3分LifeHacking：入力の手間を省く、10のExcelショートカット - ITmedia Biz.ID:
Excelに、毎日文字や数字を入力している──そんなビジネスパーソンも多いことだろう。少しでも入力を早く、簡単にしたい。そんなときは、Excelに備わっているショートカットをうまく活用したい。 1──日付と時刻 ［Crtl］＋［；］を押すと、今日の日付が。［Crtl］＋［：］を押すと、現在の時刻が入力される。 業務記録などを付けていく際には、これを使えば簡単に日付や時刻を入力できる。「now」関数と違うのは、入力した時点の日付・時刻が固定されることだ。 2──繰り返し作業 せっかくコンピュータを使っているのだから、同じような作業は自動的にやってほしい。複雑な作業で、今後も繰り返し使うなら、マクロを書くというような選択もあるだろうが、ちょっとした変更──例えば、セルを1行おきに色を付けたい──なんてときは、［F4］キーを使う。 最初のセルに対して操作を行い、同じ操作をしたいセルを選んで［F4
敬語はできるだけ控えめに――自分の言葉で敬意を表現しよう
文末のみを丁寧にする「中立敬語」を心がける このような流れを受け、私がニュース番組を担当していたNHKでは、放送で使う敬語について「番組の出演者に対して失礼にならず、テレビ・ラジオの前で番組を見ている人、聞いている人にも不快感を与えない範囲で、なるべく敬語は控えめにするように」と決められています。 なかでもニュースは、中立的な表現を心がける必要があるため、皇室関係の話題以外では敬語はあまり使いません。文末を「です」「ます」にすることを基本にしているだけです。敬語は、まったく使わないと横柄な感じを与え、過剰に使うと慇懃無礼（いんぎんぶれい）に聞こえてしまいます。 そこで、どの程度に敬語を使えばよいか悩むのですが、一般の会話では、NHKニュースと同じく中立敬語を取り入れることをお勧めします。 中立敬語のポイントは、文章全体に敬語を使うのではなく、文末でのみ敬語を使うことです。 「そちら様のご予
たまっていく書類を「捨てる基準」、教えます
「企業実務」は、経理・総務・人事部門の抱える課題を解決する月刊誌。仕事を進める上で必要な実務情報や具体的な処理の仕方を正確に、分かりやすく、タイムリーにお届けします。1962年の創刊以来、理論より実践を重んじ、“すぐに役立つ専門誌”として事務部門の業務を全面的にバックアップ。定期購読はこちら。 本記事は、企業実務のコンテンツ「仕事効率アップのカギは片づけにあり」から一部抜粋・編集して掲載しています。 前回に続いて、デスク周りをかたづけるための「整理の4ステップ」のうち、Step2の「分ける」を解説します。 分けるとは、要るモノと要らないモノに分けて、要らないモノは手放すことです。理屈ではわかっていても、実際にこの作業をうまくできる人はそうはいません。 そこで私がお勧めしたいのが、整理をする前に、アイテムごとに「分ける基準」をつくることです。 以前、書類が捨てられずに悩んでいた社員に、普段ど
アーサー・アンダーセンで学んだ「期限は死んでも守れ」
アーサー・アンダーセンでは、自分たちが優秀であるからより努力すべきだと日々すり込まれた。だからこそ、自分のミスや段取りの悪さなどで時間がかかることはプライドが許さないのだ。 「ロスはつけるな、コストはつけろ」というのが先輩の教えであった。自分の能力不足や失敗で必要以上にかかってしまったムダな時間はロス、見積もった必要な時間はコストである。 私自身も若いころ、たまにこのような自主的な残業をしていた。これを“Self Write off”（セルフ・ライト・オフ）と呼ぶ。“Write off”は「帳消しにする、ご破算にする」という意味を持っており、セルフ・ライト・オフは「自主的な帳消し」ということになる。 また、予想以上にかかってしまったけれど申告しない時間のことを“Eating Time”と呼ぶ人たちもいる。 “Eating Time”──つまり、プライドが許さないので見積もり外に「食べてしま
アーサー・アンダーセンで学んだ「期限は死んでも守れ」
本連載は、川井隆史著、書籍『「外資系エリートが実践する 「すぐ成長する」仕事術』（日本実業出版社）から一部抜粋、編集しています。 一般的に、外資系企業に勤めるビジネスパーソンは「成長のスピードが速い」と言われます。それは、最短3日で将来の幹部候補生を見分けるというGEのように、社員に対する激しいプレッシャーと期待感があるからです。そのような環境の中、外資系エリートたちはつねに努力をし、日系企業に入社した同期とは比べ物にならないほどの速さで成長するのです。 外資系エリートが実践する仕事術といっても、基本的には誰もがすぐにマネできるものばかりです。中でも、特に大切な3つの心構えがあります。 1. GEで学んだ 「すぐに動け」 2. アーサー・アンダーセンで学んだ 「期限は死んでも守れ」 3. 日本コカ・コーラで学んだ 「言われたことだけやるな」 この3つの心構えを守るだけでも、あなたは「すぐ成
誠 Biz.ID：田中淳子の人間関係に効く“サプリ”：ちょっとの工夫でぐっと伝わりやすく――誤解を生まず、要件がすんなり伝わるメール作成術
田中淳子の人間関係に効く“サプリ”： 職場のコミュニケーションに悩んでいる人も多いのではないでしょうか。「上司にこんなことを言ったら怒られるかもしれない」「部下には気をつかってしまうし」――。 本コラムでは、職場で役立つコミュニケーション術をご紹介します。具体例を挙げながら「なるほど！ こういうやり方があるのか」「これなら自分でもできるかもしれない」と感じてもらえるよう、筆者が見聞きした出来事をちりばめています。 明日から……ではなく、いますぐに試すことができる「コミュニケーションのヒント」をご紹介しましょう。 我が家の近くにあるカフェは、時々臨時休業をする。店の前に張り紙が出るので、「休みなんだな」いうことが分かるのだが、この張り紙を見るたびに店主のセンスに感心する。いつも、こんな風に書かれているのだ。 「明日（8月13日）は、臨時休業いたします」という予告が出たり、当日になると「本日（
「思い出したら潔く謝る」が基本！ すっかり忘れていた電話やメールへの対処法
現代のビジネスパーソンは日々忙しく、ときに怠惰になるもの。つい電話をかけ直すのを忘れたり、メールの返信を忘れたり…….。というのはよくあることですが、こんな一見ささいなことで問題を生じさせたり、せっかくのチャンスを逃したりするのは、やはり避けたいところですね。では「あ、やっちゃった……」というとき、これをどう挽回し、修復すればいいのでしょう？ 米Lifehacker編集部では日々多くのメールを受信し、電話を受けています。しかしすべての仕事をやり遂げ、受信メールに返信するというのはほぼ不可能です。ことに、原文筆者はメールも電話も苦手だとか。 返事をすることが重要だと認識しているが故に、返事に時間をかけすぎてしまうのは問題。分かりやすく伝えようとするあまり、長い時間かけて練りに練ったメールをしたためたり、電話をかけ直す準備をするのは現実的ではありません。そこで原文筆者は、多くの実務経験から効果
誠 Biz.ID：3分LifeHacking：一日の時間を効率よく使い、タスクリストを着実にこなす「3＋2の法則」
米国在住のJakub Stastnyさんは、一日を管理するのが難しくなっていました。延々と続くToDoリストはストレスになり、その結果、さまざまな作業がどんどん先送り。頭を切り替えて仕事をするのにも疲れきって、どの仕事も終わらせられないような気持ちになっていたそうです。 数週間後、彼はあることにひらめき、それを「3＋2の法則」と名付けました。 延々と続くタスクリストによるストレス 延々と続くタスクリストのせいで、精神的に参っている人が多い現代。ほとんどの人が朝起きて、仕事を始めて、働いて働いて働いて、一日の終わりに自分が何もしていないことに気付きます。もちろん、働いてはいたのですが、何かを終わらせたという感覚がないのです。本当にもどかしく、やりきれない気持ちになります。 延々と続くタスクリストがあると、仕事をズルズルと先送りにしがちです。自分でも仕事が進んでいるのか分からないような時に、な
岡田武史氏が語る、日本代表監督の仕事とは
早稲田大学は12月11日、ICC（早稲田大学国際コミュニティセンター）開設3周年記念「働く杯」を開催、特別講演でサッカー日本代表監督の岡田武史氏が自らの仕事に対する姿勢を語った。 岡田氏は早稲田大学卒業後、古河電気工業（ジェフ千葉の前身）や日本代表でディフェンダーとして活躍し、1990年に現役を引退。引退後は指導者の道を歩み、ジェフ市原コーチ、日本代表コーチを経て、フランスW杯最終予選では更迭された加茂周氏の後任として日本代表監督に就任、日本を初のW杯出場へと導いた。その後はJリーグのチームの監督として年間王者に2度輝き、2007年からはイビチャ・オシム氏の後任として再び日本代表監督を務め、南アフリカW杯への出場を決めている。 勝っても違和感があった 岡田 僕はフランスW杯の日本代表監督を辞めた後、J2のコンサドーレ札幌の監督に就任して、2000年にJ2で優勝してJ1に上がって、J1で1年
「取扱説明書ファイル」をカスタマイズ――取説を美的に整理
ヒット商品となった「取扱説明書ファイル」。そのまま使うのもアリだが、文字を入れたり、ポケットを追加したりとフルにカスタマイズしてみよう。 2005年の個人的大ヒット文具といえば、キングジムの「取扱説明書ファイル」であった。実は長い間、取扱説明書はある文具を使ってかなりきれいにファイリングしてきたのだが、年々カタログが分厚くなり、表紙が耐えられないほど膨らんでしまったため新方式を模索していた。そこに登場したのが「取扱説明書ファイル」だったのである。 このファイル、発売当初から口コミで広まり、一時期は品切れとなった店も多かったようだ。その後、ラインアップが充実し、現在はグレイの他、オレンジなどもある。また、リング式のほうは2段式ポケットも追加販売している。 また、ハードクリアファイルが新発売になっていた。これは保証書やCD-ROMを入れるポケットがついていない、シンプルなポケットである。耐久性
なぜ、プレゼンの達人たちは「3」の魔術にこだわるのか？
「なぜ永田さんは、ポイントをまとめる場合に3つなんですか？」――。わたしがプレゼンテーションした後によく聞かれる質問です。実はポイントを3つに絞ることは意識してやっているのです。その理由を紹介しましょう。 プレゼンの後で、聞かれる質問に次のようなものがあります。 「なぜ永田さんは、ポイントをまとめる場合に3つなんですか？」 わたし自身、スライドの個条書きに限らず、結論の理由を述べる時、いくつか例をあげる時、分類する時に「3つにする」ことを心がけています。その理由を知らない人は、疑問に思ったかもしれません。これは別に、実際に理由や例が3つあるというわけではないのです。どんな場合でも「3つピックアップしよう」と最初から決めているのです。 では、なぜ3つなのか？ その理由も3つあげてみたいと思います（多少こじつけに聞こえるかもしれませんが）。 理由1：反論の余地を残さない最低限必要な数が3だから
きちんと整理整頓できている人の10の習慣
整理整頓が行き届いている人は、デスク周りやカバンの中のみならず、仕事からお財布の管理まできちんと整理されているもの。彼らに共通する10の習慣を挙げてみます。 整理整頓が行き届いている人は、デスク周りやカバンの中のみならず、仕事からお財布の管理まで、きちんと整理されているもの。では、彼らにはどのようなコツが潜んでいるのでしょうか？ みなさんも各項目に「Yes／No」で答えてご自身の整理整頓度をチェックしながら、読み進めてみてください。 米紙「Oprah」では、整理整頓ができている人の習慣として、以下の10の項目を挙げています。 1．より安い品を探す 買う商品を決める前に、同等のものでより安いものはないかを探す（『SHED Your Stuff, Change Your Life: A Four-Step Guide to Getting Unstuck』の著者Julie Morgenster
高橋敦の「Macでいいじゃん！」第11回：YouTubeから高画質な動画をゲットしてiPodへ直送する - ITmedia +D PC USER
まず、YouTubeの画質が向上したというのは本当だ。しかし現段階では、すべての動画が高画質化されたわけではない。高画質再生が可能な動画には「この動画を高画質で見る」というリンクが用意されており、それをクリックすると高画質版の再生が始まるといった感じだ（関連記事：YouTube、「高画質再生」の選択が可能に）。 さらにもう1つ。こちらは非公式な手段として知られているが、ページのURL末尾に「&fmt=18」と付け加えることで、100％有効とは言えないものの再生画質を向上させることができる。こちらの方法も試して効果を確認してみてほしい。
2割の時間で8割の全体像を見せる――パレート式仕事術
「パレートの法則」は、「社会全体の所得は、上位2割の人がその8割を占める」という経済学者パレートによって提唱された理論です。つまり、平たくいえば「大勢はごく少数の要因により決定づけられる」ということです。この法則は所得だけでなく、商品別売上や不良品発生率など、あらゆる事象に適用できると言われています。 この法則を仕事に活かすと、スケジュール通りに、高い品質の仕事ができるようになります。これをわたしは「パレート式仕事術」と呼んでいます。 細部にこだわりすぎると間に合わない、冒頭2割の時間で全体像を スケジュール管理が下手な人は、細部にこだわりすぎて、締め切りギリギリになって、完成に近づく傾向があります。これだと、出来上がりに近い状態を見られるのが後回しになってしまい、そこでいろいろな問題や要望が出たとしても、修正がききません。結果として、品質は満足のいくものにならないのです。 パレート式仕事
「売らない」で売上900％増のアパレルショップ
「やれることは大抵やって、コストも詰められるだけ詰めても売れないし、売れても儲からない」と嘆息する声が聞こえてくる。どうしたら、この「手詰まり感」をブレークスルーできるのだろう。そこで、幸せの価値尺度を変える「新しいものさし」を作り始めている人たちを取材した。 マーケティングに携わる仕事をしていると、いろいろなところで「手詰まり感」という言葉に出会う。経営者やマーケッターからは「もういろいろやれることは大抵やって、コストも詰められるだけ詰めてきて、それでも売れないし、売れても儲からない」と嘆息する声が聞こえてくる。 どうしたら、この「手詰まり感」をブレークスルーできるのだろう。 もしかしたら、日本の企業が「かくあるべし」と思っているそのゴールイメージ自体が問題の元凶ではないか。時代はどんどん変化しているのに、いまだに頭は「古いものさし」＝「かくあるべし」という過去の価値尺度で変化しつつある
情報をいさぎよく捨てるための3ステップ
かつて、わたしの机はものすごく汚かったのですが、今ではスッキリして、仕事に集中できるようになりました。限られた収納スペースで増え続ける書類を整理するためには、「廃棄する」「人に渡す」「データとしてしまいこむ」の3ステップが効果的です。 わたしたちの周りには情報があふれています。テレビ、新聞、本、雑誌、Webサイト、ブログ、Twitter、移動中の交通広告や街のポスターやチラシ……。 どんな情報でも知りたい、という貪欲さは悪いことではないのですが、限られた時間で自分の価値を高めたいという人にはおすすめできません。情報量には限界がないのですから、目的が明確でない状態で情報収集しようとすると、情報という名の洪水に溺れるだけです。ですから情報に触れる前に、必ず自分だけのキーワードを意識することが大事です。 まわりから入ってくる情報を漠然と眺めるのではなく、キーワードを強く意識し、情報を能動的に収集
自分の「クレド」を作るのだ
忘れずに自分の習慣にしたい――。そう思っている標語や信条はありませんか。その信条――クレドを定期的に目にして、自分の習慣にするためのやり方を達人2人の試行錯誤から考えてみましょう。 Biz.ID 大橋さん、佐々木さん、実行したいことを、忘れることなく習慣にするにはどうしたらいいでしょう？ 大橋 定期的に目に入るようにしておくことだと思います。オーソドックスなのは、机の前に大きな字で書いて張っておく、という方法です。ただ、張り替えに手間がかかる場合は、見飽きてしまった「標語」がずっと掲げられていることになりがちです。そこで、少ない手間で「張り替え」あるいは「入れ替え」ができる仕組みにしておく必要があります。 佐々木 そういうのが好きな人ですと、壁や机を張り紙で一杯にしてしまうことが多いと思います（私もそうでした）。アナログでも張り替えや入れ替えは可能なのですが、それが面倒になることを織り込ん
iPhoneアプリで自分だけのフレームワークを作ってみる
ビジネスパーソンがフレームワークというものに触れる機会が増えてきた。戦略立案、業務のカイゼン計画、アイデア発想など、さまざまなビジネスシーンでフレームワークは有効だ。フレームワークは、いわば考え方の「枠組み」であり、先人たち（主に学者やコンサルティング会社）が知恵を絞って、分析や戦略のためのノウハウを可視化したものだ。 今回は、拙著『知的生産力が劇的に高まる最強フレームワーク100』のiPhoneアプリ版である「仕事効率化Tips-最強フレームワーク100」（キャンペーン価格600円、定価1200円／カテゴリー：リファレンス）を使って自分なりのフレームワークを作ってみようと思う。既存のフレームワークもいいが、自分の業務や業界に合わせて、もっと使いやすいフレームワークをお持ちのビジネスパーソンもいるだろう。そうしたオリジナルフレームワークをいつでも、どこでも取り出せて仕事に活用できれば、生産
携帯電話のストラップをスムーズに通す小ワザ
インターネットコムとポイントオンリサーチの調査によると、携帯電話を持っている人の6割以上が何らかのストラップを装着しているのだそうだ。装着する動機としては、ポケットから取り出しやすくするため、手でぶら下げるため、単なる装飾、人それぞれだろうが、いずれにせよ携帯電話とは切っても切れない縁にあることは間違いなさそうである。携帯電話のほかにも、携帯ゲーム機、音楽プレーヤー、電子辞書など、ストラップを装着できる製品は数多く、そのいずれにもストラップをつけている人は多そうだ。 さて、このストラップだが、いざ取り付けようとしても、先端の輪っかをすんなりとストラップホールに通すのは意外に難しい。多くのストラップホールは、内側で直角に折れ曲がっているため、ストラップの先端をそのまま穴に突っ込んでもうまく中で方向転換してくれないのだ。クリップの先など、とがった棒のようなものを突っ込んで無理やりかき出そうとし
6つの力が身に付く「図解思考」って？
左のメモを見て、あなたはどのようなことが理解できたでしょうか？ 「そもそも読む気がしない……」、そう感じた人もいるでしょう。 ビジネスパーソンや学生に限らず打ち合わせや講義、セミナーなどの発表内容などをメモすることは大変重要なことです。しかし、実際にメモのとり方を観察していると、ほとんどの人は個条書きでメモをとっています。自分が聴いた内容のキーワードのみ、あるいは大事だと思ったキーフレーズを、淡々と記録しているだけです。みなさんはどうですか？ 自分の記録したメモを取り出して、いま一度確認してみてください。自分が聴いたこと、理解したことがすぐに思い出せましたか？ 個条書きメモは多くの問題を抱えています。すべて「文字」で書かれているために、一見してその内容や要素、関係性などをつかむのが容易ではありません。そのため、中身に含まれている問題点や解決策を発見しづらいという難点があります。さらに、記憶
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