日本語 English 株式会社平プロモート Industry Service Works Company Recruit Blog Contact LMSと動画を活用したオンラインセミナーの配信をサポートしました 事例紹介  |  注目記事 手順書の作り方 | 手順の流れを共有し、上手に運用するためのコツ マニュアル  |  注目記事 マニュアル作成のコツ｜業務フローをわかりやすく共有するには？ マニュアル  |  注目記事 「場合」と「とき」を使い分けよう！ マニュアル  |  注目記事 意外と知らない「は」と「が」の使い分け マニュアル  |  注目記事 句読点の打ち方に気をつけよう マニュアル  |  注目記事 禁則処理とは何か　～文字組版の基本（前半）～ マニュアル  |  注目記事 マニュアル制作と動画制作の平プロモートマニュアルお役立ちコンテンツ マニュアルお役立ちコンテンツ

情報を第三者に伝えるための資料を作るとき、分かりやすさは常に作り手に求められるものです。しかし、いざ実際に作ろうと思うと「分かりやすい」ってどういうことなのか、なかなか想像がつきませんよね。 そのヒント、実は割と身近なところに眠っているかもしれません。 「分かりにくい」が分かりやすさに近づく第一歩！？ 「分かりやすい」を理解するには、逆に「分かりにくい」と言われるものがどういったものなのかを分析してみるとよいでしょう。 身近にあるもので「これ、何が言いたいか分かりにくいな」と感じたときがチャンスです。そこに書いてある内容によく目を通して、なぜ分かりにくいと感じたのかを自分なりに推理してみましょう。 例えば、昼休みに休憩から戻ってきたとき、あなたのデスクにこんなメモが置いてあったとしましょう。 ○○さんへ 明日のため、書類を提出をしてもらった方がいいかもしれません。　鈴木 さて、これを読んだ

誤字や脱字・体裁の誤りなどを修正する「校正」の作業は、マニュアルや技術文書を作るうえで欠かせない工程です。 しかしチェックに抜けが出ないように気をつけて文字を追っているつもりでも、ついつい見落としが発生してしまう。そんなこともありますよね。 そんなときは校正の範囲を大きく二つに分けて作業すると、作業のしやすさや精度がグッと上がります！ まずは「大」と「小」に分けてみよう 校正の範囲は大きく分けて二つ、「大きい校正」と「小さい校正」があります。 言葉だけだとピンとこないかもしれませんが、この二つはそれぞれ以下の範囲のことを指しています。 【大きい校正】 タイトルや見出しなどパッと見て目を引く部分（図の赤枠の範囲） 【小さい校正】 本文など細かく文章量が多い部分（図の青枠の範囲） 校正の流れは大→小！ 校正をする際、本文に気を取られるあまりにタイトルや見出しの確認がおざなりになってしまう。そん

誰が見ても読みやすい文章を書くのは意外と難しいもの。 私自身も当ブログの記事を書くたびに、この文章は読みにくくないかしらといつも頭を悩ませています。 さて、そんなときに思い出したい言葉が「一文一義」。このキーワードが読みやすい文章を書くための大きなヒントになるのです。 「一文一義」で簡潔な文章を 「一文一義」というのは“一つの文章に一つの情報だけを書く”ことです。一つの文章の中に含む情報を一つに絞ることで、簡潔で読みやすい文章になります。 例えば次の文章を読んでみてください。 明日は13時から打ち合わせがあるので明日の午前中までに打ち合わせ用の資料を5人分印刷して、念のため会議室が押さえられているかも再度確認して折り返し連絡をお願いします。 意味はだいたい分かりますが、文章がだらだらと長く続いて読みづらいですよね。この文を「一文一義」に直すと、下記のようになります。 明日は13時から打ち合

普段私たちが使っている日本語には、一つの事柄に対して多彩な表現の仕方がありますね。「嬉しい」という言葉一つとっても、喜ばしい、ご機嫌、幸福など様々に言い換えることができます。 今回はこのようなよく似た意味を持つ言葉「類義語」を活用した文章作りをご紹介します。 その文章、ちょっとしつこい……その原因とは？ 昨日は旅先で綺麗な景色の高原に立ち寄った。近くの綺麗なチャペルでは結婚式をしていて、綺麗なドレスを着た新婦が幸せそうにしていた。 上の文章では「綺麗」という言葉が三回も出てきました。いかがでしょう、少しばかりしつこい印象＋表現にとぼしい印象がありませんか？　同じ言葉が短い文章の中にいくつも混ざると、このようにしつこさが目立って読みづらくなってしまうのです。 こういうときこそ類義語の出番です。「綺麗」という言葉を意味の近い言葉に言い換えてみましょう！ 言い換えで新鮮な文章を！ 昨日は旅先で風

先日のことでした。我が家の息子君（3歳）が子ども用の図鑑を読みながら「たつのおしごと！　たつのおしごと！」と嬉しそうに繰り返すのです。「たつの・お・と・し・ご、だよ」と何度も伝えても、あくまでも「たつのおしごと！」……微笑ましくて結局好きにさせましたが、なかなか伝わらないもどかしさを味わったものです。 このように「なんど伝えても伝わらない」「本当に伝わったか不安になる」ケースというものを、みなさんも経験したことがあるのではないでしょうか。ときにはお客様だったり、新入社員だったり、相手は様々です。 コミュニケーションのむずかしさ、と言ってしまえばそれまでなのですが、「伝える」ことにおける「齟齬」を極力減らそうと努力することは大変重要です。 では、どのようにすればよいのでしょうか。 ドキュメント化する 話し合った内容をドキュメント化して共有することは、「伝える」ことにおいて最も重要な作業です。

みなさんは、作成した販促パンフやマニュアルをどうやって管理していますか？ よく聞くのは、 最新のデータから出力したものを本棚に収納している最新データのみをファイルサーバーに残すようにしているドキュメント管理台帳に最新版の日付を記入している といった管理方法ですね。 しかしながら「あるある」なパターンとしては、 本棚にあるのはいつのバージョンかわからない「念のため……」と古いデータがたくさんファイルサーバーに残っているドキュメント管理台帳に記入を忘れていたので、最新の日付がわからない などの問題です。「あるある」なだけに、根深い問題と言えましょう。 そのほか、こういったリクエストがあったとしましょう。 「展示会のときのパンフレット、100部出力しといてくれ！」 いやいや、展示会のときは数種類パンフレットを刷ってますし、もちろんあのときから日が経ってますから改訂してますし……え、もしかして展示

我が家では、電化製品の説明書をできるかぎり処分しています。機能が知りたいとき・困ったときはインターネットからマニュアルPDFをダウンロードして使っています。妻が断捨離にはまっており「余計なものは即、廃棄」という強固な意志が我が家を支配しているためですね。 BMWのマニュアルも…… 高級車BMWには、紙のマニュアルがついてこないと聞いたことがあります。こちらも、インターネットでマニュアルを参照する仕組みになっているようです。 サイト BMW Driver’s Guide Web版 ここで述べたいのは、「マニュアル自体が不要になった」のではなく「紙のマニュアルが不要になりつつある」という点です。一般の書籍以上に、マニュアルにおいては目的とする項目の検索性が重要になります。紙マニュアルの目次をみて、索引をみて……とするよりも、PDFで目的とする言葉を検索したほうが早いし正確です。 まさにインター

以前の記事で少しだけ触れた、漢字を「開く」「閉じる」問題。これは日本語を母語とする人にとっても、難解な問題なのです。 「開く」「閉じる」ルールは？ 実は、明確な正解は存在しません。もちろん日本語はひらがな・漢字の両方で記述可能ですから、その人の文体によって「開く」「閉じる」を決めることができます。一つの文章内でルールが徹底されていれば、OKなんですね。 そうはいっても、なにかしらの基準がほしいですよね。一つは常用漢字表に記載されているか・否かがあげられます。 或いは（あるいは）所謂（いわゆる）殆ど（ほとんど） 上記のような言葉は、ひらがなで記載されるほうが好ましいとされています。たしかに、漢字だと若干読みづらいですよね。小難しい小説とは違い、ビジネス文書であれば読みやすさが重要になるためです。 一方で、あえて「開く」よりも漢字で書いた方が意味が明確になる場合があります。 新たに（あらたに）

ある事柄に条件を付けて説明しようとする際、「場合」と「とき」という二種類の言葉をよく使いますね。 この二つの言葉はどのように使い分ければよいのでしょうか。条件付けた説明をより分かりやすく伝えられるよう、使い分け方をきちんと理解して文章を作成するようにしましょう。 同じ意味の二つの言葉！　違いは何だろう？ 「場合」と「とき」――この二つの言葉は意味的な違いがなく、どちらも同じ仮定した条件を提示する際に使う言葉です。 言葉の印象としては「場合」がやや固く重い表現、「とき」の方が軽く柔らかい表現ですね。 文章を組み立てる際、同じ意味の言葉は重い表現から先に使い、軽い表現を後に使うようにすると読みやすい文章になります。 つまり今回の用法では「場合」を最初の大前提として置き、その後に続く小前提に「とき」を使うようにするのがよいでしょう。 表現の使い分けで変わる印象 それでは下の二つの文章を読んでみて

日本語の文章は通常「主語」と「述語」を組み合わせて作られています。このうちの「主語」はさらに「私・あなた・犬・花」などの文章のメインとなる「名詞」、「は・が・も・こそ」などの名詞とこの後の述語をつなげる「助詞」の２つに細かく分けられます。 では、主語で使われる助詞の代表格である「は」と「が」を、私たちは普段どのように使い分けているのでしょうか。「は」と「が」の使い分けを意識することは文章全体の流れを整理し、より「伝わる」文章を作ることにつながります。 述語の種類で変わる「は」と「が」 鈴木さんはボクサーだ。（述語が名詞）鈴木さんは強い。（述語が形容詞）鈴木さんが勝った。（述語が動詞） 上記の例のうち、助詞が「は」になっているのは1.と2.ですね。1.と2.は述語がそれぞれ「ボクサー」という名詞と「強い」という形容詞になっています。 一方、助詞が「が」になっているのは3.で、述語は「勝った」

サクラエディタで空行を削除する方法です。 手順 このようなファイルから空行を削除してみます。 ①メニュー「検索」⇒「置換」を選択する ショートカット[Ctrl]+[R]でもOKです。 ②置換画面で、置換前に「^[\r\n]+」、正規表現にチェックを入れて「すべて置換」ボタンをクリックする 上の例はWindowsで作成したテキストファイルを対象とした例です。 MacやUnix系で作成したテキストファイルの場合は改行コードが異なりますので、 改行コードの部分（¥r¥nの箇所）を以下のように置き換えてください。 Windowsで作成したテキストファイル

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