グーグルの人が｢メールしない｣本質的な理由
会議というと、参加者のスケジュールを調整して会議招集のメールを出す、という企業が多いようですが、それだと時間も手間もかかります。でも、「今ちょっといい？」と言われれば、意外とすぐに集まってもらえるものなのです。 メールは持ち帰り文化、チャットはリアルタイム文化 こうして考えると、メールは意外と「面倒」を増やしているのです。 この違いは、メールとチャットの違いをイメージするとわかりやすいと思います。 メールはまず送り手が文章をまとめ、受け手がそれに返事をすることでやりとりが成り立ちます。 1往復するだけで1日、場合によっては数日待たなければいけません。 しかも、1回のやりとりだけで問題が解決しない場合、結論が出るまでに1週間以上かかることも珍しくありません。こうした、ひとりの人が数日かけて作業を終えてから次の人にバトンタッチし、次の人がまた数日かけて自分の分の作業を終えてから、さらに次の人に
グーグルの人が｢メールしない｣本質的な理由
この仕事、こんなに時間も手間もストレスもかけて行うべきものなのでしょうか？ もちろん、なんの成果もあげない仕事に、時間を使ってはいけません。 そんなムダを避けるためには、日程調整にクラウドサービスを使うことです。 たとえば、グーグルカレンダーを必要な人と共有して、会議などの予定をどんどん入れてもらいます。そして、自分のカレンダーを開いてみると、いつのまにかミーティングの予定が入力されていて、クリックすると参加メンバーと会議のアジェンダが確認できる。さらに事前配布資料もアップされている。そこまで準備ができていれば、ミーティングの当日はいきなり本題に入って議論を深めることができます。 部下との面談も、空いている時間に勝手にどんどん入れてもらえば、調整のためのやりとりが不要になります。 このやり方は、特に管理職の方はぜひ実践していただきたいと思います。上司の承認を得られればすぐにスタートができる
グーグルの人が｢メールしない｣本質的な理由
グーグルのオフィスには、ミーティング用の部屋に必ず大きなスクリーンが設置してあります。 議事録をとるのも、資料を作成するのも、誰かがひとりでパソコンに向かって書き込むのではなく、クラウド上のグーグルドキュメントに全員が同時に書き込めば、その場でほとんどできます。 このやり方は、ミーティングに限らず、プロジェクトを進めるときにも有効です。よくあるのは、誰かがワードやパワーポイントで文書を作成した後、メールに添付して送信し、それを見た人が必要なコメントを書き込んで返信するというやりとりです。同じ名前で保存してしまうと、誰がチェックしたバージョンかわからなくなってしまうので、「バージョン1」「バージョン2」のように数字を入れたり、「日付」や「チェックした人の名前」を入れて保存し直したりするわけです。 しかし、いちいち名前を変えるのは面倒で、間違いが起きやすいし、ムダな時間が発生します。 グーグル
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