術屋のためのドキュメント相談所・所長の開米です。 前回書いた「断水の注意書きを書き直す（１）」の例題に、解答頂きました。ありがとうございます！ ↓これが読者Mさんの解答でした。 20150409-sample1.pdf (PDFファイルが開きます） 「情報や考えを整理して人に伝えるのが苦手で、そのことで上司より、常々注意を受けております」というＭさんは、下記3点を意識して作成してみたそうです。 (1)時系列に、やるべきこと、注意すべきことを具体的に書く。 (2)作業時間と思われる時間は省き、居住者に関係のある断水の時間のみ記載する (3) 便所とトイレ、通水と給水など、同意で使われている単語はなるべく統一する (1) の「時
断水の注意書きを書き直す（１）：技術屋のためのドキュメント相談所：オルタナティブ・ブログ
専門的な情報を、立場の違う人に「分かるように説明する」のは難しいものです。このブログは「技術屋が説明書や提案書を分かりやすく書く」ために役に立つ情報をお届けします。 技術屋のためのドキュメント相談所・所長の開米です。 先日、私が住んでいるマンションで貯水槽の清掃作業が行われました。それに伴って一時的に断水があったため、そのお知らせが配布されたのですが、その注意書きの書き方には改善の余地がありましたので、ご紹介しましょう。 まずはこれがその「断水時のご注意！」として書かれていた注意事項の中身です。 飲料水等必要な水はあらかじめご用意ください。 水洗便所用の水は浴槽にくみおいてご使用ください。 断水時間中は、設備上支障をきたしますので、蛇口等はすべて閉めて、水はご使用にならないでください。 火気使用については、じゅうぶんご注意ください。 給水が始まりますと、しばらくの間、にごり水が出る場合があ
説明文を書く前に専門用語のリストを作ろう：技術屋のためのドキュメント相談所：オルタナティブ・ブログ
専門的な情報を、立場の違う人に「分かるように説明する」のは難しいものです。このブログは「技術屋が説明書や提案書を分かりやすく書く」ために役に立つ情報をお届けします。 技術屋のためのドキュメント相談所・所長の開米です。 今回は、「専門用語のリストを作ろう」という話です。 「専門用語をどこまで使っていいのかわからない」というのは、専門的な内容を非専門家に説明するときに非常によくある悩みです。素人向けに話をするとき、専門用語なしで説明できれば話は簡単なのですが、なかなかそういうわけにはいきません。 というのは、「専門用語」を使わずに説明することにはこんなデメリットがあるからです。 他の場面でも使われる日常用語だと、そのイメージが紛れ込んで誤解を与えやすい 専門用語を知らないと、専門家とのコミュニケーションに困る たとえばマウスを使うときには「クリック」という操作をしますが、この「クリック」だって
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