ITmedia Biz.ID：「締め切りを守る人」と言われるようになる――ToDoリスト3つのワザ
ToDoという日本では馴染みのない単語を使っているせいか、予定表のおまけの機能のように思っている人が意外に多いようです。実際にToDoリストを使っては見たものの、なんだか知らないうちに忘れてしまう人や、どうもうまく使いこなすことができずに結局紙のメモや付箋紙に戻ってしまった人もいるかもしれません。 でも、そんなToDoリストも、実は使い方のコツさえ覚えてしまえば、強力な仕事の管理ツールになります。そこで、今回から何回かに分けて、ToDoリストを使うときの基本的なコンセプトをご紹介したいと思います。まずは、ToDoリストの「締め切り」の要素に焦点を当ててみましょう。 「締め切りを守る人」と言われるようになる――3つのテクニック 締切日を前倒しに設定する――カレンダー的思考との決別 作業の締め切りを分割する――要素ごとにToDoを管理 締め切りのたびに編集する――デジタルツールのメリットを活用
GmailでGTDを実践する
あなたの受信トレイはスッキリしてますか？ ここでは、受信トレイをメールの保管場所ではなく、処理待ちトレイにし、済んだメールはアーカイブして空にする事に専念します。受信メール＝タスク（仕事）という考えで、受信トレイをすっきりさせると、タスクも済むという発想。メールはアーカイブしても後から検索できます。達成感が目で見える上に仕事の流れもスムーズで余裕が生まれ、創造性を発揮しやすいのが特長です。 受信トレイは全タスクの受取窓口。仕事の入口は一箇所が基本。全てのメールやタスクはGmailに集約しましょう。 まず届いたメールに対して、その場で60秒で機械的に処理できるタスクはすぐ実行します。簡単な調べ物、読むだけの物、すぐ返せる返事など。後回しにすれば5分も10分もかかってしまう性質です。そして完了したらアーカイブして見えなくしましょう。キーボードショートカットを有効にしていると「y」キーだけで良い
シゴタノ！ - 忙しい割に仕事がはかどらない理由
Do the devices that make it possible to do so many things at once truly raise our productivity or merely help us spin our wheels faster? 「一度にたくさんのことが同時にこなせるようにするツール類というのは、本当に我々の生産性向上に寄与しているのだろうか？ それとも単に目の回るような忙しさを助長しているだけなのか？」 この記事を、気になった部分を抜粋しながらご紹介します。 ●大量のメールやタスクにさらされると優先順位が付けられなくなる ●その結果、注意が散漫になったり必要以上の焦りを感じるようになるだけでなく、 ●罪悪感や物足りなさ（あるいは“不完全燃焼”感）を覚えるようになる ●こういった状態が続くと、それは経済的な損失を生み出す ●調査によると、1日のう
ITmedia Biz.ID：「先送り繰り返し症候群」根絶法【解決編】
「今日やらなくても大丈夫──」。分かっていてもつい先送りを繰り返してしまうあなた。どんな背景があって、どうしたら先送りを根絶できるのでしょうか。 コツ：毎日「昨日よりもほんのわずかでも仕事が進んだ状態」を作る 【問題編】では、よく分からない仕事はつい先送りをしてしまうこと、そしてそれが常習化しがちなことについて取り上げました。そこで今回は、「わかっちゃいるのに、つい繰り返してしまう先送りをいかに阻止するか」について考えてみます。 先送りという判断を下してしまう背景には以下のような要因があると考えられます。 今日やらなくても大丈夫（最終的な締め切りまでにはまだ時間がある） 他にも急いでいる仕事がたくさんある 昨日も同じ理由で先送りした これらは、先送りをする上では打ってつけの言い訳となります。言うまでもなくこれらは「苦しみの先送り」でもあります。いつしか締め切りが迫ってきて、どんなにがんばろ
「マイ締め切り」で間際のバタバタをなくす【解決編】
誰しもが経験のある、締め切り間際になって追われるように取り組んでいる仕事。この“追われるモード”から脱却し、仕事を“追いかけるモード”にシフトする方法を解説します。 コツ：「マイ締め切り」を設定する 【問題編】では、締め切り間際になって追われるように取り組んでいる仕事を何とかする──という課題が浮かび上がりました。現状を分析すると、以下のようになります。 締め切り間際まで忘れている 一気に終わらせる必要があるため「気合い」がいる まとまった時間がいる まとまった時間が取れないと窮地に立たされる → 余裕をもって取り組めるようになりたい まず、現状で注目すべきは「一気に終わらせる必要がある」ことです。5分や10分で終えられるような比較的小さなタスクであればさほどプレッシャーにはなりませんが、おおむね30分以上かかる大きなタスクになってくるとプレッシャーが生まれ、「よし、やるか！」という気合い
紙を使った発想法
新しいプロジェクトを立ち上げたり、困難な案件を乗り越えたりするために必要な創造性やアイデア。なかなか出てこないアイデアを生み出す方法など、創造性を高めるさまざまな方法を紹介していく。 創造性を高めるためには、一言でいうと“リソースフル”な状態になることが大事です。 “資源”という意味の“リソース”と、“リソースフル”というのは全然違う意味です。リソースの場合、資金がある、道具がある、人材がある……というように、外にものがあることを「リソースがある」といいます。逆に、スタッフがいない、資金もない、何もない、というのはリソースがない状態です。リソースがないとキツイですよね。 このように、リソースは外側にあるものなので、その有無に影響されます。必要なものだし悪いわけではありませんが、創造性を発揮するにはリソースに頼るのではなく、自分自身が“リソースフル”になることが大事です。 何でもリソースに変
ITmedia Biz.ID：仕事が思うようにはかどらない日があって困る【理論編】
「何で今日は仕事がはかどらないんだろう」「今日は乗らないなぁ」と思ったことはないでしょうか。そんな日の対策法をお教えします。 今回の課題：仕事が思うようにはかどらない日対策 状況説明：いつもは何の問題もなくできる仕事なのに今日に限ってはかどらない、あるいは前回うまくいった方法でやっているのに、今回はやたらと手こずる、ということがあります。自分でも原因が明らかな場合もありますが（例えば、二日酔いや寝不足、あるいは心配事があるなど）、自分ではどうにもできないことが障害となっていたり、さっぱり原因不明だったりということもあるでしょう。 やろうと思ってもできないのであれば、やり方を変えるしかありません。ということで「やり方を変える」ためのやり方を考えてみます。 コツ：やり方を変えてみる 毎日の仕事のほとんどは、すでに一度以上やったことがある作業の組み合わせであり、それらをいかに効率よく反復するかが
ITmedia Biz.ID：スーツの上着をスマートに持ち歩く
営業マンをはじめ、外回りをしているサラリーマンにとって、真夏の炎天下にスーツの上着を着用して歩くのは非常に苦痛だ。どれだけクールビズが一般化しようが、スーツの上着なしで取引先に出向くことは普通は有り得ない。業種にもよるだろうが、たとえ移動時は上着を脱いでいても、取引先の受付の手前ではビシッと上着を着込むというのが、一般的なスタイルだろう。 とはいえ、炎天下でスーツの上着を小脇に抱えて歩き回ると、腕の汗が上着ににじんでしまったりする。いくら商談時にビシッとスーツを着用していても、上着のところどころに不自然な汗がにじんでいるのは、格好の良いものではない。 今回は、そんな方のために「ブリティッシュハンガー」を用いた、上着のスマートな持ち歩き方を紹介しよう。
「すべてをメールに一元化」前ライブドア代表取締役・山崎徳之さん
「15年前に読んだ、『カッコウはコンピュータに卵を産む』に一番影響を受けました。これでネットワークに興味を持ったんですね」──。 事件後のライブドア代表取締役を、2006年2月から6月まで務めた山崎徳之さん。SIPなどに造詣の深い、生粋の技術者でもある人物だ。ライブドア流、いやオン・ザ・エッヂ（ライブドアの前身）流とでも言うべき、山崎さんのITを活用した仕事術は、技術者の香りを漂わせつつ、これからのビジネスパーソンの仕事のやり方を予感させるものだ。 すべてをメールに一元化 「メールでメモを取ります。メールの受信箱に入っているものが“自分のやること”。用があるときは自分にメールを出して、ここがゼロになったらやることがないという状態です」 ほぼすべての作業をメールに集約してしまう。それが山崎流だ。PCで使うアプリケーションの8割はメール。残り2割がブラウザだという。6～7年前からこのスタイルを
ITmedia Biz.ID：ノートをうまく取るためのツール
“紙の”ノートの取り方の工夫について紹介。また、自分専用のカスタムノートを作って、PDFとしてダウンロードできるサービスも紹介する。（Lifehacker） 【この記事は、2006年4月14日付で米ブログメディア「Lifehacker」に掲載された記事を翻訳したものです。】 好むと好まざるとにかかわらず、人生は会議の連続だ――状況確認のためのミーティング、プランニングのための電話会議、ブレーンストーミングのための集まり、そして会議のための会議もある。だが、全員が会議室を去った後、どのようなアクションが取られたかも、会議と同等かそれ以上に重要なことだ。 ビジネス会議であれ大学の講義であれカンファレンスであれ、効率よくノートを取ることは、プロジェクトを動かし、キャリアと知識を積み上げていく上で不可欠のスキルだ。今回は、筆者のお気に入りのノートの取り方を紹介する。自分のニーズにあったカスタムノー
日々のタスクはどこまで細かく書き出すべき？【理論編】
仕事を確実にこなすにはスケジュールを立てること──。しかしスケジュールはどんな単位で立てるべきなのでしょうか。そしてどんなことに注意すればいいのでしょうか。 人によってやり方はさまざまかと思いますが、今回は、以下のような手順でスケジュールを立てることを前提に説明します。 その日にやるべきタスクをリストアップする 着手する順番に沿ってリストを並び替える リストの先頭から順にタスクを片付けていく リストの順番通りにタスクを片付けていけるのが理想ですが、現実にはなかなかうまくいかないものです。なぜうまくいかないのか、そして、うまくいくようにするためにはどうしたらいいでしょうか。 コツ：タスクを「目に見える成果物」を作る作業に変換する 予定通りに進めることができない理由としては、以下のような要因が考えられます。 1つめのタスクが終わらないうちに別のタスクの作業をやってしまう どこまで進んでいるかが
「作業を記録する」には ひな形があると便利です：NBonline(日経ビジネス オンライン)
【ご説明】 会員登録は無料で、どなたでもご利用いただけます（無料会員登録はこちら）。登録をいただくと、NBonlineの豊富なコンテンツがすべてご覧いただけるほか、株価や記事の検索機能など、便利なサービスをご利用いただけます。 「NBonline」の無料会員登録をいただいた方、また日経ビジネス予約購読者限定のサービス「NBonlineプレミアム」の会員に登録済の方は、改めてご登録をいただく必要はございません。こちらをクリック、または上のログインボタンをクリックして、ログインをお願いします。その際、簡単なアンケートにご協力をいただいております。よろしくお願い申し上げます。 ご不明な点は、よくあるご質問のページ(FAQ)でご確認をお願いいたします。 [Lifehacks] 自分なりの方法を編み出す (07年3月30日) 新しい仕事習慣を身につけるコツ (07年3月29日) 作業記録を駆
ITmedia Biz.ID：図解GTD──5つのプロセスをイメージで捉えよう (1/4)
GTDのフローチャートは分かったが、それぞれがどのような意味を持っているのか実感するのは難しいものです。今回は、“机”を例にGTDのプロセスをイメージしてみましょう。 何かの概念を学ぶときには、全体のイメージを最初につかむとその後の学習が容易になります。GTDも同様です。今回はGTDの全体像をつかむために図を用いながら、それぞれのプロセスが何をやっているか、なぜそれが必要か、を説明していきます。 GTDを始める前に、それぞれのステップではこういうことをやればいいのね──、とざっとイメージをつかむのにお役立てください。 GTDの5つのステップ さて、最初にGTDの基本である5つのプロセスをおさらいしておきましょう。それぞれ次のとおりになります。前回の図も参照してください。 収集 処理 整理 レビュー 実行 ただこういわれても、なぜこれをこの順番で行わなくてはいけないのか、分かりにくいのも事実
日々のタスクはどこまで細かく書き出すべき？【実践編】
日々の仕事を細かく区切って、タスク管理。ヒロシ主任は作業リストを作り始めましたが、果たしてうまくいくでしょうか。 ヒロシ主任は、2週間前の失敗について振り返っています。 ヒロシ主任 なぜ前回はマサヨシ課長に迷惑を掛けてしまったんだろう？ 自分で抱え込んでしまって人に振れなかったのはなぜか？ 心理的に抵抗がある？ うーん、これは慣れていくしかないな……。じゃぁ、人に振るためにはタスクが大きすぎる？ あぁ、そうだな。これを何とかすればいいんだ。そういえばマサヨシ課長は、やるべきタスクを洗い出して、作業リストを作ればいいって言ってたっけ。よし、まずは作業リストを作ろう！ ということでいま目の前にある隔週開催の営業会議資料の作成という仕事についての作業リストを作り始めます。 ヒロシ主任 人に振るには作業をなるべく小さな単位に分けた方がいいな。えーと、まずは……。 ほどなくして作業リストを完成させた
写真でわかるGTD（週次レビュー編） (1/3) - ITmedia Biz.ID
GTDをITmediaスタッフが実践。その様子を順を追って写真で紹介する「写真でわかるGTD」。今回は、GTDで最も重要だといわれる「週次レビュー」の実際を見てみます。 この記事の前編である「写真でわかるGTD（初回編）」では、実際にITmediaスタッフの方にGTDに挑戦してもらいました。その日は「やることがはっきりして気分がよくなりました！」と言っていたWさんとMさん。ちょうど2週間後にその後の成果をお伺いしました。GTDの重要なプロセスである週次レビューはうまくいったでしょうか。また彼らは「ストレスフリーの仕事術」を手に入れることができたでしょうか。 ビジネスパーソンに最も必要な習慣は週次レビュー 「GTDがうまくいくかどうかは週次レビューをきちんとできているかどうかで決まります」、GTDの提唱者ディビッド・アレンさんは彼の著書、『Ready For Anything』（邦訳：ストレ
大量の仕事をうまくさばくには？（理論編）
今回の課題：仕事が多すぎて予定していた分量をこなせない 状況説明：きちんとスケジュール管理をしているつもりでも、時として種類も期限も異なる大量の仕事が押し寄せてくることがあります。 仕事はひとつひとつ順番に片付けていくのが基本ですが、このような状況になるとなかなか冷静に対処することが難しくなります。 このような場合、どうしたらいいでしょうか。 コツ：予め決めたルールに沿って仕事の優先順位付けを行う 押し寄せてくる仕事を洪水にたとえると、ちょろちょろと流れる程度の水量ならいくらでもコントロールできたものが、勢いよく大量に流れてくることで手に負えなくなる状況と言えます。洪水を防ぐには、予め堤防を築いたり、一時的に水を溜めておくためのスペースを作っておくなど日頃の準備が欠かせません。 仕事であれば、優先順位をつけるための基準や手順を決めておくことや、何かあったときのためのバッファ時間を確保してお
ITmedia Biz.ID:GTDに役立つトリガーリスト
ストレスフリーの仕事術「GTD」――。 その最初の難関は「収集」のプロセスです。「頭の中の『気になること』を吐き出すために、最低二時間は使ってください」と言われても困ってしまうかもしれません。実際、「GTDに挑戦したけれど、最初の30分で何も書けなくなって途中で投げ出してしまいました」――という人も多いようです。 そこで今回は収集のプロセスにおいて使える「トリガーリスト」をご紹介しましょう。トリガーリストの項目は「頭の中の気になることを思い出せてくれるであろう質問」になっています。このリストを横に置きつつ「書くことがなくなちゃったなぁ……」というときに参照すれば、きっと忘れていたことを思い出せることでしょう。 「収集」プロセスは落ち着いたカフェなどで行うとはかどるので、そのカフェに出かける際に印刷して持って行くとよいかもしれません。 GTDトリガーリスト 仕事のこと 現在抱えているプロジェ
一日に決めた予定がこなしきれない（実践編）
大きな仕事は小さな仕事に分解し、グループ分け。そして仕事全体のプロセスを把握しましょう。理論編で学んだことを、実際の仕事現場に当てはめてみると……。 理論編では立てたスケジュールを守る方法を学びました。それでは、これを実際の仕事現場に当てはめてみましょう。 ある晩のIT商事──営業資料を作る ヒロシ主任は、IT商事に転職して3年目。元は腕利きの銀行マンで、営業は得意ながら資料作りや企画書作成などのデスクワークがあまり得意ではなく、毎日夜遅くまで残業して何とかしのいでいるのが悩み。 今日は、上司のマサヨシ課長から指示された営業会議の資料作りに取りかかっていますが、難航しているようです。 マサヨシ課長 ヒロシ君、資料のほうはどうかね？ ヒロシ主任 あ、課長！ すいません、ちょっとまだ時間がかかりそうなんです…… マサヨシ課長 明日の朝イチの会議で使う資料だから、私も今日のうちに確認しておきたい
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