シェアオフィスで休憩中に、同じくフリーランスの方と雑談していて、「本気出せば1時間で終わる仕事なのに、2時間たってもまだ終わっていない」問題が話題にのぼりました。 今回はこの問題の原因を分析したうえで、その対策を考えてみます。 まず、「本気出せば1時間で終わる仕事なのに、2時間たってもまだ終わっていない」問題とは、次のようなものです。 何をやればいいのかは分かっている 取りかかりさえすれば1時間で終わる でも、取りかかることなく「漂流」を続けてしまう ↓「漂流」問題については、以下の記事で詳しく書いています。 » 「漂流」の流れ着く先に

タスクシュートを使っている人、または興味をいだている人ならば、必読書です。少なくとも『７つの習慣』よりは優先して読むべきです。 とは言え、タスクシュートや「マニャーナ」の考え方に精通している人であれば、本書を精読する必要はありません。ざっと読んでみて、気になるところをじっくり読み直す、といったくらいで充分です。 「マニャーナ」の考え方に精通しているかどうかは、本書冒頭に登場する「18のキーワード」をおさらいしてみましょう。18のうち、いくつのキーワードがすぐに納得できるかどうかで、「精通レベル」がわかります。 18個すべての考え方に同意はできないかもしれませんが、その場合でも、「自分にはこういう考え方があるから、この部分については他のアプローチでOKだ」と言えるかどうかで判断できます。 ここに18のキーワードだけ、列挙しておきます。これは、「マニャーナ」ではもちろんのこと、「タスクシュート

※雨上がりの駒沢公園。「場所」は生き方を映す鏡といえるかもしれない。 『なぜ一流の人は自分の部屋にこだわるのか？』という本を読みました。 著者は広島県にお住まいの1級建築士・八納啓造（やのうけいぞう）さん。 ↓八納さんのブログはこちら。 » 住む人が幸せになる家　1級建築士　八納啓創 » なぜ一流の人は自分の部屋にこだわるのか？[Kindle版] 一読して感じたのは、場所が人に及ぼす影響力。すなわち、環境のパワーです。 そこで思い出したのが、2006年頃から個人的に考察を深めていた「環境ドリブン」と「自分ドリブン」というコンセプトです。 「環境ドリブン」と「自分ドリブン」 「環境ドリブン」、「自分ドリブン」、いずれも僕の造語です。 人は身を置く環境によってその行動に影響を受けています。静かな図書館であれば、おのずと集中して勉強をする気になりますし、自宅に帰り着けば放っておいてもリラックスす

ときどき「プロジェクトとタスクとチェックリストの関係は、フラクタル」ということを言います。 なんだか小難しいことをいっているようですが、簡単なことです。 □書籍企画というプロジェクト └□打ち合わせというタスク └□目次作成というタスク └□原稿執筆というタスク └□資料をEvernoteでチェック └□原稿ファイルを開く └□原稿を書く というように、階層式にプロジェクト → タスク → チェックリストという構造があるからです。そしてこの構造は、やろうと思えばかなりの多段階構造にでもできます。 厳密にやりすぎない ちょっと厄介なのは、原則としては三階層あればだいたいまかなえるわけですが、時として「プロジェクトより大きなくくり」が欲しくなったり、時として「タスクの中にチェックリスト同然のものが混じる」のです。 つまり、美しく三階層にまとまりきらないことが、何をプロジェクトと呼んだらいいのか

「ボトルネック」という言葉をご存知ですか？ ここで言うボトルネックとは、「物事を進める際に、全体の進行速度を決めている部分」ということです。 例えば、作れば作っただけ売れてしまうパン屋さんがあるとして、「生地をつくる」「パンを焼く」「販売する」という工程を考えます。 どんどん売りたいのに、生地をつくるのが遅くて量産できないなら「生地をつくる」がボトルネックですし、パンを焼く時間がかかるので量産できないなら「パンを焼く」がボトルネック、販売の速度が追いつかないのなら「販売する」がボトルネックといった感じです。 その効率化は全体の効率化につながっているか？ もし「販売する」がボトルネックであった場合、生地をつくるのにかかる時間を短縮させたり、一度にたくさんパンをやけるオーブンを導入したりすることは、個別の効率化にはつながっていても全体の効率化に寄与していません。 例えば最新のレジスターが1台し

タイトルでほぼ言い切ってしまっていますが、もうこれしかないでしょう。 早く寝るコツは、早いうちから手を打つこと。 早く寝られないのは、 それを終えずに寝ることが許されない（しばり） それを終えずに寝ることが受け入れられない（こだわり） という２つのいずれかがあるからでしょう。 「しばり」対策は、「それ」を早い段階で片づけてしまうことです。 「それ」とは、いわゆる「マストタスク」。 例えば、翌日の朝一番が期限の仕事。 翌日の朝一番である以上は、必然的に期限は「本日中」となります。これを本日の「23:59:59までに」と考えると、厳しくなります。 積極的にそう考えていなかったとしても、無意識のうちに「まぁ、本日中なのだから、期限は23:59:59だよな」ととらえてしまっているのです。 かくして、23:59:59になるまで手を付けずに先送りを重ねることになります。 言うまでもなく、23:59:5

「この部分、どうやって表現すればいいんだろうな…」 すでに就業時間は過ぎ、残業時間に突入していますが、明日の朝提出しなければならない資料を完成させられていません。 こんなとき、単に残業して仕上げるのとは違うもう1つの方法があります。 それは長い休憩をとって、それから取り掛かるという方法です。極端に言えば、今日はもう帰って、翌日の早朝にやります。 長い休憩をとることの2つの意味 思い切って長い休憩をとってしまうことをおすすめするのには2つの理由があります。 1つ目は、仕事をしていない間でも頭の中ではそのことに関する情報の整理が行われているためです。 そして2つ目は、疲れの少ない状態であれば頭の回転も早く、効率的に仕事が終わるためです。 一旦仕事から離れて考えてみる 行き詰まってしまっているときは、視野が狭くなっていたり、情報をうまく整理できていないことが多いです。 仕事から離れていても頭の中

「今年はなるべく早く帰ることにします！」という決意表明を年始のネット上でいくつか見かけました。 今日はそんな人におすすめしたい習慣についてお話します。 まず、そもそもなぜ早く帰れないのでしょうか？おそらくそれはこういった理由ではないでしょうか。 周りの人が帰らないのでなんとなく残ってしまう。 一日の作業量が多過ぎる。 これらの理由に対して有効な一つの習慣、それは「今日やったことを記録する」ことです。 しかし、今日やったことを記録するとなぜ早く帰れるようになるのでしょうか？ 今日やったことを記録すると早く帰れる理由 今日やったことを記録すると早く帰れる理由は主に2つです。 自分の仕事ぶりをより客観的に評価できるため、早く帰る意思を後押ししてくれる。 自分が一日に処理できる作業量を把握できるため、無理のない計画を立てられる。 なぜ早く帰る意思を後押ししてくれるのか？ 早く帰らずに周りに合わせて

以前から「片づけ」と「時間管理」には多くの共通点があると感じていました。 たとえば、「片づけ」も「時間管理」も、 自分のためにやる 自分で工夫する余地が多分にある 「必要なときにきちんとできる」を目指す …ものです。 さらに、 自分のためにやる → 「やらねばならないこと」ではない 自分で工夫する余地が多分にある → 「答え」は１つではない 「必要なときにきちんとできる」を目指す → 常に完璧でなくてもOK ということが言えるかと思います。 「片づけ」については、きちんと片づいていると気分がいい、ということはあるでしょう。 でも、いつでも例外なく完璧に片づいていなければならない、というところまでいくと、行き過ぎな感じがします。 「時間管理をきちんと行なって、約束や締め切りをモレなく守る」についても同様です。 わかっちゃいるけど、なかなかできない問題 約束や締め切りを守ることは確かに「やらね

日々仕事をしていてつくづく思うことがあります。 紙でもパソコンの画面でも、とにかく文字で書かれている内容というのは、頭の中でふと思いついたことよりも、行動につながりやすいのではないか、ということです。 特に、やるべきことがたくさんある場合は、すべてを頭の中に留めておくことはできませんから、外に書き出しておかないと忘れてしまいます。 とはいえ、書き出しておきさえすれば万事OKか、というと、そうでもありません。 書いてある内容が、具体的に何をすればよいのかがすぐに分かるようになっていなければ、行動には移せないからです。 読んだそばからイメージが浮かぶくらいでないとだめです。 サンプル たとえば、以下は実際に僕が使っている、ある仕事の「レシピ」です。 1. タイトルをコピー 2. ページ作成フォームを開く http://xxxxxxx ← 実際にはURLが入ります 3. 画面一番下の新規登録をク

〆切を決める 「今年１年くらいで引っ越ししよう」と何となく考えているとして、引っ越しのためにしなければならないことがたくさんあると思うと、なかなか進まないわけです。引っ越しまでのゴールが非常に遠く感じられるからです。ちょうど、重い荷物を背負ってしまうと、家までの道のりが遠く感じられるように。 こういうときには、「動かせない〆切」を設定するのがよい方法です。 僕の『たすくま「超」入門』もこの「動かせない〆切」のおかげで完成したといっても過言ではありません。 僕が佐々木正悟さんからたすくまの電子書籍の話をいただき、Evernoteでやり取りをはじめたのは2015年7月の中旬ぐらいでした。 その時、最初に質問したのは「〆切をいつまでにするか？」ということでした。佐々木さんから「7月中をひとつの目安にしたい」というお話しがありました。 初めて電子書籍を作るということで、何かとてつもないことをやらな

By: Kate Ter Haar – CC BY 2.0 発想におけるメモの重要性は、何度語っても語り尽くせるものではありません。メモはさまざまに役立ってくれます。 ただし、そうしてメモするものには、複数の対象があります。また、粒度も多彩です。 一見「メモ」というと、走り書きで済ませるようなイメージがありますが、たとえば梅棹忠夫さんは「発見の手帳」を豆論文のようなもの＿＿完全な文章＿＿だと書かれていました。走り書きの一行メモと、豆論文には大きな違いがあります。そして、その機能にも違いがあるのでしょう。 面白いことに、メモは発想を引き寄せます。そして、それがある程度の大きさになると、次々に他のアイデアが「くっついてくる」ことがあるのです。 はじめにタイトルありき 書籍のアイデアは、物書きにとって生命線です。それが絶えたら、ご飯の種も絶えてしまいます。だから、日常的に書籍の企画について（ほと

By: Ryusuke – CC BY 2.0 やるべきことがたくさんあるときは、一番重要なことから手を付けていくのが鉄則です。 しかし実際には、重要であっても気の重い仕事が連続すれば人は容易に疲れ、継続して働けなくなってしまいます。 そこで意識したいのが息抜きの仕事を活用することです。 まず緊急性を整理する 重要な仕事とはいっても、締め切りが「いますぐ」だったり、「本日中」だったりすると思います。 もし重要な仕事の締め切りが「本日中」であれば、極端な話、今すぐやらなくても今日中にできればいいわけですから、途中で休憩を挟んだり、息抜きの仕事を挟んでも良いはずですよね。 重要な仕事を作業に分解し、分類する まずは重要な仕事をいくつかの作業に分解します。その後で、「気が重い作業」と「息抜きの作業（負担が軽い）」に分類します。 もしここで「息抜きの作業」が見つからなかった場合、他の仕事や日々のル

本を読んだのに、そこに書かれている内容をなかなか実践できない、という悩みをよく耳にしますので、今回はこの悩みを解決する方法をご紹介します。僕自身がふだん読書後に実際にやっていることです。 読んで感銘を受けた本の内容を実践するための手順 0．本を読みながら「これは！」と思ったところに赤線を引く（※） 1．読み終えたら赤線を引いた部分だけを読み返し、実践すべき内容かどうかを判定する 2．実践すべき内容については、それを行動可能な表現に書き換える 3．2の末尾を疑問形に変える 4．1～3を繰り返す。 ※付箋を貼る、ページの端を折り返す、などでもOK。 この手順をへて出来上がるのは、疑問文のリストです。これが実践のガイドになります。 ポイントは疑問文に変えること 例えば、以下のリストは、ある本の末尾に載っていた「成功するビジネスマンの時間心得」です。 成功するビジネスマンの時間心得 成功の7割は投

By: Chris Potter – CC BY 2.0 作業の抜け漏れを無くしたり、考える手間を省いてくれるなど、チェックリストには良い点がたくさんあります。 そのため、私は「出勤後にやることリスト」「日次レビューチェックリスト」「帰る前のチェックリスト」「寝る前のチェックリスト」など、様々なチェックリストを活用しています。 その中でも私が最も気に入っているチェックリストが、「朝の出勤準備リスト」です。これは外で仕事をする会社員にとって、特に重要なチェックリストと言えます。 今回は実例を挙げながらその理由を紹介していきます。 1.はまの朝のチェックリスト 私は下記のチェックリストをEvernoteに保管しており、TaskChute2からハイパーリンクで毎朝呼び出しています。 □ 雨は降らないか？気温は？（http://… 地域の天気予報情報へのリンク） □ 社員証をアウター・ズボンのポケ

By: Sonny Abesamis – CC BY 2.0 5週間に1度のペースで美容室でヘアカットしてもらっています。 時間は15:00～に固定。 時間割の中で、仕事の予定を入れないことになっている曜日と時間帯を選んでいるので、予約するときに改めて考えたり調整したりする必要がないのでとてもラクです。 美容室の予約は、以下のような流れで行なわれることが多いでしょう。 美容室の予約の流れ ●「そろそろ切りに行かないとな～」と思い始める ↓ ●でも、仕事が忙しいので、なかなか踏ん切りがつかない ↓ ●「仕事が一段落したので、この週末に行くか！」という気運が高まる ↓ ●美容室に電話してみたところ希望の時間帯はすでに予約済み ↓ ●仕方なく翌週に延期… 僕も、以前はこのような流れでした。 お気づきのとおり、この流れに従っていると、「切りに行かないと」と思い始めたときから、実際に切ってもらえると

クルマに経済速度があるように、ヒトにもほどよく“走り”続けられるスピードというものがあります。 ここでいう「走る」とは「仕事を前に進める」ことを指します。 このほどよいスピードを見極めたうえで、スケジュールを立てると、アップダウンの少ない平坦な道を快適に走り続けることができます。 理想は、緩やかな下り坂が続くコース。 最初に負荷の高いヘビーな仕事に取り組み、徐々に負荷の軽いライト仕事に移っていきます。 ここまで読んで、もしかするとこんな風に思われるかもしれません。 「朝っぱらからそんなヘビーな仕事なんてできないですよ」 と。 困難な仕事は、いつやっても困難 でも、朝一番という時間帯はエネルギーがマックスの状態にあります。 時間がたてばたつほどエネルギーは消費されて減っていきますから、ますます分が悪くなります。 エネルギーをほとんど消費しない簡単な仕事から先に手を付けていると、当然ですが、多

By: Kecko – CC BY 2.0 その日に「やろう」と決めたタスクをリストアップし、このリストに沿って仕事を進める。これが最も効率のよい方法です。 従って、このリストが“正解”であるはずなのですが、時折このリストから逃げ出したくなることがあります。 “正解”から逃げ出すということは、間違いなく後で“ツケ”を払わされることになるのですが、その時はもう逃げ出すことしか考えられないのです。 僕自身も時々逃げ出します。そのたびに痛い目にあうのですが、逃げ出してみて初めて分かることもあります。 それは、TaskChuteなりタスクリストなりがもたらす圧倒的な安心感です。 タスクリストがもたらす圧倒的な安心感 リストの外に出てみて初めて、そのありがたみに気づくことができます。ほどなくして、リストに舞い戻ってきます。 リストから逃げだしたくなるのは、リストがきわめて険しいものになっているからに

By: عبدالرحمن بن سلمه – CC BY 2.0 私はタスクやツールの中に「自分ルール」というものを織り込むようにしています。 一般に「自分ルール」というと、たとえば「用事を頼まれたらいやな顔をせずにすぐやる」とか「夜８時以降に飲食しない」といった内容を指すかも知れません。 私の「自分ルール」は一見それとはだいぶ違っていますが、結果としては似たようなところを目指しているとも言えます。 たとえば私は「用事を頼まれたらいやな顔をせずにすぐやる」と言葉で書いてはいません。しかし「用事を頼まれたら直ちにそれをタスクシュートに入力する」という「自分ルール」を守っています。 このルールは、「タスクシュートを運用する」という行動の中に織り込まれているのです。タスクシュートというのは、やろうと思うことは全部入力するほど、よく使いこなせるツールのため、ツールの活用そのものがルール化してくる

By: Moyan Brenn – CC BY 2.0 そもそも、集中状態を持続するためには、集中を乱すものをシャットアウトしておく必要があります。 仕事術で「極端な早起き」がしばしば話題になるのはこれがあるからです。極端に早起きすればするほど、自分の集中を乱すノイズから、自分を隔離できます。早起きすれば、隔離する時間を長くとることができます。 また、「残業ゼロ」がこんなに人気を博しながら、残業がいっこうに減らない原因も、ここにあります。仕事が多すぎることももちろんですが、残業中のほうが「邪魔が入りにくい」からです。 私たちは、たとえ仕事であっても、自分がやることに集中したい。集中するためには、邪魔を締め出すことが必要なのです。 内部からの邪魔は徹底的に締め出す とは言え、外部からの邪魔は、コントロールしきれません。上司に「話しかけるな！」とは言えないし、どんなに評判が悪くても「長い会議」